Cọc đặt bàn, đặt tiệc là khoản khách chuyển trước để giữ chỗ hoặc để quán chuẩn bị món; quán nên nhận cọc vào tài khoản riêng của quán, ghi nó thành một khoản trả trước gắn với tên khách và ngày đặt trên phần mềm bán hàng, rồi trừ vào hoá đơn khi khách đến ăn hoặc xử lý theo chính sách huỷ đã báo trước. Cọc chỉ nằm trong tin nhắn và trí nhớ của người nhận là nguồn của những lần quên trừ, trừ hai lần hoặc tranh cãi khi khách huỷ.
Quán nhỏ thường nhận cọc qua tin nhắn mạng xã hội, chuyển khoản vào tài khoản của ai trực máy hôm đó, ghi tay vào sổ đặt bàn. Cách này chạy được khi mỗi tháng vài bàn đặt, nhưng vỡ ngay khi mùa tiệc cuối năm tới. Bài này đưa ra quy trình nhận và ghi cọc, cách trừ cọc trên POS, nội dung chính sách huỷ nên có và cách hoàn cọc để không phát sinh tranh chấp.
Khi nào quán nên thu cọc
Không phải lần đặt bàn nào cũng cần cọc. Bàn hai bốn người đặt trước một hai tiếng vào ngày thường, giữ chỗ bằng tên và số điện thoại là đủ; đòi cọc chỉ làm khách ngại. Cọc có ý nghĩa khi quán phải bỏ ra chi phí hoặc giữ lại một cơ hội bán hàng cho khách đó.
Ba trường hợp nên thu cọc: tiệc có thực đơn đặt trước (quán phải mua nguyên liệu, sơ chế riêng); đặt bàn lớn vào giờ cao điểm (một bàn mười lăm người tối thứ Bảy là cả khu quán phải giữ chỗ); và ngày lễ, ngày đặc biệt khi quán chắc chắn kín chỗ, khách đặt mà không đến thì quán mất trắng một lượt bàn.
Mức cọc là quyết định kinh doanh của quán, thường tính theo phần chi phí quán phải bỏ ra trước hoặc theo một phần giá trị tiệc dự kiến. Bài viết không đưa mức cụ thể; điều quan trọng hơn là mức cọc và điều kiện hoàn cọc được nói rõ với khách trước khi khách chuyển tiền, bằng chữ, không chỉ bằng lời.
Quy trình nhận cọc qua chuyển khoản
Một quy trình gọn, áp dụng được cho quán chưa có phần mềm đặt bàn riêng, chỉ cần POS và tài khoản quán.
- Ghi phiếu đặt: tên người đặt, số người, ngày giờ, khu bàn, thực đơn (nếu có), người nhận đặt. Nếu POS có chức năng đặt bàn, ghi thẳng vào đó.
- Gửi khách nội dung xác nhận bằng tin nhắn: thông tin đặt, số tiền cọc, hạn chuyển cọc, chính sách huỷ và hoàn cọc. Chờ khách đồng ý bằng chữ.
- Gửi số tài khoản riêng của quán, kèm nội dung chuyển khoản gợi ý có mã đặt bàn, ví dụ "COC 2312 BAN15". Nếu POS sinh được QR động cho khoản cọc, gửi mã đó.
- Chỉ coi là đã nhận cọc khi tài khoản quán báo có đúng số tiền; không nhận ảnh chụp màn hình thay báo có.
- Ghi khoản cọc vào POS: gắn với phiếu đặt hoặc với hồ sơ khách, ghi số tiền, ngày nhận, phương thức, người ghi.
- Nhắn khách xác nhận đã nhận cọc, nhắc lại ngày giờ.
- Trước ngày đặt một hôm, nhắn nhắc lịch; ghi lại phản hồi của khách vào phiếu đặt.
Bước 3 quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Cọc chuyển vào tài khoản cá nhân của nhân viên trực hôm đó, dù là người tin cậy, sẽ biến thành một khoản nợ miệng mà khi nhân viên nghỉ việc không ai còn nhớ. Mọi khoản cọc phải về một tài khoản của quán.
Ghi cọc trên phần mềm bán hàng: hai cách
Có phần mềm xử lý cọc như một khoản trả trước gắn với đơn: khi đặt bàn, quán tạo sẵn đơn cho bàn đó với trạng thái đặt trước, ghi khoản cọc thành một lần thanh toán đầu tiên. Ngày khách đến, nhân viên mở đơn ấy, gọi thêm món, cuối bữa phần mềm tự trừ phần đã cọc, chỉ thu phần còn lại.
Có phần mềm xử lý cọc như số dư trong hồ sơ khách: khoản cọc được nạp vào tài khoản khách hàng trên phần mềm, ngày đến ăn thì thu ngân chọn trả bằng số dư. Cách này hợp với khách quen hay đặt tiệc nhiều lần, nhưng phải cẩn thận để số dư không bị dùng nhầm cho đơn khác.
Nếu phần mềm không có cả hai, cách tạm là ghi cọc vào một sổ riêng (bảng tính dùng chung) với mã đặt bàn, rồi khi khách đến, thu ngân áp một khoản giảm trừ "đã cọc" trên đơn kèm mã đó. Cách tạm này dễ sai hơn: dễ quên trừ, dễ trừ hai lần, và khoản giảm trừ có thể bị lẫn với giảm giá khuyến mãi trong báo cáo. Quán đặt tiệc thường xuyên nên chọn phần mềm có chức năng cọc thật sự.
Dù cách nào, cuối mỗi ngày nên có một danh sách cọc đang giữ: ai, bao nhiêu, cho ngày nào. Danh sách này là tiền quán đã nhận nhưng chưa phải doanh thu; nó cần được theo dõi như một khoản nợ khách.
Chính sách huỷ và hoàn cọc nên có những gì
Tranh chấp về cọc gần như luôn bắt nguồn từ việc hai bên hiểu khác nhau về lúc huỷ. Một chính sách viết sẵn, gửi trước khi nhận cọc, giải quyết phần lớn chuyện này. Các điều khoản nên có:
| Điều khoản | Nội dung nên ghi rõ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hạn huỷ được hoàn đủ | Huỷ trước bao lâu so với giờ đặt thì hoàn toàn bộ cọc | Mốc thời gian cụ thể, không ghi "sớm" |
| Huỷ sát giờ | Huỷ trong khoảng nào thì hoàn một phần hoặc không hoàn | Gắn với chi phí quán đã bỏ ra |
| Đổi ngày | Có được dời cọc sang ngày khác không, mấy lần | Nhiều khách chọn đổi ngày thay vì huỷ |
| Giảm số người | Báo giảm trước bao lâu thì không tính phần món đã đặt | Quan trọng với tiệc có thực đơn |
| Quán huỷ | Quán không phục vụ được (mất điện, sự cố) thì hoàn đủ | Thể hiện sự công bằng hai chiều |
| Cách hoàn | Hoàn về đúng tài khoản đã chuyển, trong bao lâu | Không hoàn sang tài khoản khác |
Chính sách nên ngắn, dễ đọc trên điện thoại, và giống nhau cho mọi khách. Nhân viên không được tự hứa khác chính sách; trường hợp đặc biệt thì chủ quán quyết và ghi lại.
Những lỗi quản lý cọc hay gặp ở quán nhỏ
Cọc nằm rải ở nhiều tài khoản. Chủ quán nhận một khoản, quản lý nhận một khoản, nhân viên ca tối nhận một khoản vào tài khoản riêng. Đến ngày tiệc, không ai chắc tổng cọc là bao nhiêu. Cách sửa duy nhất là quy định mọi khoản cọc về một tài khoản của quán, và thông tin tài khoản ấy được gửi bằng mẫu tin nhắn soạn sẵn, không để mỗi người tự gõ.
Nội dung chuyển khoản không có mã đặt bàn. Khách chuyển "coc tiec" hoặc để trống, trong khi tuần đó quán có bốn tiệc. Người đối soát phải dò theo tên chủ tài khoản, mà tên chủ tài khoản nhiều khi là người nhà của người đặt. Gửi sẵn nội dung gợi ý có mã, hoặc gửi QR động có nội dung điền sẵn, bớt được phần lớn ca này.
Ghi cọc như một khoản giảm giá. Một số quán trừ cọc bằng nút giảm giá vì nhanh. Cuối tháng, báo cáo giảm giá phình ra, người xem tưởng nhân viên giảm giá bừa, còn tổng tiền cọc đã nhận thì không ai thấy ở đâu. Cọc là tiền khách đã trả trước, nên ghi thành một lần thanh toán, không phải một khoản giảm.
Không có hạn chuyển cọc. Khách hứa chuyển rồi quên, quán vẫn giữ chỗ, đến sát ngày mới biết chưa có cọc. Nên ghi rõ: sau một mốc thời gian chưa thấy cọc thì phiếu đặt tự hết hiệu lực, và nhắn khách một lần trước khi huỷ giữ chỗ.
Người nhận đặt và người đón khách không thông tin cho nhau. Người nhận đặt qua tin nhắn là chủ quán, người đón khách tối hôm đó là nhân viên ca. Nếu danh sách cọc chỉ nằm trong điện thoại chủ quán, nhân viên không biết để trừ. Danh sách cọc trong ngày phải nằm ở chỗ ai trực quầy cũng mở được, tốt nhất là ngay trên POS.
Trừ cọc khi khách đến và những ca lệch
Ngày khách đến, thu ngân mở đúng đơn hoặc hồ sơ có cọc trước khi bấm món, không tạo đơn mới. Tạo đơn mới rồi quên liên kết với cọc là lỗi phổ biến nhất: khách trả đủ tiền, cọc vẫn nằm đó, vài tuần sau mới phát hiện và phải liên lạc hoàn. Cách phòng là cho nhân viên đón khách kiểm danh sách cọc trong ngày ngay khi khách báo tên.
Nếu tổng hoá đơn nhỏ hơn tiền cọc (khách đến ít hơn dự kiến, gọi ít món), phần dư phải được xử lý theo chính sách: hoàn lại cho khách, chuyển thành số dư cho lần sau nếu khách đồng ý, hoặc giữ lại một phần nếu chính sách quy định giảm người phải báo trước. Ghi rõ quyết định trên đơn.
Nếu khách không đến và không báo, khoản cọc xử lý theo điều khoản huỷ sát giờ. Phần cọc quán giữ lại lúc này mới trở thành doanh thu (hoặc thu nhập khác, tuỳ cách hạch toán), và cần được đánh dấu trên phần mềm để không còn nằm trong danh sách cọc đang giữ. Cách ghi nhận khoản cọc giữ lại về mặt sổ sách và hoá đơn, quán nên hỏi kế toán theo quy định hiện hành.
Hoàn cọc đúng cách và giữ uy tín
Khi phải hoàn cọc, làm càng sớm càng tốt và báo cho khách khi đã chuyển. Một khách được hoàn cọc nhanh, đúng hẹn thường quay lại đặt lần sau; một khách phải nhắc ba lần mới nhận lại tiền sẽ kể chuyện đó với nhiều người khác.
Hoàn về đúng tài khoản đã chuyển cọc, nội dung ghi mã đặt bàn và chữ "hoàn cọc". Nếu khách nhờ hoàn sang tài khoản của người khác, chỉ làm khi xác nhận được qua đúng kênh liên lạc mà khách đã dùng lúc đặt, và lưu lại tin nhắn đó; kẻ gian từng giả làm khách để xin hoàn cọc sang tài khoản lạ.
Trên phần mềm, khoản hoàn ghi thành một phiếu chi gắn với khoản cọc gốc. Cuối tháng, tổng cọc nhận trừ tổng cọc đã trừ vào hoá đơn, trừ tổng cọc đã hoàn, trừ cọc giữ lại theo chính sách phải bằng danh sách cọc đang giữ. Phép trừ này khớp là dấu hiệu quy trình cọc của quán đang chạy đúng.
Với khách giao dịch giá trị lớn, ứng dụng ngân hàng của khách có thể yêu cầu xác thực bổ sung theo quy định hiện hành về an toàn giao dịch, nên khách chuyển cọc tiệc đôi khi mất thêm vài phút. Nhân viên không nên hối thúc hay gợi ý khách chia nhỏ khoản chuyển để né bước xác thực.
Câu hỏi thường gặp
Nhận cọc tiền mặt tại quán thì ghi thế nào?
Vẫn ghi vào phần mềm như khoản cọc chuyển khoản, chọn phương thức tiền mặt, in hoặc gửi biên nhận cho khách ghi số tiền, ngày đặt, chính sách hoàn. Tiền mặt cọc nộp vào két và được tính riêng khi chốt ca, không lẫn với tiền bán hàng trong ngày.
Khách đặt tiệc qua mạng xã hội, chuyển cọc vào trang của quán có được không?
Tuỳ hình thức. Nếu là chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của quán theo thông tin quán gửi thì được. Không nên nhận cọc qua những hình thức không rõ ràng như thẻ cào hay chuyển qua tài khoản trung gian của người khác.
Có nên xuất hoá đơn khi nhận cọc không?
Việc xuất hoá đơn tại thời điểm nhận tiền cọc hay khi hoàn thành dịch vụ phụ thuộc quy định về hoá đơn hiện hành và bản chất khoản tiền. Quán nên hỏi kế toán hoặc nhà cung cấp phần mềm hoá đơn để biết cách làm phù hợp, và giữ biên nhận cọc cho khách trong lúc chờ.
Khách huỷ vì lý do bất khả kháng như ốm đau thì có hoàn cọc không?
Chính sách viết sẵn là căn cứ, nhưng chủ quán có quyền linh hoạt. Nhiều quán chọn cho đổi ngày thay vì hoàn hay giữ cọc, vừa giữ được khách vừa không mất phần chuẩn bị. Quyết định nào cũng nên ghi lại để áp dụng nhất quán cho những lần sau.
Một khách đặt nhiều bàn cho nhiều ngày thì quản lý cọc thế nào?
Mỗi lần đặt nên có mã riêng và khoản cọc riêng, không gộp chung một cục tiền. Khi khách huỷ một ngày, quán xử lý đúng phần cọc của ngày đó. Gộp chung là cách nhanh nhất để không ai còn biết khoản nào đã trừ.
Quán nhỏ không có phần mềm đặt bàn thì có cần mua thêm không?
Chưa chắc. Nếu POS có chức năng đơn đặt trước hoặc số dư khách hàng, dùng chức năng đó là đủ. Nếu số tiệc mỗi tháng nhiều và tranh chấp cọc xảy ra thường, lúc đó mới cân nhắc công cụ đặt bàn chuyên dụng có nối với POS.