Khi khách tip bằng chuyển khoản, quẹt thẻ hay ví, khoản tip đi vào tài khoản của quán chứ không vào tay nhân viên; quán cần ghi nhận nó tách khỏi doanh thu bán hàng trên phần mềm, giữ trong một quỹ tip có sổ sách, rồi chia lại cho nhân viên theo một quy tắc được công bố trước. Làm vậy nhân viên tin rằng tip đến tay họ, chủ quán không bị nghi giữ tip, và báo cáo doanh thu không bị phình bởi tiền không phải bán món.
Ở Việt Nam, tip không phải thói quen bắt buộc, nhưng ở quán cà phê khu văn phòng, nhà hàng có khách du lịch, quán nhậu có phục vụ chu đáo, khách tip ngày càng hay gặp, và ngày càng ít bằng tiền mặt. Bài này phân biệt tip với phí phục vụ, hướng dẫn cách ghi tip trên POS cho từng phương thức, các cách chia phổ biến và những câu nên hỏi kế toán.
Tip khác phí phục vụ ở đâu
Phí phục vụ là khoản quán tự đặt ra và cộng vào hoá đơn, thường theo một tỷ lệ trên tiền món hoặc một mức cố định, được niêm yết trước. Đây là một phần giá bán của quán, nằm trong doanh thu của quán và đi theo hoá đơn. Quán có thể dùng tiền này chia cho nhân viên, nhưng về bản chất nó là tiền của quán.
Tip là khoản khách tự nguyện cho thêm, không bắt buộc, không do quán định. Về tinh thần, tip là dành cho nhân viên phục vụ khách đó hoặc cho tập thể nhân viên, không phải giá bán món. Lẫn hai khoản này là nguồn gốc của nhiều hiểu lầm: khách tưởng phí phục vụ đã là tip nên không tip, nhân viên tưởng phí phục vụ là của mình nên đòi chia, chủ quán lại coi tip như doanh thu.
Quán nên quyết định rõ mình có thu phí phục vụ hay không, ghi rõ trên thực đơn và hoá đơn. Nếu có thu, nên nói với nhân viên phần nào của phí được chia. Tip thì để khách tự quyết, không gợi ý mức bắt buộc trên phiếu theo cách khiến khách thấy bị ép.
Một chi tiết nhỏ về hiển thị: nếu quán thu phí phục vụ, dòng phí nên nằm riêng trên phiếu tạm tính và hoá đơn, ghi rõ tên khoản, không gộp vào giá món. Khách đọc phiếu biết mình đã trả phí phục vụ, sẽ tự quyết có tip thêm hay không, và nhân viên không phải giải thích những câu như "quán này có tính tip sẵn không"
Ghi nhận tip theo từng phương thức thanh toán
Mỗi cách khách trả tiền để lại một dấu vết khác, nên cách ghi tip cũng khác. Bảng dưới gom các tình huống hay gặp.
| Khách tip bằng | Tiền đi về đâu | Ghi trên POS thế nào |
|---|---|---|
| Tiền mặt đưa tận tay nhân viên | Túi nhân viên | Thường không ghi; nếu quán gom tip chung thì nhân viên bỏ vào hộp tip, quản lý đếm và ghi |
| Chuyển khoản dư so với hoá đơn | Tài khoản quán | Ghi phần dư là tip trên đơn, không cộng vào tiền món |
| Chuyển khoản một khoản riêng ghi "tip" | Tài khoản quán | Tạo dòng tip riêng gắn với đơn hoặc ca |
| Quẹt thẻ có nhập thêm tip trên máy | Tài khoản quán sau khi quyết toán thẻ | Máy tích hợp trả số tip về POS; nếu không tích hợp, thu ngân nhập tay vào ô tip |
| Khách tip qua ví điện tử | Tài khoản ví của quán rồi rút về ngân hàng | Ghi như tip chuyển khoản |
| Khách nhờ chuyển thẳng vào tài khoản nhân viên | Tài khoản nhân viên | Không qua quán; quán chỉ cần quy định có cho phép hay không |
Điều cốt lõi là trên POS, tip phải nằm ở một ô riêng hoặc một mục riêng, không phải cộng vào giá món hay ghi thành một món ảo tên "tip". Ghi thành món ảo làm báo cáo món bán chạy và doanh thu bán hàng sai, và có thể kéo theo việc xuất hoá đơn cho một khoản không phải hàng hoá dịch vụ của quán.
Cài ô tip trên phần mềm bán hàng
Nhiều phần mềm bán hàng có sẵn trường tip trong màn hình thanh toán: thu ngân nhập số tiền tip, phần mềm cộng vào tổng thu nhưng tách riêng trong báo cáo. Nếu phần mềm có, nên bật và đặt tên rõ ràng, ví dụ "Tip cho nhân viên". Nếu không có, hỏi nhà cung cấp; cách tạm thời là một phương thức thu khác hoặc một khoản thu ngoài bán hàng, miễn là tách được khỏi doanh thu món.
Với QR động, khách không sửa được số tiền nên khó tip bằng cách chuyển dư. Một số hệ thống gọi món QR hoặc trang thanh toán cho khách chọn thêm tip trước khi tạo mã; nếu không, khách sẽ chuyển một khoản riêng qua QR tĩnh ở quầy. Thu ngân cần biết gắn khoản riêng đó vào đúng đơn và ghi là tip.
Báo cáo cuối ca nên có một dòng tổng tip theo phương thức, và nếu được, tip theo nhân viên phục vụ đơn đó. Dòng này là căn cứ để chia, cũng là căn cứ để nhân viên tự kiểm khi nghi ngờ.
Ba cách chia tip phổ biến và điều kiện để công bằng
Ai phục vụ người nấy hưởng. Tip gắn với đơn nào thì thuộc nhân viên phục vụ đơn đó. Dễ hiểu, khuyến khích phục vụ tốt, nhưng bỏ qua bếp, pha chế, tạp vụ, những người cũng góp phần vào bữa ăn. Hợp với quán mà nhân viên phục vụ là người tương tác chính và ổn định theo khu bàn.
Gom chung chia đều theo ca. Mọi tip trong ca gom vào một quỹ, chia đều cho những người làm ca đó. Đơn giản, tạo tinh thần đồng đội, nhưng người làm nhiều và làm ít nhận như nhau, đôi khi gây bất mãn.
Gom chung chia theo hệ số và giờ làm. Quỹ tip chia theo số giờ làm nhân với hệ số theo vị trí (phục vụ, pha chế, bếp, thu ngân). Công bằng hơn nhưng cần ghi giờ làm chính xác và hệ số được thống nhất trước.
Điều kiện chung cho mọi cách. Quy tắc chia được viết ra, công bố trước khi áp dụng, không đổi giữa chừng; mỗi kỳ chia có bảng tính cho nhân viên xem; chủ quán và quản lý không lấy phần từ quỹ tip của nhân viên, trừ khi chính họ trực tiếp phục vụ và quy tắc nói rõ.
Quy trình quỹ tip hằng tuần
Một quy trình đơn giản cho quán gom tip chung, chia mỗi tuần, có thể điều chỉnh theo quy mô.
- Cuối mỗi ca, thu ngân hoặc quản lý ghi tổng tip theo từng phương thức từ báo cáo POS, cộng tip tiền mặt đếm trong hộp.
- Ghi vào sổ quỹ tip (bảng tính dùng chung là đủ): ngày, ca, tip chuyển khoản, tip thẻ, tip tiền mặt, người ghi.
- Cuối tuần, đối chiếu tổng tip chuyển khoản và thẻ với dòng tip trên báo cáo POS; tip thẻ chỉ tính khi tiền thẻ đã quyết toán về.
- Lấy bảng chấm công của tuần, áp quy tắc chia đã thống nhất, ra số tiền từng người.
- Chuyển khoản cho từng nhân viên từ tài khoản quán với nội dung ghi rõ "tip tuần…", hoặc trả tiền mặt có ký nhận.
- Gửi bảng chia cho nhân viên xem, giữ lưu cùng sổ quỹ tip.
Chuyển khoản tip cho nhân viên có lợi là để lại dấu vết rõ ràng, nhân viên tự kiểm được. Trả tiền mặt thì nhất định phải có chữ ký nhận, kể cả ở quán gia đình.
Khi nhân viên nghi quán giữ tip: làm sao cho thấy minh bạch
Với tip tiền mặt, nhân viên cầm tiền trong tay nên ít khi nghi. Tip qua chuyển khoản và thẻ thì khác: tiền vào tài khoản quán, nhân viên không thấy, chỉ nghe khách nói "anh có tip cho em rồi". Nếu cuối tuần số tiền chia ít hơn cảm nhận của họ, nghi ngờ nảy sinh rất nhanh, kể cả khi chủ quán không giữ đồng nào.
Cách gỡ là cho nhân viên thấy dữ liệu. Bảng chia tip mỗi kỳ nên kèm số tip theo từng ca lấy từ báo cáo phần mềm, và nếu phần mềm ghi được tip theo người phục vụ đơn thì cho từng người xem phần của mình. Khi một nhân viên nhớ khách bàn 6 tip vào thẻ, họ có thể tự tìm thấy dòng đó trong báo cáo.
Tip thẻ có thêm một độ trễ dễ gây hiểu lầm: tiền chưa quyết toán về thì chưa có để chia. Quy tắc nên nói rõ tip thẻ chia theo kỳ nào, ví dụ tip thẻ của tuần này chia cùng kỳ tuần sau, và giải thích lý do. Một câu giải thích trước đỡ hơn mười câu thanh minh sau.
Cuối cùng, quyền sửa hoặc xoá dòng tip trên phần mềm chỉ nên thuộc chủ quán hoặc quản lý, và mọi lần sửa có nhật ký. Nhân viên biết rằng không ai lặng lẽ xoá được tip là đủ yên tâm.
Ở quán gia đình chỉ có một hai người làm thuê, những bước trên có vẻ nặng nề. Bản rút gọn vẫn nên giữ: một bảng tính ghi tip theo ngày, chia theo một quy tắc nói rõ từ đầu, trả bằng chuyển khoản có nội dung. Ba thứ ấy tốn vài phút mỗi tuần nhưng giữ được lòng tin của người làm lâu năm, thứ mà quán nhỏ khó tìm lại khi đã mất
Những điều nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế
Tip đi qua tài khoản của quán đặt ra vài câu hỏi về sổ sách mà bài viết không thể trả lời thay cho quy định hiện hành. Thứ nhất, khoản tip khách tự nguyện cho có phải ghi vào hoá đơn và có tính vào doanh thu của quán hay không, phụ thuộc vào cách quán thu (cộng vào hoá đơn hay tách riêng) và quy định về hoá đơn, thuế áp dụng cho loại hình kinh doanh của quán.
Thứ hai, khoản tip chia lại cho nhân viên là thu nhập của nhân viên; cách ghi nhận khoản chi này và nghĩa vụ liên quan đến thu nhập cá nhân của nhân viên cần theo hướng dẫn của kế toán. Thứ ba, phí phục vụ đã là doanh thu của quán, phần chia lại cho nhân viên thường được coi như một khoản chi cho người lao động.
Quán nhỏ thường bỏ qua những câu này cho đến khi có lần kiểm tra hoặc khi doanh thu chuyển khoản tăng mạnh. Hỏi sớm và làm đúng từ đầu ít tốn kém hơn sửa sau. Mang theo báo cáo tip từ POS khi hỏi, câu trả lời sẽ cụ thể hơn.
Câu hỏi thường gặp
Khách chuyển dư vài nghìn có phải tip không?
Không nên tự coi là tip. Có thể khách gõ nhầm, có thể khách không muốn nhận lại tiền lẻ. Nhân viên nên hỏi nhẹ một câu; nếu khách nói để lại thì ghi là tip, nếu khách nhầm thì hoàn hoặc trừ vào lần sau theo ý khách, và ghi chú trên đơn.
Có nên in gợi ý mức tip trên phiếu tính tiền không?
Ở Việt Nam, tip không phải thói quen chung, in gợi ý mức tip dễ làm khách thấy khó chịu hoặc bị ép. Quán phục vụ nhiều khách nước ngoài có thể để một dòng nhỏ cho biết khách có thể thêm tip nếu muốn, không ghi mức bắt buộc.
Nhân viên đề nghị in mã QR tài khoản riêng của họ để nhận tip có được không?
Đó là quyết định của chủ quán. Cho phép thì tip đi thẳng cho nhân viên, quán không phải chia, nhưng dễ lẫn khi khách quét nhầm mã thanh toán hoá đơn. Nếu cho, mã tip phải tách hẳn khỏi khu thanh toán và ghi rõ là mã nhận tip.
Tip thẻ có bị ngân hàng trừ phí không?
Tip nhập trên máy quẹt thẻ là một phần số tiền giao dịch, nên thường cũng chịu phí giao dịch thẻ như phần còn lại theo hợp đồng của quán. Quán cần quyết định ai chịu phần phí đó và ghi vào quy tắc chia tip để nhân viên biết trước.
Nhân viên nghỉ việc giữa tuần có được chia tip tuần đó không?
Theo nguyên tắc công bằng, phần tip ứng với những ca đã làm vẫn thuộc về nhân viên. Quy tắc chia tip nên nói rõ trường hợp này, kèm thời điểm thanh toán, để tránh tranh cãi khi người nghỉ quay lại hỏi.
Chủ quán trực tiếp phục vụ có được nhận tip không?
Nếu chủ quán làm việc như một nhân viên phục vụ trong ca và quy tắc chia tip có tính trường hợp này từ trước, việc nhận phần tip của mình là hợp lý. Điều cần tránh là chủ quán lấy phần từ quỹ tip của nhân viên mà không có quy tắc công bố.