Chọn POS đúng nhất là chọn theo cách quán phục vụ khách, không theo danh sách tính năng dài nhất. Quán cà phê mang đi cần bấm nhanh và gọi số; quán bàn cần sơ đồ bàn và gửi bếp; nhà hàng gọi món cần phục vụ ghi món tại bàn, tách bill, nhiều khu vực; quán nhậu cần gọi thêm liên tục, theo dõi bàn mở lâu và kiểm soát đồ uống đóng chai. Một POS mạnh ở mô hình này có thể vướng ở mô hình kia.
Bài này chia quán thành năm mô hình phổ biến ở Việt Nam, nêu những tính năng phải có, loại thiết bị hợp lý và cái bẫy hay gặp của từng loại. Các câu hỏi chung khi chọn nhà cung cấp (hợp đồng, hỗ trợ, phí) là chuyện riêng; ở đây chỉ bàn chuyện phần mềm có khớp với cách quán vận hành hay không.
Bắt đầu bằng việc vẽ lại đường đi của một đơn hàng
Trước khi xem phần mềm nào, nên lấy một tờ giấy và vẽ đường đi của một đơn ở quán mình: khách gọi ở đâu (quầy, tại bàn, qua điện thoại), ai ghi, món đi về đâu (bếp, quầy pha, cả hai), khách trả tiền lúc nào (trước khi nhận món hay khi ra về), có gọi thêm không, có tách bill không. Năm sáu câu này quyết định gần hết yêu cầu với POS.
Ví dụ giả định: một quán cơm văn phòng cho khách chọn món ở tủ kính, trả tiền ngay, rồi tự bưng ra bàn. Quán này gần như không cần sơ đồ bàn, cũng không cần máy in bếp, nhưng cần nút món lớn, bấm theo phần (cơm thêm, canh thêm), thanh toán chỉ một chạm. Ngược lại một quán lẩu khách ngồi hai tiếng, gọi thêm năm sáu lần, trả tiền cuối cùng: sơ đồ bàn, gọi thêm, in bếp theo đợt là sống còn.
Khi đã có đường đi, mang nó đi hỏi bên bán hoặc tự dùng thử: bấm lại đúng đường đi đó trên bản dùng thử, đếm số lần chạm cho một đơn điển hình. Phần mềm nào bắt thu ngân chạm hai mươi lần cho một ly cà phê sữa đá thì không hợp với quán mang đi, dù báo cáo đẹp đến đâu.
Đường đi này cũng nên ghi cả những ngoại lệ hay gặp: khách đổi món sau khi bếp đã làm, khách đi nhóm muốn trả riêng, khách quen ghi nợ, đơn đặt trước qua tin nhắn. Mỗi ngoại lệ là một câu hỏi cụ thể cho phần mềm. Quán nào có nhiều ngoại lệ thì càng cần thử kỹ, vì đó là chỗ phần mềm hay buộc nhân viên làm vòng ngoài máy.
Năm mô hình quán và thứ POS phải có
Bảng dưới gom các mô hình hay gặp. Cột cuối là bẫy thường thấy khi chọn sai:
| Mô hình | Tính năng phải có | Thiết bị hợp lý | Bẫy hay gặp |
|---|---|---|---|
| Cà phê, trà sữa mang đi | Bấm món nhanh, tuỳ chọn đường đá, topping, số thứ tự, in tem dán ly | Máy bán hàng hoặc máy tính bảng ở quầy, máy in tem | Chọn POS nhà hàng nặng sơ đồ bàn, thu ngân phải bỏ qua nhiều bước |
| Quán bàn tự phục vụ (cơm, bún, phở) | Bấm theo phần, thêm bớt, thanh toán trước hoặc sau linh hoạt, in bếp | Một máy ở quầy, máy in bếp | Không tính trước chuyện khách gọi thêm khi đã trả tiền |
| Nhà hàng gọi món phục vụ tại bàn | Sơ đồ bàn nhiều khu, phục vụ ghi món bằng điện thoại, tách – gộp bill, phí phục vụ | Máy ở quầy, điện thoại cho phục vụ, máy in bếp và quầy bar | Mạng yếu ở khu xa làm điện thoại phục vụ gửi đơn chậm |
| Quán nhậu, quán lẩu | Gọi thêm liên tục, theo dõi bàn mở lâu, đồ uống đóng chai đếm theo két, đổi trả chai | Máy ở quầy, điện thoại phục vụ, máy in bếp | Không kiểm soát được bia, nước ngọt ra khỏi kho vì phục vụ tự lấy |
| Bếp chỉ bán online | Nhận đơn từ nhiều kênh, giờ chuẩn bị, in tem túi, không cần bàn | Máy ở khu đóng gói, máy in tem | Đơn từ ứng dụng giao hàng phải nhập lại tay vì POS không nối được |
Nhiều quán là mô hình lai: cà phê sáng bán mang đi, tối thành quán ngồi. Khi đó ưu tiên POS cho phép bật tắt sơ đồ bàn hoặc có cả chế độ bán nhanh lẫn chế độ theo bàn trên cùng một máy.
Máy tính bảng, điện thoại, máy chuyên dụng hay máy tính
Máy tính bảng. Gọn, dễ dùng, nhân viên trẻ quen ngay; hợp quầy nhỏ và quán mới. Điểm yếu là pin chai sau vài năm, cổng nối máy in và két tiền hạn chế, dễ bị mượn đi làm việc khác. Nên có giá đỡ cố định và chỉ cài ứng dụng của quán.
Điện thoại. Thường dùng làm máy phụ cho phục vụ ghi món tại bàn hoặc cho chủ quán xem báo cáo. Một số quán xe đẩy, quầy một người chạy POS hẳn trên điện thoại; màn hình nhỏ làm bấm chậm khi thực đơn dài.
Máy bán hàng chuyên dụng. Liền khối, có sẵn cổng cho máy in, két tiền, có loại hai màn hình (một quay về khách). Bền khi chạy cả ngày ở quầy đông, ít bị dùng vào việc khác. Cần kiểm phần mềm định dùng có chạy trên dòng máy đó không.
Máy tính để bàn hoặc xách tay. Hợp với nhà hàng đã có máy, cần màn hình lớn để xem sơ đồ bàn nhiều khu, hoặc phần mềm cài trên máy. Chiếm chỗ, dễ hỏng khi để gần bếp nóng và dầu mỡ.
Số lượng máy: một máy quầy hay thêm máy cho phục vụ
Quán dưới mười bàn, khách gọi ở quầy, thường chỉ cần một máy. Khi khách gọi tại bàn, câu hỏi là phục vụ ghi giấy rồi chạy về quầy bấm, hay ghi thẳng vào điện thoại. Ghi giấy rồi bấm lại vừa chậm vừa có hai lần sai; ghi thẳng thì cần mỗi phục vụ một máy hoặc dùng chung vài máy, và cần mạng phủ đều.
Một cách tính đơn giản: đếm số phục vụ đứng ca giờ cao điểm. Nếu mỗi người phải chạy về quầy trên mười lần một giờ, thời gian đó đủ để trả công cho một chiếc điện thoại phục vụ. Ví dụ giả định: quán sáu phục vụ, mỗi lần chạy mất khoảng một phút, mỗi giờ mỗi người chạy mười hai lần, tức hơn một giờ công bị đốt cho mỗi giờ cao điểm chỉ để đi lại.
Nếu dùng điện thoại cá nhân của nhân viên, phải tính chuyện đăng nhập riêng từng người, đăng xuất khi nghỉ việc và không lưu dữ liệu quán trên máy cá nhân. Nhiều quán chọn mua vài máy rẻ, chỉ cài ứng dụng POS, để ở quầy, nhân viên lấy dùng trong ca rồi trả lại.
Quán có bếp và quầy pha tách biệt cũng nên nghĩ tới số máy in, không chỉ số máy bấm. Một máy in chung cho cả bếp lẫn quầy pha buộc ai đó phải xé phiếu và mang đi, chính là việc POS được mua về để bỏ. Nguyên tắc dễ nhớ: mỗi nơi chế biến có người đứng riêng thì nên có một máy in hoặc một màn hình riêng nhận đúng phần việc của nơi đó.
Năm câu tự hỏi trước khi chốt
Sau khi đã khoanh được mô hình và loại thiết bị, năm câu này giúp loại nhanh những lựa chọn không hợp:
- Một đơn điển hình của quán mình bấm hết bao nhiêu lần chạm trên phần mềm này? Đã tự bấm thử trên bản dùng thử chưa?
- Phần mềm có in tách đúng nơi chế biến (bếp nóng, bếp lạnh, quầy pha) như quán đang chia không?
- Khi mất mạng, quầy có bán tiếp được không, bếp có nhận được món không?
- Thực đơn có món theo cân, theo phần, theo giờ (karaoke, bi-a kèm quán) không, và phần mềm có tính được không?
- Sáu tháng nữa nếu mở thêm điểm thứ hai, có dùng chung thực đơn và xem chung báo cáo được không?
Câu nào trả lời "không" mà lại đúng vào việc quán làm hằng ngày thì loại ngay, đừng để bên bán thuyết phục rằng "sau này sẽ có".
Hai lỗi chọn POS hay gặp ở quán nhỏ
Lỗi thứ nhất là chọn theo quán người khác. Thấy một chuỗi cà phê dùng loại máy nào thì mua loại đó, trong khi chuỗi có bộ phận công nghệ, thực đơn chuẩn hoá, nhân viên được đào tạo bài bản. Quán gia đình cần thứ đơn giản hơn nhiều; một hệ thống nặng chỉ làm nhân viên ngại dùng rồi quay lại ghi tay.
Lỗi thứ hai là mua trọn gói thiết bị trước khi dùng thử. Bộ máy được bán kèm phần mềm có thể chỉ chạy được phần mềm đó, đổi sang loại khác thì máy in hay két tiền không nhận. Cách an toàn là dùng thử phần mềm trên một máy tính bảng sẵn có vài ngày, chạy cùng sổ tay, rồi mới quyết định mua gì. Khi hỏi mua thiết bị, hỏi rõ máy có dùng được với phần mềm khác không, phòng khi sau này phải đổi.
Có thể kể thêm lỗi thứ ba: chỉ chủ quán dùng thử. Người đứng quầy giờ cao điểm mới là người dùng chính; họ biết món nào hay bị gọi kèm, chỗ nào hay bị kẹt. Cho thu ngân và một phục vụ lâu năm bấm thử trên bản dùng thử, nghe họ phàn nàn gì, thường tránh được những lựa chọn trông đẹp trong buổi tư vấn nhưng vướng ngay ngày đầu vận hành.
Tính năng thường được chào nhưng quán nhỏ chưa cần
Khi đi xem phần mềm, bên bán hay trình diễn những phần ấn tượng nhất. Với quán một điểm bán, nhiều thứ trong số đó có thể để sau mà không mất gì:
- Quản lý nhiều chi nhánh, phân quyền theo vùng. Chỉ có ý nghĩa khi đã có từ hai điểm trở lên; trước đó chỉ làm màn hình rối thêm.
- Mô-đun nhân sự, chấm công, tính lương trong POS. Tiện nếu dùng thật, nhưng quán dưới mười nhân viên thường chấm công bằng bảng tính vẫn ổn; gộp vào POS sớm làm việc học dùng nặng hơn.
- Ứng dụng đặt món mang thương hiệu riêng của quán. Cần lượng khách quen đủ lớn và người chăm sóc; quán mới mở hiếm khi có đủ.
- Báo cáo phân tích sâu, biểu đồ đủ loại. Ba bốn báo cáo cơ bản (doanh thu theo ngày, theo giờ, món bán chạy, huỷ món) đã đủ cho năm đầu nếu được đọc đều.
- Kho chi tiết đến từng gam nguyên liệu. Rất hữu ích nhưng đòi hỏi khai định lượng và kiểm kê kỷ luật; nên bật khi phần bán hàng đã chạy ổn vài tháng.
Cách nghĩ hợp lý: chọn POS có những thứ đó để sau này bật lên được, nhưng ngày đầu chỉ dùng phần bán hàng, gửi bếp, thanh toán, chốt ca. Thêm từng mô-đun khi nhân viên đã quen phần trước, mỗi lần một thứ, để biết rõ thứ gì giúp ích và thứ gì chỉ thêm việc.
Câu hỏi thường gặp
Quán vừa bán tại chỗ vừa bán mang đi thì nên chọn POS theo mô hình nào?
Chọn theo kênh chiếm phần lớn đơn giờ cao điểm, rồi kiểm xem phần mềm có chế độ còn lại không. Nhiều POS cho chọn loại đơn ngay khi tạo: tại bàn, mang về, giao đi. Điều quan trọng là báo cáo tách được theo loại đơn để biết mỗi kênh đóng góp bao nhiêu.
Có nên để phục vụ dùng điện thoại riêng của mình để ghi món không?
Được nhưng phải quản chặt: mỗi người một tài khoản, đăng xuất khi hết ca, khoá tài khoản ngay khi nghỉ việc, không cho xem báo cáo. Rủi ro là máy cá nhân hết pin, mạng yếu hay bị cài ứng dụng lạ. Nhiều quán mua vài máy dùng chung để tránh phụ thuộc máy cá nhân.
Quán nhậu nên quản lý bia, nước ngọt đóng chai trên POS thế nào?
Khai mỗi loại chai là một món riêng, bấm theo chai hoặc theo két, và chỉ cho lấy đồ uống khi đã bấm vào đơn. Cuối ca so số chai bán trên máy với số vỏ hoặc két còn lại. Phần trừ kho chi tiết thuộc mô-đun kho, nhưng kỷ luật bấm trước, lấy sau là việc của quầy.
Máy tính bảng dùng làm POS nên để chế độ gì để tránh nhân viên dùng vào việc khác?
Nhiều máy tính bảng có chế độ khoá vào một ứng dụng hoặc chế độ quản lý thiết bị, chỉ cho chạy ứng dụng POS. Nên bật chế độ này, tắt thông báo không cần thiết, gắn giá đỡ cố định và cắm sạc thường trực để máy không tắt giữa ca.
Quán có món tính theo cân như hải sản, thịt nướng thì POS xử lý ra sao?
Một số POS cho nhập khối lượng khi bấm món và tự nhân với đơn giá theo cân, một số nối được với cân điện tử. Nếu phần mềm không có, quán phải tạo món theo mức cân cố định hoặc sửa giá tay, cả hai đều dễ sai và khó kiểm. Đây là điểm phải kiểm trước với quán bán theo cân.