Bán thành phẩm là thứ quán tự làm từ nguyên liệu thô rồi mới dùng vào món, như nồi nước dùng, mẻ sốt, mẻ syrup đường, mẻ trân châu nấu sẵn, thịt ướp sẵn. Trong phần mềm kho, bán thành phẩm được khai như một nguyên liệu riêng có công thức mẻ: khi bếp ghi phiếu chế biến "đã nấu một mẻ", phần mềm trừ nguyên liệu thô và cộng bán thành phẩm vào kho; khi bán món, phần mềm trừ bán thành phẩm theo định lượng.
Cách tổ chức hai tầng này giải quyết bài toán mà định lượng một tầng không làm được: một nồi xương hầm ra bao nhiêu lít nước dùng phụ thuộc vào lửa, thời gian, độ bay hơi, và bếp không múc xương vào từng tô. Bài này đi qua khi nào nên khai bán thành phẩm, cách lập công thức mẻ và tỷ lệ ra thành phẩm, ghi phiếu chế biến hằng ngày, kiểm kê bán thành phẩm, xử lý phần dư cuối ngày và các lỗi khiến tồn kho hai tầng rối tung. Kỹ thuật nấu nước dùng hay nấu syrup là việc của bếp; ở đây chỉ là cách để phần mềm theo kịp những gì bếp làm.
Khi nào cần khai bán thành phẩm, khi nào không
Không phải thứ gì làm sẵn cũng cần khai bán thành phẩm. Tiêu chí đơn giản: một mẻ được làm ra rồi dùng cho nhiều phần, nhiều món, qua nhiều giờ hoặc nhiều ngày, và nguyên liệu trong mẻ đáng tiền. Nồi nước dùng phở dùng cho cả trăm tô, mẻ sốt dùng cho năm món, mẻ syrup dùng cho mọi ly trà trái cây trong hai ngày: đều nên khai. Còn rau rửa sẵn, hành phi một chảo nhỏ dùng trong ca thì định lượng thẳng nguyên liệu thô vào món là đủ.
Một tín hiệu khác cho thấy cần bán thành phẩm: kiểm kê luôn lệch ở xương, gia vị, đường mà không tìm ra nguyên nhân. Thường là vì định lượng một tầng đã giả định mỗi tô dùng một lượng xương cố định, trong khi thực tế số tô từ một nồi thay đổi theo ngày, và phần nước dùng dư cuối ngày bị đổ đi không ghi. Khai bán thành phẩm tách được hai câu hỏi: nấu một nồi tốn bao nhiêu nguyên liệu, và bán bao nhiêu tô từ nồi ấy.
Ngược lại, khai bán thành phẩm cho những thứ không cần lại tạo gánh nặng: mỗi mẻ một phiếu, mỗi lần kiểm kê thêm vài dòng khó đếm. Một quán mì chỉ có một nồi nước dùng nấu mỗi sáng, dùng hết trong ngày, không bao giờ dư, có thể sống tốt với định lượng một tầng. Dữ liệu kiểm kê nên là thứ quyết định: chênh lệch ở nhóm nguyên liệu của nồi nước dùng nhỏ và ổn định thì chưa cần đổi cách làm.
Bán thành phẩm cũng hữu ích khi một thứ làm sẵn dùng chung cho nhiều món khác nhau với lượng khác nhau. Mẻ sốt me dùng cho cánh gà, sườn và mực, mỗi món một lượng; khai sốt me là bán thành phẩm thì mỗi món chỉ cần một dòng định lượng "sốt me X gam", thay vì lặp lại me, đường, nước mắm, tỏi trong định lượng của cả ba món. Đổi công thức sốt thì chỉ sửa một chỗ.
Lập công thức mẻ cho một bán thành phẩm
Lấy ví dụ giả định một mẻ syrup đường nâu của quán trà sữa. Cách làm áp dụng tương tự cho nước dùng, sốt, trân châu:
- Tạo nguyên liệu mới "Syrup đường nâu (tự nấu)", đơn vị cơ bản là ml (hoặc gam nếu quán đong theo cân). Đánh dấu là bán thành phẩm nếu phần mềm có lựa chọn này.
- Ghi công thức mẻ chuẩn: bao nhiêu gam đường nâu, bao nhiêu ml nước, các thành phần khác, cho một mẻ.
- Đo lượng ra của mẻ: nấu như ngày thường, đổ ra bình có vạch hoặc cân, ghi lại. Làm ba mẻ để lấy trung bình. Đây là tỷ lệ ra thành phẩm, ví dụ một mẻ cho khoảng 1.600 ml syrup.
- Nhập công thức mẻ và lượng ra vào phần mềm. Phần mềm sẽ tính giá vốn mỗi ml syrup bằng tổng giá nguyên liệu thô chia lượng ra.
- Sửa định lượng các món dùng syrup: thay các dòng đường, nước bằng một dòng "Syrup đường nâu X ml".
- Thử một vòng: ghi một phiếu chế biến một mẻ, bán vài ly, xem tồn đường giảm đúng, tồn syrup tăng rồi giảm đúng.
Với nước dùng hầm xương, lượng ra phụ thuộc nhiều vào thời gian hầm và lượng nước châm thêm. Nếu bếp nấu theo kiểu châm nước liên tục suốt ngày, rất khó đo lượng ra mỗi mẻ. Khi đó có thể ghi theo "nồi chuẩn": cố định lượng xương, lượng nước ban đầu, và chấp nhận đo lượng ra theo số tô bán được trung bình mỗi nồi qua vài tuần.
Phiếu chế biến hằng ngày: ghi lúc nào, ai ghi
Phiếu chế biến (có phần mềm gọi là phiếu sản xuất, lệnh chế biến) là thao tác bếp ghi lại mỗi lần nấu một mẻ. Ghi đúng lúc thì tồn kho nguyên liệu thô và bán thành phẩm đều đúng theo giờ. Ghi trễ hoặc quên thì phần mềm sẽ thấy bán thành phẩm âm khi bán món, trong khi nguyên liệu thô vẫn còn nguyên trên máy dù đã nằm trong nồi.
Cách thực tế ở quán nhỏ: người nấu mẻ ghi phiếu ngay khi bắt đầu nấu, chọn bán thành phẩm, chọn số mẻ (một mẻ, nửa mẻ, hai mẻ). Phần mềm tự trừ nguyên liệu theo công thức mẻ. Nếu mẻ hôm nay khác chuẩn, ví dụ thêm xương vì xương nhỏ, sửa dòng nguyên liệu trên phiếu trước khi lưu. Khi nấu xong, nếu phần mềm cho, sửa lượng ra thực tế (hôm nay ra 1.500 ml thay vì 1.600 ml).
Việc sửa lượng ra thực tế là chỗ phân biệt quán quản bán thành phẩm nghiêm túc với quán làm cho có. Nó làm giá vốn mỗi đơn vị bán thành phẩm phản ánh mẻ thật, và cho thấy theo thời gian mẻ nào hay ra ít, người nấu nào ra đều. Nếu phần mềm không cho sửa lượng ra, ít nhất ghi chú lên phiếu để lần kiểm kê sau còn lý giải được.
Những bán thành phẩm phổ biến và cách khai
Bảng dưới là gợi ý cách chọn đơn vị và những điểm cần lưu ý theo loại quán. Mọi số liệu cụ thể quán tự đo.
| Bán thành phẩm | Đơn vị nên chọn | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Nước dùng phở, bún, hủ tiếu | ml hoặc lít | Lượng ra biến động theo lửa và thời gian; ghi lượng ra thực tế mỗi nồi |
| Sốt, nước chấm pha sẵn | ml hoặc gam | Một sốt dùng cho nhiều món; sửa công thức sốt ở một chỗ |
| Syrup, đường nước | ml | Hạn nội bộ sau khi nấu; ghi lô theo mẻ nếu phần mềm cho |
| Trân châu, thạch nấu sẵn | gam | Nở nhiều sau khi nấu; đo tỷ lệ từ gam khô sang gam chín, hạn dùng trong ngày |
| Cốt cà phê pha sẵn, trà ủ | ml | Lượng ra phụ thuộc cách pha; đổi tỷ lệ thì đổi công thức mẻ |
| Thịt ướp sẵn, chả quết sẵn | gam | Trọng lượng sau ướp có thể tăng vì gia vị, nước; cân sau ướp |
Trân châu là ví dụ dễ sai nhất: định lượng trên món thường ghi theo trân châu đã nấu, trong khi kho nhập trân châu khô. Không khai bán thành phẩm và không có tỷ lệ nở thì phần mềm sẽ trừ gam khô bằng gam chín, kho trân châu khô trên máy cạn nhanh gấp mấy lần thực tế.
Thịt ướp thì ngược lại: sau khi ướp, trọng lượng có thể tăng nhờ nước, nước mắm, dầu, nên một kg thịt sống cho ra hơn một kg thịt ướp. Nếu không đo mà coi lượng ra bằng lượng thịt sống, giá vốn mỗi gam thịt ướp bị tính cao hơn thật một chút, và tồn thịt ướp trên máy luôn thấp hơn số cân được khi kiểm kê. Cân một mẻ sau khi ướp là đủ để có tỷ lệ dùng cho các lần sau.
Kiểm kê và xử lý phần dư của bán thành phẩm
Kiểm kê bán thành phẩm khó hơn nguyên liệu thô vì nó nằm trong nồi, trong bình, trong hộp không đồng đều. Vài cách làm giúp nhanh hơn: dùng bình, xô có vạch thể tích cố định cho từng loại bán thành phẩm; đánh dấu mức đầy trên nồi; cân hộp với trọng lượng vỏ đã biết. Nhập số đếm theo đơn vị cơ bản như mọi nguyên liệu khác.
Phần dư cuối ngày là chỗ hao hụt lớn nhất của bán thành phẩm. Nước dùng còn nửa nồi lúc đóng cửa, trân châu nấu dư buổi chiều: nếu quán bỏ đi thì phải ghi phiếu huỷ theo bán thành phẩm với lý do đồ dư cuối ngày; nếu quán giữ lại dùng tiếp theo quy tắc an toàn của mình thì để nguyên trong tồn. Không ghi gì thì sáng hôm sau phần mềm vẫn nghĩ còn nửa nồi, trong khi bếp nấu nồi mới từ đầu.
Báo cáo phần dư theo ngày là dữ liệu rất tốt để chỉnh lượng nấu. Ví dụ giả định: quán thấy thứ Hai và thứ Ba thường dư khoảng một phần ba nồi nước dùng, các ngày khác gần hết. Cách chỉnh là nấu nồi nhỏ hơn đầu tuần hoặc nấu hai đợt trong ngày. Phần mềm không quyết định thay quán, nhưng nó làm cho mẫu lặp này hiện ra thay vì nằm trong trí nhớ mơ hồ của người nấu.
Lỗi thường gặp với bán thành phẩm
Vừa khai bán thành phẩm vừa giữ nguyên liệu thô trong định lượng món. Món vừa trừ syrup vừa trừ đường, kho đường bị trừ hai lần. Khi chuyển sang bán thành phẩm, phải xoá các dòng nguyên liệu thô tương ứng khỏi định lượng món.
Quên ghi phiếu chế biến. Bán thành phẩm âm sâu, nguyên liệu thô dư trên máy. Nếu thấy cặp hiện tượng này cùng lúc, gần như chắc chắn có mẻ chưa ghi.
Công thức mẻ không cập nhật khi đổi cách nấu. Bếp tăng lượng xương để nước ngọt hơn, công thức trên máy vẫn cũ. Giá vốn mỗi lít nước dùng thấp hơn thật, kho xương hụt đều.
Bán thành phẩm lồng nhiều tầng quá sâu. Sốt làm từ nước dùng, nước dùng làm từ nước hầm, nước hầm làm từ xương: ba tầng. Phần mềm có thể xử lý được, nhưng người ghi phiếu sẽ rối. Với quán nhỏ, hai tầng thường là giới hạn hợp lý.
Không đặt hạn nội bộ. Bán thành phẩm có hạn dùng ngắn hơn nguyên liệu thô nhiều. Nếu phần mềm cho ghi hạn theo mẻ, dùng tính năng đó; nếu không, dán nhãn ngày giờ nấu lên bình.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm của quán không có tính năng bán thành phẩm thì làm sao?
Quy nguyên liệu thô ra theo mỗi phần món: tính một mẻ dùng bao nhiêu nguyên liệu và ra bao nhiêu phần, chia ra mỗi phần, ghi thẳng vào định lượng món. Cách này không theo dõi được phần dư cuối ngày, nên phải ghi huỷ phần dư bằng các nguyên liệu thô tương ứng.
Một mẻ nước dùng nấu cho cả hai ngày thì ghi thế nào?
Ghi một phiếu chế biến khi nấu, bán thành phẩm nằm trong kho qua đêm như bình thường. Nếu phần mềm cho ghi hạn theo mẻ, đặt hạn theo quy tắc an toàn của quán. Kiểm kê cuối ngày đếm cả lượng nước dùng còn lại.
Giá vốn bán thành phẩm tính thế nào khi lượng ra mỗi mẻ khác nhau?
Phần mềm chia tổng giá nguyên liệu thô của mẻ cho lượng ra thực tế nếu bạn sửa lượng ra trên phiếu chế biến. Nếu chỉ dùng lượng ra chuẩn, giá vốn là ước tính và phần chênh sẽ hiện ra khi kiểm kê bán thành phẩm.
Thịt ướp sẵn có nên khai là bán thành phẩm không?
Nên khai nếu ướp theo mẻ lớn dùng nhiều ngày hoặc cho nhiều món, vì trọng lượng sau ướp khác trọng lượng thịt sống và có thêm gia vị. Nếu ướp từng phần ngay trước khi nấu thì định lượng thẳng thịt sống và gia vị vào món là đủ.
Ai nên có quyền sửa công thức mẻ?
Chỉ chủ quán hoặc bếp trưởng. Người nấu hằng ngày được ghi phiếu chế biến và sửa lượng ra thực tế, nhưng không đổi công thức chuẩn. Tách quyền như vậy giúp biết mẻ nào lệch chuẩn thay vì chuẩn bị âm thầm sửa theo từng mẻ.
Bán thành phẩm có cần cảnh báo tồn thấp không?
Thường không theo kiểu đặt hàng, vì quán tự nấu chứ không mua. Nhưng một cảnh báo khi nước dùng còn dưới mức đủ cho giờ cao điểm sắp tới thì hữu ích, giúp bếp bắt đầu nồi mới kịp lúc thay vì để khách chờ.