Báo cáo doanh thu theo giờ chia doanh thu và số đơn của quán vào từng khung giờ trong ngày, thường mỗi khung một giờ, để thấy chính xác lúc nào đông, lúc nào vắng. Dùng đúng, báo cáo này trả lời ba câu hỏi vận hành cụ thể: mỗi khung giờ cần bao nhiêu người, bếp phải chuẩn bị sẵn bao nhiêu trước giờ đông, và khung giờ vắng có đáng mở cửa hay nên dùng vào việc khác.
Điều kiện để báo cáo này có ích là đọc theo thứ trong tuần và theo nhiều tuần, không đọc một ngày. Một ngày lẻ có thể đông bất thường vì một bữa tiệc, nhưng trung bình của bốn thứ Sáu gần nhất thì đáng tin. Phần dưới đi từ cách đọc, cách dựng bảng nhiệt theo giờ và thứ, đến cách chuyển con số thành lịch ca và kế hoạch chuẩn bị.
Báo cáo theo giờ ghi nhận cái gì, và cái gì nó không thấy
Phần lớn phần mềm bán hàng ghi giờ của hoá đơn theo một trong hai mốc: lúc mở hoá đơn (khách gọi món đầu tiên) hoặc lúc thanh toán. Với quán cà phê mang đi, hai mốc gần như trùng nhau. Với quán ngồi lâu như quán nhậu hay quán lẩu, chúng có thể cách nhau hai ba tiếng. Nếu phần mềm ghi theo giờ thanh toán, báo cáo sẽ đẩy doanh thu về cuối buổi, trong khi bếp thật ra bận nhất từ đầu buổi.
Vì vậy trước khi đọc, hãy kiểm phần mềm của quán dùng mốc nào. Cách thử: mở một hoá đơn lúc mười giờ, thanh toán lúc mười một giờ rưỡi, rồi xem báo cáo xếp nó vào khung nào. Một số phần mềm cho chọn mốc trong bộ lọc; nếu có, nên xem cả hai, vì mốc gọi món phản ánh áp lực lên bếp, còn mốc thanh toán phản ánh áp lực lên quầy thu ngân.
Báo cáo theo giờ cũng không thấy được nhu cầu bị bỏ lỡ. Khách đến thấy đông rồi bỏ đi không để lại hoá đơn nào. Nếu khung mười hai giờ trưa luôn "chỉ" bằng khung mười một giờ rưỡi, có thể là vì quán đã hết chỗ chứ không phải vì ít khách. Lúc này cần kết hợp quan sát thực tế: đếm số khách quay đi trong vài buổi trưa, hoặc nhìn thời gian chờ món trên màn hình bếp nếu có.
Dựng bảng nhiệt doanh thu theo giờ và thứ trong tuần
Bảng nhiệt là cách nhìn nhanh nhất: hàng là khung giờ, cột là thứ, mỗi ô tô màu đậm nhạt theo doanh thu hoặc số đơn. Nhiều phần mềm có sẵn; nếu không, làm trên bảng tính theo các bước sau.
- Xuất báo cáo theo giờ của bốn tuần gần nhất, từng ngày một hoặc theo khoảng nếu phần mềm cho xuất chi tiết từng hoá đơn kèm giờ.
- Trên bảng tính, thêm hai cột: thứ trong tuần và khung giờ, lấy từ cột thời gian của hoá đơn bằng hàm ngày giờ.
- Tạo bảng tổng hợp (pivot) với hàng là khung giờ, cột là thứ, giá trị là số đơn trung bình mỗi ngày. Dùng số đơn trước, doanh thu sau, vì số đơn phản ánh khối lượng công việc sát hơn.
- Tô màu có điều kiện cho cả bảng: ô càng đông màu càng đậm. Chỉ cần liếc là thấy những "khối" giờ đông.
- Loại hoặc đánh dấu những ngày bất thường như ngày lễ, ngày mất điện, ngày có tiệc lớn đặt trước, để chúng không kéo lệch trung bình.
- Lưu bảng này lại và làm lại mỗi tháng. So hai bảng nhiệt cạnh nhau sẽ thấy giờ đông có đang dịch chuyển không, ví dụ khi trường học gần quán đổi giờ tan.
Một bảng nhiệt bốn tuần thường đã đủ ổn định cho quán bán đều. Quán mới mở hoặc quán phụ thuộc thời tiết nên dùng tám tuần để bớt nhiễu.
Từ số đơn mỗi giờ đến số người mỗi ca
Bước quan trọng nhất là đổi số đơn thành số người cần có mặt. Mỗi quán có một mức năng suất riêng: một người pha chế xử lý được bao nhiêu ly mỗi giờ, một người phục vụ kèm được bao nhiêu bàn, một thu ngân xử lý bao nhiêu hoá đơn. Con số này quán tự đo được bằng chính báo cáo theo giờ: chọn những khung giờ mà nhân viên nói là "vừa sức, không quá tải", xem số đơn khung đó, chia cho số người có mặt.
Ví dụ giả định, một quán cà phê đo được rằng một người pha chế làm ổn khoảng 35 ly một giờ khi có người đứng quầy nhận order riêng. Bảng nhiệt cho thấy thứ Hai đến thứ Sáu, khung bảy đến tám giờ sáng trung bình 70 ly, khung tám đến chín giờ 45 ly, khung chín đến mười một giờ chỉ khoảng 20 ly mỗi giờ. Như vậy khung bảy giờ cần hai người pha chế, khung tám giờ một người rưỡi, tức là một người cộng người đứng quầy hỗ trợ, còn sau chín giờ một người là đủ.
Chuyển sang lịch ca, quán có thể xếp một ca sáng sớm hai người từ sáu giờ rưỡi đến chín giờ, rồi một người về hoặc chuyển sang việc chuẩn bị. Cách xếp theo số này thường khác xa cách xếp theo thói quen "sáng hai người, chiều hai người". Chênh lệch nằm ở chỗ thói quen dàn đều người ra, còn số liệu dồn người vào đúng chỗ.
Đừng cắt người quá sát số. Khách không đến đều đặn trong một giờ mà đến thành từng đợt, nên luôn cần dư một chút ở khung đông. Cũng tính cả thời gian nghỉ, vệ sinh, nhận hàng. Số liệu chỉ là khung; người quản lý ca vẫn phải điều chỉnh theo cảm nhận thực tế.
Chuẩn bị bếp trước giờ đông dựa trên báo cáo theo giờ
Báo cáo theo giờ kết hợp với báo cáo món theo giờ, nếu phần mềm có, cho biết không chỉ lúc nào đông mà còn đông món gì. Quán bún buổi trưa có thể bán phần lớn tô bún trong khung mười một đến mười hai giờ rưỡi; nếu rau, chả, nước dùng chưa sẵn sàng trước mười một giờ, cả khung đông sẽ bị chậm.
Cách dùng thực tế: lấy số lượng bán trung bình của món chính trong khung đông, cộng thêm một phần dự phòng, đó là lượng cần sơ chế xong trước giờ mở khung. Phần còn lại của ngày có thể chuẩn bị dần. Với món có thời gian sống ngắn như rau sống, nước ép, bánh mì nướng, chuẩn bị theo khung giờ giúp giảm hao hụt rõ rệt so với chuẩn bị một lần cho cả ngày.
Báo cáo theo giờ cũng giúp đặt thời điểm nhận hàng. Đừng để mối giao hàng đến đúng giờ đông, khi không ai rảnh để kiểm hàng và nhập kho. Nhìn bảng nhiệt, chọn khung vắng nhất buổi sáng làm giờ nhận hàng cố định và báo cho mối. Việc kiểm và nhập hàng vào phần mềm kho được nói kỹ ở danh mục quản lý kho nguyên liệu.
Khung giờ vắng: đóng cửa, giữ nguyên hay biến thành cơ hội
Tính chi phí giữ cửa mở. Một khung giờ vắng vẫn tốn điện, tốn công người trực. Ước lượng chi phí mỗi giờ mở cửa rồi so với doanh thu khung đó. Nếu nhiều tuần liền doanh thu không đủ bù, đáng cân nhắc đổi giờ mở cửa hoặc giảm người trực.
Đừng đóng vội khung giờ có khách quen. Có khung giờ ít đơn nhưng là giờ của nhóm khách quen ngồi lâu, rồi chính họ kéo bạn bè đến giờ khác. Xem báo cáo khách hàng nếu có trước khi quyết.
Dùng giờ vắng cho việc không bán được. Kiểm kê, vệ sinh sâu, chuẩn bị nguyên liệu cho khung đông tiếp theo, đào tạo nhân viên mới trên phần mềm. Một khung vắng được dùng đúng là khung đông chạy trơn hơn.
Thử chương trình cho giờ vắng rồi đo lại. Một món chỉ bán khung chiều, một combo cho dân văn phòng. Đặt chương trình đủ lâu, khoảng bốn tuần, rồi so bảng nhiệt trước và sau. Nếu khung vắng tăng mà khung đông không giảm, chương trình có tác dụng thật; nếu khách chỉ dời từ giờ đông sang giờ vắng để hưởng giảm giá, tổng doanh thu không đổi mà biên lợi nhuận lại thấp đi.
Chú ý kênh ứng dụng giao đồ ăn. Khung giờ vắng tại quán đôi khi lại đông đơn qua ứng dụng, đặc biệt buổi chiều muộn và tối mưa. Lọc báo cáo theo giờ riêng cho từng kênh để không đóng cửa đúng lúc đơn app đang về.
Những bẫy khi đọc doanh thu theo giờ
Bẫy thứ nhất là nhìn doanh thu thay vì số đơn khi xếp người. Một bàn tiệc mười người đặt trước có thể làm khung bảy giờ tối thứ Bảy có doanh thu rất cao, nhưng chỉ cần một người phục vụ chính. Ngược lại, khung sáng bán cà phê mang đi giá thấp có doanh thu khiêm tốn nhưng số đơn lớn, cần nhiều tay. Doanh thu để đánh giá hiệu quả, số đơn để xếp người.
Bẫy thứ hai là để giờ chốt ngày sai. Quán mở đến một hai giờ sáng mà giờ chốt ngày của phần mềm để nửa đêm thì khung muộn nhất bị tách sang ngày hôm sau, làm bảng nhiệt của thứ Bảy thiếu khúc đuôi và Chủ nhật có một khối doanh thu lạ lúc nửa đêm. Đặt giờ chốt ngày theo giờ đóng cửa thật, ví dụ bốn giờ sáng, là xong.
Bẫy thứ ba là coi trung bình là sự thật cho mọi ngày. Trung bình thứ Sáu là 50 đơn khung trưa không có nghĩa thứ Sáu nào cũng vậy; có thứ Sáu 30, có thứ Sáu 70. Nhìn thêm mức thấp nhất và cao nhất trong bốn tuần để biết biên độ, rồi xếp người theo mức gần cao chứ không theo trung bình, nhất là ở khung trải nghiệm của khách bị ảnh hưởng nặng khi thiếu người.
Mùa vụ, ngày lễ và những tuần không giống tuần thường
Bảng nhiệt bốn tuần phản ánh nhịp của một giai đoạn, không phải của cả năm. Quán gần trường đại học sẽ thấy khung trưa và khung chiều tụt hẳn khi sinh viên nghỉ hè hoặc nghỉ Tết; quán gần khu công nghiệp có nhịp theo ca của công nhân và thay đổi khi nhà máy đổi ca. Khi giai đoạn đổi, lịch ca dựng theo bảng nhiệt cũ sẽ dư người hoặc thiếu người ngay.
Cách xử lý là giữ lại bảng nhiệt của từng giai đoạn trong năm và đặt tên rõ: mùa học, mùa nghỉ hè, tháng trước Tết, tuần sau Tết. Năm sau, khi bước vào giai đoạn tương tự, lấy bảng cũ ra làm khung rồi chỉnh theo vài tuần đầu. Tết Nguyên đán rơi vào ngày dương lịch khác nhau mỗi năm, nên đừng so tháng Một năm nay với tháng Một năm ngoái mà hãy so theo số ngày trước và sau Tết.
Các ngày lễ dài như dịp Quốc khánh, dịp ba mươi tháng Tư nên xem riêng thành từng ngày. Quán trong khu dân cư có thể vắng vì người đi chơi xa, quán ở điểm du lịch thì quá tải. Ghi chú lại số đơn từng khung giờ của những ngày này để năm sau chuẩn bị người và nguyên liệu sát hơn.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo theo giờ nên chia mỗi khung một giờ hay nửa giờ?
Quán bán đều trong ngày dùng khung một giờ là đủ. Quán có đợt đông rất ngắn và dồn dập, như quán ăn sáng gần trường hay quán cơm văn phòng, nên xem khung ba mươi phút hoặc mười lăm phút nếu phần mềm cho phép, vì một giờ có thể che mất đỉnh nhọn kéo dài chỉ hai mươi phút.
Quán mới mở chưa đủ bốn tuần dữ liệu thì xếp ca thế nào?
Xếp tạm theo kinh nghiệm và theo giờ hoạt động của khu vực, rồi xem báo cáo theo giờ mỗi tuần để chỉnh dần. Sau hai tuần đã thấy được khung đông khá rõ; sau bốn đến sáu tuần thì bảng nhiệt đủ ổn định để xếp ca theo số.
Có nên công khai bảng nhiệt theo giờ cho nhân viên xem không?
Nên chia sẻ phần số đơn theo giờ, vì nó giải thích vì sao lịch ca được xếp như vậy và giúp nhân viên hiểu áp lực từng khung. Phần doanh thu tiền thì tuỳ chủ quán; nhiều quán chỉ chia sẻ số đơn và số ly để tránh so bì không cần thiết.
Doanh thu theo giờ có giúp quyết định giờ mở cửa không?
Có, nhưng cần nhìn đủ lâu và nhìn cả kênh ứng dụng. Nếu khung đầu hoặc cuối ngày liên tục thấp trong nhiều tuần ở mọi kênh, và chi phí giữ cửa mở lớn hơn doanh thu khung đó, việc rút giờ là hợp lý. Nên báo khách quen trước và theo dõi xem khung kế bên có tăng lên không.
Phần mềm không có báo cáo theo giờ thì làm sao?
Hầu hết phần mềm vẫn cho xuất danh sách hoá đơn kèm thời gian. Xuất danh sách đó ra bảng tính, tách cột giờ rồi dùng bảng tổng hợp như bước hướng dẫn trong bài. Mất chừng nửa giờ cho lần đầu, các lần sau chỉ cần dán dữ liệu mới vào mẫu cũ.
Ngày mưa làm lệch báo cáo theo giờ, có nên loại ra không?
Không nên loại hết, vì mưa là chuyện thường ở nhiều vùng và quán cần biết ngày mưa bán ra sao. Cách tốt hơn là đánh dấu ngày mưa lớn trong bảng tính để có thể xem riêng hai nhóm ngày mưa và ngày khô, rồi chuẩn bị hai lịch ca và hai mức chuẩn bị nguyên liệu khác nhau.