Một mã giảm giá trên POS của quán gồm năm phần phải quyết rõ: giảm bao nhiêu và theo kiểu nào (số tiền, phần trăm, tặng món), áp dụng cho món hoặc hoá đơn nào, điều kiện kèm theo, thời hạn, và số lần được dùng (mỗi mã một lần, mỗi khách một lần, hay dùng chung không giới hạn). Mã được cài đủ năm phần trên phần mềm thì thu ngân không phải nhớ điều kiện, quán đọc được báo cáo ưu đãi nào thật sự mang khách về, và hạn chế được việc một mã bị chia sẻ tràn lan.
Bài này tập trung vào phần công cụ: các loại mã thường có trên POS cho quán ăn, cách cài từng loại, tình huống ở quầy, và cách đọc báo cáo khuyến mãi. Mức giảm bao nhiêu là kinh doanh của từng quán; ví dụ trong bài là giả định. Khi chạy chương trình khuyến mại, quán nên kiểm tra thêm các quy định hiện hành về khuyến mại.
Các loại mã thường có trên POS
Tên gọi khác nhau giữa các phần mềm, nhưng về cơ chế, mã giảm giá ở quán ăn thường thuộc một trong các loại sau:
| Loại mã | Cơ chế | Dùng khi | Rủi ro chính |
|---|---|---|---|
| Mã chung | Một mã cho mọi người, ví dụ đăng trên trang mạng xã hội | Khai trương món mới, thu hút khách lạ | Lan ra ngoài dự kiến, khách quen cũng dùng |
| Mã cá nhân dùng một lần | Mỗi khách một mã riêng, POS tự sinh | Gửi qua tin nhắn chăm sóc, mời khách quay lại | Khách chuyển mã cho người khác; ít nghiêm trọng |
| Mã gắn với hồ sơ khách | Ưu đãi nằm sẵn trong hồ sơ thành viên, không cần nhập mã | Sinh nhật, quà đổi điểm | Phụ thuộc việc gắn đúng khách |
| Phiếu quà tặng có mệnh giá | Khách mua phiếu tặng người khác, dùng như tiền | Dịp lễ, quà cho công ty | Liên quan doanh thu, hoá đơn; phải theo dõi số dư |
| Giảm giá tự động theo điều kiện | POS tự giảm khi hoá đơn đủ điều kiện, không cần mã | Giờ vắng, combo, hoá đơn trên một mức | Khó đo hiệu quả theo từng khách |
Phiếu quà tặng có mệnh giá khác hẳn mã giảm giá: khách đã trả tiền trước, quán đang giữ một khoản nợ với người cầm phiếu. Cách ghi nhận doanh thu và xuất hoá đơn cho phiếu quà tặng nên hỏi người làm kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý, vì nó khác với bán món thông thường.
Với quán nhỏ mới bắt đầu, hai loại hữu ích nhất thường là mã cá nhân dùng một lần (đo được ai quay lại) và ưu đãi gắn với hồ sơ khách (không phải nhập mã ở quầy).
Cài một mã từng bước trên phần mềm
Các bước dưới đây áp dụng cho phần lớn POS có mục khuyến mãi hoặc mã giảm giá. Ví dụ giả định xuyên suốt: mã mời khách quen đang thưa quay lại, giảm một phần giá đồ uống thứ hai.
- Đặt tên nội bộ có nghĩa. Ví dụ “MOI-QUAY-LAI-T10” thay vì “KM1”. Tên rõ giúp đọc báo cáo sau ba tháng vẫn hiểu.
- Chọn kiểu giảm. Giảm số tiền cố định dễ hiểu với khách; giảm phần trăm cần đặt mức trần để tránh đơn lớn được giảm quá nhiều; tặng món cần chọn món cụ thể và cỡ.
- Chọn phạm vi áp dụng. Toàn hoá đơn hay chỉ một nhóm món. Loại trừ món đang khuyến mãi khác, phiếu quà tặng, phí giao hàng.
- Đặt điều kiện. Giá trị hoá đơn tối thiểu, số món tối thiểu, khung giờ, chỉ tại quầy hay cả mang về.
- Đặt thời hạn. Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể. Mã mời quay lại thường có hạn ngắn, khoảng một hai tuần, để tạo lý do ghé sớm.
- Đặt giới hạn dùng. Mỗi mã dùng một lần, mỗi khách một lần, tổng số lượt tối đa của cả chương trình.
- Chọn có được cộng dồn hay không. Đa số quán nhỏ nên cài “không cộng dồn với ưu đãi khác” để tránh một hoá đơn chồng ba lớp giảm.
- Thử trên một hoá đơn nháp. Tạo đơn thử, nhập mã, xem POS tính đúng không, in hoá đơn xem dòng giảm giá hiện thế nào, rồi huỷ đơn thử.
Bước thử trên hoá đơn nháp hay bị bỏ qua nhất mà lại đáng làm nhất. Lỗi thường gặp là mã giảm luôn cả topping, phí phục vụ, hoặc áp được cho món đang giảm giá khác.
Tình huống ở quầy và cách cài để thu ngân không phải đoán
Khách đưa mã đã hết hạn một ngày, khách quên mang mã nhưng nhớ “có được tặng”, khách muốn dùng hai mã một lúc: những tình huống này xảy ra hằng tuần. Nếu điều kiện chỉ nằm trong đầu chủ quán, mỗi thu ngân xử lý một kiểu, khách so sánh với nhau và thấy bất công. Cài điều kiện lên phần mềm để POS từ chối hoặc chấp nhận, và cho thu ngân một câu trả lời mẫu cho từng tình huống.
Chỉ quản lý ca nên có quyền vượt quy tắc, ví dụ chấp nhận mã quá hạn một ngày như một cử chỉ thiện chí. Mỗi lần vượt quy tắc phải để lại dấu vết trên phần mềm: ai duyệt, lý do. Nhiều POS cho tạo lý do giảm giá tay như “xin lỗi khách”, “khách quen”, “món ra chậm”; dùng lý do có sẵn thay vì giảm giá tay không ghi gì.
Mã gắn với hồ sơ khách thì thu ngân không cần nhập gì: khi gắn khách vào hoá đơn, POS báo khách có ưu đãi đang chờ và hỏi có áp dụng không. Cách này giảm lỗi và giảm việc khách phải tìm mã trong điện thoại, nhưng nó chỉ chạy khi thu ngân gắn khách đều tay.
Lạm dụng mã: các dạng thường gặp và cách chặn
Mã chung bị chia sẻ rộng. Một mã đăng trên mạng xã hội có thể lan sang các nhóm săn ưu đãi, kéo tới khách chỉ đến một lần. Chặn bằng tổng số lượt tối đa, thời hạn ngắn, và ưu tiên mã cá nhân cho khách quen.
Một người dùng nhiều lần bằng nhiều số điện thoại. Với ưu đãi khách mới, đặt điều kiện cần một hoá đơn đầu tiên mới nhận được ưu đãi lần sau, thay vì tặng ngay khi đăng ký.
Nhân viên tự áp mã cho đơn khách trả giá gốc. Khách trả đủ tiền, nhân viên nhập mã giảm và giữ phần chênh. Đây là kiểu thất thoát cần đối chiếu: báo cáo khuyến mãi theo nhân viên và theo ca, cộng việc in dòng giảm giá rõ trên hoá đơn đưa khách.
Áp mã rồi huỷ món. Hoá đơn được giảm theo điều kiện số món tối thiểu, sau đó một món bị huỷ nhưng giảm giá vẫn giữ. Kiểm tra POS có tự tính lại điều kiện khi sửa đơn không.
Cộng dồn ngoài ý muốn. Mã cá nhân chồng lên giảm giá giờ vắng chồng lên đổi điểm. Cài không cộng dồn, hoặc cài thứ tự ưu tiên rõ ràng.
Đọc báo cáo khuyến mãi trên POS
Mỗi tuần hoặc mỗi đợt chương trình, mở báo cáo khuyến mãi và nhìn bốn con số: số lượt dùng từng mã, tổng tiền đã giảm, doanh thu của các hoá đơn có dùng mã, và số khách dùng mã là khách mới hay khách cũ. Báo cáo theo nhân viên và theo ca nên xem cùng, vì đó là nơi lộ ra việc áp mã bất thường.
Câu hỏi quan trọng nhất không phải mã được dùng bao nhiêu lần, mà là nó có mang lại lượt ghé quán sẽ không có nếu không có mã hay không. Với mã cá nhân gửi cho khách quen đang thưa, có thể so tỷ lệ quay lại của nhóm nhận mã với một nhóm nhỏ cùng loại không nhận. Với mã chung, xem bao nhiêu khách dùng mã lần đầu đã quay lại lần thứ hai trong vài tuần sau, bằng cách đối chiếu hoá đơn có gắn khách.
Một chương trình có nhiều lượt dùng nhưng gần như toàn khách quen đều, những người vốn đã mua hằng ngày, thực chất là giảm giá cho khách đã trung thành. Nó không sai, nhưng nên được gọi đúng tên và tính đúng chi phí. Ngược lại, một mã ít lượt dùng nhưng kéo được khách thưa quay lại đều đặn có thể đáng giữ hơn.
Sau mỗi đợt, ghi ngắn vào một bảng: tên mã, mục tiêu, nhóm nhận, số lượt dùng, kết quả so sánh, quyết định giữ hay bỏ. Sau vài đợt, quán có một sổ tay riêng về loại ưu đãi nào hợp với khách của mình, thứ không bài viết nào cho được.
Thêm một phép kiểm nhỏ cho mã dùng chung: xem lượt dùng theo ngày. Một mã phát cho khoảng hai trăm khách mà một hôm có lượt dùng vọt lên gấp nhiều lần thường là dấu hiệu mã đã bị đăng lên một nhóm trên mạng xã hội hoặc diễn đàn săn ưu đãi. Lúc đó quán quyết định nhanh: giữ đến hết hạn và coi như một đợt quảng bá ngoài kế hoạch, hay khoá mã và đổi sang mã cá nhân cho phần khách còn lại. Dù chọn cách nào, ghi lại để đợt sau đặt giới hạn tổng số lượt dùng ngay từ đầu, và báo cho thu ngân biết mã đã khoá để trả lời khách cho thống nhất. Khách cầm mã đã khoá tới quầy nên được giải thích lịch sự, có thể tặng một ưu đãi nhỏ thay thế để không mất lòng.
Mã giảm giá, hoá đơn điện tử và sổ sách
Khi quán xuất hoá đơn điện tử, khoản giảm giá phải được thể hiện đúng cách trên hoá đơn: ghi giảm trên từng món hay ghi một dòng chiết khấu chung cho cả hoá đơn tuỳ cách quán cài và quy định áp dụng. Kiểm tra POS đẩy dữ liệu giảm giá sang hệ thống hoá đơn điện tử ra sao, xem thử vài hoá đơn mẫu, và hỏi bên cung cấp hoá đơn hoặc người làm kế toán nếu không chắc. Phần kỹ thuật nối POS với hoá đơn điện tử được bàn ở danh mục hoá đơn của trang.
Món tặng hoàn toàn miễn phí cũng có cách ghi nhận riêng, không đơn giản là bấm giá bằng không. Quy định về hàng khuyến mại, quà tặng trong hoá đơn có thể thay đổi theo từng thời kỳ; quán nên kiểm quy định hiện hành và hỏi cơ quan thuế quản lý thay vì làm theo một hướng dẫn cũ trên mạng.
Về phía sổ sách nội bộ, giữ báo cáo khuyến mãi theo tháng cùng với báo cáo doanh thu. Khi so doanh thu các tháng, tháng có chương trình giảm giá lớn cần được đọc kèm số tiền đã giảm, để không nhầm doanh thu cao do khuyến mãi với tăng trưởng thật.
Câu hỏi thường gặp
Nên giảm theo số tiền hay theo phần trăm?
Giảm số tiền cố định dễ hiểu và dễ kiểm soát chi phí cho mỗi lượt. Giảm phần trăm hấp dẫn hơn với đơn lớn nhưng cần đặt mức giảm tối đa. Quán bán món giá gần nhau thường hợp với tặng món hoặc giảm số tiền; nhà hàng có đơn chênh lớn mới cần phần trăm có trần.
Một mã có nên dùng được cả tại quán và đơn mang về không?
Tuỳ mục tiêu. Mã mời khách quay lại ngồi quán thì giới hạn tại quán. Mã cho khách đặt mang về qua kênh riêng của quán thì giới hạn đơn mang về. Đơn qua ứng dụng giao đồ ăn thường dùng khuyến mãi riêng của ứng dụng, không dùng mã của POS.
Khách làm mất mã cá nhân thì sao?
Nếu mã gắn với hồ sơ khách, chỉ cần tra theo số điện thoại là thấy. Nếu là mã rời, có thể tra lịch sử gửi trên phần mềm để cấp lại, nhưng nên khoá mã cũ trước khi cấp mã mới để tránh dùng hai lần.
Có nên cho nhân viên phục vụ quyền tạo mã giảm giá không?
Không nên. Tạo và sửa mã nên giới hạn ở chủ quán hoặc quản lý. Nhân viên chỉ cần quyền áp mã có sẵn. Quyền giảm giá tay nếu có cũng nên giới hạn mức và bắt chọn lý do.
Chạy mã giảm giá có phải đăng ký với cơ quan nào không?
Một số hình thức khuyến mại có thể phải thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý thương mại tuỳ hình thức và giá trị. Quy định có thể thay đổi, vì vậy quán nên đọc văn bản hiện hành về khuyến mại hoặc hỏi Sở Công Thương nơi quán hoạt động trước khi chạy chương trình lớn.
Làm sao biết một mã giảm giá có lãi hay lỗ?
Cộng tiền đã giảm và giá vốn món tặng, so với phần lợi nhuận gộp từ các lượt ghé mà mã mang thêm về, tức những lượt sẽ không có nếu không có mã. Phần khó là ước lượng lượt mang thêm; so với một nhóm không nhận mã là cách đơn giản nhất.