Kiểm kê kho trên phần mềm là đếm số lượng thực tế của từng nguyên liệu vào một thời điểm cố định, nhập số đếm vào điện thoại, để phần mềm so với tồn lý thuyết (tồn mà phần mềm tính từ nhập, bán và huỷ) và in ra chênh lệch. Quán nhỏ thường kiểm toàn bộ mỗi tháng một lần và kiểm cuốn chiếu nhóm nguyên liệu đắt mỗi tuần, đếm ngoài giờ bán, rồi chỉ điều chỉnh tồn sau khi đã tìm được hoặc chấp nhận nguyên nhân chênh.
Không có kiểm kê thì mọi con số kho trên phần mềm chỉ là lý thuyết. Nhưng kiểm kê làm qua loa còn nguy hiểm hơn: quán bấm "điều chỉnh" cho khớp, chênh lệch biến mất, nguyên nhân thật vẫn nằm đó. Bài này đi qua cách tổ chức một buổi kiểm kê bằng điện thoại cho quán vài người, cách đọc báo cáo chênh lệch, phân biệt chênh do định lượng, do ghi nhận và do thất thoát, và những thói quen giúp mỗi lần kiểm nhanh hơn lần trước.
Tồn lý thuyết và tồn thực tế: kiểm kê để làm gì
Phần mềm tính tồn lý thuyết bằng một phép cộng trừ: tồn đầu kỳ cộng phiếu nhập, trừ lượng xuất theo định lượng các món đã bán, trừ phiếu huỷ, trừ phiếu trả hàng, cộng trừ các phiếu chuyển kho nếu có. Tồn thực tế là số đếm được trên kệ, trong tủ. Chênh lệch giữa hai con số này luôn có, câu hỏi là bao nhiêu và vì sao.
Chênh lệch có ba nguồn chính. Một là định lượng không sát: phần mềm trừ 80 g mỗi tô nhưng bếp thật sự dùng 90 g. Hai là ghi nhận thiếu: hàng nhập mà quên làm phiếu, hàng hỏng bỏ đi mà không làm phiếu huỷ, món bán mà không vào máy, món làm lại vì khách đổi ý. Ba là thất thoát: nhân viên dùng, mang về, hoặc hàng mất. Kiểm kê không tự nói nguồn nào; người đọc báo cáo phải lần ra.
Vì vậy mục đích của kiểm kê không phải "cho khớp". Mục đích là đo độ chênh, tìm nguyên nhân, sửa nguyên nhân, rồi lần sau đo lại xem chênh có nhỏ đi không. Quán nào làm được vòng lặp này vài tháng thì số chênh thường giảm rõ, và mỗi lần kiểm kê trở thành việc hai mươi phút thay vì nửa buổi.
Tổ chức một buổi kiểm kê bằng điện thoại
Cách làm dưới đây hợp với kho quán ăn vài chục đến hơn trăm nguyên liệu, hai người kiểm.
- Chọn giờ không có bán hàng: trước giờ mở cửa hoặc sau khi đóng cửa. Kiểm giữa giờ bán thì phần mềm vẫn trừ kho trong lúc bạn đang đếm, số không còn so được.
- Chốt mọi phiếu trước khi đếm: phiếu nhập trong ngày đã nhập đủ, hàng hỏng đã làm phiếu huỷ, không còn món nào bán mà chưa thanh toán trên máy.
- Tạo phiếu kiểm kê trên phần mềm, chọn nhóm nguyên liệu hoặc toàn bộ kho. Nhiều phần mềm có chế độ ẩn tồn lý thuyết khi đếm; nên bật, để người đếm không bị số trên máy dẫn dắt.
- Chia kho theo khu, đếm theo thứ tự kệ: tủ đông, tủ mát, kệ khô, quầy pha. Sắp xếp danh sách nguyên liệu trên phần mềm theo đúng thứ tự kệ thì người đếm không phải cuộn tìm.
- Đếm hàng nguyên đóng gói trước, cân hàng lẻ sau. Hộp sữa mở dở, bao đường dùng một nửa thì cân hoặc ước theo vạch, ghi theo đơn vị cơ bản.
- Người thứ hai đếm lại những dòng chênh lớn trước khi lưu. Một nửa số chênh lớn là đếm sót một thùng ở góc tủ.
- Lưu phiếu kiểm kê, xem báo cáo chênh lệch, chưa bấm điều chỉnh ngay.
Hàng mở dở là chỗ tốn thời gian nhất. Một mẹo hay là quy ước "hộp mở dở ghi nửa hộp" cho những thứ rẻ, chỉ cân chính xác những thứ đắt như cà phê hạt, thịt bò, phô mai. Độ chính xác cần tương xứng với giá trị nguyên liệu.
Kiểm toàn bộ hay kiểm cuốn chiếu
Hai cách kiểm bổ sung cho nhau, không cần chọn một bỏ một.
| Tiêu chí | Kiểm toàn bộ kho | Kiểm cuốn chiếu (một nhóm mỗi lần) |
|---|---|---|
| Tần suất thường gặp ở quán nhỏ | Mỗi tháng hoặc mỗi quý | Mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày với vài thứ đắt |
| Thời gian | Lâu, cần ngoài giờ | Mười đến hai mươi phút |
| Dùng để | Chốt tồn cuối kỳ, tính giá vốn tháng | Phát hiện sớm thất thoát, kiểm định lượng món mới |
| Nên chọn nguyên liệu nào | Tất cả | Đắt, dễ mất, dễ hỏng: thịt, hải sản, cà phê, sữa, đồ uống chai |
| Rủi ro | Mệt, đếm ẩu ở cuối buổi | Bỏ quên nhóm rẻ quá lâu |
Cách phối hợp phổ biến: chọn năm đến mười nguyên liệu trọng điểm kiểm mỗi tuần, cả kho kiểm cuối tháng. Đồ uống đóng chai, lon nên nằm trong nhóm kiểm hằng tuần vì vừa dễ đếm vừa là thứ hay "bốc hơi".
Kiểm toàn bộ cuối tháng còn có một việc riêng: nó chốt tồn cuối kỳ, làm căn cứ cho giá vốn hàng bán của tháng (tồn đầu cộng nhập trừ tồn cuối). Nếu tháng nào bỏ kiểm, giá vốn tháng đó chỉ là ước tính từ định lượng, không phản ánh hao hụt thật. Vì vậy dù bận đến đâu, nên giữ ít nhất một lần kiểm toàn bộ mỗi tháng vào cùng một ngày, ví dụ đêm cuối tháng sau khi đóng cửa.
Đọc báo cáo chênh lệch: nhìn chiều, nhìn độ lặp, nhìn giá trị
Báo cáo chênh lệch thường có bốn cột: tồn lý thuyết, tồn thực tế, chênh lệch theo số lượng, chênh lệch theo tiền. Đừng đọc từ trên xuống; hãy sắp theo giá trị tiền chênh trước. Thiếu 2 kg hành lá ít quan trọng hơn thiếu 500 g thịt bò. Tập trung vào vài dòng đầu chiếm phần lớn giá trị chênh.
Sau đó nhìn chiều chênh. Thực tế ít hơn lý thuyết (hụt) là chiều hay gặp nhất: định lượng thấp, huỷ không ghi, thất thoát. Thực tế nhiều hơn lý thuyết (dư) thường do định lượng cao, món đã bán nhưng thật ra chưa làm, hoặc phiếu huỷ ghi trùng. Dư cũng là lỗi; nó cho biết số liệu ở đâu đó đang sai.
Cuối cùng nhìn độ lặp qua nhiều lần kiểm. Một nguyên liệu hụt khoảng cùng một tỷ lệ tuần nào cũng vậy thì nghiêng về định lượng sai, nên cân lại vài phần ăn. Hụt thất thường, có tuần nhiều bất thường, thì xem ca nào, ai làm, có phiếu nào nhập bù hay huỷ trễ không. Nhiều phần mềm cho xem lịch sử xuất nhập của một nguyên liệu theo từng ngày; dò từ ngày kiểm trước đến ngày kiểm này thường ra manh mối.
Những chỗ hay đếm sai trong kho quán ăn
Sau nhiều lần kiểm, phần lớn quán sẽ thấy lỗi đếm lặp lại ở vài chỗ quen thuộc. Biết trước thì tránh được:
- Hàng để ngoài kho chính: chai siro trên quầy pha, hộp sữa trong tủ mát nhỏ dưới quầy, túi thịt đang rã đông trong bồn. Danh sách đếm phải có cả các điểm này, không chỉ phòng kho.
- Hàng đã nhập nhưng chưa cất: thùng hàng giao chiều nay còn để ở cửa sau. Đếm sót là thấy hụt cả thùng.
- Đơn vị đếm khác đơn vị phần mềm: đếm "3 thùng" trong khi phần mềm đang chờ số hộp hoặc số mililít. Phiếu kiểm kê nên hiện rõ đơn vị bên cạnh ô nhập.
- Hàng giống nhau khác quy cách: sữa đặc lon và sữa đặc hộp giấy, cà phê rang xay và cà phê hạt. Nếu là hai nguyên liệu trên phần mềm thì phải đếm riêng.
- Hàng hỏng còn nằm trong tủ: rau úa, đồ hết hạn chưa bỏ. Quyết định ngay khi đếm: bỏ thì làm phiếu huỷ, giữ thì đếm vào tồn.
- Người đếm mệt về cuối: kho lớn thì chia hai người, mỗi người một nửa, đổi khu ở lần kiểm sau để bắt lỗi chéo.
Điều chỉnh tồn kho: khi nào bấm, bấm thế nào
Chỉ điều chỉnh sau khi đã dò nguyên nhân. Nếu tìm ra phiếu nhập thiếu, nhập bổ sung phiếu đó thay vì điều chỉnh. Nếu tìm ra hàng hỏng chưa ghi, làm phiếu huỷ có lý do. Phần còn lại không giải thích được mới đưa vào phiếu điều chỉnh.
Ghi lý do cho mỗi dòng điều chỉnh. Nhiều phần mềm có ô lý do; nếu không, ghi chú trên phiếu. Ba tháng sau đọc lại, biết dòng nào là chênh chưa rõ nguyên nhân, dòng nào là sửa lỗi cài đặt.
Không điều chỉnh để làm đẹp số. Điều chỉnh xoá chênh lệch khỏi tồn kho nhưng giá trị chênh vẫn phải hiện trong báo cáo, như một khoản chi phí hao hụt. Quán nào điều chỉnh mà không nhìn tổng giá trị điều chỉnh mỗi tháng là đang tự che mắt.
Tách điều chỉnh do lỗi cài đặt khỏi điều chỉnh do hao hụt. Khi dò ra chênh lệch là vì hệ số quy đổi sai hay định lượng sai từ đầu, sửa cài đặt trước rồi mới điều chỉnh tồn, và ghi rõ đây là sửa lỗi dữ liệu. Nếu gộp chung với hao hụt thật, tháng đó trông như quán mất rất nhiều hàng, trong khi thực tế chỉ là con số trên máy được kéo về đúng chỗ.
Người đếm không tự duyệt điều chỉnh. Phân quyền để người kiểm nhập số đếm, còn chủ quán hoặc quản lý duyệt điều chỉnh. Đơn giản nhưng cắt được phần lớn khả năng che giấu.
Làm mỗi lần kiểm nhanh hơn lần trước
Kiểm kê nhanh hay chậm phần lớn do cách xếp kho và cách sắp danh sách. Một kệ dán tên khu, danh sách nguyên liệu trên phần mềm sắp theo đúng thứ tự kệ, hàng cùng loại để một chỗ, hàng mới để sau hàng cũ: chỉ chừng đó đã rút thời gian đếm đi đáng kể. Thêm một chiếc cân điện tử đặt cố định ở kho cho hàng mở dở.
Một số phần mềm hỗ trợ quét mã vạch trên bao bì bằng camera điện thoại để chọn nhanh nguyên liệu. Với quán dùng nhiều hàng đóng gói (đồ uống, sữa, đồ khô), cách này rất tiện; với quán chủ yếu hàng tươi thì gõ tìm theo tên vẫn nhanh hơn. Đừng chọn phần mềm chỉ vì tính năng quét nếu kho của quán gần như không có mã vạch.
Cuối cùng, giữ lịch cố định: cùng ngày trong tuần, cùng giờ, cùng người. Số chênh của các lần kiểm mới so sánh được với nhau. Việc đọc tổng giá trị hao hụt theo tháng như một chỉ số vận hành thuộc phần báo cáo doanh thu và đọc số; còn ở đây, kiểm kê đều đặn chính là nguồn dữ liệu cho chỉ số ấy.
Câu hỏi thường gặp
Quán nhỏ một người làm có cần kiểm kê không?
Cần, nhưng có thể gọn: mỗi tuần đếm năm nguyên liệu đắt nhất trong mười phút trước giờ mở cửa, cuối tháng đếm cả kho. Quán một người ít lo thất thoát do người khác, nhưng vẫn cần kiểm để biết định lượng và hàng hỏng có đúng như phần mềm nghĩ không.
Kiểm kê giữa giờ bán có được không?
Không nên, vì phần mềm vẫn trừ kho khi bán trong lúc đếm. Nếu bắt buộc phải kiểm giữa ngày, chọn nhóm nguyên liệu không dùng trong khung giờ đó, hoặc tạm dừng bán các món dùng nhóm ấy vài phút, và ghi đúng giờ chốt.
Chênh lệch bao nhiêu thì coi là bình thường?
Không có ngưỡng chung cho mọi quán. Hãy lấy chênh lệch của chính quán qua vài lần kiểm làm mốc, rồi theo dõi xu hướng. Nguyên liệu đóng gói như đồ uống chai nên gần như khớp tuyệt đối; hàng tươi, hàng cân thì chênh vài phần trăm là thường gặp.
Hàng đã sơ chế, đã ướp sẵn trong tủ thì đếm thế nào?
Nếu phần mềm quản bán thành phẩm thì đếm theo bán thành phẩm. Nếu không, quy ngược ra nguyên liệu thô theo tỷ lệ đã biết, ví dụ một hộp thịt ướp khoảng bao nhiêu gam thịt sống, và ghi chú để lần sau người đếm làm giống.
Có nên báo trước cho nhân viên lịch kiểm kê không?
Kiểm định kỳ thì nên có lịch cố định để mọi người chuẩn bị chốt phiếu. Bên cạnh đó, chủ quán có thể kiểm đột xuất vài nguyên liệu dễ mất. Hai cách bổ sung nhau: lịch cố định cho số liệu, kiểm đột xuất cho kỷ luật.
Phần mềm báo tồn âm trước khi kiểm kê thì có sao không?
Tồn âm là dấu hiệu đã có phiếu nhập chưa ghi hoặc định lượng quá cao. Nên dò và sửa nguyên nhân trước buổi kiểm, nhất là tìm phiếu nhập bị sót; nếu không, chênh lệch sau kiểm kê sẽ trộn lỗi cũ với lỗi mới, khó đọc.