Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền lấy tên hàng, đơn vị tính, đơn giá và thuế suất trực tiếp từ thực đơn trên phần mềm bán hàng, nên muốn hoá đơn đúng thì phải cài thực đơn đúng: tên món đọc được với người ngoài quán, đơn vị tính thống nhất, mỗi món gắn đúng loại thuế suất, và cấu hình được sửa kịp khi chính sách thuế thay đổi. Sai ở đây không hiện ra lúc bán; nó hiện ra lúc khách công ty trả hoá đơn về hoặc lúc kế toán đối chiếu cuối tháng.
Bài này đi qua bốn lớp cài đặt theo đúng thứ tự trên phần mềm: loại hoá đơn của quán, tên món, đơn vị tính, thuế suất theo nhóm. Mức thuế suất cụ thể và các đợt giảm thuế không nêu số ở đây, vì chúng thay đổi theo từng văn bản; bạn xác nhận với kế toán và cơ quan thuế trước khi cài.
Lớp đầu tiên: quán xuất hoá đơn bán hàng hay hoá đơn giá trị gia tăng
Trước khi đụng tới món, phần mềm hỏi một câu nền: quán dùng loại hoá đơn nào. Hộ kinh doanh và doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp tính trực tiếp thường dùng hoá đơn bán hàng: hoá đơn ghi tổng tiền, không tách tiền thuế giá trị gia tăng từng dòng. Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ dùng hoá đơn giá trị gia tăng: mỗi dòng món có thuế suất, hoá đơn có dòng cộng tiền hàng, tiền thuế, tổng thanh toán.
Lựa chọn này quyết định toàn bộ cách phần mềm tính và in. Chọn nhầm hoá đơn giá trị gia tăng trong khi quán là hộ kinh doanh, hoặc ngược lại, thì mọi hoá đơn đều sai loại, phải xử lý hàng loạt. Đây là thông tin đăng ký với cơ quan thuế, không phải sở thích của chủ quán, nên lấy đúng theo hồ sơ thuế hiện hành.
Khi quán chuyển đổi, ví dụ từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, hoặc đổi phương pháp tính thuế, loại hoá đơn cũng đổi theo. Đừng sửa cài đặt cũ mà tạo cấu hình mới từ ngày chuyển, giữ nguyên dữ liệu trước đó. Cách làm cụ thể tuỳ nhà cung cấp; điều quan trọng là có một mốc ngày rõ ràng mà trước đó hoá đơn theo kiểu cũ, sau đó theo kiểu mới.
Đặt tên món sao cho hoá đơn đọc được
Tên trên hoá đơn là cho người ngoài đọc. Thu ngân quen gõ "BBDB L", "CFSĐ", nhưng kế toán của khách công ty thì không hiểu. Nhiều phần mềm cho đặt hai tên: tên ngắn hiện trên màn hình bán hàng và phiếu bếp, tên đầy đủ in trên hoá đơn. Có tính năng này thì dùng ngay.
Đủ nghĩa nhưng không dài dòng. "Bún bò đặc biệt" là đủ; "Bún bò đặc biệt siêu ngon chuẩn vị Huế" là quảng cáo, không nên in lên hoá đơn. Tên càng dài, bản in nhiệt càng bị ngắt dòng khó đọc.
Ghi biến thể khi có. Size, nóng lạnh, phần lớn nhỏ ảnh hưởng đến giá thì nên hiện trên hoá đơn: "Cà phê sữa đá (L)". Khách đối chiếu được, kế toán không thắc mắc vì sao hai ly cùng tên mà giá khác nhau.
Topping là dòng riêng. Trân châu, trứng thêm, phần thịt thêm có giá riêng thì nên in thành dòng riêng ngay dưới món chính, thay vì cộng gộp vào giá món làm giá trên hoá đơn không khớp với thực đơn.
Tránh ký tự lạ và biểu tượng. Biểu tượng cảm xúc, ký tự đặc biệt trong tên món có thể làm hệ thống hoá đơn từ chối hoặc in ra ô vuông. Dùng chữ có dấu chuẩn, số và vài dấu câu cơ bản.
Đổi tên món không làm đổi hoá đơn cũ. Hoá đơn đã xuất giữ nguyên tên lúc xuất. Muốn đổi tên vì đổi công thức, nên tạo món mới để báo cáo bán hàng không trộn hai món khác nhau.
Chọn đơn vị tính cho từng kiểu món
Đơn vị tính in trên hoá đơn nên là đơn vị mà khách hiểu và đếm được. Ví dụ thường gặp:
| Kiểu món | Đơn vị tính nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Món nước, món một phần | tô, bát, phần, suất | Thống nhất một từ cho cả quán, đừng nơi ghi tô nơi ghi bát |
| Đồ uống pha chế | ly, cốc | Size thể hiện ở tên hoặc biến thể, không ở đơn vị |
| Đồ uống đóng chai, lon | chai, lon | Két, thùng chỉ dùng khi thật sự bán cả két |
| Hải sản, thịt bán theo cân | kg hoặc lạng | Phần mềm phải nhận số lẻ (0,6 kg); in đúng số đã cân |
| Lẩu, nồi | nồi, phần | Phần nhúng gọi thêm là dòng riêng |
| Phí phục vụ, phụ thu | lần hoặc để trống theo hướng dẫn của nhà cung cấp | Là dòng dịch vụ, không phải món |
Món bán theo cân là chỗ hay sai nhất. Nhân viên cân 0,75 kg cá nhưng phần mềm chỉ cho nhập số nguyên, thế là ghi 1 kg rồi sửa giá tay. Hoá đơn ra 1 kg với đơn giá lạ, khách nhìn là thấy có vấn đề. Kiểm trước khi bật hoá đơn: món theo cân nhập được số lẻ chưa, in ra bao nhiêu chữ số sau dấu phẩy, đơn giá có giữ nguyên không.
Gán thuế suất theo nhóm món, không gán từng món một
Với quán xuất hoá đơn giá trị gia tăng, mỗi dòng trên hoá đơn cần thuế suất. Gán tay cho từng món trong thực đơn trăm món là cách gần như chắc sót. Cách làm gọn hơn là khai thuế suất ở nhóm món, các món trong nhóm thừa hưởng, chỉ món ngoại lệ mới gán riêng. Phần lớn phần mềm bán hàng cho làm như vậy.
Trong quán ăn, thường có ít nhất ba nhóm cần tách: món ăn và đồ uống pha chế thuộc dịch vụ ăn uống; đồ uống có cồn như bia, rượu; và hàng hoá bán kèm mang về như bánh đóng gói, cà phê hạt, nước sốt đóng chai. Lý do tách là các nhóm này có thể chịu thuế suất khác nhau, hoặc được đối xử khác nhau khi có chính sách giảm thuế. Ví dụ, trong các đợt giảm thuế suất giá trị gia tăng từ năm 2022 đến nay, dịch vụ ăn uống thuộc diện được giảm nhưng các văn bản có danh mục loại trừ, trong đó có hàng hoá chịu thuế tiêu thụ đặc biệt; vì vậy phần đồ uống có cồn trên cùng một hoá đơn thường phải giữ thuế suất riêng. Kế toán xác nhận theo văn bản đang áp dụng trước khi cài.
Với hộ kinh doanh dùng hoá đơn bán hàng, không có thuế suất trên từng dòng, nhưng phần mềm vẫn có thể hỏi ngành nghề để tính tỷ lệ trên doanh thu ở phần báo cáo. Quán vừa bán ăn uống tại chỗ vừa bán hàng đóng gói mang về đáng hỏi kế toán xem có cần tách nhóm để báo cáo theo ngành hay không.
Khi chính sách thuế thay đổi: quy trình cập nhật
Các đợt giảm thuế thường có ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể. Quán nên có một quy trình nhỏ để không ai phải chạy cuống lên vào nửa đêm.
- Theo dõi thông báo từ kế toán, nhà cung cấp hoá đơn và cơ quan thuế khi có văn bản mới về thuế suất hoặc mẫu hoá đơn.
- Xác định nhóm món bị ảnh hưởng: nhóm nào được giảm, nhóm nào loại trừ, có món nào lưng chừng cần hỏi thêm.
- Hẹn giờ cập nhật đúng ngày hiệu lực. Nhiều phần mềm cho đặt lịch thay đổi thuế suất trước; nếu không có, chọn người cập nhật ngay sau khi chốt ca cuối của ngày trước đó.
- Xuất thử một hoá đơn có đủ các nhóm sau khi cập nhật, kiểm từng dòng thuế suất và tổng tiền.
- Kiểm giá bán: quán niêm yết giá đã gồm thuế thì khi thuế đổi, giá niêm yết có đổi không là quyết định kinh doanh; phần mềm phải tính đúng theo quyết định đó.
- Lưu lại ngày cập nhật và ảnh chụp cài đặt để khi đối chiếu biết từ hoá đơn số mấy thuế suất đổi.
Một lỗi hay gặp lúc chuyển giai đoạn: bàn mở từ trước nửa đêm, chốt sau nửa đêm, đúng ngày thuế suất đổi. Hoá đơn được lập lúc chốt nên theo thuế suất tại thời điểm lập. Quán bán khuya nên biết điều này để giải thích với khách và để kế toán không ngạc nhiên khi thấy hoá đơn đầu ngày mang thuế suất mới.
Kiểm thực đơn trước khi bật hoá đơn: danh sách năm phút
Xuất danh sách món ra bảng tính nếu phần mềm cho phép, rồi lọc theo từng cột. Cột tên in hoá đơn có món nào còn trống hoặc là tên viết tắt không. Cột đơn vị tính có món nào để trống hoặc ghi lẫn lộn tô với bát. Cột nhóm món có món nào lọt nhóm, ví dụ bia nằm trong nhóm đồ uống pha chế. Cột thuế suất (với hoá đơn giá trị gia tăng) có món nào trống. Cột trạng thái có món ngừng bán nào còn hiện.
Sau đó bán thử một bill gồm mỗi nhóm một món, một topping, một món theo cân, một dòng phí phục vụ, một dòng giảm giá. In ra, đặt cạnh bảng giá, đọc như một kế toán khó tính: tên có hiểu không, số lượng và đơn vị có hợp lý không, tổng có khớp không. Mười phút này đáng giá hơn nhiều giờ xử lý hoá đơn sai sau này.
Lặp lại kiểm nhanh mỗi khi đổi thực đơn lớn, thêm nhóm món mới hoặc khi nhân viên mới được giao quyền sửa thực đơn. Quyền sửa thực đơn nên giới hạn, vì sửa tên hay nhóm món là sửa trực tiếp nội dung hoá đơn quán xuất ra.
Những lỗi cài đặt hay gặp và dấu hiệu nhận ra
Món mới thêm không có nhóm. Nhân viên thêm món theo mùa vào thực đơn nhưng không chọn nhóm, món không có thuế suất, hệ thống hoá đơn từ chối hoặc lấy mặc định sai. Dấu hiệu: bill có món mới bị treo ở trạng thái chờ gửi.
Bia nằm trong nhóm đồ uống pha chế. Do cài vội ngày đầu, cả nhóm đồ uống dùng chung thuế suất. Dấu hiệu: kế toán thấy tiền thuế của các bill có bia thấp hơn dự kiến trong giai đoạn có giảm thuế.
Tên in hoá đơn bỏ trống. Phần mềm lấy tên ngắn trên màn hình bán hàng để in. Dấu hiệu: khách công ty hỏi "CFSĐ L là gì".
Đơn vị tính lẫn lộn. Cùng một loại bia, món thì ghi chai, món thì ghi lon, món thì ghi két dù bán lẻ. Dấu hiệu: báo cáo số lượng bán theo đơn vị cộng lại vô nghĩa.
Món ngừng bán chưa ẩn. Món cũ vẫn bấm được, giá cũ, thuế suất cũ. Dấu hiệu: thỉnh thoảng có hoá đơn mang tên món không còn trên thực đơn giấy.
Nhiều người cùng sửa thực đơn. Mỗi người sửa một chỗ, không ai biết ai đổi gì. Dấu hiệu: hoá đơn tuần này khác tuần trước mà không có quyết định nào. Cách chữa là thu quyền sửa về một hai người và ghi nhật ký thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Có được ghi chung "Tiền ăn" một dòng thay cho từng món không?
Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền sinh từ chính các dòng món đã bán, nên thường sẽ liệt kê từng món. Ghi gộp một dòng làm mất thông tin, khó đối chiếu với doanh thu và tồn kho. Khách công ty muốn gọn thì quán giải thích rằng hoá đơn phản ánh đúng giao dịch, kế toán bên họ đọc được danh sách món.
Món combo nên hiện trên hoá đơn thế nào?
Có hai cách tuỳ phần mềm: in combo là một dòng với giá combo, hoặc in các món thành phần kèm dòng giảm giá. Với hoá đơn giá trị gia tăng mà món thành phần khác thuế suất, ví dụ combo có bia, cần hỏi kế toán cách thể hiện để tách được tiền thuế đúng từng nhóm.
Nước đá, khăn lạnh, đồ ăn kèm tính tiền có phải ghi lên hoá đơn không?
Thứ gì quán thu tiền thì là doanh thu và đi vào hoá đơn như một dòng. Nếu thu tiền khăn lạnh, đậu phộng thì khai chúng thành món trên phần mềm với tên rõ ràng. Thứ phục vụ miễn phí thì không cần.
Đổi giá món giữa chừng có ảnh hưởng hoá đơn cũ không?
Không. Hoá đơn đã lập giữ nguyên đơn giá lúc lập. Điều cần chú ý là bàn đang mở: phần mềm có thể giữ giá cũ cho món đã gọi trước khi đổi, hoặc cập nhật giá mới. Biết phần mềm mình chạy kiểu nào để tránh tranh cãi với khách.
Quán vừa là hộ kinh doanh vừa có một công ty cung cấp suất ăn, cài thế nào?
Hai chủ thể nộp thuế khác nhau thì hai cấu hình hoá đơn khác nhau, lý tưởng là hai tài khoản tách biệt. Đừng xuất hoá đơn của công ty cho bill của quán hộ kinh doanh hay ngược lại. Hỏi kế toán cách tổ chức trước khi cài.
Thuế suất cài sai đã xuất hàng trăm hoá đơn thì làm sao?
Dừng ngay, sửa cài đặt, rồi báo kế toán. Việc xử lý các hoá đơn đã xuất phải theo quy trình điều chỉnh hoặc thay thế trong quy định hiện hành, có thể kèm thông báo sai sót với cơ quan thuế. Không tự huỷ hàng loạt trên phần mềm khi chưa có hướng dẫn.