Thanh toán tại bàn là cách khách trả tiền ngay chỗ ngồi: nhân viên mang phiếu tạm tính có mã QR (hoặc máy quẹt thẻ cầm tay) ra bàn, khách quét hoặc chạm, phần mềm bán hàng ghi nhận và đóng đơn, khách không phải xếp hàng ở quầy. Với quán có phục vụ bàn, cách này rút ngắn thời gian từ lúc khách gọi tính tiền đến lúc bàn trống, đặc biệt trong giờ cao điểm.
Có ba cách làm phổ biến: mang phiếu tạm tính in QR động ra bàn, để khách tự quét mã gọi món rồi tự thanh toán trên điện thoại, hoặc mang máy cầm tay ra bàn. Mỗi cách hợp với một kiểu quán. Bài này so sánh ba cách, đưa quy trình mẫu cho nhân viên, và chỉ ra những lỗi thường làm thanh toán tại bàn chậm hơn cả ra quầy.
Vì sao thanh toán tại bàn đáng làm ở quán có phục vụ
Ở quán ăn có phục vụ, thời gian khách chờ tính tiền là phần trải nghiệm tệ nhất mà chủ quán ít đo. Món đã ăn xong, khách muốn về, nhưng phải vẫy nhân viên, chờ in bill, rồi đi ra quầy đứng sau hai bàn khác. Mỗi phút bàn chưa trống là một phút bàn mới đứng chờ ở cửa không ngồi được.
Thanh toán tại bàn chuyển việc trả tiền về đúng chỗ khách đang ngồi. Nhân viên mang bill ra, khách quét mã ngay, phần mềm báo đã nhận, nhân viên cảm ơn và dọn bàn. Quầy thu ngân bớt đông, thu ngân có thời gian lo đơn mang về và đơn từ ứng dụng giao đồ ăn.
Lợi ích thứ hai ít được nói đến: kiểm soát. Khi khách trả bằng QR động trên phiếu in từ POS, tiền gắn đúng với đơn, không qua tay nhân viên. Chủ quán không phải lo cảnh nhân viên nhận tiền mặt ở bàn rồi nộp thiếu, hoặc bill viết tay ghi sai tổng.
Ba cách thanh toán tại bàn
Không có cách nào hợp cho mọi quán. Bảng dưới so sánh theo những gì quán phải chuẩn bị và những gì khách phải làm.
| Cách làm | Quán cần có | Khách làm gì | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Phiếu tạm tính in QR động | POS sinh QR theo hoá đơn, máy in nhiệt | Quét mã trên phiếu, xác nhận | Hầu hết quán có phục vụ bàn |
| Khách tự thanh toán trên điện thoại | Hệ thống gọi món QR có cổng thanh toán | Mở lại trang gọi món, bấm thanh toán | Quán đã cho khách tự gọi món bằng QR |
| Máy cầm tay mang ra bàn | Máy quẹt thẻ cầm tay, có sóng ổn định | Chạm thẻ, điện thoại hoặc quét QR trên máy | Nhà hàng có khách trả thẻ, khách du lịch |
| Kết hợp phiếu QR và máy cầm tay | Cả hai thứ trên | Chọn cách mình quen | Quán khách đa dạng, hoá đơn lớn |
Nhiều quán bắt đầu bằng phiếu QR vì rẻ và dễ nhất, sau đó thêm máy cầm tay khi có nhiều khách hỏi trả thẻ. Cách khách tự thanh toán trên điện thoại hợp nhất với quán trẻ, khách quen công nghệ, nhưng cần có nhân viên để ý những bàn khách lớn tuổi không thao tác được.
Quy trình mẫu: từ lúc khách gọi tính tiền đến lúc dọn bàn
Thanh toán tại bàn chỉ nhanh khi mọi nhân viên làm theo một trình tự. Dưới đây là quy trình dùng phiếu QR, có thể chỉnh cho cách dùng máy cầm tay.
- Khách gọi tính tiền: nhân viên xác nhận số bàn, báo thu ngân hoặc tự bấm in phiếu tạm tính trên máy gọi món.
- Trước khi in, hỏi khách đã đủ món chưa, có gọi thêm gì không. Một phiếu in rồi mà khách gọi thêm là phiếu bỏ.
- In phiếu tạm tính có QR động; kiểm nhanh số bàn trên phiếu đúng với bàn đang đứng.
- Mang phiếu ra bàn trong khay hoặc kẹp, đặt trước người gọi tính tiền, nói tổng tiền và mời khách quét mã hoặc hỏi khách muốn trả cách nào.
- Đứng gần nhưng không đứng sát; nếu khách cần tách bill, chuyển sang quy trình tách bill.
- Chờ POS báo đơn đã trả (âm báo, rung trên máy gọi món, hoặc thu ngân báo). Không nhận ảnh chụp màn hình thay cho báo có.
- Cảm ơn khách, đưa hoá đơn nếu khách cần, ghi nhận nếu khách yêu cầu xuất hoá đơn công ty.
- Đánh dấu bàn trống trên sơ đồ bàn, dọn bàn.
Bước 2 và bước 6 là hai bước hay bị bỏ. Bỏ bước 2 sinh ra phiếu sai tổng; bỏ bước 6 mở đường cho bill giả. Khi huấn luyện, nên nhấn hai bước này hơn các bước còn lại.
Cách khách tự thanh toán qua trang gọi món QR
Ở quán đã cho khách tự gọi món bằng mã QR dán trên bàn, bước tự nhiên tiếp theo là cho khách tự thanh toán trên chính trang đó. Khách ăn xong mở lại trang, thấy danh sách món của bàn mình cùng tổng tiền, bấm thanh toán, trang chuyển sang QR động hoặc cổng thanh toán. Tiền về, đơn đóng, nhân viên nhận thông báo bàn đã trả để dọn.
Điểm mạnh là khách không phải chờ ai. Điểm yếu là quán mất một lần tiếp xúc cuối với khách: không ai hỏi khách ăn có ngon không, không ai nhắc khách lấy đồ để quên. Nhiều quán vẫn giữ một bước nhỏ: khi bàn đã tự thanh toán, nhân viên ra cảm ơn và dọn bàn, coi đó là lúc chào khách chứ không phải lúc thu tiền.
Cần cài đặt cẩn thận ba điểm. Một là quyền xem đơn: chỉ người quét mã của bàn đó mới thấy đơn của bàn, và đơn chỉ hiện trong lượt khách đang ngồi, khách sau không thấy đơn của khách trước. Hai là món gọi thêm sau khi đã thanh toán phải tạo phần cần trả mới. Ba là có cách để nhân viên chặn thanh toán tự động với những bàn đang có vấn đề, ví dụ món lỗi đang chờ đổi, để không đóng đơn trước khi xử lý xong.
Với khách lớn tuổi hoặc khách không muốn thao tác, nhân viên vẫn phải sẵn sàng mang phiếu ra bàn. Tự thanh toán là một lựa chọn thêm, không thay hẳn cách cũ.
Chuẩn bị thiết bị cho thanh toán tại bàn
Thanh toán tại bàn đặt thêm yêu cầu cho thiết bị mà quán quen tính tiền ở quầy ít nghĩ tới. Máy in phiếu tạm tính phải nằm ở chỗ nhân viên phục vụ lấy nhanh; nếu quán có hai tầng hoặc khu sân vườn xa quầy, cân nhắc thêm một máy in ở khu đó, nối cùng phần mềm. Máy gọi món cầm tay của nhân viên, nếu có, nên hiện được QR thanh toán trên màn hình để dùng thay phiếu in khi máy in hết giấy.
Máy quẹt thẻ cầm tay phải được sạc đầy trước ca và có một chỗ cố định để cắm sạc giữa ca. Một máy hết pin lúc tám giờ tối là đủ làm hỏng cả quy trình. Nếu quán có nhiều nhân viên phục vụ mà chỉ một máy cầm tay, thống nhất chỗ để máy và người chịu trách nhiệm giữ máy trong ca.
Cuối cùng là mạng: khu bàn xa cần sóng đủ mạnh để khách quét mã và chuyển tiền, máy cầm tay kết nối được. Đi một vòng quanh quán với điện thoại, thử quét và chuyển một khoản nhỏ ở từng khu, là cách kiểm đơn giản nhất trước khi đổi quy trình.
Khi khách muốn trả tiền mặt tại bàn
Dù quán đã khuyến khích thanh toán không tiền mặt, sẽ luôn có khách trả tiền mặt, nhất là khách lớn tuổi hoặc những bàn góp tiền mặt. Quy tắc nên rõ ràng: nhân viên nhận tiền tại bàn, mang về quầy, thu ngân đếm và trả lại tiền thừa qua nhân viên, hoặc mời khách ra quầy.
Điều cần tránh là nhân viên phục vụ tự giữ tiền lẻ để thối tại bàn mà không ghi nhận gì. Khi tiền mặt đi qua tay nhiều người mà không có điểm kiểm, cuối ca sẽ có chênh lệch không ai giải thích được. Trên POS, đơn trả tiền mặt nên được thu ngân đóng, không phải nhân viên phục vụ.
Với quán muốn giảm tiền mặt, nhân viên nên nói nhẹ nhàng khi đưa phiếu: "Anh chị quét mã trên phiếu là xong ạ", thay vì hỏi "trả tiền mặt hay chuyển khoản". Câu mời đi trước giúp khách chọn cách nhanh nhất mà không thấy bị ép.
Cuối ca, tiền mặt thu tại bàn được đếm cùng két như mọi khoản tiền mặt khác; nếu quán cho nhân viên phục vụ giữ một ít tiền lẻ để thối, khoản đó cần được giao đầu ca và nộp lại cuối ca có ghi sổ, giống tiền đầu ca của thu ngân
Những lỗi làm thanh toán tại bàn chậm hơn ra quầy
Máy in đặt xa khu bàn. Nhân viên phải đi đi về về giữa quầy và bàn chỉ để lấy phiếu. Nếu quán rộng, cân nhắc đặt một máy in phụ ở khu bàn ngoài, hoặc cho nhân viên dùng máy gọi món cầm tay có khả năng hiện QR trên màn hình.
Không có tín hiệu đã trả. Khách quét xong, nhân viên đứng chờ không biết tiền về chưa, phải chạy vào hỏi thu ngân. Phải có một cách báo: âm thanh ở quầy, thông báo trên máy gọi món, hoặc màn hình đặt ở chỗ nhân viên dễ nhìn.
Sóng yếu. Khu bàn trong cùng hoặc tầng trên sóng điện thoại yếu, khách quét không được, máy cầm tay không kết nối. Kiểm sóng ở từng khu bàn trước khi triển khai; nếu cần, đặt thêm điểm phát Wi-Fi cho khách dùng riêng, tách khỏi mạng của thu ngân.
Phiếu nhỏ, mã mờ. Khách lớn tuổi đưa điện thoại sát vẫn không quét được. In mã đủ to, đủ đậm, và để chế độ in không tiết kiệm mực ở máy in nhiệt.
Đo xem thanh toán tại bàn có thật sự giúp quán
Muốn biết thay đổi có hiệu quả không, cần một con số trước và sau. Con số dễ lấy nhất là thời gian từ lúc in phiếu tạm tính đến lúc đơn được đóng; nhiều phần mềm bán hàng ghi giờ của cả hai thao tác, chỉ cần xuất ra và lấy trung bình trong giờ cao điểm.
Ghi con số này trong hai tuần trước khi đổi quy trình và hai tuần sau. Nếu thời gian giảm rõ và số khiếu nại về chờ tính tiền ít đi, cách làm mới đang có ích. Nếu không giảm, xem lại các lỗi ở mục trên: máy in, tín hiệu báo đã trả, sóng.
Một chỉ số phụ là số đơn phải in lại phiếu tạm tính. Con số cao cho thấy nhân viên chưa hỏi khách gọi thêm trước khi in, hoặc phiếu in ra không quét được. Cả hai đều sửa được bằng huấn luyện, không cần đổi phần mềm.
Câu hỏi thường gặp
Quán bình dân không có phục vụ bàn có cần thanh toán tại bàn không?
Quán khách tự ra quầy gọi và trả ngay thì không cần. Thanh toán tại bàn có ý nghĩa ở quán ăn xong mới trả, có nhân viên phục vụ, nhất là quán nướng, lẩu, nhà hàng gọi món, quán nhậu, nơi khách ngồi lâu và trả một lần lúc về.
Khách tự thanh toán trên điện thoại rồi về luôn, quán có bị mất tiền không?
Nếu hệ thống chỉ cho đóng đơn khi tiền thật sự về, quán không mất tiền. Rủi ro nằm ở khách gọi thêm món sau khi đã thanh toán. Nên cấu hình để món gọi thêm tạo phần cần trả mới và nhân viên được báo bàn đó còn nợ.
Nên đặt khay đựng bill hay đưa tận tay khách?
Khay hoặc kẹp bill giúp phiếu không bị ướt, không lẫn với giấy ăn và trông chỉn chu hơn. Quán bình dân có thể đưa tận tay, miễn phiếu sạch và nhân viên đọc tổng tiền rõ ràng. Quan trọng là khách thấy đúng số bàn và tổng trên phiếu.
Nhân viên phục vụ có nên được quyền đóng đơn chuyển khoản không?
Nên hạn chế. Nếu phần mềm có xác nhận tự động thì để máy đóng. Nếu chưa có, chỉ thu ngân hoặc quản lý ca đóng đơn chuyển khoản sau khi thấy báo có trên tài khoản quán, để tránh bill giả và nhầm lẫn giữa các bàn.
Khách muốn thanh toán trước khi ăn xong thì làm thế nào?
Cứ in phiếu tạm tính với các món đã gọi và cho khách trả. Đơn trên POS vẫn mở để ghi món gọi thêm nếu có. Nhân viên cần biết bàn đó đã trả một phần để khi khách gọi thêm thì báo rõ phần cần trả thêm.
Có nên in QR thanh toán sẵn trên mỗi bàn để khách tự trả?
Mã cố định trên bàn chỉ chứa số tài khoản, khách phải tự gõ số tiền và quán khó ghép đơn. Nếu muốn khách tự trả tại bàn, nên dùng mã gọi món của bàn dẫn tới trang có nút thanh toán theo đúng đơn, hoặc phiếu in QR động.