Giờ chuẩn bị là khoảng thời gian quán báo cho ứng dụng giao đồ ăn biết cần bao lâu từ lúc nhận đơn đến lúc túi hàng sẵn sàng; ứng dụng dùng con số này để quyết định khi nào điều tài xế tới. Đặt ngắn hơn thực tế thì tài xế đến sớm, đứng chờ, quán bị đánh giá chậm; đặt dài hơn thực tế thì món nằm chờ, nguội, và khách thấy thời gian giao dự kiến dài nên có thể chọn quán khác. Con số đúng phải đo từ chính bếp của quán, theo từng loại món và từng khung giờ.
Bài này hướng dẫn cách đo, cách cài giờ chuẩn bị theo món và theo giờ trong ngày nếu ứng dụng hỗ trợ, cách sắp xếp chỗ chờ để tài xế không chắn cửa, và quy tắc xử lý khi bếp quá tải. Tên chức năng và mức độ tuỳ chỉnh khác nhau giữa các ứng dụng; nguyên lý thì giống nhau.
Giờ chuẩn bị ảnh hưởng tới những gì
Khi khách đặt món, ứng dụng ước thời gian giao bằng cách cộng giờ chuẩn bị của quán với thời gian tài xế di chuyển. Giờ chuẩn bị vì vậy hiện gián tiếp trước mắt khách: quán đặt hai mươi lăm phút sẽ có thời gian giao dự kiến dài hơn quán đặt mười lăm phút ở cùng khu vực. Với khách đang đói, con số này ảnh hưởng tới lựa chọn.
Phía tài xế, ứng dụng thường cố gắng để tài xế đến quán đúng lúc món vừa xong. Nếu quán đặt mười phút mà thực tế cần hai mươi phút, tài xế đến rồi đứng chờ mười phút. Tài xế chờ lâu là mất thu nhập của họ, và nhiều ứng dụng ghi nhận thời gian chờ vào chỉ số vận hành của quán. Ngược lại, quán đặt dư quá nhiều thì túi nằm trên kệ, đồ chiên ỉu, nước đá tan, và khách nhận món kém hơn ăn tại quán.
Cuối cùng là bếp. Giờ chuẩn bị đúng giúp bếp có nhịp: biết đơn nào cần ra trước, không phải làm vội mọi thứ. Giờ chuẩn bị sai khiến bếp luôn trong trạng thái bị đuổi, và nhân viên quen dần với việc tài xế đứng chờ như chuyện bình thường.
Đo thời gian chuẩn bị thật của quán
Đừng lấy con số ứng dụng gợi ý hay con số quán bên cạnh dùng. Đo trong một tuần với cách làm đơn giản:
- Chọn mười đến hai mươi đơn giao mỗi ngày, rải đều giờ vắng và giờ đông.
- Với mỗi đơn, ghi ba mốc: giờ nhận đơn, giờ bếp làm xong món cuối, giờ túi đã đóng gói xong và đặt lên kệ. Có thể ghi tay trên phiếu, hoặc xem giờ trên POS nếu phần mềm lưu các mốc này.
- Ghi thêm loại đơn: một món đơn giản, nhiều món, có đồ uống pha chế, có món chiên phải làm tại chỗ.
- Cuối tuần tính thời gian từ nhận đơn đến túi sẵn sàng cho từng nhóm: giờ vắng, giờ đông, đơn đơn giản, đơn phức tạp.
- Lấy con số mà phần lớn đơn đạt được (ví dụ khoảng tám trên mười đơn xong trong thời gian đó), không lấy con số trung bình, vì trung bình bị kéo xuống bởi những đơn rất nhanh.
Ví dụ giả định: một quán cơm đo được giờ vắng phần lớn đơn xong trong mười hai phút, giờ trưa đông là hai mươi phút, đơn có từ bốn phần cơm trở lên cần thêm năm phút. Đây là ba con số để cài, thay cho một con số mười lăm phút dùng cả ngày.
Cài giờ chuẩn bị: các kiểu tuỳ chỉnh thường gặp
Mỗi ứng dụng cho tuỳ chỉnh ở mức khác nhau. Các kiểu dưới đây là phổ biến; quán dùng được kiểu nào tuỳ ứng dụng:
| Kiểu cài | Cách dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Một giờ chuẩn bị mặc định cho cả gian hàng | Đặt theo con số đo được ở giờ vắng hoặc giữa vắng và đông | Cách cơ bản nhất, nhưng sai ở giờ đông nếu không chỉnh tay |
| Giờ chuẩn bị theo khung giờ | Đặt dài hơn cho giờ trưa, giờ tối | Đỡ phải chỉnh tay mỗi ngày; cần đo lại khi thay đổi nhân sự bếp |
| Chỉnh cho từng đơn khi nhận | Người trực đơn cộng thêm thời gian cho đơn lớn | Cần quy ước rõ khi nào cộng thêm, cộng bao nhiêu |
| Giờ chuẩn bị theo món | Món làm lâu được đặt riêng | Ít ứng dụng hỗ trợ; nếu có, dùng cho món nướng, món chiên làm tại chỗ |
| Tạm tăng giờ chuẩn bị khi bận | Bấm "bận" để tăng tạm thời cho mọi đơn | Nhớ trả lại khi hết đông; có nơi tự trả sau một thời gian |
Sau khi cài, theo dõi hai tuần: tài xế có còn đứng chờ nhiều không, đơn có nằm trên kệ quá lâu không. Chỉnh từng chút một, mỗi lần vài phút, rồi theo dõi tiếp; chỉnh mạnh tay một lần thường lại sai theo chiều ngược lại.
Bếp làm đơn giao thế nào để nhanh mà không bỏ khách tại bàn
Ở quán vừa bán tại chỗ vừa bán qua app, bếp không nên coi đơn giao là đơn "chen ngang". Cách phổ biến là xếp tất cả phiếu theo thứ tự nhận, nhưng đánh dấu đơn giao để người đóng gói chuẩn bị hộp, túi từ trước. Món của đơn giao được dồn vào một khay riêng khi ra, tránh lẫn với món của bàn.
Những việc chuẩn bị trước giúp rút giờ chuẩn bị nhiều nhất thường không nằm ở nấu mà ở đóng gói: hộp đã gấp sẵn, nước chấm đã chia sẵn vào hũ nhỏ, đũa thìa đã gói sẵn từng bộ, túi đã có tem quán. Một quán phở giả định chia sẵn hành, rau, chanh vào túi nhỏ trước giờ đông có thể bớt được vài phút mỗi đơn chỉ nhờ việc này.
Nếu quán có màn hình bếp hoặc POS ghi được mốc giờ, bật chế độ hiển thị thời gian đã trôi của từng phiếu. Bếp nhìn thấy phiếu nào đã chờ lâu sẽ tự sắp lại thứ tự hợp lý hơn. Đơn giao gần tới giờ hẹn có thể được ưu tiên một chút, miễn là không làm khách tại bàn chờ quá lâu.
Chỗ chờ cho tài xế ở quán nhỏ
Một điểm nhận rõ ràng. Kệ hoặc bàn nhỏ gần cửa, ngoài lối đi của khách. Tài xế biết đứng đâu, nhân viên biết mang túi ra đâu. Không để tài xế phải vào sâu tới quầy giữa lúc khách đang gọi món.
Chỗ dựng xe không chắn đường. Quán mặt tiền hẹp, nhiều tài xế đến cùng lúc dễ gây ùn ở vỉa hè, có thể vi phạm quy định về trật tự đô thị ở địa phương. Nếu có thể, chỉ một chỗ dựng xe gần đó và nhắc qua ghi chú điểm lấy hàng.
Thông tin đơn dễ thấy. Nhãn trên túi đọc được từ chỗ tài xế đứng. Tài xế nói mã đơn, nhân viên tìm ngay, không phải lục kệ.
Thái độ tôn trọng. Tài xế là người tiếp xúc cuối cùng với món trước khi tới khách, và nhiều ứng dụng cho tài xế phản hồi về quán. Một ly trà đá khi trời nắng, lời báo thẳng "còn năm phút nữa" thay vì im lặng, giúp quan hệ trơn tru hơn.
Không giao túi khi chưa đủ. Đơn hai túi mà mới xong một túi thì giữ cả hai lại cho đủ. Giao trước một túi dễ thành giao thiếu.
Khi bếp quá tải: quy tắc đặt trước
Giờ đông bất thường (trời mưa, ngày lễ, ứng dụng chạy khuyến mãi lớn) có thể đẩy số đơn lên gấp mấy lần ngày thường. Bếp không nhanh lên được ngay, nên công cụ duy nhất là điều tiết đầu vào: tăng giờ chuẩn bị, tắt bớt món làm lâu, hoặc tạm ngưng nhận đơn trên một vài ứng dụng.
Quy tắc nên đặt trước và ghi ra giấy, ví dụ: khi số phiếu chờ trên bếp vượt một con số quán tự chọn, người trực đơn được tăng giờ chuẩn bị thêm một khoảng cố định; vượt con số cao hơn thì tắt các món chiên, món nướng trên app; vượt nữa thì tạm ngưng nhận đơn mười lăm phút và báo chủ quán. Có quy tắc thì người trực đơn hành động ngay, không chờ hỏi ai.
Trời mưa là tình huống riêng đáng chuẩn bị: đơn tăng, tài xế khan, thời gian giao dài hơn, túi dễ ướt. Quán quen bán app thường chuẩn bị túi nilon bọc ngoài, tăng giờ chuẩn bị ngay khi trời bắt đầu mưa, và chấp nhận tạm tắt các món dễ hỏng khi giao lâu.
Sau mỗi đợt quá tải, ghi lại: giờ nào, bao nhiêu đơn, đã làm gì, có đơn huỷ không. Vài lần ghi như vậy sẽ cho thấy quy luật, ví dụ tối thứ Sáu luôn đông, để lần sau chuẩn bị nhân sự và nguyên liệu từ trước.
Đóng gói nhanh: phần thời gian hay bị quên khi tính
Khi đo, nhiều quán chỉ tính tới lúc bếp làm xong món, quên rằng từ lúc món ra khỏi bếp tới lúc túi sẵn sàng còn cả một khâu: chia món vào hộp, đổ nước dùng, đậy nắp, cho đồ ăn kèm, kiểm, dán túi, dán nhãn. Ở quán đông đơn, khâu này có thể chiếm một phần đáng kể của giờ chuẩn bị, và là khâu dễ tắc nhất khi chỉ có một người làm.
Một bàn đóng gói gọn có mọi thứ trong tầm tay: hộp các cỡ xếp theo thứ tự hay dùng, nắp để cạnh hộp tương ứng, túi đồ ăn kèm đã chia sẵn, băng dính hoặc tem, bút. Người đóng gói không phải quay lưng đi lấy thứ gì. Quán nhỏ có thể dùng một kệ hai tầng đặt sát quầy ra món, tầng trên là đồ ăn kèm, tầng dưới là hộp và túi.
Giờ đông, nếu có thêm người, việc đầu tiên nên giao cho họ thường là đóng gói, không phải nấu. Người đóng gói tách khỏi bếp để bếp chỉ việc ra món, còn người kia lo túi. Cách chia việc này giúp giờ chuẩn bị giờ đông không phình ra quá nhiều so với giờ vắng.
Theo dõi và chỉnh định kỳ
Giờ chuẩn bị không phải cài một lần là đúng mãi. Bếp đổi người, thực đơn thêm món làm lâu, quán đổi bố trí quầy, mùa mưa đơn tăng, tất cả đều làm con số thực tế thay đổi. Nên đặt lịch xem lại mỗi tháng hoặc sau mỗi lần thay đổi lớn ở bếp.
Ba tín hiệu cho biết cần chỉnh: tài xế thường phải hỏi "còn lâu không", túi thường nằm trên kệ quá lâu trước khi tài xế đến, hoặc trang quản lý gian hàng báo thời gian chuẩn bị thực tế lệch nhiều so với con số đã cài (nếu ứng dụng có báo cáo này). Gặp tín hiệu nào thì đo lại vài ngày theo cách ở trên rồi chỉnh.
Khi chỉnh, chỉnh từng ứng dụng và ghi lại ngày chỉnh, con số cũ, con số mới. Bán trên nhiều ứng dụng mà chỉ chỉnh một nơi thì thời gian giao giữa các ứng dụng lệch nhau, dễ gây nhầm cho chính nhân viên khi so sánh.
Câu hỏi thường gặp
Tài xế đến sớm hơn giờ chuẩn bị thì quán có lỗi không?
Thường không, vì ứng dụng điều tài xế theo nhiều yếu tố như khoảng cách và số tài xế rảnh. Nhưng nếu tài xế thường xuyên phải chờ lâu ở quán, đó là dấu hiệu giờ chuẩn bị đặt ngắn hơn thực tế. Đo lại và chỉnh, đừng mặc định là lỗi của tài xế hay ứng dụng.
Có nên đặt giờ chuẩn bị thật dài cho an toàn không?
Không nên. Giờ chuẩn bị dài làm thời gian giao dự kiến dài, khách có thể chọn quán khác, và món xong sớm phải nằm chờ nên kém chất lượng. Con số tốt là con số phần lớn đơn đạt được thật, cộng thêm chút ít cho đóng gói, rồi chỉnh theo khung giờ.
Đơn lớn cho văn phòng nhiều phần thì xử lý giờ chuẩn bị thế nào?
Nếu ứng dụng cho chỉnh giờ chuẩn bị từng đơn, cộng thêm thời gian ngay khi nhận. Nếu không, có thể nhắn khách qua kênh chat của ứng dụng báo cần thêm vài phút. Quán hay nhận đơn lớn nên có quy ước cố định, ví dụ đơn từ một số phần trở lên thì cộng thêm một khoảng định trước.
Làm sao biết thời gian chờ của tài xế ở quán mình là bao nhiêu?
Một số ứng dụng có báo cáo thời gian chờ hoặc thời gian chuẩn bị thực tế trong trang quản lý gian hàng. Nếu không có, quán tự ghi giờ tài xế đến và giờ giao túi trong vài ngày. Con số này kết hợp với giờ chuẩn bị đã cài cho biết quán đang đặt ngắn hay dài.
Có nên cho tài xế vào bếp lấy hàng không?
Không nên, vì lý do vệ sinh an toàn thực phẩm lẫn an ninh. Bố trí điểm nhận ở gần cửa, nhân viên mang túi ra. Nếu quán quá chật, ít nhất phải có một bàn hoặc kệ ngăn cách giữa khu chế biến và chỗ tài xế đứng.