Mọi nguyên liệu rời khỏi kho mà không đi qua một món bán ra đều nên được ghi bằng phiếu huỷ trên phần mềm, kèm số lượng và một mã lý do chọn từ danh sách cố định như hết hạn, hỏng khi bảo quản, rơi vỡ, làm lại món, đồ thừa cuối ngày, dùng cho nhân viên. Ghi đều tay thì phần mềm tách được phần hao hụt đã biết ra khỏi phần chênh lệch không rõ nguyên nhân khi kiểm kê, và quán biết tiền đang mất ở khâu nào để sửa đúng chỗ.
Chủ quán nào cũng biết có hao hụt; ít quán biết hao hụt bao nhiêu, ở đâu. Lý do đơn giản: ghi huỷ là việc nhỏ, phiền, lại giống như tự nhận lỗi, nên nhân viên ngại ghi và chủ quán cũng ngại hỏi. Bài này tập trung vào phần phần mềm: thiết kế danh sách lý do, quy định ai ghi và ghi lúc nào, phân biệt hao hụt với thất thoát, và đọc báo cáo hao hụt thành việc cụ thể. Kỹ thuật bảo quản để ít hỏng hơn là chuyện của bếp, chỉ nhắc khi cần.
Hao hụt, huỷ hàng và thất thoát: ba thứ khác nhau
Trong ngôn ngữ quản lý kho quán ăn, ba khái niệm này hay bị dùng lẫn. Hao hụt sơ chế là phần mất đi theo quy trình bình thường: vỏ tôm, gân bò, lá rau úa. Phần này nên nằm trong định lượng qua tỷ lệ thành phẩm, không cần phiếu huỷ mỗi lần. Huỷ hàng là phần bị bỏ đi vì một sự cố có thể gọi tên: hết hạn, hỏng, rơi, làm sai món, khách trả lại, đồ nấu dư cuối ngày. Phần này cần phiếu huỷ. Thất thoát là phần biến mất mà không ai ghi lại, chỉ lộ ra khi kiểm kê.
Mục tiêu của việc ghi huỷ là chuyển càng nhiều càng tốt từ nhóm thứ ba sang nhóm thứ hai. Khi một phần hàng mất đi có tên, có lý do, có người ghi, quán mới xử lý được: hết hạn nhiều thì đặt ít lại, làm sai món nhiều thì xem lại quy trình ghi order, đồ thừa cuối ngày nhiều thì nấu theo mẻ nhỏ hơn. Phần không tên thì chỉ có thể đoán.
Ranh giới giữa hai nhóm đầu đôi khi mờ: rau úa nhiều hơn bình thường vì mối giao hàng kém là hao hụt sơ chế hay huỷ hàng? Quy ước của quán quyết định, miễn là thống nhất và ai cũng làm giống nhau.
Một cách nhìn hữu ích: phiếu huỷ không phải là hình phạt mà là dữ liệu. Quán nào đối xử với phiếu huỷ như biên bản kỷ luật thì nhân viên sẽ giấu, và chênh lệch kiểm kê phình ra. Quán nào khuyến khích ghi đủ, chỉ hỏi chuyện khi có mẫu lặp lại, thì số liệu trung thực hơn hẳn.
Danh sách mã lý do gợi ý cho quán ăn, quán cà phê
Danh sách nên ngắn, rõ, không chồng nhau. Tám đến mười lý do là đủ; nhiều hơn thì người ghi chọn bừa. Có thể chỉnh tên cho hợp quán:
| Mã lý do | Dùng khi | Thường dẫn tới việc gì |
|---|---|---|
| Hết hạn dùng | Hàng quá hạn ghi trên bao bì hoặc hạn nội bộ | Giảm lượng đặt, xem lại thứ tự dùng hàng |
| Hỏng khi bảo quản | Ôi, chua, mốc, rã đông hỏng, mất điện tủ | Kiểm nhiệt độ tủ, cách xếp, thời gian giữ |
| Rơi, vỡ, đổ | Làm đổ ly, rơi hộp, vỡ trứng | Xem bố trí quầy, dụng cụ; thường là hao hụt nhỏ, chấp nhận được |
| Làm lại món do sai order | Bếp làm nhầm món, nhầm size, nhầm tuỳ chọn | Xem quy trình nhận order, phiếu bếp, màn hình bếp |
| Khách trả lại món | Khách chê, món có lỗi | Đọc kèm phản hồi khách; lặp lại thì xem công thức |
| Đồ nấu dư cuối ngày | Nước dùng, cơm, bán thành phẩm không bán hết | Điều chỉnh lượng nấu theo khung giờ |
| Thử món, đào tạo | Làm thử công thức mới, dạy nhân viên mới | Tách khỏi hao hụt vận hành khi đọc số |
| Suất ăn nhân viên | Bữa ăn ca, đồ uống cho nhân viên theo chính sách | Quản theo định mức, tách khỏi huỷ |
| Tặng, mời khách | Món mời thử, bù cho khách khi có sự cố | Nếu đã vào máy dưới dạng món giảm giá 100% thì không ghi huỷ lại |
Hai dòng cuối không hẳn là "huỷ", nhưng chúng là nguyên liệu ra khỏi kho mà không có doanh thu. Một số phần mềm có loại phiếu xuất riêng cho suất ăn nhân viên hoặc xuất dùng nội bộ; nếu có thì dùng loại đó, nếu không thì dùng phiếu huỷ với mã lý do riêng. Điều quan trọng là khi đọc báo cáo, quán tách được phần nào là chính sách (ăn ca, mời khách), phần nào là sự cố.
Quy trình ghi huỷ hằng ngày cho quán vài người
Quy trình càng ít bước thì càng được làm đều. Cách làm dưới đây thường chỉ mất một hai phút mỗi lần:
- Đặt một khay hoặc góc "chờ huỷ" trong bếp. Hàng hỏng, món làm lại, đồ đổ vỡ còn thu được thì để vào đó thay vì bỏ ngay vào thùng rác.
- Ghi ngay với sự cố lớn (cả khay thịt hỏng, tủ mất điện): mở điện thoại, tạo phiếu huỷ, chọn nguyên liệu, nhập số lượng, chọn lý do, chụp ảnh.
- Ghi gộp cuối ca với sự cố nhỏ: người phụ trách ca nhìn khay chờ huỷ, cân hoặc đếm, tạo một phiếu huỷ cuối ca với nhiều dòng.
- Đồ nấu dư cuối ngày ghi trước khi đổ bỏ, theo đơn vị đã khai: lít nước dùng, gam cơm, số phần bán thành phẩm.
- Món làm lại ghi theo món: nếu phần mềm cho huỷ theo món (tự quy ra nguyên liệu theo định lượng), dùng cách này; nếu không, ghi những nguyên liệu chính của món.
- Chủ quán hoặc quản lý xem lại phiếu huỷ mỗi ngày, không cần duyệt từng dòng, chỉ để ý những dòng lớn bất thường.
Cái khay chờ huỷ nghe đơn giản nhưng là chi tiết quyết định. Không có nó, hàng hỏng đi thẳng vào thùng rác giữa giờ cao điểm và cuối ca không ai nhớ đã bỏ những gì. Có nó, người ghi chỉ cần nhìn khay và đếm.
Huỷ theo món hay huỷ theo nguyên liệu
Khi bếp làm sai một tô phở, cái bị bỏ đi là cả tô: bánh phở, thịt, nước dùng, rau. Ghi từng nguyên liệu thì lâu và dễ thiếu. Nhiều phần mềm có tính năng huỷ theo món: chọn món, chọn số phần, phần mềm tự trừ các nguyên liệu theo định lượng của món. Đây là cách nên dùng cho mọi trường hợp làm lại món, khách trả món, món mời khách chưa vào máy.
Ngược lại, với hàng hỏng trong kho, hàng hết hạn, rơi vỡ một hộp sữa, phải huỷ theo nguyên liệu, vì chưa có món nào được làm. Hai loại phiếu cho hai loại sự cố; trộn lẫn thì báo cáo không còn ý nghĩa.
Một trường hợp đặc biệt là món đã bấm bán và đã thu tiền rồi khách đổi ý trước khi bếp làm. Lúc đó nên huỷ món trên hoá đơn (theo quy trình huỷ món có phân quyền của thu ngân), nguyên liệu chưa dùng nên không cần phiếu huỷ kho. Nếu bếp đã làm xong thì vừa huỷ món trên hoá đơn vừa ghi huỷ theo món trong kho. Phần huỷ món trên hoá đơn và cách chống lạm dụng thuộc nghiệp vụ thu ngân và đọc báo cáo bất thường; ở đây chỉ cần hai thao tác này khớp với nhau.
Đọc báo cáo hao hụt và biến số thành việc làm
Sắp theo giá trị, không theo số lần. Mười lần đổ một ít sữa có khi rẻ hơn một lần hỏng nửa thùng tôm. Nhìn tổng tiền theo lý do và theo nguyên liệu trước.
Nhìn theo ngày trong tuần và khung giờ. Đồ nấu dư dồn vào thứ Hai, thứ Ba thì lượng nấu đầu tuần đang theo thói quen cuối tuần. Làm lại món dồn vào giờ cao điểm trưa thì khâu nhận order đang quá tải.
Nhìn theo ca và theo người, nhưng cẩn thận. Một ca có nhiều phiếu huỷ hơn có thể vì ca đó ghi trung thực hơn, không phải làm hỏng nhiều hơn. So kèm chênh lệch kiểm kê: ca ghi huỷ ít mà chênh lệch lớn mới đáng lo.
Đặt mục tiêu theo lý do, không theo tổng. Đặt mục tiêu "giảm đồ dư cuối ngày" hay "giảm làm lại món" thì có việc cụ thể để làm. Đặt mục tiêu "giảm hao hụt chung" thì cách dễ nhất để đạt là... ghi ít đi.
Quy hao hụt ra tiền và so với doanh thu cùng kỳ. Phần mềm tính giá trị phiếu huỷ theo giá vốn của nguyên liệu. Đặt con số này cạnh doanh thu tuần hoặc tháng, theo dõi tỷ lệ của chính quán qua thời gian. Không cần so với quán khác; cần thấy tỷ lệ của mình đang đi lên hay đi xuống sau mỗi lần thay đổi cách làm.
So hao hụt đã ghi với chênh lệch không rõ nguyên nhân. Tháng nào phiếu huỷ tăng mà chênh lệch kiểm kê giảm tương ứng, nghĩa là quán đang ghi tốt hơn, không phải mất nhiều hơn. Đây là tiến bộ, đừng trách nhầm.
Hao hụt và hạn dùng: nối với cảnh báo và thứ tự dùng hàng
Phần lớn hàng huỷ vì hết hạn là hệ quả của hai chuyện: đặt quá nhiều và dùng không đúng thứ tự. Phần mềm giúp được cả hai, nhưng ở hai chỗ khác: cảnh báo tồn và mức đặt hàng (để đặt vừa đủ) và theo dõi hạn dùng theo lô (để biết lô nào sắp hết hạn, dùng trước). Hai chủ đề này có bài riêng trong danh mục. Ở đây chỉ cần thấy mối nối: báo cáo huỷ vì hết hạn là đầu vào để chỉnh hai thứ kia.
Ví dụ giả định: một quán cà phê thấy mỗi tuần huỷ vài hộp kem tươi vì quá hạn sau khi mở. Báo cáo cho thấy chuyện xảy ra chủ yếu đầu tuần. Dò lại thì cuối tuần bán nhiều nên chủ quán đặt theo mức cuối tuần cho cả tuần. Cách sửa: chia mức đặt theo ngày, đặt ít vào đầu tuần, và chuyển sang hộp nhỏ hơn cho những ngày vắng. Không cần phần mềm nào thông minh hơn; chỉ cần phiếu huỷ đã ghi đủ để thấy mẫu lặp.
Với nguyên liệu dễ hỏng sau khi mở như kem tươi, sữa tươi, nước cốt dừa, nên đặt hạn nội bộ (bao nhiêu giờ hoặc ngày sau khi mở) theo hướng dẫn của nhà sản xuất và quy tắc an toàn thực phẩm của quán, ghi trên nhãn dán tay, và khi huỷ thì chọn đúng lý do "hết hạn sau khi mở" nếu muốn tách riêng. Không bao giờ giữ lại hàng đã quá hạn chỉ để giảm con số hao hụt.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên ngại ghi phiếu huỷ vì sợ bị trừ lương thì làm sao?
Nói rõ phiếu huỷ là dữ liệu, không phải căn cứ phạt từng lần; chỉ trao đổi khi có mẫu lặp lại rõ ràng. Thực tế, khi ghi huỷ trung thực, phần chênh lệch không rõ nguyên nhân giảm xuống, và chính nhân viên ít bị nghi oan hơn khi kiểm kê lệch.
Đồ ăn dư cho nhân viên ăn thay vì bỏ thì ghi là gì?
Nếu đó là đồ nấu dư thì ghi lý do đồ dư cuối ngày, vì nếu không có nhân viên ăn thì nó vẫn bị bỏ. Nếu quán nấu riêng cho bữa ca thì ghi suất ăn nhân viên. Tách rõ để biết bữa ca thật sự tốn bao nhiêu nguyên liệu.
Có cần ghi huỷ cho vài lá rau, vài lát chanh không?
Không cần. Những thứ rẻ, hao rải rác hằng ngày nên được tính vào tỷ lệ thành phẩm hoặc chấp nhận trong phần chênh nhỏ. Ghi quá chi tiết làm nhân viên mệt và bỏ ghi luôn cả những thứ đáng ghi.
Tủ đông mất điện hỏng cả tủ hàng thì ghi thế nào?
Tạo một phiếu huỷ lớn với lý do hỏng khi bảo quản, ghi chú sự cố, chụp ảnh hàng và tủ. Phiếu này nên được chủ quán duyệt. Nếu quán có bảo hiểm tài sản hoặc thoả thuận với đơn vị sửa chữa, ảnh và phiếu huỷ là chứng từ nội bộ cần giữ.
Món mời khách thì ghi huỷ hay ghi bán giá 0?
Nên ghi bán trên hoá đơn với giảm giá toàn phần hoặc một món giá 0 có định lượng, để phần mềm vừa trừ kho vừa ghi lại ai đã mời, vì sao. Đã ghi bán như vậy thì không ghi huỷ thêm, tránh trừ kho hai lần.
Bao lâu nên xem lại danh sách mã lý do một lần?
Vài tháng một lần là đủ, hoặc khi thấy lý do "khác" được chọn quá nhiều. Lý do "khác" nhiều nghĩa là danh sách đang thiếu một mục người dùng cần; đọc ghi chú của các phiếu đó để thêm mục mới cho phù hợp.