Với đơn bán qua ứng dụng giao đồ ăn theo mô hình phổ biến (ứng dụng là nền tảng trung gian kết nối quán với khách), thường có hai chiều hoá đơn tách biệt: quán là người bán món cho khách đặt, nên doanh thu bán món thuộc về quán và đi vào hoá đơn của quán; còn ứng dụng bán cho quán dịch vụ nền tảng (chiết khấu, phí quảng cáo, phí khác) và xuất hoá đơn cho quán về các khoản đó. Số ghi trên hoá đơn của quán là giá bán món cho khách, không phải số tiền ứng dụng chuyển về sau khi trừ chiết khấu.
Mô hình cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng giữa quán và từng ứng dụng, và quy định về thuế đối với kinh doanh qua nền tảng số đã được bổ sung nhiều từ năm 2025. Bài này giải thích theo nguyên lý, chỉ ra những chỗ quán cần đọc kỹ hợp đồng và hỏi kế toán, không nêu tên ứng dụng hay mức chiết khấu thật.
Đọc hợp đồng trước: ứng dụng đứng ở vị trí nào
Câu hỏi đầu tiên không phải phần mềm xuất hoá đơn thế nào, mà là trong hợp đồng, ai bán món cho khách. Ở mô hình nền tảng trung gian, khách đặt món của quán thông qua ứng dụng; quán là người bán, ứng dụng thu hộ tiền và giữ lại phần chiết khấu. Ở một số mô hình khác, ứng dụng có thể đứng ra mua của quán rồi bán lại cho khách; khi đó quán bán cho ứng dụng và hoá đơn của quán xuất cho ứng dụng.
Phần lớn hợp đồng ghi rõ điều này ở mục định nghĩa hoặc mục nghĩa vụ thuế, hoá đơn. Có hợp đồng còn ghi ứng dụng sẽ xuất hoá đơn phí dịch vụ cho quán theo tháng, kèm bảng kê. Đọc kỹ đoạn này, chụp lại, đưa kế toán. Mỗi ứng dụng có thể khác nhau, nên quán bán trên hai ba ứng dụng cần đọc từng hợp đồng.
Thêm một lớp nữa: quy định về quản lý thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử và nền tảng số có thay đổi từ giữa năm 2025, trong đó có việc một số nền tảng có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, nộp thuế thay cho hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng trên nền tảng. Ứng dụng giao đồ ăn mà quán đang dùng có thuộc diện này với quán không, và nếu có thì chứng từ khấu trừ được gửi thế nào, là điều cần hỏi ứng dụng và cơ quan thuế quản lý. Câu trả lời ảnh hưởng tới cách quán kê khai, không chỉ cách xuất hoá đơn.
Hai chiều hoá đơn trong mô hình nền tảng trung gian
Ví dụ giả định một đơn: khách đặt hai phần cơm, giá trên ứng dụng tổng 200 nghìn; ứng dụng giữ lại một khoản chiết khấu theo hợp đồng, chuyển phần còn lại về quán sau vài ngày.
| Chiều | Người bán | Người mua | Nội dung | Số tiền |
|---|---|---|---|---|
| Bán món | Quán | Khách đặt món (thường không ghi tên nếu khách không yêu cầu) | Hai phần cơm, giá bán trên ứng dụng | 200 nghìn (theo giá bán) |
| Dịch vụ nền tảng | Ứng dụng | Quán | Chiết khấu, phí dịch vụ, phí quảng cáo trong kỳ | Tổng các khoản ứng dụng giữ lại, theo bảng kê |
| Phí giao | Ứng dụng hoặc bên giao | Khách đặt món | Phí vận chuyển khách trả | Không thuộc doanh thu của quán nếu quán không thu |
Sai lầm phổ biến là quán ghi doanh thu bằng số tiền thực nhận, tức 200 nghìn trừ chiết khấu. Làm vậy vừa thấp doanh thu so với giá bán thật, vừa mất chứng từ chi phí cho khoản chiết khấu. Ghi đúng hai chiều thì doanh thu là giá bán, chiết khấu là chi phí có hoá đơn của ứng dụng, số liệu khớp với những gì ứng dụng báo cho cơ quan thuế.
Khuyến mãi trên ứng dụng: ai chịu thì ghi vào đâu
Đơn trên ứng dụng thường có giảm giá. Có giảm giá do quán chạy (quán đăng ký chương trình, chịu toàn bộ phần giảm), có giảm giá do ứng dụng tài trợ để kéo khách, có loại hai bên chia nhau. Khách chỉ thấy một con số đã giảm, nhưng trên sổ sách của quán, ba loại này khác nhau.
Phần giảm giá do quán chịu thì làm giảm giá bán của quán, thể hiện là giảm giá trên hoá đơn của quán. Phần do ứng dụng tài trợ thì về nguyên lý quán không chịu, giá bán của quán có thể vẫn là giá trước giảm, ứng dụng bù phần chênh. Phần chia đôi thì tách theo tỷ lệ. Cách ghi nhận chi tiết phụ thuộc vào cách ứng dụng thể hiện trên bảng kê và quy định hiện hành, nên kế toán là người quyết định; phần việc của quán là lấy được bảng kê đủ chi tiết từ ứng dụng để tách ba loại.
Ví dụ giả định để thấy vì sao cần tách: một tháng quán bán 1.000 đơn qua ứng dụng, mỗi đơn trung bình được giảm 20 nghìn. Nếu toàn bộ 20 triệu đó được ghi là quán giảm giá, doanh thu bị kéo thấp xuống trong khi thật ra một nửa do ứng dụng bù. Ngược lại, nếu ghi là ứng dụng bù hết trong khi quán chịu, doanh thu bị khai cao hơn tiền thực có. Hai chiều sai đều gây rắc rối khi đối chiếu.
Nối đơn ứng dụng với POS để hoá đơn sinh tự động
Quán có lượng đơn ứng dụng đáng kể nên đưa đơn về một chỗ thay vì đọc trên từng máy tính bảng riêng rồi gõ tay.
- Kiểm phần mềm bán hàng có kết nối với ứng dụng giao đồ ăn quán dùng không. Có kết nối thì đơn tự đổ vào POS, in phiếu bếp, có trạng thái chuẩn bị, giao tài xế.
- Khai thực đơn ứng dụng khớp với thực đơn POS. Mỗi món trên ứng dụng ánh xạ tới một món trên POS; giá trên ứng dụng khác giá tại quán thì khai giá riêng theo kênh.
- Chọn thời điểm khởi tạo hoá đơn cho đơn ứng dụng. Thường là khi đơn hoàn tất trên POS (đã giao cho tài xế hoặc ứng dụng báo hoàn thành). Thống nhất với kế toán để không xuất hoá đơn cho đơn sau đó bị huỷ.
- Đánh dấu kênh bán trên mỗi đơn để báo cáo doanh thu tách được tại quán, mang về, từng ứng dụng.
- Không kết nối được thì nhập tay theo quy trình cố định: một người nhận đơn ứng dụng nhập vào POS ngay khi xác nhận, chốt khi giao tài xế. Không dồn cuối ngày nhập một lượt.
Nhập dồn cuối ngày là thói quen nguy hiểm nhất ở kênh ứng dụng: hoá đơn mang thời điểm sai, đơn huỷ lẫn với đơn thành công, và gần như chắc có đơn bị sót. Với lượng đơn nhỏ, nhập tay ngay từng đơn vẫn tốt hơn nhiều so với nhập gộp.
Đơn huỷ, hoàn tiền và đối soát với ứng dụng
Đơn ứng dụng có thể bị huỷ ở nhiều thời điểm: khách huỷ trước khi quán nhận, quán từ chối vì hết món, tài xế không đến, khách khiếu nại sau khi nhận và được hoàn tiền. Đơn huỷ trước khi hoá đơn được khởi tạo thì không có gì phải xử lý về hoá đơn. Đơn đã có hoá đơn rồi mới bị hoàn tiền thì phải xử lý theo quy trình điều chỉnh, giống như khách tại quán trả lại món, kèm bằng chứng từ ứng dụng.
Đối soát định kỳ, thường theo kỳ thanh toán của ứng dụng: tải bảng kê từ trang quản lý của ứng dụng, so với danh sách đơn kênh đó trên POS. Ba cột cần khớp: số đơn, tổng giá bán, tổng khuyến mãi theo từng loại. Sau đó so tổng tiền ứng dụng chuyển về với giá bán trừ các khoản ứng dụng giữ lại; khoản giữ lại phải khớp với hoá đơn dịch vụ ứng dụng xuất cho quán.
Những khoản lệch hay gặp: đơn có trên ứng dụng nhưng không có trên POS (nhập sót), đơn hoàn tiền mà POS vẫn ghi doanh thu, phí phát sinh quán không biết (phí quảng cáo tự động gia hạn). Ghi lại từng khoản lệch và nguyên nhân. Kỳ đầu thường lệch nhiều, sau hai ba kỳ có quy trình thì lệch còn rất ít.
Đơn tự nhận qua mạng xã hội và tin nhắn
Đơn nhận qua tin nhắn, mạng xã hội, quán tự giao: đây là bán trực tiếp, không có ứng dụng trung gian. Nhập vào POS như một đơn mang về hoặc đơn giao, chốt khi thu tiền, hoá đơn khởi tạo như đơn tại quầy.
Khách chuyển khoản trước, giao sau: thời điểm lập hoá đơn với tiền nhận trước cần thống nhất với kế toán; trên POS, nên có trạng thái "đã thu tiền, chờ giao" để không quên chốt.
Phí giao quán tự thu: là doanh thu của quán, lên hoá đơn thành dòng riêng.
Thuê người giao theo chuyến: phí giao có thể là khoản thu hộ cho bên giao; cách thể hiện hỏi kế toán.
Đơn qua tổng đài đặt món của một nền tảng: đọc điều khoản giống như với ứng dụng giao đồ ăn, vì nền tảng có thể đứng ở vị trí trung gian hoặc người bán lại.
Gửi kế toán gì mỗi tháng cho kênh ứng dụng
Kế toán không cần, và thường không muốn, đọc từng đơn. Thứ họ cần là một bộ tài liệu gọn cho mỗi kỳ, mỗi ứng dụng: bảng kê đơn hàng tải từ trang quản lý của ứng dụng (có số đơn, giá bán, khuyến mãi tách theo bên chịu, chiết khấu, tiền chuyển về); danh sách hoá đơn quán đã khởi tạo cho đơn kênh đó trên POS; hoá đơn phí dịch vụ ứng dụng xuất cho quán; sao kê tài khoản nhận tiền từ ứng dụng; và ghi chú các khoản lệch kèm nguyên nhân.
Nếu ứng dụng có thực hiện khấu trừ, nộp thuế thay theo quy định, gửi thêm chứng từ khấu trừ mà ứng dụng cung cấp. Chứng từ này kế toán dùng khi quyết toán, để không nộp trùng phần đã được khấu trừ.
Đặt một ngày cố định trong tháng để tải và gửi bộ tài liệu này, ví dụ ba ngày sau khi ứng dụng chốt kỳ. Lưu một bản ở nơi quán chủ động, không chỉ để trên trang quản lý của ứng dụng, vì trang quản lý có thể chỉ giữ dữ liệu trong một khoảng thời gian, hoặc tài khoản bị khoá khi quán ngừng hợp tác. Với quán bán trên hai ba ứng dụng, một bảng tổng hợp một trang mỗi tháng, mỗi ứng dụng một dòng gồm số đơn, giá bán, khuyến mãi, chiết khấu và tiền thực nhận, giúp chủ quán nhìn ra kênh nào đang thật sự có lãi.
Câu hỏi thường gặp
Khách đặt qua ứng dụng xin hoá đơn công ty thì ai xuất?
Ở mô hình nền tảng trung gian, quán là người bán món nên quán xuất hoá đơn có thông tin công ty khách. Nhiều ứng dụng có ô cho khách nhập thông tin xuất hoá đơn và chuyển cho quán; quán cần biết thông tin đó hiện ở đâu trên máy nhận đơn để không bỏ sót trước khi chốt.
Ứng dụng đã khấu trừ thuế thay thì quán còn phải xuất hoá đơn không?
Việc nền tảng khấu trừ, nộp thuế thay và việc quán lập hoá đơn bán hàng là hai nghĩa vụ khác nhau, tuỳ quy định áp dụng cho từng loại người bán. Đừng suy luận rằng đã bị khấu trừ thì khỏi hoá đơn. Hỏi cơ quan thuế quản lý và kế toán với hợp đồng cụ thể trong tay.
Giá món trên ứng dụng cao hơn giá tại quán có vấn đề gì với hoá đơn không?
Không có vấn đề, miễn hoá đơn ghi đúng giá bán trên kênh đó. Trên POS nên khai giá theo kênh để hoá đơn đơn ứng dụng tự lấy giá ứng dụng, không phải thu ngân sửa tay mỗi đơn. Việc định giá kênh ứng dụng là quyết định kinh doanh riêng.
Ứng dụng không xuất hoá đơn phí dịch vụ cho quán thì sao?
Yêu cầu bằng văn bản qua kênh hỗ trợ dành cho đối tác, kèm kỳ và mã số thuế của quán. Không có hoá đơn, khoản chiết khấu khó được ghi nhận là chi phí hợp lệ. Lưu lại toàn bộ yêu cầu và phản hồi để kế toán xử lý.
Đơn bị khách bùng, tài xế đã nhận món thì hoá đơn xử lý thế nào?
Tuỳ chính sách của ứng dụng: có ứng dụng vẫn trả tiền cho quán, có ứng dụng không. Nếu quán vẫn nhận tiền, giao dịch bán vẫn xảy ra. Nếu không, và hoá đơn đã khởi tạo, phải xử lý theo quy trình điều chỉnh. Ghi lại mã đơn và phản hồi của ứng dụng làm căn cứ.
Có nên tách doanh thu ứng dụng ra một báo cáo riêng không?
Nên. Kênh ứng dụng có chi phí, khuyến mãi và cách thanh toán khác hẳn tại quán. Đánh dấu kênh trên từng đơn giúp đối soát với ứng dụng nhanh hơn và cho biết kênh nào thực sự đem lại tiền. Cách đọc báo cáo theo kênh có trong danh mục báo cáo doanh thu.