Phần mềm bán hàng POS (point of sale, điểm bán hàng) là hệ thống quán dùng để ghi món khách gọi, tính tiền, in phiếu cho bếp và quầy pha, nhận thanh toán và lưu lại từng giao dịch thành dữ liệu. Với quán ăn và quán cà phê, POS thay cho cuốn sổ ghi order, chiếc máy tính bỏ túi và tập phiếu viết tay cùng lúc: món được bấm một lần, bếp nhận được, thu ngân tính đúng, cuối ngày chủ quán biết bán bao nhiêu mà không phải cộng tay.
Một bộ POS gồm hai nửa: phần mềm (thực đơn, bàn, đơn, ca, báo cáo) và thiết bị chạy phần mềm ấy (máy tính bảng, điện thoại, máy bán hàng chuyên dụng hoặc máy tính, kèm máy in hoá đơn, máy in bếp, két tiền). Bài này đi qua từng phần, nói rõ phần nào quán nhỏ cần ngay, phần nào để sau, và những việc POS không làm thay được để chủ quán khỏi kỳ vọng sai.
POS khác máy tính tiền và sổ ghi order ở đâu
Máy tính tiền kiểu cũ chỉ cộng số: thu ngân gõ giá từng món, máy in ra tổng. Nó không biết món nào, không báo bếp, không nhớ bàn nào chưa trả. Sổ ghi order thì nhớ được món nhưng nằm trên giấy: muốn biết hôm nay bán bao nhiêu ly cà phê sữa phải ngồi đếm, phiếu rơi là mất đơn, chữ xấu là bếp làm nhầm.
POS gom ba việc đó vào một chỗ. Món được khai sẵn trong thực đơn với tên, giá, nhóm và nơi chế biến; nhân viên chỉ chọn, không gõ giá, nên hết cảnh tính nhầm hay "quên" một món. Đơn gắn với bàn hoặc với một mã mang về, nên thu ngân biết ngay bàn 5 còn nợ hai chai nước. Mỗi thao tác (thêm món, huỷ món, giảm giá, thanh toán) đều có giờ và tên người làm.
Điểm khác lớn nhất là dữ liệu. Sổ tay chỉ ghi lại; POS biến từng đơn thành bảng số có thể lọc theo giờ, theo món, theo nhân viên. Đó là lý do người ta gọi POS là cửa ngõ của chuyển đổi số ở quán ăn: kho, hoá đơn điện tử, thanh toán, chăm sóc khách đều nối vào đây sau này.
Năm phần cốt lõi của một phần mềm POS cho quán
Thực đơn. Danh sách món, nhóm món, giá, kích cỡ, tuỳ chọn và combo. Đây là phần quyết định thu ngân bấm nhanh hay chậm; một thực đơn khai cẩu thả làm POS chậm hơn cả ghi tay.
Bàn và đơn. Sơ đồ bàn (với quán có chỗ ngồi), đơn mang về, đơn giao đi. Mỗi đơn có trạng thái: đang gọi, đã gửi bếp, đã thanh toán, đã huỷ. Quán cà phê bán mang đi có thể không cần sơ đồ bàn, chỉ cần số thứ tự.
Gửi món cho nơi chế biến. Món bấm xong được in ra máy in bếp hoặc hiện lên màn hình bếp, tách theo nơi làm: món nóng về bếp, đồ uống về quầy pha. Phần này thay cho việc chạy phiếu tay.
Thanh toán và ca. Ghi khách trả bằng tiền mặt, chuyển khoản hay thẻ; mở ca với tiền đầu két, chốt ca để đối chiếu. Ca là đơn vị để biết thu ngân nào chịu trách nhiệm tiền nào.
Báo cáo. Doanh thu theo ngày, theo giờ, món bán chạy, món bị huỷ, giảm giá đã cho. Báo cáo chỉ đúng khi bốn phần trên được dùng đúng: bấm món thật, không "bán chui" ngoài máy.
Thiết bị đi kèm: thứ gì bắt buộc, thứ gì để sau
Phần mềm cần một thiết bị để chạy và vài món phụ trợ. Quán mới bắt đầu thường mua thừa vì nghe tư vấn trọn gói; thực tế có thể đi theo thứ tự:
- Bắt buộc: một thiết bị chạy POS ở quầy (máy tính bảng, máy bán hàng chuyên dụng hoặc máy tính) và kết nối mạng ổn định.
- Gần như bắt buộc với quán có bếp riêng: máy in bếp hoặc màn hình bếp. Không có phần này, nhân viên vẫn phải chạy phiếu tay và mất một nửa lợi ích.
- Nên có: máy in hoá đơn cho khách, két đựng tiền mở theo lệnh in, để thu ngân không mở két tuỳ ý.
- Để sau: điện thoại cho phục vụ ghi món tại bàn, màn hình phụ quay về phía khách, máy quét mã vạch (quán bán kèm hàng đóng gói mới cần).
- Không cần mua riêng: máy quẹt thẻ nếu quán chủ yếu nhận chuyển khoản; mã QR thanh toán có thể in trên hoá đơn.
Cấu hình máy cụ thể (bộ nhớ, khổ giấy in) là chuyện kỹ thuật riêng; điều cần nhớ ở đây là mua thiết bị sau khi đã chọn phần mềm, vì không phải phần mềm nào cũng chạy trên mọi loại máy và mọi loại máy in.
Việc POS làm tốt ở quán ăn
POS rõ nhất ở giờ đông. Quán phở mười lăm bàn vào bảy giờ sáng có thể nhận ba bốn đơn cùng lúc; với phiếu tay, bếp phải đọc chữ, đoán số lượng, nhớ bàn. Với POS, phiếu in ra đủ tên món, ghi chú "không hành", số bàn và giờ gọi, bếp làm theo thứ tự in. Thu ngân bấm thanh toán là có tổng ngay, khách không phải chờ cộng.
Việc thứ hai là chặn thất thoát nhỏ. Món huỷ phải có lý do và người duyệt; giảm giá chỉ người có quyền mới cho; tiền trong két phải khớp với số máy báo khi chốt ca. Một quán nhỏ mất vài ly nước mỗi ngày vì "quên tính" không thấy ngay, nhưng cộng cả tháng là một khoản đáng kể; POS không chấm dứt hoàn toàn chuyện này nhưng để lại dấu vết.
Việc thứ ba là cho chủ quán vắng mặt mà vẫn nắm được. Phần lớn POS hiện nay xem được báo cáo trên điện thoại: doanh thu đến giờ này, bàn đang mở, món vừa huỷ. Với gia đình mở quán mà chủ còn làm việc khác, đây thường là lý do quyết định.
Việc thứ tư ít được nhắc nhưng rất thật: đào tạo người mới nhanh hơn. Với sổ tay, nhân viên mới phải thuộc giá từng món, nhớ món nào thêm gì tính bao nhiêu, mất cả tuần mới tự tin đứng quầy. Với POS, giá và tuỳ chọn nằm sẵn trên nút, người mới chỉ cần biết tìm món và thao tác gửi bếp, thanh toán. Quán có nhân viên bán thời gian, sinh viên đổi ca thường xuyên thấy rõ lợi ích này ngay tháng đầu.
Việc POS không làm thay được
POS không biết món thật sự ra khỏi bếp bao nhiêu nếu nhân viên không bấm. Quán quen bán "miệng" cho người quen, ghi nợ trong đầu, hay bán thêm ngoài máy khi đông thì số liệu sai ngay từ gốc, và mọi báo cáo phía sau đều sai theo. Phần mềm chỉ phản ánh kỷ luật của quán.
POS cũng không tự quản kho. Phần lớn POS có mô-đun tồn kho, nhưng muốn nó trừ đúng nguyên liệu thì phải khai định lượng từng món và kiểm kê định kỳ; đây là một việc riêng, nặng hơn bán hàng nhiều. Tương tự, POS có thể nối với hoá đơn điện tử, nhưng quán vẫn phải đăng ký với cơ quan thuế và nhà cung cấp hoá đơn theo quy định hiện hành; bản thân phần mềm bán hàng không làm thay thủ tục đó.
Cuối cùng, POS không sửa được một thực đơn rối hay một quy trình phục vụ lộn xộn. Nếu quán có tám mươi món mà nhân viên không phân biệt được, đưa lên máy chỉ làm việc tìm món chậm hơn. Nhiều chủ quán thấy POS "khó dùng" thật ra là thấy lại sự rối của chính quán mình, lần này hiện trên màn hình.
Vì vậy trước khi cài, nên dành một buổi rà lại thực đơn: gộp các món gần giống nhau, đặt tên ngắn thống nhất, quyết định món nào là tuỳ chọn của món nào. Buổi rà này thường giúp ích cho quán nhiều không kém bản thân phần mềm, và làm việc khai thực đơn lên máy sau đó nhanh hơn hẳn.
Quán nào nên dùng POS ngay, quán nào chưa vội
Không phải quán nào cũng cần POS từ ngày đầu. Bảng dưới là cách nghĩ theo tình huống, không phải quy tắc cứng:
| Tình huống | Lời khuyên | Lý do |
|---|---|---|
| Quán có bếp tách khỏi quầy, từ 8–10 bàn trở lên | Nên dùng ngay | Phiếu tay và gọi to là chỗ sai nhiều nhất; máy in bếp giải quyết trực tiếp |
| Có từ hai thu ngân hoặc nhiều ca | Nên dùng ngay | Cần tách tiền theo ca và theo người |
| Chủ không đứng quầy thường xuyên | Nên dùng ngay | Cần xem số từ xa và dấu vết huỷ món, giảm giá |
| Xe đẩy, quầy một người, vài món cố định | Chưa vội | Một điện thoại ghi đơn giản hoặc sổ tay vẫn đủ; tập thói quen ghi chép trước |
| Quán sắp đổi thực đơn lớn | Đợi chốt thực đơn | Khai thực đơn hai lần tốn công và dễ sai |
Quán ở nhóm "chưa vội" vẫn có thể dùng thử một POS bản miễn phí hoặc bản dùng thử để làm quen, miễn là không bỏ tiền mua thiết bị trước khi thấy rõ mình cần gì.
Một ca bán hàng trên POS diễn ra thế nào
Để hình dung POS thay đổi công việc ra sao, có thể theo một ca sáng ở một quán bún giả định có mười hai bàn, một bếp, một quầy nước:
- Mở ca. Thu ngân đăng nhập bằng mã riêng, nhập tiền lẻ đầu két (ví dụ giả định: hai triệu đồng gồm các mệnh giá nhỏ). Máy ghi giờ mở ca và người mở.
- Khách vào, gọi món. Phục vụ chọn bàn 7 trên sơ đồ, bấm hai tô bún bò, một tô thêm giò, ghi chú "ít cay", một trà đá. Bấm gửi: bếp nhận phiếu hai tô bún, quầy nước nhận phiếu trà đá.
- Gọi thêm. Mười phút sau khách gọi thêm một chai nước. Phục vụ mở lại bàn 7, thêm món, gửi; phiếu mới chỉ in món vừa thêm, không in lại cả đơn.
- Thanh toán. Khách xin tính tiền. Thu ngân in phiếu tạm tính, khách chuyển khoản. Thu ngân chọn hình thức chuyển khoản, xác nhận đã nhận tiền rồi đóng bàn. Bàn 7 chuyển sang trống.
- Có sự cố. Một tô bị làm nhầm và phải huỷ. Thu ngân bấm huỷ, chọn lý do "bếp làm sai", quản lý ca nhập mã duyệt. Dòng huỷ này sẽ hiện trong báo cáo cuối ngày.
- Chốt ca. Hết ca, thu ngân đếm tiền mặt trong két, nhập số thực đếm. Máy so với số tiền mặt lẽ ra phải có, báo chênh lệch nếu có, in phiếu chốt ca để giao cho người ca sau hoặc chủ quán.
Toàn bộ chuỗi này không có bước nào phải cộng tay, không có phiếu viết tay chuyền qua lại. Đó là phần lớn giá trị của POS với quán nhỏ: bớt sai ở chỗ dễ sai nhất và để lại dấu vết ở chỗ dễ thất thoát nhất.
Câu hỏi thường gặp
POS và phần mềm quản lý nhà hàng có phải là một không?
Trong cách nói thông thường ở Việt Nam, hai cụm này gần như dùng lẫn cho nhau. Chính xác hơn, POS là phần bán hàng tại quầy; phần mềm quản lý nhà hàng thường gồm POS cộng thêm kho, nhân sự, khách hàng, nhiều chi nhánh. Quán nhỏ thường bắt đầu từ phần POS rồi bật thêm mô-đun khi cần.
Quán nhỏ có cần mua máy bán hàng chuyên dụng không?
Không bắt buộc. Nhiều quán nhỏ chạy POS trên máy tính bảng hoặc thậm chí điện thoại, kèm một máy in. Máy chuyên dụng bền hơn và có sẵn cổng nối máy in, két tiền, hợp với quầy đông khách cả ngày. Nên chọn phần mềm trước, xem nó hỗ trợ thiết bị nào, rồi mới mua máy.
Dùng POS thì có bắt buộc xuất hoá đơn điện tử không?
Dùng POS và nghĩa vụ hoá đơn là hai chuyện khác nhau. Nghĩa vụ xuất hoá đơn điện tử, kể cả loại khởi tạo từ máy tính tiền, phụ thuộc vào cách quán kê khai và quy định thuế hiện hành, không phụ thuộc vào việc có dùng phần mềm hay không. Nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, rồi chọn POS nối được với hoá đơn nếu thuộc diện phải xuất.
Nhân viên lớn tuổi có học dùng POS được không?
Được, nếu thực đơn khai gọn và mỗi người chỉ thấy những nút mình cần. Phần lớn người lớn tuổi học được thao tác bấm món, gửi bếp, thanh toán trong một hai buổi khi có người đứng cạnh hướng dẫn. Cái khó thường không phải tuổi mà là màn hình có quá nhiều chức năng không dùng tới.
Mất điện, mất mạng thì POS còn dùng được không?
Tuỳ loại. Nhiều POS có chế độ ngoại tuyến, vẫn ghi đơn và in bếp qua mạng nội bộ, đồng bộ lại khi có mạng; một số loại chỉ chạy trên trình duyệt thì dừng hẳn. Mất điện thì máy tính bảng còn pin, máy in và bộ phát sóng thì cần nguồn dự phòng. Đây là điều nên hỏi rõ trước khi chọn.
Dữ liệu bán hàng trên POS thuộc về ai?
Về nguyên tắc dữ liệu kinh doanh là của quán, nhưng quyền xuất dữ liệu ra ngoài lại do điều khoản của nhà cung cấp quy định. Trước khi dùng lâu dài, nên kiểm xem có xuất được thực đơn, lịch sử đơn và danh sách khách ra bảng tính hay không, và dữ liệu được giữ bao lâu nếu ngừng dùng.