Mã QR cố định là mã dán sẵn trên bàn, dùng mãi cho bàn đó; mã theo phiên là mã được tạo mới mỗi khi có khách ngồi và hết hiệu lực khi bàn thanh toán. Mã cố định rẻ công sức, khách quét được ngay, nhưng ai chụp lại mã cũng có thể gửi đơn từ xa. Mã theo phiên chặn được chuyện đó vì đơn chỉ nhận trong lúc bàn đang mở, đổi lại nhân viên phải in hoặc đưa mã mới cho từng lượt khách.
Chọn loại nào phụ thuộc vào cách quán tiếp khách: có người đón và mở bàn hay khách tự vào ngồi, quán có đông khách vãng lai hay chủ yếu khách quen, đơn có vào thẳng bếp hay qua người duyệt. Bài đi qua cách mỗi loại hoạt động phía sau, rồi đến cách chọn và các kiểu lai mà nhiều phần mềm hiện cho phép.
Phía sau một mã QR gọi món có gì
Mã QR chỉ là một đường dẫn được mã hoá thành hình vuông đen trắng. Khi khách quét, điện thoại mở đường dẫn đó, thường là một trang web của phần mềm bán hàng. Phần quan trọng nằm trong đường dẫn: nó mang theo thông tin để phần mềm biết khách đang ở quán nào, bàn nào. Toàn bộ chuyện "cố định hay theo phiên" xoay quanh việc thông tin bàn này được tạo ra một lần hay mỗi lần.
Với mã cố định, đường dẫn chứa mã của bàn và không bao giờ đổi. Bàn số 5 hôm nay hay tháng sau vẫn dẫn tới cùng một địa chỉ. Phần mềm dựa vào trạng thái bàn trên sơ đồ để quyết định nhận đơn hay không: nếu bàn đang trống mà có đơn gửi tới, tuỳ cách cài, phần mềm có thể tự mở bàn hoặc giữ đơn chờ nhân viên xác nhận.
Với mã theo phiên, mỗi lần nhân viên mở bàn trên POS, phần mềm sinh một đường dẫn mới có kèm một chuỗi ngẫu nhiên gắn với lượt khách đó. Mã được in ra phiếu nhỏ hoặc hiện trên màn hình để khách quét. Khi bàn thanh toán và đóng, chuỗi đó hết hiệu lực; ai quét lại phiếu cũ sẽ thấy thông báo phiên đã kết thúc.
Một số phần mềm gọi mã theo phiên là "QR động", nhưng cụm từ "QR động" cũng hay được dùng cho loại mã mà nội dung đích có thể đổi sau khi in. Khi hỏi nhà cung cấp, nên mô tả bằng hành vi ("mã có hết hạn khi bàn đóng không") thay vì dựa vào tên gọi.
So sánh hai loại theo những việc quán gặp hằng ngày
Bảng so theo tình huống thực tế trong ca bán:
| Tình huống | Mã cố định | Mã theo phiên |
|---|---|---|
| Khách vừa ngồi | Quét ngay mã trên bàn, không cần chờ ai | Chờ nhân viên mở bàn và đưa phiếu mã |
| Khách chụp mã rồi về nhà | Vẫn gửi đơn được nếu phần mềm không chặn | Không gửi được khi bàn đã đóng |
| Khách ngồi nhầm bàn rồi chuyển | Đơn gắn theo bàn đã quét, phải chuyển tay trên máy | Phiếu đi theo khách, nhân viên chuyển bàn trên máy là xong |
| Bàn được gộp cho đoàn đông | Nhiều mã cùng gửi về, cần gộp đơn | Một phiên cho cả bàn gộp, một mã chung |
| Công sức hằng ngày | Gần như không, chỉ giữ mã sạch, còn nguyên | In phiếu mỗi lượt khách, tốn giấy in nhiệt |
| Mã bị bong, mờ, mất | Phải in lại và dán lại | Không ảnh hưởng, mỗi lượt có phiếu mới |
| Mạng hoặc máy in trục trặc | Khách vẫn quét được mã đã dán | Không in được phiếu thì không có mã |
Không loại nào hơn tuyệt đối. Mã cố định hợp với quán mà khách tự vào ngồi, không có người đón; mã theo phiên hợp với quán có người dẫn khách vào bàn và mở bàn trên máy ngay khi khách ngồi.
Mã cố định: làm sao bớt rủi ro đơn từ xa
Rủi ro lớn nhất của mã cố định là mã có thể bị chụp lại và gửi đơn khi người gửi không có mặt ở quán, do đùa nghịch hoặc cố tình phá. Với quán duyệt đơn bằng tay, rủi ro này nhỏ vì người duyệt nhìn thấy bàn đang trống. Với quán cho đơn vào thẳng bếp, một đơn phá có thể khiến bếp làm ra cả mâm món không ai ăn.
Có vài cách giảm rủi ro mà vẫn giữ mã cố định. Cách thứ nhất là chỉ nhận đơn khi bàn đang mở: nhân viên mở bàn trên POS khi khách ngồi, đơn tới bàn chưa mở sẽ bị giữ lại chờ duyệt. Cách thứ hai là yêu cầu duyệt đơn đầu tiên của mỗi lượt khách, các lần gọi thêm sau đó vào thẳng bếp. Cách thứ ba, nếu phần mềm có, là kèm một mã ngắn vài chữ số hiển thị trên phiếu tạm tính hoặc do nhân viên đọc cho khách, khách nhập khi gửi đơn lần đầu.
Một số phần mềm còn kiểm vị trí điện thoại hoặc mạng Wi-Fi của quán. Các cách này nghe chắc chắn nhưng thực tế hay gây phiền: khách tắt định vị, khách dùng mạng di động thay vì Wi-Fi quán, sai số vị trí trong nhà phố lớn. Nếu dùng, nên để ở chế độ cảnh báo cho người duyệt thay vì chặn hẳn đơn của khách.
Khi có dấu hiệu bị gọi phá (nhiều đơn lạ cho bàn trống vào ban đêm hay giờ đóng cửa), cách xử lý nhanh nhất là đổi mã của bàn đó: phần lớn phần mềm cho tạo lại mã cố định, mã cũ mất hiệu lực. Việc này cần in và dán lại, nên giữ sẵn file mã của tất cả bàn để in nhanh.
Mã theo phiên: làm sao để không thành gánh nặng cho nhân viên
Điểm yếu của mã theo phiên là thêm một thao tác cho nhân viên mỗi lượt khách. Nếu thao tác này rườm rà, giờ đông nhân viên sẽ bỏ qua và quay về ghi order bằng miệng, coi như QR không có mặt. Mục tiêu là làm cho việc đưa mã nhanh hơn việc cầm sổ ra ghi món.
Cách hay dùng là gắn việc in mã vào động tác mở bàn: nhân viên chọn bàn trên máy tính bảng hoặc điện thoại, bấm mở, máy in ở quầy tự in phiếu nhỏ có mã, tên bàn, giờ mở. Nhân viên mang phiếu cùng nước trà, khăn lạnh ra bàn. Với quán có khay hoặc kẹp phiếu trên bàn, phiếu được kẹp vào đó và dùng luôn làm chỗ ghi tạm tính khi khách thanh toán.
Một số quán dùng màn hình nhỏ đặt ở bàn hoặc ở lối vào để hiển thị mã của phiên; cách này bỏ được giấy nhưng tốn thiết bị và cần nguồn điện tại bàn, thường chỉ hợp nhà hàng có quy mô lớn hơn. Quán nhỏ thường quay về phương án in phiếu.
Giấy in nhiệt có thể mờ khi để gần nhiệt hoặc bị nước đổ lên. Phiếu mã theo phiên chỉ cần sống đến hết bữa, nên điều này ít quan trọng, nhưng nên in mã đủ lớn và để lề trắng xung quanh mã để khách quét được ngay cả khi phiếu bị nhăn.
Các kiểu lai mà phần mềm thường cho phép
Mã cố định, phiên mở bằng tay. Mã dán sẵn trên bàn, nhưng chỉ có tác dụng khi nhân viên đã mở bàn. Khách quét mà bàn chưa mở sẽ thấy lời nhắn chờ nhân viên hoặc chỉ xem được thực đơn. Đây là kiểu cân bằng mà nhiều quán bàn cố định chọn.
Mã cố định, đơn đầu cần duyệt. Khách tự mở phiên bằng đơn đầu tiên, nhân viên duyệt đơn đó là coi như xác nhận bàn có khách thật. Các lần gọi thêm không cần duyệt. Hợp với quán ít nhân viên đón khách nhưng vẫn muốn chặn đơn phá.
Mã theo phiên cho bàn, mã cố định chỉ để xem. Trên bàn có mã cố định chỉ mở thực đơn để xem, không gọi được; mã gọi món in theo phiên khi nhân viên mở bàn. Khách vừa ngồi đã xem được món trong lúc chờ.
Mã chung ở quầy cho mang về. Quán vừa có bàn vừa bán mang về thường đặt thêm một mã ở quầy hoặc cửa: khách quét, gọi, nhận số thứ tự. Mã này không gắn bàn nên luôn cần thanh toán trước hoặc duyệt trước khi làm.
Chọn theo mô hình quán
Mấy gợi ý dưới đây là điểm khởi đầu, sau đó điều chỉnh theo những gì ghi nhận được khi chạy thật:
- Quán cà phê khách tự vào ngồi, không có người đón: mã cố định, chỉ nhận đơn sau khi duyệt hoặc yêu cầu trả trước tại quầy cho đơn đầu.
- Quán ăn gia đình có người dẫn khách vào bàn: mã theo phiên in khi mở bàn, hoặc mã cố định nhưng chỉ có hiệu lực khi bàn đã mở.
- Quán nhậu, quán lẩu nướng ngồi lâu, gọi thêm nhiều lần: mã cố định kèm bàn mở bằng tay; lợi ích lớn nhất ở đây là khách gọi thêm không phải vẫy tay chờ.
- Khu sân vườn rộng, bàn xa quầy: mã cố định để khách gọi thêm, nhưng nên có người phụ trách khu duyệt đơn vì họ nhìn thấy bàn.
- Quán có nhiều đoàn khách đặt trước: mã theo phiên giúp gộp bàn gọn hơn, một mã cho cả đoàn.
Dù chọn kiểu nào, hãy ghi rõ quy tắc vào một trang hướng dẫn nội bộ ngắn để nhân viên mới cũng làm giống người cũ: ai mở bàn, khi nào in mã, khi nào phải duyệt.
Quản lý mã khi quán thêm bàn, bỏ bàn hoặc đổi khu
Sơ đồ bàn của quán ít khi đứng yên. Cuối tuần kê thêm bàn ra vỉa hè, mùa mưa dẹp khu ngoài trời, sửa lại tầng hai thành phòng riêng. Mỗi thay đổi như vậy đụng tới mã QR, và nếu không xử lý, quán sẽ có mã trỏ về bàn không còn tồn tại, hoặc bàn mới không có mã.
Với mã cố định, nguyên tắc là mỗi bàn vật lý có một mã và một tên trên sơ đồ, đi cùng nhau. Bàn kê thêm cuối tuần nên được khai sẵn trên sơ đồ (ví dụ khu vỉa hè, bàn VH1 đến VH6) và có mã riêng, cất cùng bàn khi dọn vào. Khi bỏ hẳn một bàn, xoá hoặc khoá bàn đó trên phần mềm để mã cũ không nhận đơn nữa, rồi thu hồi thẻ mã. Khi đổi tên khu (tầng hai thành phòng riêng), kiểm xem phần mềm có đổi tên bàn mà giữ nguyên mã không; nếu phải tạo bàn mới thì phải in mã mới.
Với mã theo phiên, việc này nhẹ hơn nhiều vì mã sinh theo bàn đang có trên sơ đồ ở thời điểm mở. Chỉ cần sơ đồ trên máy khớp với bàn thật ngoài sân là đủ.
Dù loại nào, nên giao một người giữ bản danh sách bàn và mã hiện hành, cập nhật mỗi lần sơ đồ đổi. Nhiều lỗi "đơn về nhầm bàn" truy ra gốc là sơ đồ trên máy đã đổi mà thẻ mã ngoài bàn thì chưa, hoặc ngược lại. Một bản danh sách cập nhật mất vài phút mỗi lần, nhưng tiết kiệm được nhiều lần bưng nhầm món trong giờ đông.
Câu hỏi thường gặp
Mã QR cố định có bị hết hạn không?
Bản thân hình mã không hết hạn. Nó chỉ ngừng dùng được khi phần mềm vô hiệu hoá đường dẫn bên trong, ví dụ khi quán tạo lại mã cho bàn, đổi phần mềm hoặc ngừng thuê dịch vụ. Vì vậy khi đổi nhà cung cấp phần mềm, gần như chắc chắn phải in lại toàn bộ mã trên bàn.
Khách chụp mã cố định rồi gửi đơn từ nhà thì sao?
Nếu quán cài chỉ nhận đơn khi bàn đang mở hoặc bắt buộc duyệt đơn đầu, đơn đó sẽ bị giữ lại và người duyệt thấy bàn trống thì từ chối. Nếu đơn vào thẳng bếp mà không có lớp chặn nào, bếp có thể làm nhầm. Đó là lý do quán mới dùng nên bật duyệt đơn.
In mã theo phiên có tốn nhiều giấy không?
Mỗi lượt khách tốn một phiếu nhỏ, cỡ một phiếu tạm tính ngắn. Với quán vài trăm lượt khách mỗi ngày, lượng giấy in nhiệt tăng lên rõ nhưng thường vẫn ít hơn tổng phiếu bếp. Có thể dùng chính phiếu này làm phiếu tạm tính khi thanh toán để không phải in thêm.
Một bàn có thể có nhiều người cùng quét và gọi không?
Phần lớn phần mềm cho nhiều điện thoại cùng quét một mã bàn và cùng gửi đơn vào chung một bàn. Cần dặn khách thống nhất người gọi hoặc xem lại giỏ trước khi gửi, vì hai người cùng bấm một món là thành hai phần. Người duyệt nên để ý những đơn trùng gửi sát nhau.
Có nên dùng mã chung cho cả quán thay vì mỗi bàn một mã không?
Mã chung tiện cho xem thực đơn và cho khách mang về, nhưng khi khách tự gọi tại bàn thì phải chọn số bàn bằng tay, rất dễ chọn nhầm. Với gọi món tại bàn, mỗi bàn nên có mã riêng hoặc phiên riêng để đơn tự gắn đúng bàn.
Đổi từ mã cố định sang mã theo phiên có khó không?
Thường chỉ là đổi cài đặt trong phần mềm và thay đổi thói quen của nhân viên. Phần khó là quy trình: ai in mã, in lúc nào, đặt ở đâu trên bàn. Nên chạy thử vài ngày ở một khu trước khi áp cho cả quán, và gỡ mã cố định cũ khỏi bàn để khách không quét nhầm.