Quán nên có một tài khoản chỉ dùng để nhận tiền bán hàng và chi cho việc của quán, tách khỏi tài khoản cá nhân của chủ quán: tiền vào tài khoản ấy chỉ đến từ khách, tiền ra chỉ là tiền hàng, tiền công, tiền mặt bằng, còn tiền tiêu cho gia đình được rút sang tài khoản riêng theo một nhịp cố định. Tách như vậy thì sao kê ngân hàng tự trở thành sổ thu chi của quán, đối soát với phần mềm bán hàng làm được trong vài phút, và khi cần giải thích doanh thu thì có sẵn con số rõ ràng.
Phần lớn quán gia đình bắt đầu bằng tài khoản cá nhân của chủ quán, mã QR dán quầy cũng là mã của tài khoản ấy. Bài này nói vì sao cách đó sớm muộn cũng thành vấn đề, các kiểu tài khoản quán có thể dùng, quy tắc dòng tiền sau khi tách, và trình tự đổi tài khoản nhận tiền trên mã QR, POS, máy quẹt thẻ, ứng dụng giao đồ ăn mà không làm khách quen chuyển nhầm.
Tiền quán lẫn tiền nhà: vì sao sổ sách thành mù
Thử nhìn sao kê một ngày của một quán phở dùng tài khoản cá nhân của chủ: hai trăm khoản tiền khách chuyển từ sáng đến trưa, xen giữa là tiền đóng học cho con, tiền điện nhà, khoản em gái chuyển trả nợ, khoản mua quần áo trên mạng, rồi tiền trả mối thịt bò. Cuối tháng, chủ quán muốn biết quán thu bao nhiêu từ chuyển khoản. Không có cách nào trả lời nhanh, vì phải dò từng dòng để loại những khoản không phải bán hàng.
Lẫn tiền gây ra ba hệ quả cụ thể. Thứ nhất, đối soát với POS gần như bất khả: số tiền vào tài khoản luôn lớn hơn doanh thu chuyển khoản trên phần mềm, và không ai phân biệt được phần dư là tiền người nhà hay là khách chuyển trùng. Thứ hai, chủ quán không biết quán lãi thật hay không: tiền trong tài khoản nhiều lên có thể chỉ vì tháng đó chưa trả tiền hàng, tiền giảm đi có thể vì vừa mua xe cho con. Thứ ba, khi phải giải thích dòng tiền với cơ quan thuế, ngân hàng khi vay vốn, hay người góp vốn, mọi khoản tiền vào đều có thể bị hiểu là doanh thu nếu không có ghi chú.
Không có nghĩa là quán nhỏ phải lập công ty hay thuê kế toán ngay. Chỉ cần một tài khoản riêng cho quán, dùng đúng mục đích, đã giải quyết được phần lớn chuyện trên.
Các kiểu tài khoản quán có thể dùng
Loại tài khoản phụ thuộc quán đăng ký theo hình thức nào và ngân hàng nơi quán giao dịch cung cấp sản phẩm gì. Bảng dưới mô tả chung; thủ tục và giấy tờ cụ thể quán hỏi trực tiếp ngân hàng theo quy định hiện hành.
| Kiểu tài khoản | Hợp với | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Tài khoản đứng tên doanh nghiệp | Quán đã đăng ký công ty | Thủ tục mở nhiều giấy tờ hơn; chuyển tiền ra phải đúng thẩm quyền ký |
| Tài khoản dành cho hộ kinh doanh | Quán đăng ký hộ kinh doanh, nếu ngân hàng có sản phẩm này | Tên hiển thị khi khách quét có thể gắn với tên hộ hoặc tên quán, khách dễ nhận |
| Tài khoản cá nhân thứ hai của chủ quán, chỉ dùng cho quán | Quán gia đình chưa muốn đổi thủ tục | Pháp lý vẫn là tài khoản cá nhân; tách được dòng tiền nhưng phải tự giữ kỷ luật |
| Tài khoản phụ hoặc tài khoản định danh theo điểm bán trong cùng một hồ sơ | Quán có hai ba điểm bán | Tuỳ ngân hàng; giúp biết tiền vào của từng điểm mà không phải mở nhiều hồ sơ |
Với quán gia đình mới bắt đầu tách, cách nhanh nhất thường là mở một tài khoản thứ hai chỉ dùng cho quán. Khi doanh thu lớn dần hoặc quán chuyển đổi hình thức đăng ký, có thể chuyển sang tài khoản đứng tên hộ hay doanh nghiệp. Việc chuyển này cũng đi theo đúng trình tự đổi tài khoản nhận tiền ở phần sau.
Quy tắc dòng tiền sau khi tách
Tiền vào chỉ từ khách và các kênh bán. Chuyển khoản QR, tiền thẻ quyết toán, tiền ví rút về, tiền ứng dụng giao đồ ăn trả về. Không nhận tiền người nhà, tiền vay mượn vào tài khoản này; nếu buộc phải nhận, ghi chú nội dung rõ ràng ngay khi tiền về.
Tiền ra chỉ cho việc của quán. Tiền hàng, tiền công, tiền mặt bằng, điện nước của quán, phí phần mềm, sửa chữa thiết bị. Mua đồ cho gia đình bằng tài khoản quán, dù chỉ một lần cho tiện, là bắt đầu lẫn lại.
Chủ quán trả cho mình một khoản cố định. Mỗi tuần hoặc mỗi tháng, chuyển một khoản từ tài khoản quán sang tài khoản cá nhân, ghi nội dung "rút tiền chủ" hoặc "lương chủ". Số này quyết theo khả năng của quán, nhưng nên đều đặn, để nhìn sao kê là biết quán đã nuôi gia đình bao nhiêu.
Tiền mặt nộp vào tài khoản theo nhịp. Nếu quán còn thu tiền mặt, nộp phần dư sau khi giữ tiền lẻ đầu ca vào tài khoản quán định kỳ. Như vậy toàn bộ doanh thu đi qua một chỗ, kể cả phần khách trả tiền mặt.
Giữ một khoản dự phòng ngay trong tài khoản quán. Đủ cho một vài tuần tiền hàng và tiền công. Khoản này là lý do quan trọng để không rút hết tiền về tài khoản cá nhân mỗi tối.
Đổi tài khoản nhận tiền mà không rối khách và nhân viên
Khó nhất của việc tách tài khoản không phải là mở, mà là đổi tài khoản nhận tiền ở mọi chỗ khách có thể chuyển. Bỏ sót một chỗ là tiền tiếp tục chảy về tài khoản cũ. Trình tự gợi ý:
- Liệt kê mọi nơi đang dùng tài khoản cũ: tấm QR ở quầy và trên bàn, QR in trên phiếu tạm tính, cài đặt thanh toán trong POS, máy quẹt thẻ, ví điện tử, gian hàng trên ứng dụng giao đồ ăn, trang mạng xã hội của quán, mẫu tin nhắn gửi khách đặt cọc.
- Mở tài khoản mới, bật thông báo biến động số dư, kiểm bằng một khoản chuyển thử nhỏ từ điện thoại khác để xem tên hiển thị khi quét mã.
- Cập nhật cài đặt thanh toán trên POS trước, vì QR động trên phiếu sinh từ đây. In thử một phiếu, quét bằng điện thoại, xác nhận số tài khoản mới.
- Thay tất cả QR in sẵn trong cùng một buổi, thu lại và huỷ tấm cũ. Không để tấm cũ và tấm mới cùng tồn tại trên các bàn.
- Gửi yêu cầu đổi tài khoản nhận tiền với ngân hàng cấp máy quẹt thẻ, ví điện tử, ứng dụng giao đồ ăn. Những bên này thường cần vài ngày xử lý và có thể yêu cầu giấy tờ, nên làm sớm.
- Báo nhân viên: từ ngày nào tài khoản nào là của quán, và tuyệt đối không đọc số tài khoản cũ cho khách.
- Giữ tài khoản cũ mở thêm một thời gian. Khách quen đã lưu số cũ vẫn có thể chuyển nhầm; khi thấy, ghi nhận vào đơn như bình thường và nhắn khách số mới.
Sau khi đổi xong, theo dõi tài khoản cũ khoảng một hai tháng. Khi gần như không còn khoản bán hàng nào chảy về đó, tài khoản cũ trở lại đúng vai trò tài khoản cá nhân.
Ai được xem, ai được chuyển: quyền truy cập tài khoản quán
Tách tài khoản xong, câu hỏi tiếp theo là ai được động vào nó. Nguyên tắc an toàn: người cần biết tiền đã về thì được xem, chỉ chủ quán (hoặc người được uỷ quyền rõ ràng) mới được chuyển tiền ra. Thu ngân cần biết khách đã trả chưa, nhưng không cần mật khẩu ứng dụng ngân hàng.
Có ba cách cho thu ngân biết tiền về mà không phải đưa điện thoại hay mật khẩu của chủ: POS nối ngân hàng tự đóng đơn khi tiền khớp; loa báo tiền đặt ở quầy; hoặc tính năng chia sẻ thông báo biến động số dư cho một thiết bị chỉ xem, nếu ngân hàng có. Cách nào cũng tốt hơn việc cả quán dùng chung một điện thoại đã đăng nhập ứng dụng ngân hàng của chủ.
Không chia sẻ mã OTP, mật khẩu, hay cho người khác cài ứng dụng ngân hàng của quán lên điện thoại riêng, kể cả quản lý thân tín. Khi nhân viên nghỉ việc, thứ duy nhất phải thu lại nên là thiết bị của quán, không phải đổi hết mật khẩu ngân hàng. Với tài khoản đứng tên doanh nghiệp, ngân hàng thường cho phân quyền người lập lệnh và người duyệt lệnh tách nhau, nên tận dụng.
Quán có từ hai người cùng điều hành, ví dụ hai vợ chồng hoặc hai người góp vốn, nên thoả thuận bằng chữ vài điều: ai được chuyển tiền ra, chuyển tối đa bao nhiêu mỗi lần thì không cần hỏi người kia, khoản lớn hơn thì phải báo trước. Nghe có vẻ khách sáo giữa người nhà, nhưng chính những khoản chi không báo trước, dù đúng mục đích, là nguồn của phần lớn hiểu lầm về tiền trong quán gia đình. Thoả thuận rõ ràng từ đầu giữ được cả tiền lẫn quan hệ.
Cuối cùng, ghi lại ở một chỗ an toàn ngoài điện thoại: tài khoản quán mở ở ngân hàng nào, chi nhánh nào, ai là chủ, máy quẹt thẻ và ví nối vào tài khoản nào. Khi người giữ điện thoại ốm hay vắng mặt, người còn lại vẫn biết phải liên hệ đâu.
Thuế, vay vốn và lý do minh bạch có lợi cho chính quán
Chính sách thuế với hộ kinh doanh đang chuyển theo hướng kê khai theo doanh thu thực tế thay cho hình thức khoán, cùng với hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ở các ngành bán lẻ, ăn uống. Khi đó, dòng tiền qua tài khoản không còn là chuyện riêng của quán: con số doanh thu kê khai, số trên hoá đơn và tiền vào tài khoản nên kể cùng một câu chuyện. Tài khoản quán tách riêng, kèm báo cáo POS, là cách đơn giản nhất để ba con số này khớp nhau. Mức thuế, nghĩa vụ kê khai và thời điểm áp dụng cụ thể, quán cần kiểm quy định hiện hành và hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán.
Minh bạch cũng có lợi khi quán cần vốn. Ngân hàng xét cho vay hộ kinh doanh thường muốn thấy dòng tiền đều đặn; một tài khoản quán sạch, chỉ có tiền bán hàng vào và tiền chi quán ra, là bằng chứng thuyết phục hơn mọi lời kể. Với người góp vốn hay người thân cùng làm, sao kê tài khoản quán là thứ ai cũng đọc được, bớt nghi ngờ và bớt cãi nhau.
Cuối cùng là lợi cho chính chủ quán. Nhiều người chỉ sau khi tách tài khoản mới nhận ra quán thật sự lãi ít hơn mình nghĩ, vì trước đó tiền chi gia đình và tiền chi quán chảy chung một dòng. Biết sớm vẫn hơn biết muộn.
Câu hỏi thường gặp
Quán nhỏ một người bán có cần tách tài khoản không?
Có, và càng nhỏ càng nên tách sớm, vì quán một người thường không có ai khác ghi sổ. Một tài khoản riêng cho quán khiến sao kê tự thành sổ thu chi, đỡ hẳn việc ghi chép mà vẫn biết quán thu bao nhiêu mỗi tháng.
Mở tài khoản thứ hai đứng tên cá nhân có được coi là tài khoản quán không?
Về pháp lý đó vẫn là tài khoản cá nhân của chủ quán. Về quản lý, nếu chỉ dùng cho việc của quán thì nó làm đúng vai trò tách dòng tiền. Khi quán đổi hình thức đăng ký hoặc cần tài khoản đứng tên hộ hay doanh nghiệp, hỏi ngân hàng loại phù hợp theo quy định hiện hành.
Tên hiển thị khi khách quét mã là tên người, khách ngại thì làm sao?
Hỏi ngân hàng xem tài khoản kinh doanh có cho hiển thị tên hộ hoặc tên quán không. Nếu chưa được, đặt cạnh mã một dòng ghi tên chủ tài khoản để khách đối chiếu, và dặn nhân viên giải thích khi khách hỏi.
Đổi tài khoản rồi mà khách quen vẫn chuyển vào số cũ thì sao?
Giữ tài khoản cũ mở và theo dõi trong một thời gian. Khoản nào khách chuyển nhầm vẫn ghi nhận vào đơn như bình thường, rồi nhắn khách số mới. Sau vài tuần, lượng chuyển nhầm sẽ giảm hẳn.
Có nên rút hết tiền quán về tài khoản cá nhân mỗi tối cho yên tâm không?
Không nên. Rút hết mỗi tối là trộn lại hai dòng tiền theo cách khác và làm quán không có tiền dự phòng cho tiền hàng, tiền công. Nên rút một khoản cố định theo tuần hoặc tháng và để phần còn lại trong tài khoản quán.
Ứng dụng giao đồ ăn trả tiền về tài khoản cũ thì đổi thế nào?
Vào phần cài đặt tài khoản nhận tiền trên trang quản lý gian hàng hoặc gửi yêu cầu cho bộ phận hỗ trợ của ứng dụng. Thường cần xác minh và vài ngày xử lý, trong thời gian đó tiền vẫn về số cũ nên đừng đóng tài khoản cũ vội.