Theo dõi hạn dùng theo lô nghĩa là mỗi lần nhập một nguyên liệu có hạn dùng, quán ghi trên phiếu nhập số lô (hoặc ngày sản xuất) và ngày hết hạn; phần mềm giữ tồn kho tách theo từng lô, báo trước những lô sắp hết hạn và, nếu có tính năng này, gợi ý xuất lô hết hạn sớm nhất trước. Quán nhỏ không cần quản lô cho mọi thứ; chỉ nên làm với nguyên liệu đóng gói có hạn rõ, giá trị cao hoặc dễ gây rủi ro an toàn thực phẩm như sữa, kem, phô mai, hàng đông lạnh, nước cốt đóng hộp.
Trong bếp, người ta vẫn nói "hàng cũ ra trước". Nhưng khi kho có ba lô sữa giao ba ngày khác nhau, mỗi lô một hạn, và có lúc lô giao sau lại có hạn sớm hơn, thì "hàng cũ" theo ngày nhập không còn đúng. Bài này nói về phần phần mềm của chuyện hạn dùng: khi nào đáng bật quản lô, ghi lô thế nào cho nhanh lúc nhận hàng, đặt cảnh báo cận hạn bao nhiêu ngày, xử lý hàng đã mở nắp có hạn nội bộ, và vì sao số lô giúp quán khi có sự cố về một lô hàng. Cách xếp kệ, bảo quản lạnh đúng nhiệt độ là việc của bếp, chỉ nhắc khi liên quan.
Nhập trước xuất trước hay hết hạn trước xuất trước
Có hai nguyên tắc xuất kho hay bị gọi chung là "dùng hàng cũ trước". Nhập trước xuất trước (FIFO) dùng lô nhập sớm nhất trước. Hết hạn trước xuất trước (FEFO) dùng lô có hạn dùng sớm nhất trước, bất kể nhập lúc nào. Với hàng tươi, hai nguyên tắc thường trùng nhau. Với hàng đóng gói, chúng có thể lệch: mối giao lô mới nhưng là hàng tồn ở kho của họ, hạn còn ngắn hơn lô quán đang dùng.
Với nguyên liệu có hạn dùng, FEFO an toàn hơn và đỡ lãng phí hơn. Nhưng FEFO chỉ làm được khi quán biết hạn của từng lô, tức là phải ghi hạn khi nhập. Đó chính là việc phần mềm quản lô làm: mỗi lô là một dòng tồn riêng có hạn riêng, phần mềm sắp theo hạn, báo lô nào cần dùng trước.
Cần phân biệt nguyên tắc xuất kho trong bếp với phương pháp tính giá vốn trên sổ sách. Một số phần mềm dùng chữ FIFO cho cả hai, gây nhầm. Việc bếp lấy hộp sữa nào ra trước là chuyện vận hành; việc phần mềm tính giá vốn theo giá lô nào là chuyện kế toán, có bài riêng trong danh mục này. Hai chuyện có thể khác nhau mà không sai.
Khi nào quán nhỏ nên bật quản lý theo lô
Quản lô thêm một hai thao tác mỗi lần nhập hàng. Đáng làm khi lợi ích lớn hơn công sức. Các trường hợp nên cân nhắc:
- Hàng sữa và chế phẩm sữa: sữa tươi, kem tươi, sữa chua, phô mai. Hạn ngắn, giá không rẻ, hỏng thì rủi ro cho khách.
- Hàng đông lạnh đóng gói: tôm, cá phi lê, xúc xích, khoai tây cắt sẵn. Hạn dài nhưng tồn nhiều túi, dễ quên túi cũ ở đáy tủ.
- Đồ hộp, đồ đóng chai dùng chậm: nước cốt, siro, sốt đóng chai, mứt trái cây. Mỗi chai dùng nhiều ngày, hạn sau mở ngắn hơn hạn in trên chai.
- Đồ uống đóng chai bán nguyên chai: bán cho khách nguyên chai thì hàng quá hạn là chuyện không được phép xảy ra.
- Nguyên liệu nhập từ nhiều mối, mỗi mối một hạn: khó nhớ bằng mắt.
- Không cần: rau, thịt tươi mua trong ngày và dùng hết trong một hai ngày, gạo, đường, muối và hàng khô hạn rất dài mà quán dùng nhanh.
Nếu phần mềm của quán không có quản lô, vẫn làm được phần lớn lợi ích bằng cách ghi hạn dùng gần nhất vào ghi chú phiếu nhập và đặt một lịch kiểm hạn mỗi tuần. Kém tự động hơn, nhưng không phải bỏ cuộc.
Ghi lô và hạn khi nhận hàng, nhanh mà không sai
Thao tác ghi lô dễ bị bỏ vì làm vào lúc bận nhất. Một quy trình gọn:
- Khi kiểm hàng, nhìn hạn dùng in trên bao bì và số lô nếu có. Một thùng thường cùng lô; nhiều thùng có thể khác lô.
- Trên phiếu nhập, mỗi lô một dòng: cùng nguyên liệu, khác hạn thì tách dòng. Nhập hạn dùng; số lô nhập nếu bao bì có, nếu không thì phần mềm thường tự sinh mã lô theo ngày nhập.
- Chụp ảnh chỗ in hạn và số lô trên một hộp đại diện, đính vào phiếu. Khi có sự cố, ảnh này nhanh hơn mọi lời kể.
- Nếu hạn còn quá ngắn so với tốc độ dùng (ví dụ còn hai ngày mà quán cần một tuần để dùng hết), trao đổi với mối ngay lúc nhận, trước khi ký.
- Khi cất hàng, xếp theo hạn: lô hạn sớm ra phía trước, lô hạn muộn ra sau. Phần mềm chỉ biết lô nào nên dùng trước; tay người phải xếp cho đúng.
- Nếu phần mềm in được nhãn lô từ phiếu nhập, dán lên thùng hoặc lên kệ để người lấy hàng nhìn thấy ngay.
Với mối quen giao hằng ngày cùng một mặt hàng, nhiều quán chỉ ghi hạn ở lần đầu mỗi tuần và kiểm ngẫu nhiên các lần sau. Đó là thoả hiệp hợp lý, miễn là quán biết mình đang chấp nhận rủi ro gì.
Cảnh báo cận hạn: đặt bao nhiêu ngày là vừa
Phần mềm quản lô thường cho đặt "báo trước X ngày khi lô sắp hết hạn". Con số X không có chuẩn chung; nó phụ thuộc vào việc quán cần bao lâu để xử lý một lô sắp hết hạn. Xử lý có thể là đẩy vào món bán chạy, làm món khuyến mãi, chuyển sang dùng nội bộ trong phạm vi an toàn, hoặc nếu không kịp thì huỷ.
Một cách nghĩ thực dụng: X nên lớn hơn số ngày quán cần để dùng hết lượng tồn thường có của lô đó. Ví dụ giả định: quán thường giữ khoảng sáu hộp kem tươi, mỗi ngày dùng hai hộp, tức ba ngày dùng hết. Đặt cảnh báo trước khoảng năm ngày thì khi nhận cảnh báo, quán còn kịp ưu tiên lô đó. Với hàng đông lạnh hạn dài nhiều tháng, đặt báo trước vài tuần là đủ.
Đừng đặt X quá lớn cho mọi thứ. Cảnh báo cận hạn mà kéo dài một tháng cho hàng hạn ngắn thì lô nào cũng nằm trong danh sách, không ai đọc. Nên có hai mức: mức nhắc (cần ưu tiên dùng) và mức khẩn (dùng ngay hôm nay hoặc huỷ), nếu phần mềm hỗ trợ. Đọc danh sách cận hạn nên là việc cố định của người mở ca mỗi sáng, cùng lúc với danh sách tồn thấp.
Hạn sau khi mở và hàng tự pha: hạn nội bộ
Phần mềm quản lô theo dõi hạn in trên bao bì. Nhưng nhiều nguyên liệu có hạn ngắn hơn nhiều sau khi mở nắp: hộp sữa tươi đã mở, chai siro đã khui, hộp nước cốt dừa đã bật nắp. Nhà sản xuất thường ghi hướng dẫn trên bao bì, kiểu "sau khi mở bảo quản lạnh và dùng trong vòng bao nhiêu ngày". Với hàng tự pha, tự nấu như syrup đường, trà ủ lạnh, sốt làm sẵn, hạn hoàn toàn do quán đặt theo quy tắc an toàn thực phẩm của mình.
Cách làm phổ biến là hạn nội bộ trên nhãn dán tay: ghi tên, giờ mở hoặc giờ pha, hạn dùng, người làm. Phần mềm khó theo dõi từng hộp đã mở, và cũng không cần. Phần mềm lo phần lô chưa mở; nhãn dán lo phần đã mở. Khi huỷ hàng đã mở vì quá hạn nội bộ, chọn lý do hết hạn sau khi mở trong phiếu huỷ để tách khỏi hàng hết hạn trên bao bì. Nếu loại huỷ này lặp lại nhiều, cân nhắc mua quy cách nhỏ hơn.
Với bán thành phẩm mà phần mềm có quản lý (nước dùng, sốt nấu theo mẻ), một số phần mềm cho ghi hạn khi tạo phiếu chế biến, coi mỗi mẻ là một lô. Đó là cách gọn để biết mẻ nào nấu từ hôm nào. Chuyện quy định cụ thể về thời gian giữ thực phẩm chín, nhiệt độ bảo quản thì quán nên theo hướng dẫn an toàn thực phẩm của cơ quan chức năng và quy định hiện hành, không theo con số truyền miệng.
Lỗi hay gặp khi bắt đầu quản lô
Gộp nhiều lô vào một dòng cho nhanh. Nhận ba thùng sữa hai hạn khác nhau mà nhập một dòng với hạn muộn nhất, phần mềm sẽ báo cận hạn trễ cho thùng hạn sớm. Nếu muốn gộp, gộp theo hạn sớm nhất, không theo hạn muộn nhất.
Phần mềm xuất theo lô nhưng bếp lấy hộp khác. Phần mềm trừ lô hạn sớm, còn tay người lấy hộp gần nhất. Sau một thời gian, tồn theo lô trên máy không còn khớp với kệ: máy nói lô cũ đã hết, kệ vẫn còn. Xếp kệ đúng thứ tự hạn là điều kiện để quản lô có nghĩa.
Bật quản lô cho quá nhiều nguyên liệu ngay từ đầu. Người nhận hàng phải nhập hạn cho cả rau, cả gạo, nhanh chóng chán và bỏ trống. Bắt đầu với năm đến mười nguyên liệu thật sự cần, mở rộng khi đã thành nếp.
Không xử lý lô đã quá hạn trên phần mềm. Hàng đã huỷ ngoài đời nhưng không làm phiếu huỷ, lô đó vẫn nằm trong tồn và cảnh báo mãi. Mỗi lô quá hạn phải kết thúc bằng một phiếu huỷ hoặc một phiếu trả mối.
Số lô giúp gì khi có sự cố
Khi nhà sản xuất thu hồi một lô. Thỉnh thoảng có thông báo thu hồi sản phẩm theo lô vì lỗi chất lượng. Quán có ghi số lô thì tra trong vài giây xem mình có lô đó không, còn bao nhiêu, đã dùng vào những ngày nào. Quán không ghi thì phải lục kho từng hộp.
Khi khách phản ánh về món. Nếu khách phản ánh món có vấn đề, việc biết món đó dùng lô nguyên liệu nào giúp khoanh vùng: ngưng dùng lô nghi ngờ, giữ lại mẫu, trao đổi với mối. Đây không phải để đổ lỗi mà để chặn sự cố lan rộng.
Khi đối chiếu với mối. Mối giao lô hạn ngắn nhiều lần, số liệu theo lô cho thấy rõ, làm căn cứ đề nghị đổi hàng hoặc đổi điều kiện giao.
Khi kiểm tra an toàn thực phẩm. Hồ sơ nhập hàng có nguồn gốc, lô, hạn là một phần của việc chứng minh nguồn gốc nguyên liệu. Yêu cầu cụ thể về hồ sơ phụ thuộc loại hình cơ sở và quy định hiện hành; quán nên hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm ở địa phương.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm của quán không có quản lô thì có cách nào theo dõi hạn dùng không?
Có. Ghi hạn dùng vào ghi chú mỗi phiếu nhập, đặt lịch kiểm hạn mỗi tuần cho nhóm hàng có hạn ngắn, và dùng nhãn dán màu theo tuần nhập. Kém tự động nhưng vẫn giảm được phần lớn hàng quá hạn nếu làm đều.
Cùng một thùng mà các hộp khác hạn thì ghi thế nào?
Hiếm gặp với hàng chính hãng đóng thùng nguyên đai, nhưng nếu có thì tách theo hạn trên phiếu nhập, mỗi hạn một dòng. Nếu quá lặt vặt, ghi theo hạn sớm nhất của thùng để an toàn, chấp nhận vài hộp được ưu tiên dùng sớm hơn cần thiết.
Hàng sắp hết hạn có nên đem giảm giá cho khách không?
Có thể đưa vào món bán chạy hoặc món khuyến mãi khi hàng còn trong hạn và còn đảm bảo chất lượng. Không bao giờ dùng hàng đã quá hạn. Phần mềm giúp thấy sớm để còn thời gian xử lý trong hạn thay vì phải huỷ.
Quản lô có làm việc kiểm kê lâu hơn không?
Có, một chút, vì phải đếm theo lô. Bù lại, kiểm kê theo lô phát hiện được hàng cũ bị quên ở đáy tủ. Với nhóm hàng hạn dài, có thể kiểm theo tổng và chỉ kiểm theo lô cho nhóm hạn ngắn.
Hạn sử dụng và hạn dùng tốt nhất trước khác nhau thế nào khi nhập vào phần mềm?
Bao bì có thể ghi hạn sử dụng hoặc ghi sử dụng tốt nhất trước một ngày nào đó; cách hiểu và quy định áp dụng nên kiểm theo văn bản về nhãn hàng hoá hiện hành. Trên phần mềm, cách an toàn cho quán ăn là nhập đúng ngày in trên bao bì và coi đó là hạn phải dùng xong.
Ai nên chịu trách nhiệm đọc cảnh báo cận hạn?
Người mở ca hoặc người phụ trách bếp, vì họ quyết định món nào làm trong ngày. Nên cố định một người mỗi ca, đọc cùng lúc với danh sách tồn thấp, và quyết định ngay lô cận hạn sẽ được dùng vào món nào.