Nguyên tắc nền khi tách bill hay gộp bàn là hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sinh ra ở lần chốt thanh toán, nên mỗi lần chốt là một hoá đơn: tách bàn thành ba lần thanh toán thì có ba hoá đơn, gộp ba bàn thành một lần thanh toán thì có một hoá đơn, còn một hoá đơn trả bằng nhiều cách (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ) vẫn chỉ là một hoá đơn. Mọi thao tác tách, gộp, chuyển bàn phải làm trước khi chốt; sau khi chốt, muốn tách lại là phải xử lý hoá đơn sai sót.
Ở quán nhậu, quán lẩu, nhà hàng nhận tiệc công ty, tách gộp bill xảy ra hằng tối và là nguồn lỗi hoá đơn phổ biến nhất. Bài này đi qua từng tình huống, cách làm trên phần mềm bán hàng theo nguyên lý chung, và những điều không nên làm dù khách yêu cầu.
Vì sao phải làm xong mọi thao tác trước khi chốt
Phần mềm bán hàng giữ đơn ở trạng thái "đang mở" từ lúc gọi món đến lúc thanh toán. Trong trạng thái đó, đơn chỉ là dữ liệu nội bộ: thêm món, bớt món, chuyển bàn, tách gộp, in tạm tính bao nhiêu lần cũng được, không có gì gửi đi đâu. Khoảnh khắc thu ngân bấm hoàn tất thanh toán, hoá đơn được khởi tạo với mã của cơ quan thuế và dữ liệu bắt đầu được chuyển đi.
Từ sau khoảnh khắc ấy, hoá đơn không còn sửa tự do. Khách đòi tách lại thành hai hoá đơn, quán phải làm thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế, có khi kèm thông báo sai sót, mất thời gian của cả thu ngân lẫn kế toán. Ví dụ giả định: bàn tám người, thu ngân chốt một hoá đơn, năm phút sau hai người quay lại nói công ty mỗi người cần hoá đơn riêng. Nếu thu ngân hỏi trước khi chốt, việc này mất ba mươi giây; sau khi chốt, nó thành một hồ sơ.
Vì vậy câu hỏi quan trọng nhất ở quầy thu ngân quán đông là: "Anh chị thanh toán chung hay riêng, có ai cần hoá đơn công ty không?". Hỏi lúc in tạm tính, không phải lúc khách đã đưa thẻ. Nhiều quán dán câu hỏi này ở mặt sau tờ hướng dẫn thu ngân, nhân viên mới nhớ ngay từ ngày đầu.
Các tình huống và số hoá đơn tương ứng
Tóm tắt theo nguyên lý; cách bấm cụ thể theo từng phần mềm.
| Tình huống | Làm trên POS trước khi chốt | Kết quả hoá đơn |
|---|---|---|
| Bàn tách theo người, mỗi người trả món của mình | Tách đơn theo món thành nhiều đơn con | Mỗi đơn con một hoá đơn, liệt kê món của người đó |
| Bàn chia đều tiền | Chia theo số tiền hoặc số phần bằng nhau | Nhiều hoá đơn; món dùng chung có thể hiện số lượng lẻ, tuỳ phần mềm |
| Nhiều bàn của một đoàn trả chung | Gộp bàn thành một đơn | Một hoá đơn |
| Một người trả bằng tiền mặt và chuyển khoản | Ghi hai phương thức trên cùng đơn | Một hoá đơn; phương thức chỉ là thông tin thanh toán |
| Đã đặt cọc khi đặt bàn | Trừ cọc vào tổng khi thanh toán | Một hoá đơn theo tổng giá trị; xử lý cọc theo cách quán đã ghi nhận lúc thu |
| Khách gọi thêm sau khi đã thanh toán | Mở đơn mới | Thêm một hoá đơn mới, không sửa hoá đơn cũ |
Dòng "khách gọi thêm sau khi đã thanh toán" hay bị làm sai: thu ngân mở lại hoá đơn cũ để thêm món. Với hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền đã chốt, đó là việc không nên làm. Món gọi thêm là một lần bán mới, một hoá đơn mới, đơn giản và đúng.
Tách theo món hay tách theo tiền
Tách theo món là cách sạch nhất: người A trả bún và trà đá của mình, người B trả cơm và nước ngọt. Mỗi hoá đơn liệt kê đúng món, đơn giá, số lượng; hợp với khách cần hoá đơn công ty vì hoá đơn phản ánh chính phần người đó dùng. Phần mềm tốt cho kéo thả món từ đơn gốc sang đơn con, đơn con có thể in tạm tính riêng trước khi chốt.
Tách theo tiền, hay chia đều, phổ biến ở nhóm bạn đi nhậu, đi lẩu: tổng bao nhiêu chia cho năm người. Món dùng chung như nồi lẩu, đĩa mồi không chia gọn được. Một số phần mềm xử lý bằng cách ghi số lượng lẻ trên mỗi hoá đơn (0,2 nồi lẩu), số khác tạo một dòng chung "chia phần" theo tỷ lệ. Hai cách đều có thể chấp nhận về kỹ thuật, nhưng trước khi dùng nên hỏi nhà cung cấp hoá đơn xem hệ thống của họ có nhận số lượng lẻ cho món không chia được không, và hoá đơn ra trông thế nào.
Trường hợp hỗn hợp: một người trong nhóm cần hoá đơn công ty cho phần của mình, những người còn lại chia đều phần còn lại. Cách làm: tách món của người cần hoá đơn công ty ra một đơn con trước, nhập thông tin công ty, chốt; phần còn lại chia đều. Làm theo thứ tự ngược lại thường rối, vì phần chia đều đã chốt xong không tách thêm được.
Gộp bàn, chuyển bàn và tiệc nhiều bàn
Đoàn khách hai mươi người ngồi ba bàn, gọi món ở từng bàn, cuối cùng một người trả tất. Trên phần mềm, gộp ba bàn thành một đơn trước khi in tạm tính tổng, kiểm lại danh sách món một lượt cùng người trả, rồi chốt một hoá đơn. Không chốt ba hoá đơn riêng rồi cộng tay, vì khách cần một hoá đơn cho cả bữa sẽ phải xin điều chỉnh.
Chuyển bàn, khi khách đổi chỗ ngồi giữa bữa, cũng là thao tác trước khi chốt, không ảnh hưởng gì tới hoá đơn nếu làm đúng trên phần mềm. Lỗi hay gặp là phục vụ không chuyển bàn trên máy mà gọi món mới dưới bàn mới, cuối bữa có hai đơn, thu ngân phải gộp lại. Gộp được, nhưng dễ sót nếu ca đông.
Tiệc đặt trước theo hợp đồng, ví dụ tiệc công ty, liên hoan cuối năm, thường có giá theo mâm hay theo suất, có tiền cọc, có phát sinh thêm lúc tiệc. Nhiều quán xử lý tiệc bằng hoá đơn điện tử thông thường theo hợp đồng thay vì máy tính tiền, vì nội dung, thời điểm và người mua đều xác định trước. Nếu xuất bằng máy tính tiền, nên lập đơn tiệc trên phần mềm với món tiệc là một dòng theo suất, cộng phát sinh, trừ cọc, rồi chốt một lần khi tiệc kết thúc. Cách ghi nhận khoản cọc lúc thu, có lập hoá đơn ngay lúc thu cọc hay không, hỏi kế toán theo quy định hiện hành.
Những yêu cầu của khách nên từ chối
Chia một bill thành nhiều hoá đơn nhỏ không theo người trả. Ví dụ một người trả hết nhưng xin tách thành năm hoá đơn bằng nhau để tiện thanh toán nội bộ ở công ty. Hoá đơn phải phản ánh giao dịch thật; chia nhỏ để né điều kiện thanh toán hay hạn mức nội bộ của bên mua là việc quán không nên tiếp tay.
Ghi món khác với món đã dùng. Khách xin ghi "cơm văn phòng" thay cho bia rượu. Hoá đơn lấy dữ liệu từ món đã bán; đổi tên món là làm sai lệch chứng từ.
Ghi tổng tiền cao hơn số đã trả. Không cần giải thích thêm. Câu từ chối nhẹ nhàng: "Hoá đơn em lấy từ máy theo đúng món, em không sửa tay được ạ".
Gộp bill hôm nay với bill hôm trước. Mỗi lần bán đã có hoá đơn riêng theo ngày; gộp lại không còn đúng thời điểm lập.
Xuất hoá đơn trước rồi trả tiền sau vài ngày. Với khách lẻ tại quán, hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền sinh khi chốt thanh toán. Công nợ cho khách quen, khách công ty là một mô hình khác, cần thoả thuận và cách xuất hoá đơn riêng do kế toán hướng dẫn.
Cài phần mềm để tách gộp ít lỗi
Kiểm ba tính năng trước khi chọn hoặc cài phần mềm: tách đơn theo món bằng thao tác đơn giản trên màn hình chạm; chia đều theo số người có xem trước từng phần; gộp bàn có hiển thị lại danh sách món trước khi xác nhận. Thiếu một trong ba, thu ngân giờ cao điểm sẽ tìm cách tắt, ví dụ chốt chung rồi cộng tay cho từng người, và hoá đơn bắt đầu không còn khớp với cách khách thật sự trả tiền.
Cài quyền: phục vụ được tách, gộp, chuyển bàn trên đơn đang mở; chỉ thu ngân được chốt; chỉ quản lý được mở lại hoặc xử lý hoá đơn đã chốt. Cách chia quyền này giữ cho mọi thay đổi xảy ra trước khi chốt, đúng chỗ an toàn.
Cuối cùng, báo cáo cuối ca nên có số lần tách, gộp và số hoá đơn phải điều chỉnh vì tách gộp sai. Con số này cao là dấu hiệu cần đào tạo lại hoặc đổi quy trình hỏi khách. Với quán nhậu, quán lẩu đông khách, giảm được vài hoá đơn sai mỗi tuần đã tiết kiệm đáng kể công của kế toán.
Kịch bản ở quầy cho một bàn đông người
Một trình tự thu ngân có thể thuộc lòng, dùng cho bàn từ sáu người trở lên hoặc bàn có dấu hiệu sẽ tách bill (khách hỏi "tính riêng được không").
- Khi khách gọi tính tiền: hỏi ngay "Anh chị trả chung hay riêng, có ai cần hoá đơn công ty không?". Ghi chú câu trả lời lên đơn trên POS.
- Nếu có người cần hoá đơn công ty: tách phần của người đó ra đơn con trước, xin thông tin công ty (hoặc cho quét mã để tự nhập), kiểm lại tên và mã số thuế.
- In tạm tính cho từng phần và đưa cho đúng người. Chờ khách xác nhận, sửa nếu nhầm món.
- Thu tiền từng phần, ghi đúng phương thức của từng người. Chốt từng đơn con ngay sau khi thu đủ tiền của đơn đó.
- Đưa hoá đơn cho từng người, nhắc người cần hoá đơn công ty kiểm thông tin ngay tại quầy.
- Đóng bàn trên POS sau khi mọi đơn con đã chốt; kiểm không còn đơn con nào treo.
Bước cuối nghe hiển nhiên nhưng hay bị bỏ: một đơn con nhỏ (một chai nước của người về sớm) còn treo, bàn hiện trạng thái đang dùng, ca sau lại cộng nhầm vào khách mới. Phần mềm tốt sẽ cảnh báo khi đóng bàn còn đơn mở; không có cảnh báo thì thu ngân tự kiểm. Kịch bản này mất thêm chừng một phút với bàn đông, đổi lại gần như không còn hoá đơn phải điều chỉnh vì tách sai.
Câu hỏi thường gặp
Khách trả một nửa bằng tiền mặt, một nửa chuyển khoản thì có phải hai hoá đơn không?
Không. Một lần thanh toán là một hoá đơn, phương thức thanh toán chỉ là thông tin đi kèm. Trên phần mềm, ghi hai phương thức cho cùng một đơn để cuối ca đối soát tiền mặt và chuyển khoản đúng. Chỉ khi khách thật sự tách thành hai lần thanh toán cho hai phần món khác nhau mới thành hai hoá đơn.
Đã chốt một hoá đơn chung, khách xin tách thì làm gì?
Báo quản lý ca. Việc tách một hoá đơn đã chốt thành nhiều hoá đơn phải theo quy trình xử lý sai sót, thường là thay thế hoặc điều chỉnh theo quy định hiện hành. Không tự huỷ trên phần mềm khi chưa biết quy trình của nhà cung cấp và hướng dẫn của kế toán.
Tiền cọc đặt bàn có lên hoá đơn không?
Tuỳ cách quán ghi nhận lúc thu cọc. Nếu cọc là khoản giữ chỗ trừ vào bill, hoá đơn lúc thanh toán thường theo tổng giá trị bữa ăn, còn cọc là thông tin thanh toán. Nếu quán đã lập hoá đơn lúc thu cọc, cách xử lý khác. Thống nhất với kế toán trước khi nhận cọc.
Chia đều tiền mà món không chia được thì hoá đơn có bị sai không?
Không sai nếu tổng các hoá đơn bằng tổng giá trị bữa ăn và cách chia được hệ thống chấp nhận, ví dụ số lượng lẻ. Hỏi nhà cung cấp hoá đơn trước xem họ hỗ trợ cách nào, và in thử để biết hoá đơn ra trông thế nào trước khi khách hỏi.
Khách công ty muốn tách riêng phần đồ uống có cồn ra hoá đơn khác được không?
Được nếu đó là hai lần thanh toán thật, ví dụ công ty trả phần ăn, cá nhân trả phần bia. Tách theo món trước khi chốt, mỗi phần một hoá đơn với người mua tương ứng. Không ghi tên công ty lên phần mà cá nhân trả.
Có nên in tạm tính riêng cho từng người trước khi chốt không?
Nên, nhất là bàn đông. Mỗi người xem phần của mình, sửa nếu nhầm, rồi mới chốt. Tạm tính không phải hoá đơn nên in bao nhiêu lần cũng được. Thao tác này tốn thêm một phút nhưng tránh gần hết các yêu cầu điều chỉnh sau đó.