Báo cáo doanh thu theo kênh chia doanh thu của quán theo nơi đơn hàng đến: khách ăn tại quán, khách mua mang về, đơn từ từng ứng dụng giao đồ ăn, đơn đặt qua mạng xã hội hoặc điện thoại tự giao. Nó cho biết kênh nào đang nuôi quán, kênh nào đang lớn lên, và quan trọng nhất là giúp so các kênh trên cùng một thước đo, vì một đồng doanh thu trên ứng dụng không mang về cùng số tiền như một đồng bán tại quầy.
Muốn báo cáo này đúng, phải cài kênh ngay từ lúc bấm đơn. Phần đầu bài nói cách cài, phần sau nói cách đọc: tỷ trọng, giá trị đơn mỗi kênh, nhịp theo giờ của từng kênh, và cách quy về doanh thu sau chi phí kênh bằng ví dụ giả định. Cách đối soát tiền ứng dụng trả về thuộc danh mục bán qua ứng dụng giao đồ ăn, ở đây chỉ dừng ở đọc số.
Cài kênh trên POS để báo cáo tách được
Phần mềm chỉ tách được những gì được bấm đúng. Mỗi đơn cần mang một nhãn kênh: tại quán, mang về, hoặc tên loại ứng dụng. Với POS có nối trực tiếp với ứng dụng giao đồ ăn, đơn app tự đổ về và tự mang nhãn. Với quán chưa nối, thu ngân phải tự tạo đơn cho đơn app, và đây là chỗ hay sai nhất: bận quá thì bấm như đơn mang về, hoặc không bấm, chỉ làm món theo màn hình máy tính bảng của ứng dụng.
Cách khắc phục là tạo sẵn các kênh trong phần mềm, mỗi kênh một nút lớn ngay màn hình tạo đơn, và đặt quy tắc: không đơn nào được làm món khi chưa có trên POS. Nghe khắt khe, nhưng nếu đơn app không vào POS thì báo cáo món, báo cáo kho và báo cáo doanh thu đều thiếu một phần, có quán thiếu tới một phần ba.
Nhiều phần mềm cho đặt bảng giá riêng theo kênh. Đây là tính năng nên dùng nếu giá trên ứng dụng khác giá tại quầy. Khi giá đúng theo kênh, doanh thu kênh app trên báo cáo khớp với giá khách trả trên ứng dụng, đối soát dễ hơn hẳn. Nếu dùng chung một giá cho mọi kênh trong khi trên app bán giá khác, báo cáo sẽ lệch với tiền về ngay từ đầu.
Đơn đặt qua tin nhắn mạng xã hội hay điện thoại rồi quán tự giao nên có kênh riêng, đừng gộp vào mang về. Kênh này có chi phí riêng là người giao hoặc phí thuê giao, và thường có tập khách riêng; gộp chung thì không bao giờ biết nó lớn đến đâu.
Đọc tỷ trọng kênh: một con số, nhiều cách hiểu
Con số đầu tiên của báo cáo theo kênh là tỷ trọng: kênh tại quán chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu, mang về bao nhiêu, ứng dụng bao nhiêu. Theo dõi tỷ trọng theo tuần sẽ thấy xu hướng. Một quán cà phê có thể thấy tỷ trọng ứng dụng tăng dần qua mùa mưa rồi giảm lại khi trời khô; một quán cơm văn phòng có thể thấy kênh mang về vượt tại quán khi các công ty quanh đó cho nhân viên làm việc tại nhà một số ngày.
Tỷ trọng thay đổi chưa chắc là tốt hay xấu. Tỷ trọng ứng dụng tăng có thể vì đơn app tăng thật, cũng có thể vì khách tại quán giảm mà đơn app đứng yên. Luôn nhìn tỷ trọng cùng với doanh thu tuyệt đối của từng kênh. Nếu tổng doanh thu đi ngang mà tỷ trọng dịch từ tại quán sang app, quán đang bán cùng lượng hàng nhưng mang về ít tiền hơn vì chi phí kênh app cao hơn.
Một điểm hay bị bỏ qua là kênh nào kéo kênh nào. Khách thấy quán trên ứng dụng rồi đến ăn tại chỗ; khách ăn tại chỗ rồi lần sau đặt app. Báo cáo theo kênh không thấy được dòng chảy này, trừ khi phần mềm có dữ liệu khách hàng liên kết giữa các kênh. Vì vậy đừng cắt một kênh chỉ vì nhìn riêng nó thấy lời ít; hãy thử giảm dần và theo dõi các kênh còn lại.
Quy các kênh về cùng một thước đo: ví dụ giả định
Ví dụ giả định một quán bún bán ba kênh trong một tuần. Tỷ lệ chi phí kênh dưới đây chỉ để minh hoạ cách tính, không phải mức thật của bất kỳ ứng dụng nào; mỗi quán lấy số từ hợp đồng và đối soát của mình.
| Kênh | Doanh thu trên POS | Chi phí riêng của kênh (giả định) | Còn lại sau chi phí kênh | Số đơn | Còn lại mỗi đơn |
|---|---|---|---|---|---|
| Tại quán | 24 triệu | Không có chi phí kênh, nhưng tốn chỗ ngồi và người phục vụ | 24 triệu | 480 | 50 nghìn |
| Mang về tại quầy | 8 triệu | Hộp, túi, khoảng 4% doanh thu | 7,7 triệu | 200 | 38,5 nghìn |
| Ứng dụng giao đồ ăn | 15 triệu | Chiết khấu cho ứng dụng giả định 25%, cộng hộp túi 4% | 10,65 triệu | 260 | 41 nghìn |
| Tự giao qua tin nhắn | 3 triệu | Phí người giao và hộp túi, giả định 12% | 2,64 triệu | 50 | 52,8 nghìn |
Nhìn cột doanh thu, kênh ứng dụng đứng thứ hai. Nhìn cột còn lại mỗi đơn, nó không còn lợi thế so với tại quán. Điều này không có nghĩa nên bỏ ứng dụng: kênh này mang lại khách mới và lấp giờ vắng. Nó có nghĩa là khi đặt mục tiêu tăng doanh thu, nên biết mỗi kênh mang về bao nhiêu sau chi phí, và giá bán trên app phải tính đến chi phí đó. Cách tính giá bán gồm chiết khấu đã có nhiều tài liệu riêng; ở đây chỉ cần báo cáo kênh đủ chính xác để làm phép tính.
Giá trị đơn và món bán theo từng kênh
Giá trị đơn trung bình mỗi kênh thường khác nhau rõ. Đơn tại quán của nhóm bạn có thể lớn vì gọi nhiều món và đồ uống; đơn ứng dụng thường là một hai phần ăn cho một người; đơn mang về tại quầy lại nhỏ nhất. Lọc báo cáo giá trị đơn theo kênh cho biết chương trình nào hợp kênh nào. Combo hai người hợp kênh app nếu đơn app đang nhỏ; món thêm tại bàn hợp kênh tại quán.
Báo cáo món theo kênh cũng cho nhiều thông tin. Có món bán rất chạy trên app nhưng ít người gọi tại quán, thường vì ảnh món trên app đẹp hoặc vì món dễ mang đi. Có món ngược lại, ngon khi ăn nóng tại chỗ nhưng giao đi bị nhũn, khách app đánh giá thấp. Nhìn hai danh sách cạnh nhau, quán có cơ sở để làm thực đơn riêng cho app: bỏ những món giao đi dễ hỏng, giữ món mạnh trên app ở vị trí đầu.
Nếu POS không cho lọc món theo kênh, hãy xuất chi tiết đơn ra bảng tính, có cột kênh và cột món, rồi tạo bảng tổng hợp. Làm một lần mỗi tháng là đủ cho quyết định thực đơn.
Nhịp theo giờ của từng kênh
Mỗi kênh có giờ đông riêng. Tại quán đông theo bữa chính, mang về đông ngay trước và sau giờ làm, ứng dụng thường đông lệch hơn: muộn hơn bữa trưa một chút, tối muộn, ngày mưa, cuối tuần. Lọc báo cáo theo giờ cho từng kênh, quán sẽ thấy có khung giờ tại quán vắng nhưng đơn app dồn về, và ngược lại.
Biết nhịp này giúp sắp xếp bếp. Khi khung đông của hai kênh trùng nhau, bếp nhận cả bàn tại quán lẫn đơn app cùng lúc, thời gian chuẩn bị đơn app bị kéo dài, tài xế phải chờ, đơn bị huỷ hoặc bị đánh giá thấp. Một số quán xử lý bằng cách tạm tắt nhận đơn app trong vài chục phút đỉnh điểm, hoặc kéo dài thời gian chuẩn bị khai trên ứng dụng ở khung đó. Báo cáo theo giờ của từng kênh là căn cứ để chọn đúng khung tạm tắt, thay vì đoán.
Cũng nên nhìn tỷ lệ đơn app bị huỷ theo giờ nếu ứng dụng cung cấp. Đơn huỷ dồn vào khung đông tại quán là dấu hiệu bếp đang quá tải ở khung đó, cần thêm người hoặc giới hạn đơn.
Những sai lệch hay gặp khi đọc báo cáo theo kênh
Đơn app không vào POS. Nếu một phần đơn app chỉ được làm theo máy tính bảng của ứng dụng mà không tạo đơn trên POS, báo cáo kênh app thấp giả. Đối chiếu số đơn trên POS với số đơn trong trang quản lý của ứng dụng mỗi tuần để phát hiện.
Giá trên POS khác giá trên app. Nếu POS dùng giá tại quầy cho đơn app, doanh thu kênh app trên báo cáo không khớp tiền khách trả trên app. Dùng bảng giá theo kênh.
Khuyến mãi của ứng dụng ghi lẫn với giảm giá của quán. Có chương trình do ứng dụng chịu, có chương trình quán chịu một phần. Ghi lẫn thì không biết quán thật sự bỏ ra bao nhiêu cho khuyến mãi trên app.
Đơn mang về bấm thành tại quán. Khách gọi tại bàn rồi xin gói mang về, thu ngân giữ nguyên nhãn tại quán. Ít thì không sao, nhiều thì tỷ trọng mang về thấp giả và chi phí hộp túi không khớp.
So kênh bằng doanh thu thay vì phần còn lại. Đây là sai lệch tốn tiền nhất. Kênh có doanh thu lớn chưa chắc mang về nhiều nhất, như bảng ví dụ ở trên.
Lập bảng theo dõi kênh hằng tuần trong mười lăm phút
Phần mềm cho xem báo cáo kênh từng kỳ, nhưng muốn thấy xu hướng thì cần một bảng nhỏ cộng dồn qua các tuần. Cách lập như sau.
- Mỗi sáng thứ Hai, mở báo cáo theo kênh của tuần trước, ghi vào bảng tính bốn cột cho mỗi kênh: doanh thu, số đơn, giá trị đơn trung bình, số đơn huỷ hoặc hoàn.
- Thêm một cột cho phần còn lại sau chi phí kênh, tính bằng tỷ lệ chi phí lấy từ hợp đồng hoặc từ đối soát thực tế của chính quán, không lấy theo lời đồn.
- Ghi chú bên cạnh mỗi tuần những việc có thể ảnh hưởng: mưa nhiều, ứng dụng chạy khuyến mãi, quán đổi giá, bếp thiếu người, nghỉ lễ.
- Sau tám tuần, vẽ một đường cho doanh thu mỗi kênh và một đường cho phần còn lại. Hai đường đi tách xa nhau là dấu hiệu chi phí kênh đang ăn vào lợi nhuận nhiều hơn trước.
- Mỗi tháng chọn một câu hỏi để thử: tắt nhận đơn app ở khung đỉnh tại quán, đưa combo mới lên app, đẩy kênh tự giao cho khách quen. Ghi ngày bắt đầu và so bảng trước, sau.
Bảng này không thay báo cáo của phần mềm mà bổ sung phần phần mềm không làm: ghép số với bối cảnh. Ba tháng sau, chủ quán nhìn lại sẽ hiểu vì sao có những tuần lên xuống, thay vì chỉ thấy một chuỗi con số rời rạc.
Câu hỏi thường gặp
Quán chỉ bán tại quán và mang về thì có cần báo cáo theo kênh không?
Vẫn nên tách hai kênh này. Đơn mang về tốn hộp, túi và có nhịp giờ khác, biết tỷ trọng mang về giúp đặt hàng bao bì sát hơn và xếp người đứng quầy hợp lý. Nếu sau này mở thêm kênh ứng dụng, quán đã có dữ liệu nền để so trước và sau.
Nối ứng dụng giao đồ ăn với POS có làm báo cáo chính xác hơn không?
Có, vì đơn tự đổ về với đúng món, đúng giá, đúng nhãn kênh, không phụ thuộc thu ngân nhớ bấm. Tuy vậy cần kiểm tra ánh xạ món giữa ứng dụng và POS khi thêm hoặc đổi món, vì món không khớp thường rơi vào một dòng chung và làm sai báo cáo món.
Có nên tách mỗi ứng dụng giao đồ ăn thành một kênh riêng?
Nên tách, vì mỗi ứng dụng có điều khoản, khách hàng và chương trình riêng. Gộp chung thành "ứng dụng" thì không biết ứng dụng nào đang mang về nhiều đơn hơn sau chi phí. Trên POS chỉ cần tạo mỗi ứng dụng một nhãn kênh là đủ.
Tỷ trọng kênh ứng dụng bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung đáng tin. Nó phụ thuộc mô hình quán, vị trí, giá bán trên app và chi phí kênh của từng quán. Câu hỏi nên đặt là: sau khi trừ chi phí kênh, mỗi đơn app còn mang về bao nhiêu so với đơn tại quán, và quán có đủ bếp cho cả hai kênh trong giờ đông không.
Đơn khách gọi điện đặt trước rồi đến lấy thì xếp vào kênh nào?
Xếp vào mang về nếu khách tự đến lấy, vì chi phí và cách phục vụ giống mang về tại quầy. Nếu muốn biết riêng lượng khách đặt trước, có thể thêm một nhãn phụ hoặc ghi chú trên đơn thay vì tạo kênh mới, để báo cáo kênh không bị chia quá vụn.