Mỗi lần mối giao hàng, quán nên tạo ngay một phiếu nhập trên phần mềm, ghi rõ mối nào, ngày nào, từng nguyên liệu bao nhiêu theo đơn vị nào, giá bao nhiêu, đã trả hay còn nợ. Phiếu nhập là thứ làm tồn kho tăng lên và là căn cứ để phần mềm tính giá vốn; nhập trễ, nhập thiếu hoặc nhập theo trí nhớ cuối ngày là cách nhanh nhất để kho trên máy xa rời kho thật.
Với quán nhỏ, việc nhập hàng thường rơi vào người đang bận nhất: chủ quán đang đứng bếp, thu ngân đang tính tiền, mối hàng đứng chờ ký. Vì vậy quy trình phải ngắn, làm được trên điện thoại, và có chỗ sửa khi sai. Bài này đi qua từng bước từ lúc hàng tới cửa đến lúc trả tiền mối, cách xử lý hàng thiếu, hàng hỏng, hàng trả lại, và những báo cáo nên xem từ chính các phiếu nhập: giá mua theo thời gian, mối nào giao đúng, nợ còn bao nhiêu.
Phiếu nhập gồm những gì, và vì sao phải đủ
Một phiếu nhập tối thiểu trên phần mềm kho quán ăn có: ngày giờ nhập, nhà cung cấp (mối), danh sách nguyên liệu với số lượng, đơn vị, đơn giá, tổng tiền, hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ) và người nhập. Nhiều phần mềm cho đính kèm ảnh hoá đơn hoặc phiếu giao hàng; nên dùng, vì ảnh là bằng chứng nhanh nhất khi đối chiếu sau này.
Mỗi trường đều có việc của nó. Ngày giờ quyết định tồn kho tại từng thời điểm, nếu nhập phiếu của sáng thứ Hai vào tối thứ Tư thì báo cáo hai ngày ấy sẽ thấy tồn âm. Nhà cung cấp giúp quán theo dõi công nợ và so giá giữa các mối. Đơn giá là gốc của giá vốn: phần mềm lấy giá này để tính giá mỗi gam, mỗi mililít, rồi tính giá vốn món. Hình thức thanh toán nối kho với sổ quỹ, để cuối ngày tiền mặt ra khỏi két có lý do.
Có quán chỉ ghi số lượng mà bỏ trống giá vì "giá lúc nào cũng vậy". Hậu quả là giá vốn món trên phần mềm đứng yên trong khi giá thịt, giá rau thay đổi theo mùa. Một phiếu nhập đủ giá là cách duy nhất để báo cáo giá vốn có ý nghĩa. Chuyện phần mềm tính giá vốn thế nào khi giá nhập đổi có bài riêng trong danh mục này.
Quy trình nhận hàng và nhập phiếu trong năm phút
Quy trình dưới đây hợp với quán một đến ba người, nhận hàng vài lần mỗi ngày. Mục tiêu là không để phiếu nhập dồn đến cuối ngày.
- Đếm và cân ngay khi hàng tới. Đối chiếu với phiếu giao của mối hoặc với đơn đã đặt. Hàng tươi thì cân, hàng đóng gói thì đếm và nhìn hạn dùng.
- Kiểm chất lượng nhanh. Thịt có mùi lạ, rau dập, đá chảy nước quá nhiều trong thùng hàng đông: tách riêng, chụp ảnh, báo mối ngay lúc đó. Đừng nhập vào kho thứ mình định trả lại.
- Mở phần mềm trên điện thoại, tạo phiếu nhập, chọn mối. Nếu phần mềm cho tạo phiếu từ đơn đặt hàng trước đó, chọn đơn và chỉ sửa chỗ chênh.
- Nhập số lượng thực nhận, không phải số trên phiếu giao. Mối ghi 10 kg mà cân ra 9,6 kg thì nhập 9,6 kg, ghi chú chênh lệch.
- Nhập đơn giá theo đơn vị đã khai. Kiểm nhanh tổng tiền trên phần mềm có khớp với tổng trên phiếu giao không.
- Chọn hình thức thanh toán, chụp ảnh phiếu giao, lưu. Nếu chưa trả, chọn ghi nợ để phần mềm cộng vào công nợ của mối.
- Cất hàng vào đúng chỗ, hàng mới đặt sau hàng cũ. Việc xếp kệ là của bếp, nhưng nên làm ngay sau khi nhập để lần kiểm kê sau dễ đếm.
Nếu thật sự không có thời gian, ít nhất chụp ảnh phiếu giao và hàng thực nhận, rồi nhập phiếu trong vòng một hai giờ, đặt đúng giờ nhận hàng trên phiếu. Nhiều phần mềm cho chọn lại ngày giờ phiếu; tận dụng để tồn kho từng thời điểm không bị lệch.
Đơn đặt hàng trước, phiếu nhập sau: khi nào đáng làm
Nhiều phần mềm kho có hai loại chứng từ: đơn đặt hàng gửi cho mối (quán muốn mua gì, bao nhiêu, giao ngày nào) và phiếu nhập khi hàng thật sự tới. Đơn đặt hàng không làm thay đổi tồn kho; nó chỉ là lời hẹn. Khi hàng tới, người nhận mở đơn, chuyển thành phiếu nhập, sửa những dòng giao thiếu hoặc giao thừa. Phần mềm giữ được cả hai con số, nên cuối tháng biết mối nào hay giao thiếu so với đơn.
Với quán một mối, đặt qua tin nhắn mỗi sáng, làm đơn đặt hàng trên phần mềm có khi là thừa. Nó đáng làm khi quán có từ ba bốn mối trở lên, đặt hàng cho vài ngày một lần, hoặc khi người đặt và người nhận là hai người khác nhau. Lúc đó đơn đặt hàng là bản giao việc rõ ràng: người nhận biết phải chờ những gì, đối chiếu với cái gì, khỏi gọi hỏi chủ quán.
Một lợi ích ít người để ý: đơn đặt hàng có sẵn danh sách nguyên liệu và giá dự kiến, nên phiếu nhập tạo từ đơn gần như không phải gõ lại. Lỗi chọn nhầm nguyên liệu, nhầm đơn vị giảm hẳn, vì người nhận chỉ sửa số lượng thực nhận. Cách tính lượng nên đặt cho từng nguyên liệu dựa trên tồn và tốc độ dùng có bài riêng về cảnh báo tồn thấp trong danh mục này.
Xử lý những tình huống lệch khi nhận hàng
Phần lớn sai lệch kho bắt nguồn từ khâu nhận hàng. Dưới đây là cách ghi trên phần mềm cho các ca hay gặp:
| Tình huống | Ghi trên phần mềm | Việc cần làm thêm |
|---|---|---|
| Giao thiếu so với đơn | Nhập đúng số thực nhận; ghi chú phần thiếu | Báo mối; nếu mối giao bù sau thì tạo phiếu nhập mới khi bù |
| Giao thừa, quán giữ lại | Nhập đủ số thực nhận, giá theo thoả thuận | Kiểm có đủ chỗ cất và có dùng kịp trước hạn không |
| Hàng hỏng phát hiện ngay khi nhận | Không nhập phần hỏng | Chụp ảnh, trả lại ngay cho người giao |
| Hàng hỏng phát hiện sau khi đã nhập | Tạo phiếu trả hàng nhà cung cấp, hoặc phiếu huỷ nếu mối không nhận lại | Phiếu trả làm giảm tồn và giảm công nợ; phiếu huỷ chỉ giảm tồn |
| Giá trên phiếu giao khác giá đã thoả thuận | Nhập theo giá thực trả; ghi chú | Trao đổi với mối trước khi trả tiền |
| Mối giao hàng thay thế (khác loại, khác quy cách) | Nhập đúng mặt hàng thực nhận, tạo nguyên liệu mới nếu khác quy cách | Kiểm định lượng các món có dùng nguyên liệu này |
Điểm mấu chốt ở bảng trên là phân biệt trả hàng và huỷ hàng. Trả hàng thì mối nhận lại và trừ tiền, nên công nợ phải giảm theo. Huỷ hàng thì quán chịu mất, công nợ giữ nguyên. Ghi nhầm hai loại này làm sổ nợ với mối sai, cuối tháng hai bên đối chiếu không khớp.
Theo dõi công nợ với mối trên phần mềm
Quán nhỏ thường có vài mối quen giao hằng ngày và trả theo tuần hoặc theo tháng. Nếu mọi phiếu nhập đều chọn đúng "ghi nợ" và mọi lần trả tiền đều được ghi thành phiếu chi gắn với mối đó, phần mềm sẽ cho biết bất cứ lúc nào quán đang nợ mối nào bao nhiêu, từ những phiếu nào. Đây là thứ sổ tay làm rất kém: trang ghi nợ bị gạch xoá, không ai nhớ khoản trả hôm trước đã trừ chưa.
Đến kỳ trả tiền, nên in hoặc xuất bảng kê công nợ theo mối từ phần mềm, gửi cho mối đối chiếu trước khi chuyển khoản. Bảng kê liệt kê từng phiếu nhập, từng phiếu trả hàng, từng lần đã trả. Chỗ nào lệch thì hai bên dò từng dòng thay vì cãi nhau về con số tổng. Khi chuyển khoản, ghi nội dung rõ kỳ thanh toán để sau này tra được.
Một thói quen tốt là không trả tiền mối từ két thu ngân mà không ghi phiếu chi. Rút tiền mặt trả mối mà không ghi thì cuối ca két hụt, công nợ trên phần mềm vẫn còn, hai lỗi chồng lên nhau. Sổ quỹ cuối ca và đối soát tiền là phần của nghiệp vụ thu ngân; ở đây chỉ cần nhớ mỗi đồng trả mối phải có một phiếu chi trỏ về đúng mối.
Báo cáo nên xem từ các phiếu nhập
Lịch sử giá nhập theo nguyên liệu. Xem giá thịt, giá cà phê hạt, giá sữa thay đổi thế nào qua các tháng. Khi giá tăng dần mà giá bán đứng yên, đây là tín hiệu sớm nhất để xem lại giá bán hoặc định lượng.
So giá cùng nguyên liệu giữa các mối. Nếu quán mua cùng một thứ từ hai nơi, báo cáo cho thấy mối nào rẻ hơn trung bình. Nhưng giá chỉ là một nửa; xem kèm số lần giao thiếu, giao trễ ghi trong ghi chú phiếu nhập.
Tổng tiền nhập theo tuần so với doanh thu. Không có tỷ lệ chuẩn nào áp cho mọi quán, nhưng tỷ lệ của chính quán qua các tuần nên ổn định. Tuần nào tiền nhập vọt lên mà doanh thu không đổi thì xem lại: nhập dư, giá tăng, hay hàng đi đâu đó.
Nguyên liệu nhập nhưng lâu không xuất. Hàng nằm kho lâu là tiền chết và có nguy cơ hết hạn. Báo cáo này giúp quyết định giảm lượng đặt hoặc đưa vào món khuyến mãi.
Hoá đơn của mối và chuyện chứng từ
Mối là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có xuất hoá đơn thì hoá đơn điện tử của họ thường gửi qua email hoặc tra cứu được trên cổng của nhà cung cấp hoá đơn. Phần mềm kho của quán có thể có ô ghi số hoá đơn đầu vào trên phiếu nhập; điền vào để sau này kế toán đối chiếu nhanh. Mua ở chợ, mua của người bán nhỏ không có hoá đơn thì vẫn phải lập phiếu nhập để quản kho; còn việc chứng từ đó có được tính vào chi phí hay không, cần những giấy tờ gì thay thế, là câu hỏi thuế, phụ thuộc quán là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp và cách kê khai đang áp dụng.
Vì quy định về chứng từ, hoá đơn đầu vào và cách tính chi phí thay đổi theo thời gian, quán nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp, và kiểm văn bản hiện hành, thay vì dựa vào kinh nghiệm truyền miệng. Phần việc của phần mềm kho là giữ đầy đủ dữ liệu: phiếu nhập nào, của mối nào, có hoá đơn hay không, ảnh chứng từ đính kèm. Khi cần, kế toán lọc ra được ngay.
Một điểm hay bị nhầm: phiếu nhập kho trên phần mềm không phải là hoá đơn, cũng không thay thế hoá đơn. Nó là chứng từ nội bộ của quán. Giữ hai thứ tách bạch nhưng nối được với nhau bằng số hoá đơn và ảnh đính kèm là cách gọn nhất.
Câu hỏi thường gặp
Mối giao hàng hằng ngày, mỗi ngày một phiếu có quá nhiều không?
Không. Mỗi lần giao là một phiếu, kể cả ngày giao hai lần. Phiếu ngắn nhập rất nhanh, còn gộp nhiều lần giao vào một phiếu cuối tuần làm tồn kho các ngày giữa tuần sai và rất khó đối chiếu khi có chênh lệch.
Nhập nhầm số lượng trên phiếu đã lưu thì sửa thế nào?
Tuỳ phần mềm: có loại cho sửa phiếu nếu chưa khoá sổ, có loại bắt huỷ phiếu và tạo phiếu mới. Cách nào cũng nên để lại dấu vết, ai sửa, sửa lúc nào. Tránh sửa bằng phiếu điều chỉnh kho vì làm mất dấu nguyên nhân thật.
Chủ quán tự đi chợ trả tiền túi thì ghi phiếu nhập thế nào?
Vẫn tạo phiếu nhập, nhà cung cấp chọn một dòng chung như mua lẻ ngoài chợ, hình thức thanh toán ghi là chủ quán chi. Như vậy tồn kho và giá vốn đúng, và cuối tháng biết chủ đã bỏ ra bao nhiêu cho quán.
Có nên cho nhân viên bếp tự nhập phiếu không?
Có thể, nếu phân quyền chỉ cho tạo phiếu, không cho sửa giá hay xoá phiếu, và chủ quán duyệt lại cuối ngày. Người nhận hàng là người biết số thực nhận rõ nhất; để họ nhập ngay thì chính xác hơn là kể lại cho người khác nhập.
Mối tăng giá mà không báo trước thì phần mềm có giúp được gì không?
Có. Khi nhập phiếu, nhiều phần mềm hiện giá lần nhập trước để so; giá lệch nhiều thì người nhập thấy ngay. Báo cáo lịch sử giá nhập theo nguyên liệu cũng cho thấy giá tăng từ phiếu nào, làm căn cứ trao đổi lại với mối.
Hàng tặng kèm, hàng khuyến mãi của mối có cần nhập không?
Nên nhập với giá bằng 0 hoặc nhập vào phiếu với ghi chú hàng tặng. Không nhập thì khi dùng hết, tồn kho sẽ âm và báo cáo chênh lệch sau kiểm kê bị nhiễu. Giá vốn bình quân cũng phản ánh đúng hơn việc quán được tặng thêm hàng.