Tách bill là chia một đơn của bàn thành nhiều lần thanh toán: chia theo món (ai ăn gì trả nấy), chia đều cho số người, hoặc chia theo số tiền mỗi người muốn trả; mỗi phần có thể trả bằng một phương thức khác nhau như tiền mặt, chuyển khoản, thẻ. Làm đúng trên phần mềm bán hàng thì mỗi người trả nhanh, quán thu đủ và báo cáo vẫn khớp; làm tay bằng máy tính bỏ túi thì vừa chậm vừa dễ thiếu.
Với quán ăn, quán cà phê đông khách trẻ và dân văn phòng, nhóm bạn đòi tách bill là chuyện xảy ra mỗi tối. Bài này giải thích ba kiểu tách trên POS, cách ghi nhận một đơn có nhiều phương thức thanh toán, những chỗ dễ sai (phí phục vụ, giảm giá, số lẻ) và ảnh hưởng tới hoá đơn điện tử.
Ba kiểu tách bill và khi nào dùng kiểu nào
Tách theo món. Mỗi người trả đúng các món mình gọi. Hợp với nhóm đồng nghiệp gọi món riêng ở quán cơm văn phòng, quán cà phê mỗi người một ly. Trên POS, thu ngân chọn từng món chuyển sang phần thanh toán của từng người. Món dùng chung như đĩa rau, ấm trà, nồi lẩu có thể chia nhỏ số lượng nếu phần mềm cho phép chia một món thành phân số.
Chia đều. Tổng hoá đơn chia cho số người. Hợp với nhóm bạn ăn lẩu, ăn nướng, gọi chung mọi thứ. POS chia tổng thành các phần bằng nhau và xử lý số lẻ, thường dồn phần lẻ vào một người. Nhanh nhất, ít tranh cãi nhất.
Chia theo số tiền. Một người trả một khoản cố định, người còn lại trả phần còn thiếu. Gặp khi một người nói "để em trả hai trăm, còn lại anh trả". POS ghi nhiều lần thanh toán trên cùng một đơn, mỗi lần một số tiền và một phương thức, tới khi đủ tổng.
Kết hợp. Thực tế hay gặp: chia đều phần ăn chung, ai uống bia thì trả riêng phần bia. Cách làm là tách các món riêng ra trước, phần còn lại chia đều. Thu ngân cần thạo thao tác này, vì nó xảy ra đúng lúc quầy đông.
Một đơn, nhiều lần thanh toán: phần mềm ghi nhận thế nào
Có hai cách phần mềm bán hàng xử lý tách bill, và quán nên biết phần mềm mình theo cách nào. Cách thứ nhất là tách thành nhiều đơn con: đơn của bàn được cắt thành hai, ba đơn riêng, mỗi đơn có mã riêng, thanh toán riêng. Cách thứ hai là một đơn nhiều lần thanh toán: đơn giữ nguyên, nhưng phần thanh toán gồm nhiều dòng, mỗi dòng một số tiền và một phương thức.
Cách tách đơn con hợp khi mỗi người muốn có hoá đơn riêng, ví dụ hai đồng nghiệp mỗi người lấy hoá đơn về công ty mình. Cách nhiều lần thanh toán hợp khi chỉ cần chia tiền, hoá đơn chung một tờ. Có phần mềm làm được cả hai.
Dù cách nào, điều quan trọng là tổng các lần thanh toán phải bằng tổng đơn, và phần mềm không cho đóng đơn khi còn thiếu. Nếu thu ngân phải tự ghi "đã thu một phần" vào ghi chú vì phần mềm không hỗ trợ, đó là dấu hiệu nên xem lại cấu hình hoặc hỏi nhà cung cấp, vì cuối ca báo cáo theo phương thức sẽ sai.
Thao tác tách bill chia đều có người trả chuyển khoản, người trả tiền mặt
Ví dụ giả định: bàn sáu người ăn lẩu, tổng hoá đơn 1.230.000 đồng, muốn chia đều; bốn người chuyển khoản, hai người trả tiền mặt.
- Mở đơn của bàn trên POS, kiểm lại món với khách lần cuối, chọn chức năng tách bill hoặc chia hoá đơn.
- Chọn chia đều cho 6 phần. Phần mềm chia 205.000 đồng mỗi phần (1.230.000 chia 6 vừa tròn; nếu lẻ, phần mềm dồn phần lẻ vào một phần).
- Với bốn phần chuyển khoản: in hoặc hiện QR động cho từng phần, mỗi mã có số tiền 205.000 đồng và mã phần riêng; từng người quét mã của mình.
- Với hai phần tiền mặt: thu ngân nhận tiền, ghi phương thức tiền mặt cho từng phần.
- Kiểm phần mềm báo đủ sáu phần đã thanh toán, đơn chuyển sang trạng thái đã trả.
- Nếu khách cần hoá đơn công ty cho một phần, chuyển sang quy trình tách đơn con cho phần đó trước khi xuất hoá đơn.
Điểm khó nhất là bước 3: bốn người cùng quét một mã chung là sai, vì mã chung có số tiền bằng cả hoá đơn. Mỗi người phải quét mã của phần mình. Nếu POS không sinh được QR theo từng phần, thu ngân phải dùng QR tĩnh và đọc số tiền cho từng người, rồi ghép tay khi đối soát.
Những chỗ dễ sai khi tách bill
Phần lớn sai lệch khi tách bill không đến từ khách mà từ những khoản nằm ngoài từng món. Bảng dưới gom các trường hợp thu ngân hay lúng túng.
| Khoản | Vấn đề | Cách làm hợp lý |
|---|---|---|
| Phí phục vụ tính theo tổng | Tách theo món thì phí phục vụ chia cho ai | Để phần mềm phân bổ phí theo tỷ lệ tiền món của từng phần |
| Giảm giá cả đơn | Mã giảm giá áp cho bàn, tách xong mỗi phần được giảm bao nhiêu | Phân bổ theo tỷ lệ, hoặc áp giảm giá vào một phần theo thoả thuận với khách |
| Món dùng chung | Nồi lẩu, đĩa rau, khăn lạnh | Chia món thành phân số hoặc gom vào phần chia đều |
| Số lẻ khi chia đều | Tổng không chia hết cho số người | Dồn phần lẻ vào một người, báo khách biết |
| Khách gọi thêm sau khi đã tách | Món mới không thuộc phần nào | Gắn vào đúng phần của người gọi, in lại phần đó |
| Hoàn một món sau khi đã trả | Món lỗi bị trả lại khi các phần đã thanh toán | Hoàn đúng phần chứa món, đúng phương thức của phần đó |
Phí phục vụ và giảm giá là hai khoản quán nên cài sẵn cách phân bổ trong phần mềm, thay vì để thu ngân tính nhẩm. Mỗi lần tính nhẩm là một lần có thể lệch vài nghìn, và vài nghìn mỗi bàn cộng cả tháng là con số đáng kể.
Tách bill và hoá đơn điện tử
Khi quán đã xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc theo từng lần bán, cách tách bill ảnh hưởng trực tiếp tới số hoá đơn phải xuất. Tách thành đơn con thường kéo theo nhiều hoá đơn, mỗi hoá đơn một phần món; một đơn nhiều lần thanh toán thường chỉ cần một hoá đơn cho cả bàn, ghi nhiều hình thức thanh toán.
Trường hợp hay gặp là một bàn bốn người, chỉ một người xin hoá đơn ghi tên công ty cho phần của mình, ba người kia không cần. Muốn làm gọn thì tách phần đó thành đơn con trước khi xuất hoá đơn, ghi thông tin công ty vào đúng đơn con. Xuất xong mới tách là phải điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn, phiền hơn nhiều.
Cách ghi nhận hình thức thanh toán, cách xử lý hoá đơn khi một đơn có nhiều người trả phụ thuộc vào phần mềm hoá đơn quán dùng và quy định hiện hành về hoá đơn, chứng từ. Quán nên hỏi nhà cung cấp phần mềm hoá đơn và kế toán (hoặc cơ quan thuế quản lý) để chọn cách đúng, không tự suy luận từ cách làm của quán khác.
Gộp bàn rồi lại tách bill: chuyện của quán nhậu và quán lẩu
Ở quán nhậu, quán lẩu, nhóm khách hay đến lẻ tẻ: hai người ngồi trước một bàn, lát sau thêm bốn người, quán kê thêm bàn và gộp hai đơn làm một. Đến lúc về, nhóm lại muốn tách: nhóm đến trước trả phần mồi gọi trước khi gộp, phần sau chia đều. Nếu thao tác gộp trên phần mềm xoá dấu vết món nào thuộc bàn nào, việc tách lại gần như phải nhớ bằng đầu.
Cách làm an toàn là dùng chức năng gộp bàn mà phần mềm vẫn giữ nguồn gốc từng món (món gọi ở bàn nào, giờ nào). Khi cần tách, thu ngân lọc theo bàn gốc hoặc theo khung giờ để chuyển nhanh sang từng phần. Trước khi chọn hay cài phần mềm cho quán nhậu, nên thử đúng tình huống này trên bản dùng thử: gộp hai bàn, gọi thêm, rồi tách lại theo bàn gốc.
Nếu phần mềm không giữ được nguồn gốc món sau khi gộp, đừng gộp đơn; để hai đơn riêng song song và chỉ gộp lúc thanh toán nếu cả nhóm muốn trả chung một lần. Một mẹo nhỏ khác là đặt tên đơn theo người đại diện khi gộp, ví dụ "Bàn 7 gộp 8, khách áo xanh đặt bàn", để lúc tách thu ngân biết hỏi ai. Không phải dữ liệu nào cũng cần nằm trong phần mềm; đôi khi một ghi chú rõ ràng tiết kiệm được năm phút tranh luận ở quầy.
Với quán có khách quen hay đi nhóm lớn, có thể thoả thuận ngay từ lúc gộp bàn: nhóm sẽ chia thế nào khi về. Nhân viên ghi cách chia vào ghi chú đơn, lúc tính tiền chỉ việc làm theo, không phải hỏi lại cả bàn trong lúc ồn ào. Cách làm này nghe có vẻ thừa, nhưng ở quán nhậu đông khách, nó rút ngắn thời gian tính tiền cho những bàn khó nhất
Cũng nên lưu ý với đơn đã gộp có phí phục vụ hoặc giảm giá theo giờ: khi tách lại, phần mềm phải tính lại các khoản này theo phần mới, không giữ nguyên số của đơn gộp. Thử trước một lần để biết phần mềm xử lý thế nào, đỡ bất ngờ khi khách đang đứng chờ.
Huấn luyện thu ngân xử lý tách bill trong giờ cao điểm
Tách bill tốn thời gian nhất vào đúng lúc quầy đông. Thu ngân mới thường lúng túng vì phải vừa nghe khách thoả thuận với nhau vừa bấm máy. Một mẹo đơn giản: trước khi bấm, hỏi lại một câu chốt "nhóm mình chia đều sáu phần, bốn chuyển khoản hai tiền mặt đúng không ạ". Câu chốt giúp nhóm khách thống nhất trước, thu ngân bấm một lần là đúng.
Nên tập thao tác tách bill trên đơn thử vào giờ vắng, đủ ba kiểu: theo món, chia đều, theo số tiền, có phí phục vụ và giảm giá. Thu ngân thạo rồi, một lần tách bill sáu người chỉ mất vài chục giây. Nếu phần mềm có chế độ đào tạo hoặc dữ liệu thử, dùng chế độ đó để không làm lệch báo cáo thật.
Cuối cùng, dán một tờ hướng dẫn ngắn ngay cạnh máy thu ngân với các bước của từng kiểu tách. Không phải ai cũng nhớ được thao tác ít dùng, và một tờ giấy rẻ hơn nhiều so với một bàn khách đứng chờ mười phút.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm bán hàng không có chức năng tách bill thì làm sao?
Có thể tạm tách bằng cách chuyển món sang một bàn ảo rồi thanh toán từng bàn, hoặc đóng đơn với nhiều dòng thanh toán nếu phần mềm cho ghi nhiều phương thức. Nếu cả hai đều không được, đó là lý do chính đáng để cân nhắc đổi phần mềm, vì tách bill là nhu cầu hằng ngày.
Khách chia đều nhưng có người không uống bia thì tính thế nào?
Tách các món bia ra phần riêng cho những người uống trước, phần còn lại chia đều cho cả nhóm. Phần mềm tốt cho làm việc này trong một màn hình. Thu ngân nên hỏi chốt cách chia với cả nhóm trước khi bấm để khỏi làm lại.
Một người trả cả bàn bằng thẻ, người khác chuyển khoản lại cho người đó thì quán có cần tách không?
Không cần. Với quán, đó là một đơn một lần thanh toán bằng thẻ. Việc khách chuyển tiền cho nhau là chuyện riêng của họ. Chỉ khi khách muốn trả trực tiếp cho quán theo nhiều phần thì mới cần tách bill.
Tách bill có làm báo cáo doanh thu theo món bị sai không?
Không, nếu phần mềm tách đúng. Doanh thu theo món vẫn tính theo món đã bán; tách bill chỉ thay đổi cách thu tiền. Báo cáo bị sai khi thu ngân phải sửa giá món hoặc thêm món ảo để khớp số tiền khách muốn trả, việc nên cấm.
Khách tách bill rồi có một người bỏ về chưa trả thì sao?
Phần mềm sẽ báo đơn còn phần chưa thanh toán. Nhân viên báo những người còn lại trong nhóm; thường họ sẽ trả thay hoặc liên lạc người kia. Đây là lý do nên chốt và thu tất cả các phần trong cùng một lượt, không để từng người trả rải rác.
Có nên thu thêm phí khi khách yêu cầu tách bill không?
Phần lớn quán ăn không thu, vì tách bill là dịch vụ bình thường. Nếu quán có chính sách khác, phải thông báo rõ trước khi khách gọi món, không được thêm vào lúc tính tiền. Với phần mềm tốt, tách bill gần như không tốn thêm công.