Trong phần mềm kho, mỗi nguyên liệu nên có một đơn vị cơ bản duy nhất để đếm tồn và trừ kho (thường là gam, mililít hoặc cái), cộng thêm các đơn vị nhập như thùng, bao, kg, hộp, mỗi đơn vị kèm một hệ số quy đổi ra đơn vị cơ bản. Khi nhập hàng, thu ngân chọn đơn vị nhập; khi bán, định lượng trừ theo đơn vị cơ bản; phần mềm tự quy đổi giữa hai bên. Khai sai hoặc thiếu hệ số là nguyên nhân hàng đầu khiến tồn kho trên máy lệch hàng trăm lần so với kệ.
Quán ăn khác cửa hàng tạp hoá ở chỗ này: tạp hoá mua thùng bán lon, quy đổi đơn giản. Quán ăn mua bao đường 50 kg, dùng từng muỗng 10 g; mua thùng sữa tươi 12 hộp một lít, pha mỗi ly 120 ml; mua chục trứng, dùng từng quả, có quả vỡ. Bài này hướng dẫn cách chọn đơn vị cơ bản cho từng nhóm nguyên liệu, cách khai hệ số, những ca khó như hàng bán theo cân nhưng đóng gói không đều, và cách tìm lỗi quy đổi khi số tồn bỗng nhảy vọt.
Ba loại đơn vị cần phân biệt
Phần mềm kho dù đặt tên khác nhau thường xoay quanh ba khái niệm. Đơn vị cơ bản (có nơi gọi là đơn vị kho, đơn vị nhỏ nhất) là đơn vị mà mọi con số tồn, mọi phép trừ kho đều quy về. Đơn vị nhập là đơn vị mối hàng giao và ghi trên hoá đơn: thùng, bao, két, kg. Đơn vị dùng là đơn vị bếp và quầy pha nghĩ đến khi làm món: gam, mililít, quả, lát, vá. Ở nhiều phần mềm, đơn vị dùng trùng với đơn vị cơ bản; ở một số loại khác, đơn vị dùng có thể là một đơn vị phụ với hệ số riêng.
Nguyên tắc vàng là mọi thứ quy về một đơn vị cơ bản nhỏ đủ để không phải dùng số lẻ khi trừ kho. Đường mà chọn đơn vị cơ bản là kg thì mỗi ly trừ 0,01 kg, con số lẻ rất dễ làm tròn sai và khó đọc. Chọn gam thì mỗi ly trừ 10 g, tồn kho hiện 48.350 g, nhìn quen mắt hơn và phần mềm cũng hiển thị gọn nếu có chế độ đổi sang kg khi xem báo cáo.
Một lưu ý về dữ liệu cũ: đơn vị cơ bản thường không đổi được sau khi đã có giao dịch, hoặc đổi được nhưng làm hỏng lịch sử tồn và giá vốn. Vì thế hãy chọn cẩn thận ngay từ khi khai danh mục. Nếu đã lỡ chọn sai, cách an toàn thường là tạo nguyên liệu mới với đơn vị đúng, chuyển tồn sang bằng một phiếu điều chỉnh, rồi ngừng dùng nguyên liệu cũ.
Chọn đơn vị cơ bản theo nhóm nguyên liệu
Bảng dưới là cách chọn phổ biến ở quán ăn, quán cà phê nhỏ. Hệ số trong cột ví dụ là giả định để minh hoạ, quán phải đo theo hàng thật của mình.
| Nhóm | Đơn vị cơ bản nên chọn | Đơn vị nhập thường gặp | Ví dụ hệ số (giả định) |
|---|---|---|---|
| Đường, bột, gạo, cà phê hạt | gam | bao, kg, gói | 1 bao = 50.000 g; 1 gói = 1.000 g |
| Sữa tươi, nước cốt, syrup, dầu ăn | mililít | thùng, hộp, chai, can | 1 thùng = 12 hộp = 12.000 ml |
| Sữa đặc | gam hoặc mililít (chọn một) | lon, thùng | 1 lon = 380 g theo khối lượng ghi trên bao bì |
| Thịt, cá, tôm, rau | gam | kg | 1 kg = 1.000 g (cộng tỷ lệ thành phẩm ở định lượng) |
| Trứng, bánh mì ổ, chai nước, ly nhựa | cái/quả/chai | chục, khay, thùng, cây | 1 khay = 30 quả; 1 thùng = 24 chai |
| Đá viên | kg hoặc bao | bao | Nhiều quán không quản kho đá, chỉ theo dõi chi phí |
Với sữa đặc và những thứ sệt, quyết định đong theo gam hay mililít phụ thuộc cách quầy pha làm việc. Nếu quầy đong bằng ca có vạch thì chọn mililít; nếu bóp từ chai theo cân thì chọn gam. Đừng để hai người pha hai kiểu, vì phần mềm chỉ hiểu một con số.
Khai một nguyên liệu có nhiều đơn vị nhập
Lấy ví dụ giả định sữa tươi không đường: mối A giao theo thùng 12 hộp một lít, mối B giao lẻ từng hộp, thỉnh thoảng quán tự đi chợ mua chai nhỏ. Cách khai:
- Tạo nguyên liệu "Sữa tươi không đường", đơn vị cơ bản là ml.
- Thêm đơn vị nhập "hộp 1 lít", hệ số 1.000 (một hộp bằng 1.000 ml).
- Thêm đơn vị nhập "thùng 12 hộp", hệ số 12.000. Không khai thùng theo "12 hộp" nếu phần mềm không hỗ trợ quy đổi dây chuyền; khai thẳng ra đơn vị cơ bản cho chắc.
- Nếu mua thêm chai nhỏ cùng loại sữa, thêm đơn vị "chai nhỏ" với hệ số theo dung tích ghi trên bao bì. Khác loại sữa (có đường, sữa béo) thì phải là nguyên liệu khác.
- Trong định lượng món, ghi theo ml: ly sữa tươi trân châu dùng 120 ml (ví dụ giả định).
- Nhập thử một phiếu một thùng, bán thử một ly, kiểm số tồn: phải ra 12.000 − 120 = 11.880 ml. Kiểm phép tính này ngay khi khai, trước khi dùng thật.
Bước kiểm thử cuối là bước hay bị bỏ qua nhất mà lại rẻ nhất. Hai phút nhập thử và bán thử bắt được gần như mọi lỗi hệ số trước khi chúng làm bẩn dữ liệu hàng tháng trời.
Những ca khó: hàng cân không đều, hàng đóng gói lẻ, hàng có bì
Hàng bán theo cân nhưng giao theo con hoặc theo túi. Gà nguyên con, cá nguyên con, túi tôm đông lạnh mỗi túi nặng một chút khác nhau. Không thể khai "một con = 1.500 g" cố định. Cách làm là nhập theo cân thực tế trên phiếu giao hàng: phiếu ghi 3 con nặng 4,6 kg thì nhập 4.600 g, giá theo tổng tiền. Nếu mối không cân, quán tự cân khi nhận.
Hàng có bì, có nước. Tôm đông lạnh mạ băng, mực ngâm, đồ ngâm nước. Khối lượng ghi trên bao bì đôi khi là khối lượng tịnh sau rã đông, đôi khi gồm cả băng. Hãy cân phần dùng được sau rã đông vài lần để biết tỷ lệ, rồi đưa tỷ lệ này vào định lượng hoặc nhập theo khối lượng tịnh. Phần mềm không tự biết điều này, nó chỉ tin con số bạn nhập.
Hàng đóng gói nhỏ dùng một lần. Gói đường que, gói tương ớt, ống hút. Chọn đơn vị cơ bản là cái hoặc gói, đơn vị nhập là hộp, bịch, thùng. Đây là nhóm dễ nhất nhưng cũng dễ bị quên trong định lượng vì giá trị nhỏ; nếu quán không muốn gắn vào món thì theo dõi theo kiểu vật tư tiêu hao, nhập và kiểm kê định kỳ.
Đổi quy cách bao bì. Mối hàng đổi từ hộp 1 lít sang hộp 946 ml, hoặc bao 25 kg sang bao 20 kg mà giữ tên hàng. Đây là lúc lỗi quy đổi chui vào lặng lẽ. Mỗi lần nhận hàng có bao bì lạ, người nhận nên kiểm dung tích, khối lượng ghi trên bao bì so với đơn vị đang khai.
Hàng mua ở chợ: bó, mớ, chục, ký không tròn
Quán nhỏ hiếm khi mua mọi thứ từ mối có hoá đơn. Rau thơm mua theo bó, chanh theo ký, ớt theo lạng, hành lá theo mớ, mỗi lần một cỡ. Nếu khai đơn vị nhập là "bó" với hệ số cố định, tồn kho sẽ lệch ngay từ phiếu nhập đầu tiên, vì bó hôm nay to, bó mai nhỏ. Cách làm thực tế ở nhiều quán là cân khi nhận và nhập theo gam, bất kể ngoài chợ bán theo đơn vị gì. Một cái cân điện tử đặt ở chỗ nhận hàng rẻ hơn rất nhiều so với công sức đi tìm số chênh cuối tháng.
Với những thứ quá rẻ và quá lặt vặt như rau thơm, quán có thể chọn không quản tồn mà chỉ ghi chi phí theo ngày. Đó là quyết định hợp lý, miễn là quán biết mình đã chọn như vậy và không kỳ vọng phần mềm báo đúng tồn rau. Nguyên tắc chung: nguyên liệu càng đắt, càng dễ thất thoát thì càng cần nhập theo cân chính xác; nguyên liệu rẻ, hư nhanh, dùng hết trong ngày thì theo dõi theo chi phí là đủ.
Khi mua chợ, người đi mua thường ghi giá vào một tờ giấy hoặc nhắn tin cho chủ quán. Nên thống nhất ghi luôn khối lượng đã cân, để người nhập phiếu không phải đoán. Nếu phần mềm có ứng dụng điện thoại cho phép nhập phiếu ngay tại chợ, đó là cách gọn nhất: cân, chụp ảnh, nhập, xong.
Dấu hiệu tồn kho đang sai vì quy đổi, và cách tìm
Tồn kho âm rất sâu sau vài ngày bán. Thường là định lượng ghi theo đơn vị lớn (lon, hộp) trong khi kho đang đếm đơn vị nhỏ, hoặc ngược lại. Mở định lượng của các món dùng nguyên liệu đó, xem đơn vị trong từng dòng.
Tồn kho cao gấp nhiều lần sau một phiếu nhập. Hệ số đơn vị nhập bị khai thừa ba số 0 hoặc thu ngân chọn nhầm đơn vị: nhập 2 "thùng" trong khi thực ra nhập 2 "hộp". Xem lịch sử phiếu nhập của nguyên liệu, tìm phiếu làm số nhảy.
Giá vốn món bỗng rất thấp hoặc rất cao. Giá nhập đi theo đơn vị nhập, chia hệ số sai thì giá mỗi gam sai theo. Món dùng sữa đặc bỗng có giá vốn bằng một phần nghìn là gợi ý rõ nhất.
Kiểm kê xong, chênh lệch ở một nguyên liệu tròn trịa như đúng 11 lần, 12 lần. Con số chênh là bội số của hệ số thùng thì gần như chắc chắn ai đó đã nhập theo thùng mà ghi nhầm đơn vị hộp.
Thói quen giữ quy đổi luôn đúng
Thứ nhất, một người chịu trách nhiệm danh mục nguyên liệu. Thu ngân và bếp được nhập phiếu, nhưng không được tạo nguyên liệu mới hay sửa hệ số. Nhiều phần mềm cho phân quyền đến mức này; tận dụng nó. Khi ai cũng tạo được nguyên liệu, danh mục sẽ có "Sữa tươi", "sữa tươi", "Sữa tươi KĐ", "ST không đường" là bốn dòng của cùng một thứ, mỗi dòng một hệ số.
Thứ hai, đặt tên nguyên liệu kèm quy cách khi cần, ví dụ "Sữa đặc lon 380 g" thay vì chỉ "Sữa đặc". Khi mối đổi quy cách, bạn tạo dòng mới và ngừng dòng cũ, lịch sử không bị trộn.
Thứ ba, dán một bảng quy đổi ở chỗ nhận hàng: nguyên liệu nào nhập theo đơn vị nào, hệ số bao nhiêu. Người nhận hàng mới không phải đoán. Bảng này cũng giúp đối chiếu với hoá đơn của mối, vì hoá đơn ghi theo đơn vị của họ, không theo đơn vị của quán.
Thứ tư, rà lại hệ số mỗi khi kiểm kê lệch bất thường. Kiểm kê không chỉ để đếm hàng; nó là lúc phát hiện lỗi cài đặt. Một lần kiểm kê lệch lớn mà truy ra lỗi hệ số thì đáng giá hơn mười lần kiểm kê khớp. Quy trình kiểm kê trên điện thoại có bài riêng trong danh mục này.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm của quán chỉ cho một đơn vị cho mỗi nguyên liệu thì làm sao nhập theo thùng?
Chọn đơn vị cơ bản nhỏ (ml, gam, cái) và khi nhập thì tự nhân ra: 2 thùng 12 hộp 1 lít thành 24.000 ml, giá nhập chia theo. Cách này tốn công nhẩm và dễ sai, nên nếu quán nhập nhiều loại hàng theo thùng, cân nhắc phần mềm có hỗ trợ nhiều đơn vị.
Có nên dùng kg làm đơn vị cơ bản cho thịt để dễ đọc không?
Đọc dễ nhưng trừ kho phải dùng số lẻ như 0,08 kg mỗi tô, nhiều phần mềm làm tròn đến hai chữ số thập phân sẽ làm sai lệch dồn. Gam an toàn hơn; nếu phần mềm có chế độ hiển thị theo kg trong báo cáo thì càng tốt.
Đơn vị trên hoá đơn của mối khác đơn vị quán khai thì đối chiếu thế nào?
Khai đơn vị nhập trùng tên với cách mối ghi trên hoá đơn, kèm hệ số ra đơn vị cơ bản. Khi nhập phiếu, chọn đúng đơn vị đó, số lượng và tổng tiền sẽ khớp từng dòng với hoá đơn, đối chiếu cuối tháng nhanh hơn nhiều.
Một nguyên liệu dùng ở cả bếp và quầy pha với hai đơn vị khác nhau thì sao?
Vẫn chỉ một đơn vị cơ bản. Bếp đong theo vá, quầy pha đong theo muỗng thì khai hai đơn vị dùng phụ có hệ số ra gam, hoặc định lượng thẳng theo gam ở cả hai nơi. Không tách thành hai nguyên liệu vì tồn kho sẽ bị chia đôi, không đọc được.
Đổi đơn vị cơ bản khi đã dùng phần mềm vài tháng có được không?
Tuỳ phần mềm, nhưng thường không nên. Cách an toàn là tạo nguyên liệu mới đúng đơn vị, làm phiếu điều chỉnh chuyển tồn sang, sửa định lượng các món dùng nó, rồi ngừng nguyên liệu cũ. Lịch sử cũ vẫn giữ nguyên để đọc báo cáo các tháng trước.
Có cần quản lý kho cho đá viên không?
Phần lớn quán nhỏ không quản đá như nguyên liệu vì rẻ, dùng nhiều và khó cân từng ly. Theo dõi đá như chi phí theo ngày là đủ. Chỉ khi đá là chi phí lớn bất thường, ví dụ quán nước mùa nóng, mới đáng gắn định lượng gần đúng theo size ly.