Máy quẹt thẻ (người trong nghề thường gọi là máy POS ngân hàng hay máy cà thẻ) là thiết bị do ngân hàng hoặc tổ chức thanh toán cấp để quán nhận tiền từ thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng và ví gắn trên điện thoại bằng cách cắm chip hoặc chạm. Nó khác phần mềm bán hàng POS của quán: phần mềm ghi món và tính tổng, còn máy quẹt thẻ chỉ lo phần lấy tiền từ thẻ của khách.
Quán phục vụ khách văn phòng, khách du lịch nước ngoài, khách đi công tác cần thanh toán bằng thẻ công ty, hoặc có hoá đơn trung bình cao, thường sớm cần máy này. Quán bình dân chủ yếu bán cho người quanh khu thì QR chuyển khoản đã phủ gần hết nhu cầu. Bài này giúp quán quyết định có cần máy hay không, chọn loại nào, nối với POS ra sao và hiểu tiền về, phí trừ thế nào.
Các loại thẻ và hình thức quẹt khách sẽ đưa ra
Thẻ ghi nợ nội địa. Thẻ do ngân hàng trong nước phát hành, tiêu tiền có sẵn trong tài khoản. Nhiều người Việt vẫn có loại thẻ này nhưng ở quán ăn họ quen quét QR hơn. Thẻ đời mới có chip, nhiều thẻ có biểu tượng sóng cho phép chạm.
Thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng quốc tế. Thẻ mang thương hiệu của các tổ chức thẻ quốc tế, khách nước ngoài và khách văn phòng dùng nhiều. Với khách du lịch, đây thường là cách trả duy nhất ngoài tiền mặt, vì họ không có tài khoản ngân hàng Việt để quét QR.
Chạm thanh toán không tiếp xúc. Khách chạm thẻ hoặc điện thoại vào máy thay vì cắm chip. Giao dịch nhỏ có thể không cần nhập mã PIN tuỳ quy định của tổ chức phát hành; giao dịch lớn hơn máy sẽ yêu cầu PIN hoặc xác thực trên điện thoại.
Ví gắn thẻ trên điện thoại, đồng hồ. Thẻ của khách được lưu trong ví của hệ điều hành điện thoại. Với máy quẹt thẻ, đây vẫn là một giao dịch thẻ bình thường qua chạm, không phải ví điện tử kiểu nạp tiền.
Ví điện tử kiểu nạp tiền. Ví do công ty trung gian thanh toán cung cấp, khách trả bằng cách quét mã của ví hoặc quét QR chung. Loại này thường đi qua QR, không cần máy quẹt thẻ, dù một số máy đời mới gộp cả hai.
Quán nào cần máy quẹt thẻ, quán nào chưa
Không có ngưỡng doanh thu chung nào bắt buộc phải có máy. Câu hỏi đúng là khách của quán đang muốn trả bằng gì. Bảng dưới giúp tự xếp quán mình vào một ô.
| Kiểu quán | Khách thường trả | Có nên lắp máy quẹt thẻ |
|---|---|---|
| Quán cơm, bún, phở bình dân trong khu dân cư | Tiền mặt, QR chuyển khoản | Chưa cần, QR là đủ |
| Cà phê mang đi gần văn phòng | QR, ví, đôi khi thẻ chạm | Cân nhắc nếu khách hỏi nhiều |
| Nhà hàng gọi món, tiếp khách, đặt tiệc | Thẻ công ty, thẻ tín dụng, chuyển khoản | Nên có |
| Quán ở phố du lịch, gần khách sạn | Thẻ quốc tế, tiền mặt ngoại tệ đã đổi | Gần như bắt buộc để không mất khách |
| Quán nhậu, quán nướng bàn đông | Chuyển khoản, tiền mặt, thẻ | Nên có máy cầm tay mang ra bàn |
Cách kiểm đơn giản nhất: ghi lại trong hai tuần số lần khách hỏi "quẹt thẻ được không" và quán phải từ chối. Nếu con số đáng kể, hoặc đó là những bàn hoá đơn lớn, máy quẹt thẻ đã có lý do tồn tại.
Máy đứng, máy cầm tay, hay chạm thẻ ngay trên điện thoại
Máy để quầy nối dây hoặc mạng cố định, hợp quán khách tự ra quầy trả. Ưu điểm là ổn định, ít rớt. Nhược điểm là phải mang thẻ của khách ra quầy, điều nhiều khách nước ngoài không thích vì quen việc thẻ không rời khỏi tầm mắt.
Máy cầm tay có pin, dùng sóng di động hoặc Wi-Fi, nhân viên mang ra tận bàn. Đây là kiểu hợp nhất với quán ăn có phục vụ bàn: khách cắm hoặc chạm thẻ ngay tại chỗ, nhập PIN che tay, nhận phiếu in ra. Cần sạc pin mỗi tối và để ý vùng sóng yếu trong quán.
Chạm thẻ trên điện thoại hoặc máy tính bảng: một số ngân hàng và tổ chức thanh toán cho phép biến điện thoại có NFC của người bán thành máy nhận chạm thẻ bằng ứng dụng. Cách này giảm thiết bị, hợp quán nhỏ hoặc xe bán hàng, nhưng phụ thuộc vào loại điện thoại, hạn mức giao dịch và điều kiện của bên cung cấp. Quán nên hỏi rõ trước khi chọn.
Dù loại nào, máy quẹt thẻ đều đi kèm một hợp đồng với ngân hàng hoặc tổ chức thanh toán, trong đó ghi phí, thời gian tiền về, trách nhiệm khi có tranh chấp. Đọc kỹ hợp đồng quan trọng hơn chọn màu máy.
Nối máy quẹt thẻ với phần mềm bán hàng
Khi máy và phần mềm không nối nhau, thu ngân phải gõ lại số tiền từ POS sang máy quẹt. Gõ nhầm một số là khách bị trừ sai, phải huỷ giao dịch, mất thời gian và làm khách khó chịu. Cuối ca còn phải tự cộng các phiếu thẻ để so với POS.
Nếu POS hỗ trợ tích hợp với máy quẹt thẻ của bên cung cấp quán dùng, số tiền được đẩy thẳng từ POS sang máy; giao dịch xong, máy trả kết quả về và POS tự đóng đơn với phương thức "thẻ". Đây là trạng thái lý tưởng, nhưng không phải mọi cặp phần mềm và máy đều nối được. Trước khi ký hợp đồng máy, nên hỏi nhà cung cấp phần mềm danh sách máy họ tích hợp.
Nếu không tích hợp được, đặt quy tắc tối thiểu: thu ngân đọc số tiền trên POS, nhập vào máy, đọc lại cho khách nghe trước khi khách chạm thẻ; giữ liên phiếu của quán; ghi số tham chiếu giao dịch thẻ vào ghi chú đơn. Ghi số tham chiếu giúp sau này tra soát nhanh khi khách khiếu nại bị trừ hai lần.
Một chi tiết hay bị bỏ qua là giờ chốt lô. Nếu máy quẹt thẻ chốt lô lúc nửa đêm mà POS chốt ngày lúc quán đóng cửa hai giờ sáng, các giao dịch sau nửa đêm sẽ nằm ở hai ngày khác nhau trên hai hệ thống. Nên chỉnh cho giờ chốt của máy và giờ chốt ngày của POS cùng một mốc, hoặc ít nhất biết rõ hai mốc ấy để khỏi hoảng khi thấy lệch. Hỏi bên cung cấp máy xem có đổi được giờ chốt lô tự động không
Quy trình thanh toán thẻ tại bàn cho nhân viên phục vụ
Máy cầm tay chỉ phát huy khi nhân viên làm cùng một cách mỗi lần. Một quy trình mẫu để in ra dán ở khu nhân viên:
- Khi khách gọi tính tiền, in phiếu tạm tính từ POS, kiểm số món với khách trước khi mang máy ra.
- Mang máy và phiếu ra bàn, đọc tổng tiền cho khách nghe, hỏi khách có muốn thêm tip vào thẻ không (nếu quán cho phép).
- Nhập số tiền vào máy (hoặc nhận số tiền POS đẩy sang nếu đã tích hợp), xoay máy về phía khách để khách tự thấy số tiền.
- Mời khách tự cắm hoặc chạm thẻ; nếu máy yêu cầu PIN thì quay mặt đi, không nhìn khách nhập.
- Chờ máy báo thành công và in phiếu. Nếu máy báo lỗi, không quẹt lại ngay; kiểm phiếu hoặc lịch sử giao dịch trên máy trước.
- Đưa khách liên phiếu và hoá đơn, giữ liên của quán; về quầy đóng đơn trên POS với phương thức thẻ, ghi số tham chiếu nếu POS chưa tích hợp.
- Cuối ca, chốt lô trên máy và so tổng tiền thẻ với tổng phương thức thẻ trên POS.
Bước 4 nghe như phép lịch sự, nhưng là điều khách nước ngoài để ý nhất. Một nhân viên quay mặt đi khi khách nhập PIN làm khách yên tâm hơn mọi tấm biển "quán an toàn".
Bước 5 là chỗ sinh ra lỗi trừ tiền hai lần. Huấn luyện nhân viên đọc đúng thông báo lỗi trên máy quan trọng hơn dạy họ bấm nhanh.
Tiền thẻ về tài khoản và phí: những điều cần hiểu
Khác với QR chuyển khoản tiền vào tài khoản gần như ngay, tiền quẹt thẻ thường được ngân hàng quyết toán theo lô. Cuối ngày (hoặc theo giờ chốt mà máy được cài), máy gửi lô giao dịch, ngân hàng ghi có vào tài khoản quán sau một khoảng thời gian ghi trong hợp đồng, thường tính theo ngày làm việc. Vì thế tiền thẻ của tối thứ Bảy có thể chưa về trong sáng Chủ nhật.
Ngân hàng thường thu của người bán một khoản phí trên mỗi giao dịch thẻ, mức phí tuỳ loại thẻ và hợp đồng. Có nơi trừ phí ngay khi ghi có (tiền về đã trừ phí), có nơi thu gộp cuối tháng. Quán cần biết mình thuộc kiểu nào, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách đối soát: tổng tiền thẻ trên POS sẽ không bằng tiền về nếu phí bị trừ trước.
Về chuyện cộng phí quẹt thẻ vào hoá đơn của khách: quy định của ngân hàng và tổ chức thẻ về việc người bán thu thêm phí từ khách thay đổi theo thời gian và theo hợp đồng. Quán nên hỏi thẳng ngân hàng cung cấp máy và đọc điều khoản trước khi áp dụng, thay vì làm theo quán bên cạnh.
Rủi ro thường gặp với thanh toán thẻ ở quán ăn
Khách khiếu nại bị trừ tiền hai lần. Thường do máy báo lỗi kết nối, thu ngân quẹt lại. Mỗi khi máy báo lỗi, phải kiểm trên máy hoặc phiếu in xem giao dịch trước đã thành công chưa rồi mới quẹt lại. Giữ liên phiếu và số tham chiếu để tra soát.
Tranh chấp sau giao dịch. Chủ thẻ có thể yêu cầu ngân hàng của họ tra soát một giao dịch họ cho là sai. Quán sẽ được yêu cầu cung cấp chứng từ: liên phiếu có chữ ký hoặc ghi nhận PIN, hoá đơn chi tiết món. Lưu hoá đơn và phiếu thẻ theo ngày trong thời gian hợp đồng yêu cầu là đủ để bảo vệ quán.
Thẻ không chính chủ, thẻ bị đánh cắp. Ở quán ăn hiếm gặp hơn ở cửa hàng điện máy, nhưng vẫn có. Dấu hiệu là một khách lạ gọi rất nhiều, liên tục đổi thẻ khi bị từ chối. Thu ngân không cần thẩm vấn khách; chỉ cần không cố quẹt khi máy đã từ chối, và báo quản lý.
Cuối cùng là bảo mật thiết bị: máy quẹt thẻ chỉ được dùng ở quán, không cho mượn, không mang về nhà tuỳ tiện; mật khẩu quản trị máy (nếu có) chỉ chủ quán giữ. Giao dịch huỷ hoặc hoàn tiền trên máy nên yêu cầu quyền quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Máy quẹt thẻ có thay được phần mềm bán hàng không?
Không. Máy quẹt thẻ chỉ lấy tiền từ thẻ, không quản lý món, bàn, bếp hay báo cáo bán hàng. Một số máy đời mới có cài sẵn ứng dụng bán hàng đơn giản, nhưng với quán ăn có nhiều món và bàn, phần mềm bán hàng riêng vẫn cần thiết.
Khách nước ngoài muốn trả bằng ngoại tệ thì sao?
Quán chỉ nên niêm yết và thu bằng đồng Việt Nam theo quy định về quản lý ngoại hối. Khách nước ngoài có thẻ quốc tế thì quẹt thẻ, ngân hàng của họ tự quy đổi. Đây cũng là lý do chính để quán ở khu du lịch có máy quẹt thẻ.
Quẹt thẻ có cần khách ký tên không?
Phần lớn giao dịch hiện nay xác thực bằng PIN hoặc chạm điện thoại có sinh trắc học, ít khi cần ký. Máy sẽ tự yêu cầu hình thức phù hợp. Thu ngân chỉ cần làm theo hướng dẫn trên máy và đưa khách liên phiếu nếu khách muốn.
Tiền thẻ chưa về mà phải trả lương cuối tuần thì làm thế nào?
Đây là bài toán dòng tiền: biết trước tiền thẻ về chậm theo ngày làm việc, quán cần giữ một khoản đệm trong tài khoản, không trông vào tiền thẻ của chính hôm đó. Xem lịch quyết toán trong hợp đồng để dự tính.
Máy quẹt thẻ hỏng giữa giờ cao điểm thì xử lý sao?
Chuyển sang QR chuyển khoản hoặc tiền mặt, giải thích ngắn với khách. Với khách nước ngoài chỉ có thẻ, có thể hướng dẫn họ dùng chạm thẻ trên điện thoại nếu quán có giải pháp dự phòng. Ghi số điện thoại hỗ trợ kỹ thuật của bên cấp máy ở chỗ thu ngân dễ thấy.
Có nên dùng máy quẹt thẻ của người khác cho đỡ thủ tục không?
Không nên. Tiền thẻ sẽ về tài khoản của người đứng tên máy, quán khó chứng minh doanh thu, dễ tranh chấp, và có thể vi phạm hợp đồng với ngân hàng. Mỗi quán nên có máy đứng tên chính quán hoặc chủ hộ kinh doanh.