Phiếu tạm tính không phải hoá đơn: đó là bản kê món và số tiền dự kiến để khách xem trước khi trả, sửa được, in lại được, không có mã của cơ quan thuế. Phiếu bếp là lệnh làm món gửi xuống bếp, không có giá. Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chỉ sinh ra khi thu ngân chốt thanh toán, và dấu hiệu nhận biết chắc nhất là có ký hiệu, số hoá đơn cùng mã của cơ quan thuế để tra cứu.
Ở quán dùng máy in nhiệt, ba loại giấy này trông giống nhau: cùng khổ giấy, cùng phông chữ, cùng tên quán ở đầu. Nhân viên mới, khách lạ và cả chủ quán đôi khi nhầm. Bài này giúp phân biệt rõ, chỉ ra vì sao nhầm lẫn gây rắc rối, và cách cài mẫu in để mỗi loại có dấu hiệu riêng.
Ba loại giấy, một bảng
So sánh theo vai trò; tên gọi có thể khác giữa các phần mềm.
| Loại | In lúc nào | Có giá | Có mã cơ quan thuế | Sửa được không |
|---|---|---|---|---|
| Phiếu bếp, phiếu pha chế | Khi món được gọi và gửi bếp | Thường không | Không | Huỷ, thêm món bằng phiếu mới |
| Phiếu tạm tính | Khi khách xin xem tiền, trước khi trả | Có | Không | Có, thoải mái cho đến khi chốt |
| Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Khi chốt thanh toán | Có | Có | Chỉ qua quy trình xử lý sai sót |
| Phiếu thanh toán nội bộ (nếu có) | Khi chốt, ở quán chưa dùng hoá đơn máy tính tiền | Có | Không | Tuỳ phần mềm |
Dòng cuối tồn tại ở quán chưa bật hoá đơn: phần mềm in "phiếu thanh toán" sau khi thu tiền, trông như hoá đơn nhưng không phải. Quán đã bật hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền thì không nên còn loại phiếu này, để tránh việc khách cầm nhầm tờ không có giá trị hoá đơn.
Nhận ra hoá đơn thật: ba dấu hiệu
Thứ nhất là ký hiệu và số hoá đơn. Hoá đơn có ký hiệu theo cấu trúc quy định, trong đó có ký tự cho biết đây là hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền, và số hoá đơn tăng dần. Phiếu tạm tính chỉ có số đơn nội bộ của phần mềm, thường kèm số bàn.
Thứ hai là mã của cơ quan thuế, một dãy ký tự dài in trên hoá đơn, thường kèm mã QR hoặc hướng dẫn tra cứu. Khách nhập mã trên cổng hoá đơn điện tử của ngành thuế hay trang của nhà cung cấp sẽ thấy đúng hoá đơn đó. Phiếu tạm tính không có mã này và không tra được ở đâu.
Thứ ba là thông tin người bán đầy đủ: tên theo đăng ký, mã số thuế, địa chỉ. Phiếu tạm tính có thể chỉ in tên thương hiệu quán và số điện thoại. Ba dấu hiệu này khiến kế toán bên khách nhận ra ngay khi cầm tờ giấy, và cũng là thứ thu ngân nên kiểm trên tờ đầu tiên mỗi ngày để biết hệ thống hoá đơn đang chạy đúng.
Vì sao nhầm lẫn gây rắc rối
Khi khách cầm phiếu tạm tính về và tưởng đó là hoá đơn, rắc rối đến muộn: vài ngày sau kế toán bên khách từ chối, khách gọi lại quán xin hoá đơn. Nếu đơn đã chốt và có hoá đơn, quán chỉ cần gửi lại bản thể hiện. Nếu thu ngân đã thu tiền nhưng không chốt trên phần mềm, chỉ in tạm tính rồi để đơn treo, thì hoá đơn chưa hề tồn tại, và doanh thu đó cũng chưa vào phần mềm. Đây là chỗ thất thoát hay gặp: đơn không chốt, tiền vào két hoặc tài khoản cá nhân.
Ngược lại, khi nhân viên tưởng phiếu tạm tính là hoá đơn, họ ngại sửa: khách muốn bỏ một món, nhân viên nói "in rồi không sửa được" trong khi tạm tính sửa thoải mái. Hoặc tệ hơn, nhân viên chốt hoá đơn sớm chỉ để in cho khách xem, rồi khi khách gọi thêm thì lại phải xử lý hoá đơn sai. Hiểu đúng vai trò từng loại giấy giúp nhân viên tự tin sửa khi còn sửa được, và cẩn thận khi bấm chốt.
Trên góc độ quản lý, số đơn in tạm tính mà không chốt trong ca là một chỉ số đáng xem. Ví dụ giả định: ca tối có 120 đơn, 6 đơn in tạm tính nhưng bị huỷ không thu tiền. Mỗi đơn huỷ có lý do không, ai huỷ, huỷ lúc nào. Phần mềm có nhật ký thì đây là việc năm phút cuối ca.
Cài mẫu in để mỗi loại có dấu hiệu riêng
Phần lớn phần mềm bán hàng cho chỉnh mẫu in từng loại. Vài cài đặt nhỏ nhưng tránh được gần hết nhầm lẫn:
- Phiếu tạm tính in rõ dòng "Phiếu tạm tính, không phải hoá đơn" ở đầu hoặc cuối, chữ đậm. Khách và nhân viên nhìn là biết.
- Phiếu tạm tính có thể in mã QR thanh toán và mã QR nhập thông tin hoá đơn công ty, để khách làm hai việc ấy trước khi chốt.
- Hoá đơn in đủ ký hiệu, số, mã cơ quan thuế, hướng dẫn tra cứu, theo mẫu nhà cung cấp hoá đơn đưa; không xoá bớt cho gọn.
- Phiếu bếp không in giá, in to tên món, số bàn, ghi chú (không hành, ít cay), giờ gọi. Bếp cần đọc nhanh, không cần tiền.
- Khổ giấy và cỡ chữ đủ đọc: hoá đơn khổ hẹp mà nhiều món thì dài, nhưng đừng thu nhỏ chữ đến mức khách lớn tuổi không đọc được mã tra cứu.
- Tắt mẫu "phiếu thanh toán" cũ sau khi bật hoá đơn máy tính tiền, để không còn tờ thứ tư gây nhầm.
Sau khi chỉnh, in mỗi loại một tờ, dán lên bảng trong khu thu ngân với chú thích. Nhân viên mới học bằng mắt nhanh hơn bằng lời giải thích.
In hay không in hoá đơn, và bản điện tử cho khách
Hoá đơn điện tử tồn tại dưới dạng dữ liệu; tờ giấy in ra chỉ là bản thể hiện. Vì vậy quán không bắt buộc in hoá đơn giấy nếu giao được bản điện tử cho khách bằng cách khác: gửi qua thư điện tử, tin nhắn, hoặc cho khách quét mã để xem và tải về. Nhiều quán cài: khách không yêu cầu thì không in, chỉ hiện mã QR trên màn hình phía khách hoặc in mã tra cứu ngắn trên phiếu tạm tính đã thanh toán.
Không in giúp tiết kiệm giấy nhiệt, đỡ thời gian ở quầy giờ cao điểm. Nhưng cần lưu ý: hoá đơn vẫn phải được khởi tạo và gửi dữ liệu đầy đủ, việc không in chỉ là không có bản giấy. Thu ngân cần biết khi khách hỏi "cho xin hoá đơn" thì lấy lại bản thể hiện thế nào: in lại từ phần mềm, hay gửi qua thư điện tử.
Khách cần bản giấy để lưu theo yêu cầu nội bộ có thể xin in. Bản in này là bản thể hiện của hoá đơn điện tử, không phải một hoá đơn mới; in lại nhiều lần không sinh thêm hoá đơn. Một số nhà cung cấp còn có chức năng chuyển hoá đơn điện tử sang dạng giấy theo quy định cho những mục đích cần thiết; trường hợp cụ thể hỏi nhà cung cấp.
Màn hình phía khách và phiếu tạm tính số
Nhiều quán đã thay một phần giấy bằng màn hình: màn hình phụ quay về phía khách ở quầy, hoặc trang tạm tính hiện trên điện thoại khi khách quét mã QR tại bàn. Cách này giảm nhầm lẫn vì tạm tính chỉ hiện trên màn hình, còn tờ giấy duy nhất khách cầm về là hoá đơn. Ở quán cà phê mang đi, màn hình phía khách hiện món, tổng tiền và mã QR thanh toán; khách trả xong, màn hình chuyển sang mã tra cứu hoá đơn để khách quét lưu lại nếu cần.
Muốn màn hình làm đúng vai trò, cài theo nguyên tắc tương tự giấy: trước khi chốt, màn hình ghi rõ "tạm tính"; sau khi chốt, màn hình hiện thông tin hoá đơn có ký hiệu, số và mã tra cứu, không phải chỉ một chữ "cảm ơn". Nếu màn hình chỉ hiện tổng tiền mà không có trạng thái, khách không biết mình đang xem phiếu hay hoá đơn, và nhân viên cũng vậy.
Với quán gọi món bằng mã QR, trang tạm tính trên điện thoại khách cũng phải có dòng nhắc tương tự. Khách chụp màn hình trang tạm tính gửi kế toán là chuyện có thật; dòng "tạm tính, chưa phải hoá đơn" giúp người nhận biết ngay và hỏi lại hoá đơn thật, thay vì phát hiện muộn vài tuần.
Kiểm mẫu in đầu ca và dạy nhân viên mới trong mười lăm phút
Một trình tự gọn để quán không phụ thuộc vào người cài đặt ban đầu.
- Đầu ca, in thử một phiếu tạm tính và một phiếu bếp từ đơn thử, xem chữ "tạm tính" còn, phiếu bếp không có giá, máy in bếp nhận đúng món.
- Tờ hoá đơn thật đầu tiên trong ngày, thu ngân nhìn ba dấu hiệu: ký hiệu, số, mã cơ quan thuế. Thiếu một trong ba thì báo ngay người phụ trách.
- Nhân viên mới xem bảng mẫu dán ở khu thu ngân: mỗi loại giấy một tờ, có chú thích tay.
- Tập ba thao tác trên môi trường thử nghiệm: in tạm tính rồi bỏ món, chốt thanh toán, in lại hoá đơn của đơn đã chốt.
- Thuộc hai câu trả lời cho khách: phiếu tạm tính không phải hoá đơn; hoá đơn có mã để tra cứu và có thể gửi qua thư điện tử.
- Cuối buổi đầu tiên, người hướng dẫn xem nhật ký đơn của nhân viên mới: đơn nào in tạm tính mà không chốt, đơn nào in lại, để chỉnh ngay thói quen.
Khi đổi phần mềm, đổi mẫu in hay đổi máy in, chạy lại trình tự này cho cả quán, không chỉ cho người mới. Mẫu in bị đặt lại về mặc định sau một lần cập nhật phần mềm là chuyện hay xảy ra mà không ai để ý.
Tình huống ở quầy và câu trả lời ngắn cho nhân viên
Khách cầm phiếu tạm tính hỏi "đây là hoá đơn VAT phải không?": "Dạ đây là phiếu tạm tính để anh chị kiểm món. Khi thanh toán xong em gửi hoá đơn có mã tra cứu ạ."
Khách muốn bỏ một món sau khi đã in tạm tính: bỏ món trên đơn, in lại tạm tính. Không cần quản lý, trừ khi quán quy định huỷ món đã ra bếp phải có quản lý duyệt.
Khách đã trả tiền, thu ngân chưa chốt vì máy chậm: chốt ngay khi máy chạy lại, không để đơn treo sang khách khác. Tiền đã nhận mà đơn chưa chốt là sai lệch đầu tiên cuối ca phải giải thích.
Khách xin in lại hoá đơn hôm qua: tìm theo ngày, số bàn hoặc số tiền trên phần mềm, in lại bản thể hiện hoặc gửi thư điện tử. Không tạo đơn mới để in.
Máy in hoá đơn hết giấy giữa ca: hoá đơn vẫn khởi tạo trên phần mềm; thay giấy rồi in lại bản thể hiện cho khách, hoặc gửi bản điện tử. Không chốt lại đơn lần nữa.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu tạm tính có giá trị pháp lý gì không?
Phiếu tạm tính là bản kê nội bộ giúp khách kiểm món và tiền trước khi trả, không phải hoá đơn và không thay hoá đơn được. Khách cần chứng từ cho công ty phải nhận hoá đơn có mã của cơ quan thuế. Quán nên in rõ dòng "không phải hoá đơn" để tránh hiểu nhầm.
Làm sao biết phần mềm đang in hoá đơn thật hay chỉ in phiếu?
Nhìn tờ in sau khi chốt: có ký hiệu, số hoá đơn, mã của cơ quan thuế và hướng dẫn tra cứu thì là hoá đơn. Lấy mã đó tra trên cổng hoá đơn điện tử của ngành thuế; tra ra đúng thông tin là hệ thống đang chạy. Nên làm việc này vào đầu ca mỗi ngày trong tuần đầu.
In lại hoá đơn nhiều lần có sao không?
Không. Mỗi lần in lại chỉ là in bản thể hiện của cùng một hoá đơn điện tử, không sinh hoá đơn mới. Một số phần mềm ghi chữ "bản sao" hoặc "in lại" trên các lần sau, giúp phân biệt với bản đầu tiên.
Phiếu bếp có cần lưu không?
Phiếu bếp không phải chứng từ thuế, nhưng dữ liệu món gửi bếp trên phần mềm hữu ích khi đối chiếu món huỷ, món làm lại. Quán không cần giữ giấy; phần mềm có nhật ký là đủ. Với quán dùng màn hình bếp, phiếu bếp giấy có khi không còn.
Khách không muốn nhận hoá đơn giấy vì lo rác thì làm thế nào?
Cài không in mặc định, hiện mã QR để khách quét xem hoá đơn trên điện thoại, hoặc gửi qua thư điện tử nếu khách để lại. Hoá đơn vẫn được khởi tạo và gửi dữ liệu như thường. Nhiều quán cà phê đã làm vậy để giảm giấy nhiệt ở quầy.
Máy in nhiệt in mờ thì hoá đơn có bị mất không?
Không. Hoá đơn là dữ liệu điện tử lưu trên hệ thống; tờ in mờ chỉ là bản thể hiện kém. Giấy nhiệt phai theo thời gian, nên khách cần lưu lâu nên tải bản điện tử. Quán nên thay đầu in, dùng giấy đủ chất lượng để mã tra cứu luôn đọc được.