Trên hoá đơn điện tử của quán ăn, phí phục vụ và phụ thu là một dòng doanh thu, chịu thuế như dịch vụ chính; giảm giá cho khách được thể hiện ngay trên hoá đơn và làm giảm số tiền tính thuế; món tặng theo chương trình khuyến mại được ghi là hàng khuyến mại; còn món chủ quán mời bạn bè hay nhân viên ăn là chuyện khác, không phải giảm giá. Tiền tip khách tự nguyện cho nhân viên nên tách khỏi doanh thu bán hàng ngay trên phần mềm.
Những khoản này nhỏ từng lần nhưng xuất hiện trên rất nhiều bill, nên cài sai một lần là sai hàng nghìn hoá đơn. Bài này nói theo nguyên lý thuế và cách cài trên phần mềm bán hàng; tỷ lệ phí, mức giảm cụ thể là quyết định kinh doanh của quán, còn việc hạch toán chi tiết bạn xác nhận với kế toán theo quy định hiện hành.
Phí phục vụ và phụ thu: là doanh thu, không phải khoản thu hộ
Nhiều nhà hàng thu phí phục vụ theo phần trăm tổng bill, quán khác thu phụ thu ngày lễ, Tết, phụ thu phòng riêng, phụ thu mang rượu từ ngoài vào. Về nguyên lý thuế, giá tính thuế của hàng hoá, dịch vụ bao gồm cả các khoản phụ thu, phí thu thêm mà cơ sở kinh doanh được hưởng. Nghĩa là phí phục vụ là doanh thu của quán, lên hoá đơn như một dòng dịch vụ, chịu thuế suất của dịch vụ ăn uống, kể cả khi quán có ý định chia lại cho nhân viên.
Trên phần mềm, cài phí phục vụ thành một khoản tự động: chọn tính theo phần trăm của tổng món trước hay sau giảm giá, áp cho loại bàn nào (cả quán, chỉ phòng riêng), có tính cho đơn mang về không. Hoá đơn sẽ có dòng "Phí phục vụ" với số tiền rõ ràng. Tránh cách cộng gộp phí vào giá từng món, vì như vậy giá trên hoá đơn không khớp với thực đơn niêm yết.
Về phía khách, quy định bảo vệ người tiêu dùng và niêm yết giá đòi hỏi khách phải được biết trước các khoản thu thêm. Phí phục vụ nên ghi trên thực đơn, trên mã QR gọi món, trên phiếu tạm tính. Khách thấy trước thì ít tranh cãi khi thanh toán, và quán không phải huỷ dòng phí trên hoá đơn đã xuất chỉ vì khách phản đối.
Các kiểu giảm giá và cách hiện trên hoá đơn
Bảng dưới gom các kiểu giảm giá hay gặp ở quán ăn, cà phê. Tên gọi trên phần mềm có thể khác.
| Kiểu giảm | Ví dụ ở quán | Cách thể hiện thường gặp |
|---|---|---|
| Giảm theo món | Cà phê sữa giảm giá giờ vàng | Dòng món giữ đơn giá gốc, kèm số tiền giảm của dòng; hoặc đơn giá đã giảm |
| Giảm theo bill | Giảm 10% cho bill từ một mức nhất định | Một dòng giảm giá chung, phần mềm phân bổ vào các dòng để tính thuế |
| Mã giảm giá, phiếu ưu đãi | Mã gửi khách quen qua tin nhắn | Như giảm theo bill, ghi chú mã đã dùng để đối soát |
| Giảm cho khách thành viên | Thành viên hạng cao giảm cố định | Như giảm theo bill; phần mềm khách hàng nối với POS |
| Giảm tay do quản lý | Món ra chậm, giảm để xin lỗi khách | Dòng giảm có mã lý do và người duyệt |
Nguyên tắc chung: khi giảm giá được ghi ngay trên hoá đơn, số tiền tính thuế là số đã giảm. Với hoá đơn giá trị gia tăng có nhiều thuế suất trên cùng bill, ví dụ bill có cả món ăn và bia, giảm theo bill phải được phân bổ theo từng nhóm thuế suất. Phần mềm tốt sẽ tự phân bổ; trước khi dùng, xuất thử một bill có cả hai nhóm và kiểm tiền thuế từng nhóm.
Tặng món: khuyến mại, mời khách và bồi thường là ba chuyện khác nhau
Quán tặng món có nhiều lý do, và mỗi lý do có cách ghi nhận khác. Tặng theo chương trình khuyến mại, ví dụ mua hai tặng một, tặng tráng miệng cho bàn từ bốn người, là khuyến mại thương mại. Theo nguyên lý thuế, hàng khuyến mại thực hiện đúng quy định về khuyến mại có giá tính thuế bằng không, nhưng vẫn phải ghi trên hoá đơn là hàng khuyến mại, có tên, số lượng. Chương trình khuyến mại có thể phải thông báo với cơ quan quản lý thương mại tuỳ hình thức; thủ tục này là chuyện riêng, cần kiểm trước khi chạy.
Chủ quán mời bạn bè, đối tác, hay cho nhân viên ăn ca là tiêu dùng nội bộ hoặc biếu tặng, không phải giảm giá cho khách. Nếu dùng nút "giảm 100%" trên phần mềm để ghi các bữa này, báo cáo doanh thu sẽ đầy những bill giảm giá bất thường, che mất những lần giảm tay đáng ngờ. Nên tạo một loại đơn riêng, ví dụ "nội bộ" hoặc "mời", để kho vẫn trừ nguyên liệu mà báo cáo tách bạch; cách ghi nhận về thuế hỏi kế toán.
Bồi thường cho khách, ví dụ món lỗi phải làm lại hoặc không tính tiền, là giảm giá có lý do. Ghi bằng dòng giảm có mã lý do "món lỗi", người duyệt là quản lý ca. Số lần giảm loại này theo tuần là thông tin quản lý quý: nhiều lên tức là bếp hoặc quy trình đang có vấn đề.
Tiền tip: để ngoài doanh thu bán hàng
Ở quán có khách nước ngoài, quán bar, nhà hàng phục vụ bàn, khách có khi để lại tiền tip, có khi cộng tip vào lúc quẹt thẻ hay chuyển khoản. Tip khách tự nguyện cho nhân viên khác với phí phục vụ quán thu bắt buộc. Nếu quán chuyển trọn tip cho nhân viên, nên ghi nhận tip như một khoản riêng trên phần mềm, không cộng vào doanh thu món và không đưa vào dòng hàng trên hoá đơn bán hàng.
Thực tế khó ở chỗ khách trả một khoản chung. Ví dụ giả định: bill hoá đơn là 850 nghìn, khách quẹt thẻ 900 nghìn và nói phần dư là tip. Phần mềm nên có ô "tiền tip" khi thanh toán để ghi 50 nghìn riêng, hoá đơn vẫn là 850 nghìn, báo cáo cuối ca tách được hai khoản. Không có ô này, thu ngân thường để thừa tiền trong két hoặc ghi sai phương thức thanh toán, cuối ca đối soát lệch.
Cách chia tip cho nhân viên, việc tip có tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên không, quán có giữ lại phần nào không, là những câu hỏi về lao động và thuế thu nhập cá nhân mà kế toán trả lời theo quy định. Điều phần mềm giúp được là ghi đủ, ghi riêng, để quán có số liệu minh bạch khi cần.
Cài trên phần mềm theo thứ tự
Một trình tự gợi ý cho quán bắt đầu cài, hoặc dọn lại cài đặt cũ đang lộn xộn.
- Khai phí phục vụ, phụ thu thành khoản tự động, chọn cách tính và phạm vi áp dụng; in thử xem dòng phí hiện thế nào.
- Khai chương trình giảm giá có thời gian bắt đầu, kết thúc, điều kiện; tắt tự động khi hết hạn để tránh giảm sót sau chương trình.
- Khai danh sách lý do giảm tay (món lỗi, khách quen, bồi thường chờ lâu…) và giới hạn quyền: thu ngân giảm đến mức nào, trên mức đó cần quản lý duyệt.
- Tạo loại đơn nội bộ cho bữa ăn nhân viên, chủ quán mời, món thử; kho vẫn trừ nhưng tách khỏi doanh thu.
- Khai hàng khuyến mại theo đúng chương trình, để hoá đơn ghi đúng là khuyến mại thay vì giảm 100%.
- Bật ô tiền tip khi thanh toán nếu quán nhận tip qua thẻ, chuyển khoản.
- Xuất thử bill có đủ các loại, đưa kế toán xem trước khi chạy thật.
Sau một tháng, mở báo cáo giảm giá theo lý do và theo nhân viên. Đây là nơi đầu tiên lộ ra thất thoát ở quán ăn: một người giảm tay nhiều bất thường, một lý do bị dùng tràn lan, một chương trình quên tắt. Cách đọc các báo cáo này thuộc danh mục báo cáo doanh thu.
Phí đóng gói, phí giao và đơn mang về
Đơn mang về và đơn tự giao của quán có thêm vài khoản: phí hộp, túi đóng gói, phí giao trong bán kính gần. Nguyên tắc vẫn như phụ thu: khoản nào quán thu và hưởng thì là doanh thu, lên hoá đơn thành dòng riêng, tên rõ ràng như "Phí đóng gói" hay "Phí giao hàng". Đừng gộp phí hộp vào giá món mang về khi giá món tại chỗ và mang về là một, vì hai hoá đơn cùng món sẽ có đơn giá khác nhau mà không ai giải thích được.
Phí giao hàng có điểm cần phân biệt: nếu quán tự giao bằng nhân viên của mình, phí giao là doanh thu của quán. Nếu quán thuê một bên giao hàng và chỉ thu hộ phí cho họ, thì đó có thể là khoản thu hộ, cách thể hiện trên hoá đơn khác đi. Đơn đi qua ứng dụng giao đồ ăn lại là một câu chuyện riêng, vì ứng dụng thường thu phí giao trực tiếp từ khách; trường hợp này có bài riêng trong danh mục.
Trên phần mềm, khai các khoản này thành món dịch vụ với nhóm và thuế suất phù hợp, gắn tự động theo loại đơn: đơn mang về tự thêm phí hộp theo số món, đơn giao tự thêm phí giao theo khu vực. Tự động hoá giúp thu ngân khỏi quên, và quan trọng hơn là giúp hoá đơn của mọi đơn mang về có cùng một cấu trúc, dễ đối chiếu.
Đối chiếu giảm giá và khuyến mại cuối ca
Cuối mỗi ca, ngoài đếm két và đối soát chuyển khoản, quản lý nên nhìn ba con số trên báo cáo của phần mềm: tổng tiền giảm giá theo lý do, số món ghi là hàng khuyến mại, và số đơn nội bộ. Ba con số này cho biết ca hôm nay có gì khác thường. Ví dụ giả định: một ca bình thường có vài lần giảm tay lý do "món lỗi", hôm nay có mười lăm lần, tất cả cùng một tài khoản thu ngân. Đó là dấu hiệu cần hỏi ngay, khi mọi người còn nhớ chuyện gì đã xảy ra.
Với chương trình khuyến mại, đối chiếu số món tặng với số bill đủ điều kiện. Chương trình mua hai tặng một mà số món tặng nhiều hơn một nửa số món mua là có vấn đề: hoặc cài sai điều kiện, hoặc có người bấm tặng tay. Với mã giảm giá, kiểm mã nào được dùng nhiều lần bất thường, vì mã gửi riêng cho khách quen mà bị chia sẻ rộng sẽ làm doanh thu hụt mà không ai để ý.
Những bất thường này nên được ghi lại kèm cách xử lý, không chỉ để bắt lỗi nhân viên mà để chỉnh cài đặt: giới hạn số lần dùng mã, hạ mức giảm tay thu ngân được tự quyết, thêm bước duyệt cho món tặng. Hoá đơn điện tử ghi lại mọi dòng giảm và tặng một cách chính xác, nên dữ liệu đã có sẵn; vấn đề chỉ là có ai nhìn vào hay không.
Câu hỏi thường gặp
Phí phục vụ có phải tính thuế không?
Theo nguyên lý thuế giá trị gia tăng, các khoản phụ thu, phí thu thêm mà cơ sở kinh doanh được hưởng nằm trong giá tính thuế. Vì vậy phí phục vụ quán thu thường được xem là doanh thu chịu thuế như dịch vụ ăn uống. Trường hợp đặc biệt, kế toán kiểm văn bản hiện hành.
Khách không đồng ý trả phí phục vụ thì xử lý hoá đơn thế nào?
Nếu khách được thông báo trước mà vẫn phản đối và quán quyết định bỏ phí, thu ngân bỏ dòng phí trước khi chốt thanh toán. Hoá đơn sinh ra lúc chốt nên sẽ không có dòng phí. Nếu đã chốt rồi mới bỏ, phải xử lý như hoá đơn sai sót, phiền hơn nhiều.
Giảm giá cho nhân viên ăn ca có ghi hoá đơn không?
Nếu nhân viên trả tiền, dù đã giảm, thì đó là bán hàng có giảm giá, có hoá đơn. Nếu quán cho ăn miễn phí như một phần chế độ, đó là chi phí của quán, nên ghi bằng loại đơn nội bộ và hỏi kế toán cách hạch toán; không dùng nút giảm 100% như bán cho khách.
Mua hai tặng một thì hoá đơn ghi ba món hay hai món?
Thường ghi ba món: hai món tính tiền và một món ghi là hàng khuyến mại, giá tính thuế bằng không nếu chương trình làm đúng quy định khuyến mại. Cách thể hiện cụ thể tuỳ phần mềm và nhà cung cấp hoá đơn; hỏi họ mẫu hoá đơn cho khuyến mại trước khi chạy chương trình.
Phiếu quà tặng khách mua trước để tặng người khác thì xuất hoá đơn lúc nào?
Đây là trường hợp thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hoá đơn và cách ghi nhận phụ thuộc vào quy định hiện hành và cách quán tổ chức phiếu. Trước khi bán phiếu, hỏi kế toán để cài đúng trên phần mềm, tránh xuất hoá đơn hai lần lúc bán phiếu và lúc khách dùng.
Có nên in dòng tiền tip lên hoá đơn cho khách xem không?
Bản in cho khách có thể hiện tip như một thông tin thanh toán để khách đối chiếu với số tiền đã quẹt thẻ, nhưng không nên đưa tip thành dòng hàng của hoá đơn bán hàng nếu quán chuyển trọn cho nhân viên. Hỏi nhà cung cấp phần mềm cách tách bản in thanh toán với nội dung hoá đơn.