Để đơn khách gọi qua QR đi đúng chỗ, mỗi món trên phần mềm phải được gán một nơi chế biến (bếp nóng, quầy pha, quầy lạnh), và quán phải quyết định đơn có qua người duyệt hay vào thẳng nơi chế biến. Khi khách gửi một đơn có cả món ăn và đồ uống, phần mềm tách thành từng phiếu cho từng nơi, in ra máy in tương ứng hoặc hiện trên màn hình bếp. Cài sai ở bước này là bếp nhận phiếu trà đá, quầy pha nhận phiếu cơm sườn, và cả ca chạy qua chạy lại chuyển phiếu.
Bài tập trung vào phần nằm giữa điện thoại khách và tay người nấu: gán nơi chế biến, tách phiếu, cài duyệt, xử lý gọi thêm và lúc đơn đổ về dồn dập. Phần màn hình bếp được nói riêng ở một bài khác; ở đây áp dụng cho cả quán dùng máy in bếp lẫn quán dùng màn hình.
Gán nơi chế biến cho từng món
Nơi chế biến là thuộc tính của món trên phần mềm cho biết món đó được làm ở đâu. Quán nhỏ thường có hai nơi: bếp và quầy pha. Quán lớn hơn có thể chia bếp nóng, bếp nướng, quầy lạnh, quầy tráng miệng. Mỗi nơi tương ứng với một máy in bếp hoặc một màn hình riêng.
Cách gán nhanh nhất là theo nhóm món: cả nhóm đồ uống về quầy pha, cả nhóm món chính về bếp. Sau đó rà từng món ngoại lệ, ví dụ chè, sữa chua nằm trong nhóm tráng miệng nhưng do quầy pha làm; gỏi cuốn nằm trong nhóm món ăn nhưng do quầy lạnh cuốn. Món thêm như trứng, chả cần đi theo nơi làm món chính hoặc nơi thực sự làm ra nó.
Có những món cần hai nơi: lẩu thì bếp chuẩn bị nồi nước, quầy lạnh chuẩn bị khay rau thịt. Nếu phần mềm cho một món in ra nhiều nơi, gán cả hai; nếu không, tách thành hai dòng (nồi lẩu và khay nhúng) dù khách chỉ thấy một món, hoặc dặn một nơi chuyển lời cho nơi kia. Cách cuối cùng dễ sót nhất.
Sau khi gán, chạy thử bằng một đơn gồm đủ loại món, kiểm mỗi nơi nhận đúng và đủ phần của mình. Đây là bước quán hay bỏ qua vì nghĩ đã dùng POS in bếp từ trước, nhưng khi bật QR thường có thêm món mới, combo mới chưa được gán.
Duyệt tay hay vào thẳng: ba cách và lúc nào dùng
Duyệt tất cả. Mọi đơn khách gửi phải có nhân viên xác nhận mới in bếp. An toàn nhất, chặn được đơn nhầm, đơn trùng, đơn ảo. Đổi lại, giờ đông người duyệt dễ thành nút cổ chai; nếu người đó đang bận thanh toán, đơn nằm chờ, khách tưởng đã gọi xong mà bếp chưa biết. Hợp với giai đoạn mới triển khai và quán ít bàn.
Duyệt đơn đầu, gọi thêm vào thẳng. Đơn đầu tiên của mỗi lượt khách cần duyệt để xác nhận bàn có người thật; các lần gọi thêm sau đó vào thẳng bếp. Giảm phần lớn công duyệt mà vẫn chặn được đơn phá từ xa. Đây là cách nhiều quán chuyển sang sau vài tuần.
Vào thẳng theo nhóm món. Một số nhóm như đồ uống, món thêm rẻ vào thẳng; món đắt hoặc món làm lâu vẫn qua duyệt. Hợp với quán cà phê kiêm đồ ăn nhẹ, nơi đồ uống chiếm phần lớn đơn và cần ra nhanh.
Người duyệt cần nhìn gì trong mười giây
Duyệt đơn không phải là đọc lại toàn bộ đơn. Người duyệt cần kiểm nhanh vài điểm, và màn hình duyệt nên được sắp để những điểm đó nổi lên. Thứ nhất là bàn: bàn đó có khách thật đang ngồi không, có đúng là khách mới vào không. Thứ hai là số lượng bất thường: hai người mà gọi tám tô, hoặc cùng một món bị gửi hai lần cách nhau vài giây. Thứ ba là ghi chú: có yêu cầu đặc biệt, có nhắc dị ứng không.
Nếu thấy nghi ngờ, người duyệt nên ra bàn hỏi lại thay vì đoán. Một câu hỏi ngắn "anh chị gọi hai phần bún chả đúng không ạ" mất mười giây, rẻ hơn nhiều so với bếp làm thừa một phần. Với đơn trùng gửi sát nhau, phần lớn là do hai người cùng bàn cùng gọi; hỏi một lần là rõ.
Người duyệt cũng là người sửa đơn trước khi in bếp: bỏ món hết mà khách lỡ gọi, đổi size theo yêu cầu khách vừa nói thêm. Cần quyền sửa và huỷ món chưa in bếp; quyền này nên tách khỏi quyền huỷ món đã in bếp, vì món đã làm rồi huỷ là chuyện thất thoát khác, cần quản lý ca duyệt.
Mục tiêu thời gian nên đặt rõ: ví dụ đơn chờ duyệt không quá một hai phút giờ đông. Nếu thường xuyên vượt, đó là dấu hiệu cần thêm người duyệt, chia khu, hoặc chuyển một phần đơn sang vào thẳng.
Phiếu bếp từ đơn QR: cái gì cần in, in thế nào
Phiếu bếp từ đơn QR về cơ bản giống phiếu từ thu ngân, nhưng có vài điểm nên chỉnh vì đơn do khách tự gửi:
- In số bàn thật to ở đầu phiếu, cùng giờ gửi. Với đơn mang về, in mã đơn hoặc số thứ tự nổi bật.
- Ghi rõ nguồn đơn (QR, thu ngân, phục vụ) nếu phần mềm có, để khi có sai sót biết truy về đâu.
- Tuỳ chọn và món bỏ thành phần in đậm hoặc in ngay dưới tên món, không gom xuống cuối phiếu.
- Ghi chú tự do in nguyên văn nhưng có giới hạn độ dài; ghi chú dài nên được người duyệt rút gọn trước khi in.
- Với lần gọi thêm, phiếu chỉ in món mới, có chữ "gọi thêm" để bếp biết không phải đơn mới của bàn khác.
- Nếu có món huỷ sau khi đã in, in phiếu huỷ riêng có chữ nổi bật, để bếp dừng làm hoặc biết món đã làm không cần mang ra.
Khổ chữ phiếu nên đủ đọc từ khoảng cách bếp đứng nấu, không phải cầm lên sát mắt. Nhiều máy in bếp cho chọn cỡ chữ lớn cho tên món; dùng cỡ này dù phiếu dài thêm.
Khi đơn đổ về dồn dập
Một hệ quả ít ai nghĩ tới khi bật QR là đơn đến dồn hơn. Trước đây, đơn đi theo tốc độ phục vụ ghi order: một người ghi lần lượt từng bàn, bếp nhận phiếu cách quãng. Với QR, mười bàn vừa ngồi có thể gửi đơn gần như cùng lúc, bếp nhận mười phiếu trong hai phút. Ở quán bếp nhỏ, đây là chỗ dễ vỡ nhất.
Cách giảm dồn đầu tiên là để người duyệt đóng vai điều phối: duyệt theo thứ tự nhưng biết nhịp bếp, khi bếp đang ngợp thì báo khách món sẽ ra chậm hơn thường lệ. Một số phần mềm có tính năng hiển thị thời gian chờ ước tính cho khách; nếu dùng, phải chỉnh theo thực tế, đừng để con số đẹp mà sai.
Cách thứ hai là chỉnh thứ tự ra món. Với quán ăn, đồ uống ra trước giúp khách đỡ sốt ruột trong lúc chờ món chính; quầy pha nhận đơn tách riêng nên làm song song được. Với quán có nhiều món cùng loại, bếp có thể gom làm một lúc (ví dụ năm tô phở từ ba bàn), việc mà màn hình bếp hỗ trợ tốt hơn phiếu giấy.
Cách thứ ba là cài giới hạn nhẹ trên phần mềm nếu có, ví dụ tạm tắt nhận đơn QR cho món làm lâu khi số đơn chờ vượt một ngưỡng, hoặc chuyển cả quán sang chế độ duyệt tay trong giờ cao điểm. Những thiết lập này nên thử trong buổi vắng, không phải lúc đang ngợp.
Gọi thêm, đổi món và huỷ món sau khi đã vào bếp
Gọi thêm là điểm mạnh nhất của QR: khách không phải vẫy tay chờ, cứ quét và gửi. Phía sau, cần chắc phiếu gọi thêm đi đúng nơi, có ghi rõ là gọi thêm, và người bưng món biết bàn đó vừa gọi thêm để để ý. Với quán nhậu, quán lẩu, phần gọi thêm có thể chiếm số lượng phiếu ngang hoặc hơn đơn đầu.
Đổi món và huỷ món là chỗ cần quy tắc chặt hơn. Khách thường không tự huỷ được món đã gửi trên điện thoại (phần lớn phần mềm khoá sau khi đơn đã duyệt hoặc đã in bếp), nên sẽ gọi nhân viên. Nhân viên huỷ trên máy, chọn lý do (khách đổi ý, gọi nhầm, bếp làm sai), phần mềm in phiếu huỷ cho bếp. Huỷ món đã in bếp nên cần quản lý ca nhập mã, để sau này đọc báo cáo biết món nào bị huỷ nhiều và vì sao.
Một tình huống hay gặp: khách gửi đơn, chờ lâu chưa thấy gì, gửi lại lần nữa vì tưởng chưa gửi được. Bếp nhận hai phiếu y hệt. Cách chặn là phần mềm hiện rõ cho khách đơn đã gửi thành công và trạng thái đơn (đang chờ, đang làm), và người duyệt để ý các đơn trùng sát nhau. Dặn bếp khi thấy hai phiếu giống hệt nhau của cùng bàn cách nhau vài phút thì hỏi lại trước khi làm.
Đơn mang về và đơn gọi từ mã chung ở quầy
Nhiều quán vừa có bàn vừa bán mang về đặt thêm một mã chung ở quầy hoặc cửa để khách đứng chờ tự gọi. Đơn từ mã này không gắn với bàn, nên phía sau cần xử lý khác đơn tại bàn ở ba điểm.
Điểm thứ nhất là nhận diện: đơn mang về cần một mã đơn hoặc số thứ tự in to trên phiếu bếp và hiện trên điện thoại khách, để khi món xong quầy gọi đúng người. Nếu quán có màn hình gọi số ở quầy, số này hiện lên khi món xong; nếu không, nhân viên gọi to hoặc khách tự theo dõi trạng thái trên điện thoại.
Điểm thứ hai là thanh toán trước hay sau. Đơn tại bàn có thể trả sau vì khách còn ngồi đó; đơn mang về từ mã chung nên trả trước hoặc ít nhất được nhân viên xác nhận trước khi in bếp, nếu không rất dễ có đơn khách bỏ đi không lấy. Phần cài thanh toán thuộc mảng thanh toán không tiền mặt, nhưng luồng đơn phải biết chờ tín hiệu đã trả mới đẩy vào bếp.
Điểm thứ ba là đóng gói. Phiếu bếp cho đơn mang về nên ghi rõ "mang về" để bếp chia nước dùng, bánh, rau riêng và quầy chuẩn bị hộp, túi. Một đơn tại bàn có món khách muốn mang về một phần cũng cần tuỳ chọn đóng gói cho riêng món đó, như đã nói ở phần thực đơn số.
Khi số đơn mang về tăng, nên xem có cần tách một trạm riêng cho đóng gói hay không, để đơn mang về không chen vào giữa dòng món ra bàn và làm phục vụ bưng nhầm.
Câu hỏi thường gặp
Quán chỉ có một máy in thì có tách được phiếu bếp và quầy pha không?
Một máy in vẫn in được đơn, nhưng không tách vật lý cho hai nơi. Có thể cài in phiếu theo từng nơi chế biến liên tiếp rồi cắt ra để chuyển, hoặc thêm một máy in nhỏ cho quầy pha. Nếu quầy pha và bếp đứng xa nhau, một máy in riêng cho mỗi nơi thường đáng đầu tư hơn.
Đơn QR nên in ở bếp ngay hay chờ thu ngân duyệt?
Quán mới dùng nên chờ duyệt để chặn đơn nhầm, đơn trùng và đơn ảo. Khi đã quen và số đơn phải sửa thấp, có thể chuyển sang chỉ duyệt đơn đầu của mỗi lượt khách, gọi thêm in thẳng bếp. Quyết định nên dựa vào số đơn sai ghi nhận được, không theo cảm giác.
Món cần cả bếp và quầy lạnh cùng làm thì cài thế nào?
Nếu phần mềm cho một món in ra nhiều nơi, gán món đó cho cả hai nơi chế biến. Nếu không, có thể tách món thành hai dòng nội bộ, mỗi dòng về một nơi, trong khi khách vẫn thấy một món. Cách dặn miệng giữa hai nơi dễ sót trong giờ đông nên chỉ dùng tạm.
Khách gửi đơn hai lần giống nhau thì xử lý sao?
Người duyệt hoặc bếp thấy hai đơn giống hệt cùng bàn gửi sát nhau thì hỏi lại khách trước khi làm. Về lâu dài, kiểm xem phần mềm có báo rõ cho khách là đơn đã gửi thành công và hiện trạng thái đơn không, vì khách gửi lại phần lớn do không chắc đơn đầu đã đi.
Ai được quyền huỷ món đã in bếp?
Nên giới hạn cho quản lý ca hoặc chủ quán, hoặc cho thu ngân huỷ nhưng phải có mã duyệt của quản lý và chọn lý do. Món đã in bếp có thể đã làm, huỷ là có thất thoát. Ghi lý do giúp đọc báo cáo sau này biết huỷ do khách đổi ý hay do bếp làm sai.
Bật QR rồi bếp bị dồn đơn, có nên tắt QR giờ cao điểm không?
Có thể, nhưng trước đó nên thử các cách nhẹ hơn: chuyển sang duyệt tay giờ cao điểm để người duyệt điều phối nhịp, cho đồ uống ra trước, tạm tắt món làm lâu trên thực đơn số. Tắt hẳn QR giờ đông làm khách quen bị hụt hẫng, nên chỉ là lựa chọn cuối.