Thực đơn trên ứng dụng giao đồ ăn nên được cài theo bốn lớp: nhóm món (để khách lướt), món (tên, giá, ảnh, mô tả), nhóm tuỳ chọn gắn vào món (bắt buộc chọn một, hoặc chọn thêm nhiều), và trạng thái còn – hết. Cài đúng bốn lớp này thì khách tự chọn đủ thông tin, bếp nhận phiếu rõ ràng, quán ít phải gọi lại hỏi khách hay làm sai món. Cài cẩu thả, như gõ "thêm trứng" vào tên món hay để khách ghi chú tự do, là nguồn chính của đơn sai và khiếu nại.
Bài này đi vào thao tác cài trên trang quản lý gian hàng, không bàn chuyện chọn món nào để bán hay đặt giá bao nhiêu. Cách khai và tên nút khác nhau giữa các ứng dụng, nhưng nguyên lý chung giống nhau và cũng giống cách khai thực đơn trên phần mềm bán hàng tại quán.
Vì sao không nên chép nguyên thực đơn tại quán
Thực đơn tại quán được đọc khi khách ngồi yên, có nhân viên đứng cạnh giải thích. Thực đơn trên app được lướt trên màn hình điện thoại vài giây, không ai giải thích, và món phải chịu được quãng đường giao. Ba khác biệt đó khiến bản chép nguyên thường dài, rối và có những món không nên bán qua giao hàng.
Quán cơm văn phòng giả định có bốn mươi món trên bảng tại quầy, nhiều món chỉ khác nhau một thứ ăn kèm. Lên app, khách phải lướt bốn mươi dòng, nhiều món thiếu ảnh, không biết khác nhau ở đâu. Sau khi gom lại thành mười hai món chính và một nhóm "chọn món ăn kèm", danh sách ngắn hẳn, khách chọn nhanh hơn, bếp nhận phiếu gọn hơn.
Thực đơn app cũng nên bỏ những món dễ hỏng khi giao (đồ chiên cần ăn nóng giòn, món có nước đầy tô không có hộp phù hợp, đồ uống đá xay dễ tách lớp), hoặc giữ lại nhưng đổi cách đóng gói và ghi rõ trong mô tả. Phần quyết định món nào bán là việc của bếp và chủ quán; phần của người cài là đảm bảo thực đơn trên app phản ánh đúng quyết định đó.
Nhóm món: để khách tìm thấy trong ba lần lướt
Đặt nhóm bán chạy lên đầu. Phần lớn ứng dụng cho sắp thứ tự nhóm. Nhóm đầu tiên nên là món chủ lực của quán, không phải "Khai vị" chỉ vì thực đơn giấy xếp như vậy.
Mỗi nhóm khoảng năm đến mười món. Nhóm quá dài thì khách bỏ giữa chừng; quá ngắn thì danh sách nhóm dài ra. Không có con số bắt buộc, chỉ là cách dễ lướt trên màn hình nhỏ.
Tên nhóm theo cách khách nghĩ. "Cơm phần", "Bún – phở", "Đồ uống", "Ăn thêm" dễ hiểu hơn "Món đặc biệt của bếp" hay tên riêng của quán.
Một món chỉ nằm ở một nhóm chính. Nhiều ứng dụng cho một món xuất hiện ở nhiều nhóm; dùng cho nhóm "Bán chạy" thì được, nhưng đừng rải một món ra năm nhóm làm danh sách giả dài.
Nhóm theo giờ nếu bán khác nhau theo buổi. Quán sáng bán bánh mì, trưa bán cơm có thể đặt giờ hiển thị cho từng nhóm, để khách không đặt cơm lúc bảy giờ sáng rồi bị huỷ.
Tuỳ chọn và topping: khai đúng loại
Đây là phần quyết định phiếu bếp có rõ ràng hay không. Gần như mọi ứng dụng đều phân biệt hai kiểu nhóm tuỳ chọn, chỉ khác tên gọi:
| Kiểu tuỳ chọn | Dùng cho | Ví dụ | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|---|
| Bắt buộc chọn đúng một | Kích cỡ, mức đường, nóng hay đá, loại bún | Cà phê sữa: chọn "Đá" hoặc "Nóng" | Để không bắt buộc, khách bỏ qua, bếp phải đoán |
| Chọn thêm, không bắt buộc, có giới hạn | Topping, ăn thêm | Trà sữa: thêm trân châu, thạch, tối đa ba loại | Không đặt giới hạn, khách chọn mười topping vào một ly nhỏ |
| Chọn thêm có giá | Thêm trứng, thêm thịt, thêm phần | Cơm sườn: thêm trứng ốp (cộng tiền) | Gõ thành món riêng, bếp không biết thêm vào phần nào |
| Bớt, không tính tiền | Không hành, ít cay, không đá | Phở: "Không hành", "Không giá" | Để khách ghi chú tự do, chữ viết tắt khó hiểu |
Một nhóm tuỳ chọn nên được dùng lại cho nhiều món. Nhóm "Mức đường" khai một lần, gắn vào mọi món đồ uống; khi muốn sửa thì sửa một chỗ. Khai riêng từng món thì sau vài tháng mỗi món một kiểu, phiếu bếp lộn xộn.
Ghi chú tự do của khách vẫn nên để, nhưng chỉ cho những yêu cầu không lường trước được. Yêu cầu nào xuất hiện nhiều lần trong ghi chú (ví dụ "không đá" lặp lại hằng ngày) là dấu hiệu nên biến nó thành một tuỳ chọn có sẵn.
Tên món, mô tả và ảnh
Tên món nên ngắn, theo cách khách gọi, có thêm thông tin phân biệt nếu cần: "Bún chả – phần thường", "Bún chả – phần thêm chả". Tránh tên dài kiểu quảng cáo, vì trên màn hình điện thoại nhiều ứng dụng cắt tên sau một số ký tự và khách chỉ thấy nửa đầu.
Mô tả là chỗ trả lời câu khách hay hỏi: phần gồm những gì, khẩu phần cỡ nào (ví dụ "đủ một người ăn trưa"), có cay không, nước dùng để riêng hay chung. Một hai câu cụ thể có giá trị hơn một đoạn văn khen ngon. Nếu món có thành phần dễ gây dị ứng như đậu phộng, tôm, nên ghi ra; khách có nhu cầu đặc biệt nhờ vậy tự lọc được.
Ảnh phải là món thật của quán, chụp đúng phần bán, trong hộp hoặc trên đĩa đúng với cách giao. Ảnh mượn trên mạng hay ảnh chỉnh quá tay khiến khách nhận hàng thấy khác xa, kéo theo đánh giá xấu và khiếu nại. Chụp ban ngày cạnh cửa sổ, nền đơn giản, chụp từ trên xuống hoặc chéo bốn mươi lăm độ là đủ cho phần lớn món. Mỗi ứng dụng có quy định kích thước và tỷ lệ ảnh riêng; đọc trước khi chụp để không phải cắt mất phần món.
Tắt món hết và đặt giờ bán: việc hằng ngày
Thực đơn trên app không phải cài một lần là xong. Việc làm hằng ngày quan trọng nhất là giữ trạng thái còn – hết đúng thực tế. Một quy trình gọn cho quán nhỏ:
- Đầu ca, người trực đơn hỏi bếp món nào hôm nay không có (hết nguyên liệu, chưa kịp nấu) và tắt ngay trên trang quản lý.
- Trong ca, khi bếp báo hết một món, người trực đơn tắt món đó trước khi làm việc khác. Đặt một quy ước miệng ngắn, ví dụ bếp gọi "hết sườn" là người trực đơn tắt ngay.
- Nếu ứng dụng có tuỳ chọn "hết đến hết ngày" và "hết vô thời hạn", dùng đúng loại: món hết tạm thời chọn hết đến hết ngày để sáng hôm sau tự bật lại.
- Với tuỳ chọn hết (ví dụ hết trân châu), tắt tuỳ chọn chứ không tắt cả món.
- Cuối ca, rà nhanh danh sách món đang tắt, bật lại những món ngày mai có.
Đơn bị huỷ vì hết món là loại đơn huỷ dễ tránh nhất nhưng lại hay gặp nhất ở quán mới lên app. Ngoài việc mất đơn, nhiều ứng dụng tính tỷ lệ huỷ do quán vào chỉ số vận hành của gian hàng.
Combo và món chỉ bán trên app
Combo trên app thường được khai theo một trong hai cách: một món có giá riêng, trong đó các thành phần là nhóm tuỳ chọn bắt buộc (chọn một món chính, chọn một đồ uống), hoặc một món cố định không có lựa chọn. Cách thứ nhất linh hoạt hơn nhưng phiếu bếp dài hơn; quán nhỏ nên bắt đầu với vài combo cố định rồi mới mở rộng.
Khi đã nối đơn app với phần mềm bán hàng, combo là chỗ dễ lệch nhất: trên app một combo, trên POS phải tách thành từng món để trừ kho và in đúng nơi chế biến. Vì thế trước khi tạo combo mới trên app, nên tạo combo tương ứng trên POS với cùng cấu trúc, rồi mới ghép mã. Bài về nối đơn app với POS nói kỹ phần này.
Một số quán làm món chỉ bán trên app, như phần ăn một người đóng sẵn hộp, hay đồ uống chai mang đi. Cách làm này giúp bếp chuẩn bị nhanh và đóng gói đồng đều, nhưng phải khai món đó cả trên POS để số liệu bán và kho không bị thiếu. Chuyện giá trên app chênh với giá tại quán thế nào là quyết định kinh doanh, nằm ngoài phạm vi cài đặt, và còn phụ thuộc điều khoản của từng ứng dụng.
Xem thực đơn bằng mắt khách trước khi mở bán
Trang quản lý gian hàng cho quán thấy thực đơn dưới dạng bảng, còn khách thấy nó trên ứng dụng dành cho khách, trên một chiếc điện thoại có thể màn hình nhỏ, mạng chậm. Hai cách nhìn khác nhau nhiều. Sau khi cài xong, nên mở ứng dụng khách trên ít nhất hai điện thoại khác nhau, tìm gian hàng của mình như một người lạ, và đi hết một lượt đặt món mà không thanh toán.
Trong lượt đi đó, để ý mấy chỗ: tên món có bị cắt cụt không, ảnh có bị cắt mất phần món không, món có tuỳ chọn bắt buộc có thật sự bắt chọn không, giá cộng thêm của topping có hiện đúng không, nhóm món đã sắp đúng thứ tự chưa. Những lỗi này nhìn trong bảng quản lý rất khó thấy nhưng khách gặp ngay.
Nhờ một người không làm ở quán, tốt nhất là người lớn tuổi hoặc ít dùng ứng dụng, đặt thử một đơn có tuỳ chọn. Nếu họ lúng túng ở bước nào, đó là chỗ cần sửa mô tả hoặc gom lại tuỳ chọn. Người làm trong quán thuộc thực đơn quá rõ nên thường không thấy chỗ khó hiểu.
Rà thực đơn hằng tháng: danh sách kiểm
Thực đơn trên app dễ "trôi" khỏi thực tế: giá tại quán đổi mà quên đổi trên app, món mới có ở quầy mà chưa lên app, ảnh cũ không còn đúng phần bán. Mỗi tháng một lần, người phụ trách nên rà theo danh sách:
- Giá từng món và từng tuỳ chọn có tiền trên mỗi ứng dụng khớp với bảng giá quán đã quyết cho kênh giao hàng.
- Món đã ngừng bán ở quán đã bị gỡ hẳn khỏi app, không chỉ tắt tạm.
- Món mới đã lên app với đủ ảnh, mô tả, nhóm tuỳ chọn.
- Ảnh còn đúng với phần bán hiện tại (đổi hộp, đổi cách bày thì chụp lại).
- Các nhóm tuỳ chọn dùng chung vẫn đúng, không có tuỳ chọn đã hết vĩnh viễn.
- Giờ hiển thị từng nhóm món còn đúng với giờ bán thực tế.
- Món trên app vẫn khớp với món trên phần mềm bán hàng, nếu đã nối hai bên.
Lưu lại ngày rà và người rà trong một bảng tính đơn giản. Khi có khiếu nại kiểu "giá trên app khác giá in trên hoá đơn", quán biết lần cuối thực đơn được kiểm là khi nào và do ai.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để giá trên app bằng giá tại quán không?
Đó là quyết định kinh doanh của chủ quán, phụ thuộc phí ứng dụng và chi phí đóng gói, đồng thời phải tuân điều khoản về giá của từng ứng dụng. Về mặt cài đặt, điều cần là giá trên app được ghi nhận đúng khi về POS, để báo cáo doanh thu không trộn giá app với giá tại quán.
Cài thực đơn trên nhiều ứng dụng có cách nào làm một lần không?
Một số phần mềm bán hàng hoặc phần mềm trung gian cho phép đẩy thực đơn từ một chỗ ra nhiều ứng dụng, nhưng không phải ứng dụng nào cũng hỗ trợ và thường có giới hạn về ảnh hay tuỳ chọn. Nếu làm tay, hãy giữ một bảng tính thực đơn gốc với tên, giá, nhóm tuỳ chọn thống nhất rồi cài theo bảng đó.
Khách hay ghi chú dài và khó hiểu thì xử lý thế nào?
Xem lại các ghi chú trong một hai tuần, gom những yêu cầu lặp lại thành tuỳ chọn có sẵn như ít đường, không hành, tách nước. Với ghi chú mơ hồ, quán có thể nhắn qua kênh chat của ứng dụng để hỏi lại trước khi làm, miễn là không làm trễ đơn quá lâu.
Ảnh món bị ứng dụng từ chối thì vì sao?
Thường do ảnh có chữ, logo, khung viền, ghép nhiều ảnh, độ phân giải thấp, hoặc ảnh không phải món thật. Mỗi ứng dụng có hướng dẫn ảnh riêng về tỷ lệ, kích thước và nền. Chụp lại món thật, nền gọn, không chèn chữ thường giải quyết được phần lớn trường hợp.
Món hết giữa giờ đông mà quên tắt thì làm gì với đơn đã vào?
Liên hệ khách qua kênh chat của ứng dụng, đề nghị đổi món tương đương nếu ứng dụng cho phép sửa đơn, hoặc báo huỷ món đó theo đúng quy trình. Đừng tự ý thay món mà không hỏi. Sau đó tắt món ngay để không có đơn tiếp theo, và ghi lại để rút kinh nghiệm quy trình đầu ca.