Chủ quán nhỏ không cần đọc hết các báo cáo trong phần mềm bán hàng; chỉ cần một bộ nhỏ xem đúng nhịp: mỗi ngày xem tổng thực thu, số đơn, các dòng huỷ món và giảm giá; mỗi tuần xem doanh thu theo giờ, theo kênh và món bán chạy; mỗi tháng xem xu hướng, so cùng kỳ và giá trị đơn trung bình. Báo cáo hằng ngày để bắt lỗi khi còn nhớ chuyện, báo cáo tuần để chỉnh vận hành, báo cáo tháng để quyết định lớn hơn như đổi thực đơn hay đổi giờ mở cửa.
Phần lớn phần mềm POS cho quán ăn đều có cùng một bộ khung: báo cáo tổng hợp bán hàng, theo món, theo nhóm món, theo giờ, theo nhân viên, theo phương thức thanh toán, theo kênh bán và nhật ký huỷ – giảm giá. Tên gọi mỗi nơi một kiểu, nhưng câu hỏi phía sau thì giống nhau. Bài này đi theo câu hỏi chứ không theo tên nút bấm, để dùng phần mềm loại nào cũng áp được.
Vì sao nhiều quán có POS mà vẫn không dùng tới báo cáo
Cảnh rất quen ở quán vừa chuyển sang phần mềm: máy bán hàng chạy đều, phiếu bếp in đều, nhưng ba tháng sau chủ quán chưa mở mục báo cáo lần nào ngoài con số tổng cuối ngày. Lý do thường không phải lười. Phần mềm đưa ra quá nhiều bảng cùng lúc, mỗi bảng vài chục cột, và không bảng nào nói cho biết "hôm nay có gì đáng lo". Người bận đứng bếp từ sáng nhìn vào thấy rối là đóng lại.
Lý do thứ hai là báo cáo không gắn với việc phải làm. Biết hôm nay bán 214 ly cũng không thay đổi gì nếu không biết so với cái gì. Con số chỉ có nghĩa khi đặt cạnh một con số khác: hôm qua, cùng thứ tuần trước, mục tiêu đã đặt, hoặc một ngưỡng báo động. Quán dùng báo cáo tốt thường không đọc nhiều hơn, mà đọc ít hơn nhưng luôn có một con số để so.
Lý do thứ ba là dữ liệu đầu vào bẩn. Thu ngân bấm "món khác" thay vì chọn đúng món, ghi giảm giá bằng cách sửa giá tay, khách mang về lại bấm như ăn tại quán. Báo cáo từ dữ liệu như vậy cho kết quả lệch, chủ quán thấy không khớp với cảm giác thực tế và mất niềm tin. Vì thế việc đầu tiên trước khi đọc số là thống nhất cách bấm, phần này các bài về cài thực đơn và phân quyền trên POS đã nói kỹ.
Bộ báo cáo theo nhịp: ngày, tuần, tháng
Bảng dưới gom các báo cáo phổ biến trên POS quán ăn vào ba nhịp, kèm câu hỏi mà mỗi báo cáo trả lời. Tên báo cáo có thể khác trên phần mềm của bạn, hãy tìm theo nội dung.
| Nhịp | Báo cáo | Câu hỏi nó trả lời | Thời gian đọc |
|---|---|---|---|
| Mỗi ngày | Tổng hợp cuối ngày: doanh thu, thực thu, số đơn, số khách | Hôm nay bán được bao nhiêu, thu vào bao nhiêu, có khớp két và tài khoản không | Khoảng 3 phút |
| Mỗi ngày | Nhật ký huỷ món, giảm giá, hoàn tiền | Có dòng nào lạ: huỷ sau khi đã in bếp, giảm giá không lý do, hoàn tiền ngoài giờ | Khoảng 2 phút |
| Mỗi ngày | Theo phương thức thanh toán | Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví mỗi loại bao nhiêu để đối chiếu | Khoảng 1 phút |
| Mỗi tuần | Doanh thu theo giờ và theo thứ | Giờ nào đông, giờ nào vắng, xếp người đã hợp chưa | Khoảng 10 phút |
| Mỗi tuần | Theo kênh: tại quán, mang về, ứng dụng giao đồ ăn | Kênh nào đang lên, kênh nào đang xuống | Khoảng 5 phút |
| Mỗi tuần | Món bán chạy và bán chậm | Món nào cần chuẩn bị nhiều hơn, món nào nên xem lại | Khoảng 10 phút |
| Mỗi tháng | Xu hướng theo tháng, so cùng kỳ | Quán đang đi lên hay đi xuống khi đã trừ yếu tố mùa | Khoảng 20 phút |
| Mỗi tháng | Giá trị đơn trung bình, số đơn mỗi ngày | Doanh thu đổi do đông khách hơn hay do mỗi khách gọi nhiều hơn | Khoảng 10 phút |
Cộng lại, một tuần chủ quán chỉ mất chừng nửa giờ cho báo cáo, chưa kể buổi tổng kết tháng. Đó là mức mà quán một người vẫn duy trì được lâu dài, quan trọng hơn mọi bảng biểu cầu kỳ.
Ba phút cuối ngày: đọc báo cáo tổng hợp sao cho có ích
Báo cáo tổng hợp cuối ngày thường có một khối số ở đầu trang: doanh thu, giảm giá, huỷ, thực thu, số hoá đơn, số khách hoặc số bàn. Đừng chỉ nhìn doanh thu. Con số cần nhìn đầu tiên là thực thu, vì đó là tiền thật sự vào két và tài khoản sau khi trừ giảm giá, hoàn tiền. Doanh thu cao mà thực thu thấp bất thường là tín hiệu có giảm giá hoặc hoàn tiền nhiều.
Con số thứ hai là số đơn. Doanh thu hôm nay giảm có thể vì ít khách, cũng có thể vì khách đông như thường nhưng gọi ít hơn. Hai trường hợp này dẫn đến hai cách xử lý khác nhau, và chỉ cần chia doanh thu cho số đơn là phân biệt được. Phần mềm nào cũng tính sẵn chỉ số này dưới tên giá trị đơn trung bình hoặc bình quân hoá đơn.
Con số thứ ba là tổng huỷ món và giảm giá. Không cần phân tích sâu mỗi ngày, chỉ cần so với mức thường thấy. Quán quen việc sẽ biết tổng huỷ một ngày bình thường chỉ vài món; hôm nào tăng vọt thì mở nhật ký xem ngay trong tối, khi nhân viên còn nhớ chuyện gì đã xảy ra. Để sang tuần mới hỏi, câu trả lời thường là "không nhớ".
Một thói quen nhỏ giúp ích nhiều: chụp hoặc ghi lại ba con số này vào một bảng riêng mỗi tối. Phần mềm vẫn lưu đủ, nhưng tự tay ghi buộc mình nhìn và tạo cảm giác về nhịp của quán. Sau vài tuần, chỉ liếc là biết ngày nào khác thường.
Nửa giờ mỗi tuần: ba báo cáo để chỉnh vận hành
Báo cáo tuần trả lời câu hỏi "tuần sau làm gì khác đi". Đầu tiên là doanh thu theo giờ và theo thứ. Nhìn bảng này, chủ quán thấy rõ khung giờ nào thực sự đông. Nhiều quán cà phê ngạc nhiên khi thấy khung chín đến mười giờ sáng ngày thường đông hơn tối cuối tuần, trong khi lịch ca vẫn dồn người vào tối thứ Bảy theo thói quen.
Thứ hai là doanh thu theo kênh. Nếu quán bán cả tại chỗ, mang về và qua ứng dụng giao đồ ăn, tỷ trọng mỗi kênh thay đổi theo tuần, theo thời tiết, theo chương trình khuyến mãi của ứng dụng. Theo dõi đều đặn giúp không bị bất ngờ khi một kênh tụt dần. Lưu ý doanh thu kênh ứng dụng trên POS thường là giá bán trước chiết khấu, tiền về thật thấp hơn; phần đối soát này có bài riêng ở danh mục bán qua ứng dụng giao đồ ăn.
Thứ ba là báo cáo món. Mỗi tuần chỉ cần nhìn mười món đầu và mười món cuối theo số lượng bán. Món đầu bảng phải luôn đủ nguyên liệu và làm nhanh nhất; món cuối bảng là ứng viên để xem lại công thức, cách trình bày trên thực đơn hoặc bỏ hẳn. Một quyết định nhỏ mỗi tuần, ví dụ đưa món chậm lên vị trí dễ thấy hơn và hẹn hai tuần sau xem lại, tốt hơn nhiều so với để thực đơn đứng yên cả năm.
Buổi tổng kết tháng: nhìn xu hướng thay vì nhìn từng ngày
Từng ngày lên xuống vì mưa nắng, vì có đám cưới trong hẻm, vì trận bóng đá. Nhìn theo tháng mới thấy được hướng đi thật. Buổi tổng kết tháng nên trả lời ba câu: doanh thu tháng này so với tháng trước và so với cùng tháng năm ngoái thế nào; thay đổi đó đến từ số đơn hay từ giá trị mỗi đơn; và chi phí huỷ, giảm giá có đang lớn dần không.
So cùng kỳ năm trước giúp tách yếu tố mùa. Quán gần trường học sẽ luôn giảm vào kỳ nghỉ hè, quán ở khu du lịch tăng vào mùa lễ. So tháng Sáu với tháng Năm mà thấy giảm thì chưa nói lên điều gì; so tháng Sáu năm nay với tháng Sáu năm trước mới biết quán có thực sự yếu đi. Quán mới mở chưa đủ một năm dữ liệu thì so với tuần cùng kỳ của tháng trước, chấp nhận độ chính xác thấp hơn.
Buổi tổng kết tháng cũng là lúc xuất dữ liệu ra bảng tính để giữ lại. Nhiều phần mềm chỉ cho xem báo cáo trong một khoảng thời gian giới hạn tuỳ gói, hoặc khi đổi phần mềm thì dữ liệu cũ khó mang theo. Một tệp bảng tính mỗi tháng, đặt tên theo tháng và lưu ở hai nơi, là bảo hiểm rẻ cho lịch sử kinh doanh của quán.
Đặt ngưỡng báo động để khỏi phải soi từng con số
Cách giảm thời gian đọc báo cáo hiệu quả nhất là đặt trước vài ngưỡng, chỉ khi số vượt ngưỡng mới cần đào sâu. Ví dụ giả định một quán cà phê đặt ba ngưỡng: thực thu một ngày thấp hơn trung bình cùng thứ của bốn tuần gần nhất quá hai mươi phần trăm; tổng huỷ món sau khi đã gửi pha chế vượt năm ly; tổng giảm giá không thuộc chương trình nào vượt một mức cố định. Ngày nào không chạm ngưỡng, chủ quán chỉ liếc qua rồi đóng máy.
Ngưỡng nên đặt từ chính dữ liệu của quán chứ không lấy theo lời khuyên chung chung, vì mỗi mô hình có mức huỷ và giảm giá bình thường khác nhau. Quán lẩu có nhiều món phụ hay bị gọi rồi trả, quán cà phê mang đi gần như không huỷ. Lấy dữ liệu một tháng, xem mức cao nhất của những ngày bình thường, đặt ngưỡng nhích hơn một chút là đủ dùng.
Một số phần mềm cho cài cảnh báo tự động qua thông báo trên điện thoại khi có huỷ món sau in bếp hoặc giảm giá lớn. Tính năng này có ích nếu cài đúng mức; cài quá nhạy thì ngày nào cũng có thông báo và chủ quán sẽ quen tay tắt đi, mất tác dụng. Sau mỗi quý nên xem lại các ngưỡng vì quán thay đổi theo thời gian: đông hơn, thêm món, thêm kênh bán.
Những lỗi đọc báo cáo hay gặp ở quán nhỏ
Chọn sai khoảng thời gian. Quán mở đến sau nửa đêm thì đơn lúc một giờ sáng có thể bị tính sang ngày hôm sau. Kiểm tra trong cài đặt xem phần mềm có cho đặt giờ chốt ngày kinh doanh không, và đặt theo giờ đóng cửa thật của quán.
Lẫn doanh thu với thực thu. Con số to nhất trên đầu báo cáo thường là doanh thu trước giảm giá. Lấy nó đi đối chiếu với tiền két sẽ luôn thấy thiếu, rồi nghi oan thu ngân.
So hai ngày không cùng loại. So thứ Hai với Chủ nhật, hay so ngày mưa với ngày nắng, rồi kết luận quán đang đi xuống. So đúng là so cùng thứ, cùng điều kiện.
Tin số liệu khi dữ liệu nhập chưa chuẩn. Nếu thu ngân hay dùng nút "món khác" hoặc sửa giá tay, báo cáo món và báo cáo giảm giá đều sai. Sửa thói quen bấm trước, đọc số sau.
Đọc mà không ghi lại quyết định. Xem xong báo cáo tuần mà không ghi "tuần sau thêm một người ca trưa thứ Sáu" thì tuần sau lại xem đúng bảng đó với đúng cảm giác đó. Mỗi buổi đọc số nên kết thúc bằng một việc cụ thể và tên người làm.
Câu hỏi thường gặp
Quán chỉ có một mình chủ làm thì có cần đọc báo cáo không?
Cần, nhưng ít hơn. Quán một người nên giữ đúng ba con số cuối ngày là thực thu, số đơn và tổng huỷ cộng giảm giá, cộng với báo cáo món mỗi tuần. Chừng đó đủ để biết nên chuẩn bị nguyên liệu bao nhiêu và món nào nên bỏ, mất chưa tới mười phút mỗi tuần.
Báo cáo trên điện thoại và trên máy tính có khác nhau không?
Với POS đám mây, dữ liệu là một, chỉ khác cách hiển thị. Ứng dụng trên điện thoại thường chỉ có báo cáo tóm tắt để xem nhanh, còn bản trên máy tính hoặc trình duyệt cho lọc chi tiết và xuất tệp. Đọc nhanh cuối ngày dùng điện thoại, tổng kết tuần tháng nên ngồi máy tính.
Nên đặt mục tiêu doanh thu mỗi ngày không?
Nên đặt, nhưng theo từng thứ trong tuần chứ không một con số chung, vì thứ Hai và thứ Bảy khác nhau rất xa. Cách đơn giản là lấy trung bình bốn tuần gần nhất của từng thứ làm mức chuẩn, rồi xem ngày nào vượt hay hụt bao nhiêu phần trăm.
Quán có hai người quản lý thì ai đọc báo cáo nào?
Nên chia rõ. Người quản lý ca đọc báo cáo cuối ngày và nhật ký huỷ, giảm giá vì họ có mặt khi sự việc xảy ra. Chủ quán đọc báo cáo tuần và tháng để ra quyết định. Phân quyền trên phần mềm cũng nên theo đúng cách chia này để mỗi người thấy đúng phần mình cần.
Báo cáo doanh thu trên POS có dùng thay sổ sách kế toán được không?
Không nên coi là một. Báo cáo POS là dữ liệu bán hàng để quản lý vận hành; sổ sách kế toán và nghĩa vụ thuế có yêu cầu riêng về chứng từ, hoá đơn và cách ghi nhận. Dữ liệu POS là nguồn đầu vào tốt cho người làm kế toán, nhưng cách ghi sổ và kê khai cần kiểm theo quy định hiện hành và hỏi cơ quan thuế quản lý.
Phần mềm có báo cáo tự gửi qua tin nhắn mỗi tối, có nên bật không?
Nên bật nếu nội dung gọn, chỉ vài con số chính. Báo cáo tự gửi giúp chủ quán vắng mặt vẫn nắm nhịp hằng ngày. Chỉ cần lưu ý ai được nhận, vì đó là số liệu kinh doanh của quán; khi nhân viên nghỉ việc, nhớ gỡ họ khỏi danh sách nhận.