Bắt đầu quản lý kho trên phần mềm nên đi theo thứ tự: dựng danh mục nguyên liệu gọn (tên rõ, đơn vị cơ bản đúng, chia nhóm), đếm và nhập tồn đầu kỳ vào một thời điểm cố định, lập định lượng cho nhóm món bán chạy, rồi mới bật phiếu nhập, phiếu huỷ và kiểm kê hằng tuần. Với quán nhỏ, làm dần trong khoảng bốn tuần dễ thành công hơn là cố nhập toàn bộ trong một đêm.
Nhiều quán đã trả tiền phần mềm có mô-đun kho mà chỉ dùng phần bán hàng, vì lần đầu thử nhập kho đã bị ngợp: hơn trăm nguyên liệu, đơn vị lộn xộn, tồn đầu kỳ nhập sai, sau một tuần số trên máy vô nghĩa và mọi người bỏ cuộc. Bài này là lộ trình khởi đầu cho quán đang ghi sổ tay hoặc chưa ghi gì: những quyết định phải làm đúng ngay từ đầu vì sửa về sau rất tốn công, những việc có thể làm dần, và cách biết mình đã đi đúng hướng sau từng tuần.
Trước khi mở phần mềm: trả lời ba câu hỏi
Quán muốn kho trả lời câu hỏi gì? Có quán chỉ cần biết khi nào sắp hết hàng để đặt. Có quán cần biết giá vốn từng món để định giá. Có quán nghi thất thoát và cần đối chiếu. Câu trả lời quyết định mức chi tiết: chỉ cần cảnh báo hết hàng thì danh mục vài chục nguyên liệu chính là đủ; cần giá vốn thì phải có định lượng đầy đủ cho món bán chạy.
Ai sẽ làm từng việc? Ai khai danh mục, ai nhập phiếu khi nhận hàng, ai ghi huỷ, ai kiểm kê, ai đọc báo cáo. Ở quán gia đình, có khi một người làm hết; vẫn nên viết ra để biết việc nào đang không có ai làm.
Phần mềm đang có làm được những gì? Xem mô-đun kho có định lượng, nhiều đơn vị, bán thành phẩm, quản lô, kiểm kê trên điện thoại hay không. Đừng thiết kế quy trình dựa vào tính năng phần mềm không có. Việc chọn phần mềm theo loại thuộc danh mục phần mềm bán hàng; ở đây giả định quán đã có một phần mềm có mô-đun kho.
Dựng danh mục nguyên liệu: những quyết định khó sửa về sau
Một nguyên liệu, một dòng. Không tạo hai dòng cho cùng một thứ chỉ vì mua ở hai mối. Mối là thông tin của phiếu nhập, không phải của nguyên liệu. Chỉ tách dòng khi khác loại hoặc khác quy cách thật sự ảnh hưởng tới món (sữa tươi có đường và không đường).
Đặt tên theo một quy tắc. Ví dụ: tên chung trước, đặc điểm sau, quy cách cuối: "Sữa tươi không đường hộp 1 lít", "Thịt bò bắp", "Trân châu đen khô". Không viết tắt riêng chỉ một người hiểu. Tên tốt giúp tìm nhanh khi nhập phiếu trên điện thoại.
Chọn đơn vị cơ bản nhỏ và cố định. Gam, mililít, cái. Đơn vị cơ bản thường khó đổi sau khi đã có giao dịch, nên chọn kỹ từ đầu; đơn vị nhập như thùng, bao khai thêm với hệ số quy đổi.
Chia nhóm theo chỗ để và cách đếm. Tủ đông, tủ mát, kệ khô, quầy pha, bao bì. Chia theo chỗ để thì danh sách kiểm kê đi đúng thứ tự kệ. Nếu phần mềm cho gắn nhiều thuộc tính, thêm nhóm theo loại (thịt cá, sữa, đồ khô) để đọc báo cáo.
Đánh dấu loại quản lý. Nguyên liệu nào trừ kho theo định lượng, nguyên liệu nào chỉ theo dõi như vật tư tiêu hao, nguyên liệu nào quản lô. Ghi rõ từ đầu để không ai mong phần mềm báo đúng tồn rau thơm.
Nhập tồn đầu kỳ đúng một lần
Tồn đầu kỳ là điểm xuất phát của mọi con số sau này. Sai ở đây thì mọi lần kiểm kê sau đều phải gánh lỗi cũ. Cách làm:
- Chọn thời điểm: một buổi tối sau đóng cửa, hoặc sáng sớm trước khi mở, ngay trước ngày bắt đầu dùng phần mềm kho. Mọi phiếu nhập, bán sau thời điểm này mới tính.
- Dọn kho trước khi đếm: bỏ hàng hỏng, gom hàng cùng loại về một chỗ, xếp theo nhóm đã khai. Dọn mất thời gian nhưng làm việc đếm nhanh hơn nhiều.
- Đếm và cân theo đơn vị cơ bản, dùng chế độ kiểm kê trên điện thoại nếu phần mềm có; nếu không, ghi giấy theo danh mục in sẵn rồi nhập sau.
- Nhập giá cho tồn đầu kỳ, lấy theo giá lần mua gần nhất. Không có giá thì giá vốn các tuần đầu sẽ sai. Nếu không nhớ giá, ước theo hoá đơn gần nhất và ghi chú.
- Lưu một bản ghi giấy hoặc ảnh chụp danh sách đếm để đối chiếu nếu sau này nghi tồn đầu kỳ sai.
- Kiểm vài dòng: chọn năm nguyên liệu, xem số trên phần mềm có đúng đơn vị và đúng lượng không, trước khi bắt đầu bán.
Nếu kho quá lớn để đếm hết trong một buổi, có thể bắt đầu với nhóm nguyên liệu chính, những nhóm khác để tồn bằng 0 và chưa gắn định lượng. Tuần sau đếm thêm nhóm khác và nhập bằng phiếu điều chỉnh có ghi chú tồn đầu. Quan trọng là biết rõ nhóm nào đã đáng tin, nhóm nào chưa.
Lộ trình bốn tuần cho quán nhỏ
Lộ trình dưới đây là gợi ý cho quán vài người, vài chục món. Quán lớn hơn có thể kéo dài mỗi giai đoạn; quán rất nhỏ có thể rút ngắn.
| Tuần | Việc chính | Dấu hiệu đã xong |
|---|---|---|
| Tuần 1 | Khai danh mục nguyên liệu chính, đơn vị, nhóm; nhập tồn đầu kỳ cho nhóm này | Tìm được mọi nguyên liệu chính trên điện thoại trong vài giây |
| Tuần 2 | Lập định lượng cho món bán chạy; bắt đầu nhập phiếu mỗi lần nhận hàng | Phiếu nhập không còn dồn cuối ngày; tồn của các nguyên liệu chính không âm |
| Tuần 3 | Bắt đầu ghi phiếu huỷ với danh sách lý do ngắn; kiểm kê lần đầu cho nguyên liệu chính | Có báo cáo chênh lệch đầu tiên, dò được nguyên nhân vài dòng lớn |
| Tuần 4 | Sửa định lượng, hệ số theo kết quả kiểm kê; bật cảnh báo tồn thấp cho vài nguyên liệu | Lần kiểm kê thứ hai chênh nhỏ hơn lần đầu; cảnh báo đúng khi ra kệ nhìn thật |
Sau bốn tuần, mở rộng dần: thêm định lượng cho các món còn lại, thêm bán thành phẩm nếu cần, bật quản lô cho nhóm hạn ngắn. Mỗi lần mở rộng một chút, kiểm kê một lần để chắc phần mới không làm rối phần cũ.
Những việc nên để sau tháng đầu
Sự nhiệt tình ban đầu hay dẫn tới làm quá nhiều thứ cùng lúc. Những việc dưới đây có ích, nhưng nên chờ khi phần nền đã chạy ổn:
- Định lượng cho mọi món, kể cả món một tuần bán vài phần. Làm món bán chạy trước; món ít bán để trống định lượng không làm hỏng gì.
- Quản lô cho mọi nguyên liệu có hạn. Bắt đầu với nhóm hạn ngắn và đắt; hàng khô hạn dài để sau.
- Bán thành phẩm nhiều tầng. Tháng đầu có thể quy nước dùng, sốt ra nguyên liệu thô trong định lượng món; khi kho đã ổn mới tách bán thành phẩm.
- Cảnh báo tồn thấp cho cả danh mục. Cảnh báo chỉ đúng khi tồn lý thuyết đã đáng tin, tức sau vài lần kiểm kê.
- Nối kho với kế toán, hoá đơn đầu vào. Cần làm, nhưng sau khi dữ liệu phiếu nhập đã đều tay; nối sớm chỉ làm lỗi lan sang sổ sách.
- Báo cáo phức tạp như so sánh giá vốn theo kênh bán, theo ca. Tháng đầu chỉ cần ba thứ: tồn âm, phiếu huỷ, chênh lệch kiểm kê.
Danh sách này không có nghĩa là các tính năng kia kém quan trọng. Nó chỉ phản ánh một kinh nghiệm chung khi triển khai phần mềm ở quán nhỏ: mỗi lớp dữ liệu dựa vào lớp bên dưới, và lớp dưới chưa đúng thì lớp trên càng tinh vi càng sai nhiều.
Bốn con số cho biết kho đang đi đúng hướng
Số nguyên liệu tồn âm. Tồn âm nghĩa là có phiếu nhập sót, định lượng cao hoặc hệ số sai. Tuần đầu có thể nhiều; sau một tháng nên còn rất ít và được xử lý trong vài ngày.
Tỷ lệ phiếu nhập được ghi đúng ngày. Đếm xem trong tuần có bao nhiêu lần nhận hàng mà phiếu được tạo ngay trong ngày. Con số này nói lên nếp làm việc rõ hơn mọi lời hứa.
Số phiếu huỷ được ghi mỗi tuần. Nghe ngược đời, nhưng tháng đầu số phiếu huỷ tăng lên thường là tin tốt: mọi người bắt đầu ghi những thứ trước đây lặng lẽ bỏ đi. Phiếu huỷ gần như bằng 0 ở một quán có nồi nước dùng, có trân châu, có rau thì nhiều khả năng là chưa ai ghi, chứ không phải không có hao hụt.
Giá trị chênh lệch kiểm kê qua các lần. Không cần về 0, nhưng phải có xu hướng giảm, và phần không rõ nguyên nhân phải nhỏ dần so với phần đã giải thích được. Nếu sau ba bốn lần kiểm mà chênh vẫn như lần đầu, dừng lại rà định lượng và quy trình nhận hàng trước khi thêm tính năng mới.
Giữ cho mọi người cùng làm
Phần mềm kho thất bại ở quán nhỏ hiếm khi vì phần mềm kém; thường vì chỉ một người làm, người đó bận là kho đứng. Vài cách giúp kho thành việc chung: hướng dẫn mỗi người đúng phần việc của họ, không bắt ai học hết; dán quy trình nhận hàng và ghi huỷ ở bếp bằng vài dòng ngắn; mỗi tuần dành vài phút nói về một con số, ví dụ "tuần này huỷ nhiều trân châu, vì sao", thay vì chỉ nhắc nhở chung chung.
Với nhân viên lớn tuổi hoặc không quen điện thoại, chọn cách nhập đơn giản nhất phần mềm cho phép, như nhập phiếu từ đơn đặt hàng có sẵn, chỉ sửa số lượng. Nếu vẫn khó, để họ ghi giấy theo mẫu in sẵn, người khác nhập trong ngày. Mục tiêu là dữ liệu vào đủ và đúng, không phải ai cũng phải thao tác máy. Đào tạo nhân viên lớn tuổi dùng thiết bị có bài riêng ở phần hạ tầng và lộ trình chuyển đổi số.
Cuối cùng, chủ quán nên xem kho mỗi tuần ít nhất một lần, dù chỉ năm phút: danh sách tồn âm, phiếu huỷ lớn, cảnh báo chưa xử lý, chênh lệch kiểm kê. Khi nhân viên thấy chủ quán thật sự đọc những con số mình nhập, họ nhập cẩn thận hơn. Khi không ai đọc, phiếu nhập sẽ thưa dần và kho trên máy lại trở thành một cuốn sổ không ai tin.
Câu hỏi thường gặp
Quán đang ghi sổ tay rất chi tiết thì có nên nhập lại lịch sử cũ vào phần mềm không?
Thường không cần. Lịch sử cũ trong sổ giữ lại để tham khảo giá và lượng dùng. Phần mềm bắt đầu từ tồn đầu kỳ đếm thật. Nhập lại lịch sử tốn rất nhiều công mà giá trị thấp, lại dễ đưa lỗi cũ vào dữ liệu mới.
Danh mục nguyên liệu bao nhiêu dòng là vừa cho quán nhỏ?
Không có con số chuẩn, nhưng quán vài chục món thường chỉ cần vài chục đến hơn trăm dòng. Nếu danh mục phình quá lớn, xem có dòng trùng, dòng chia quá chi tiết hoặc thứ đáng lẽ là vật tư tiêu hao không.
Có nên nhờ nhà cung cấp phần mềm nhập hộ danh mục không?
Nhờ hỗ trợ kỹ thuật cách nhập hàng loạt từ bảng tính thì nên. Nhưng nội dung danh mục, tên, đơn vị, nhóm phải do người trong quán quyết, vì chỉ quán biết mình mua gì, dùng thế nào. Danh mục do người ngoài dựng thường phải sửa lại nhiều.
Đang giữa tháng có bắt đầu được không, hay phải chờ đầu tháng?
Bắt đầu lúc nào cũng được, miễn là có một lần đếm tồn đầu kỳ thật. Bắt đầu đầu tháng giúp báo cáo tháng gọn hơn, nhưng chờ đợi không đáng nếu quán đã sẵn sàng. Ghi rõ ngày bắt đầu để đọc báo cáo tháng đầu cho đúng.
Tuần đầu tồn kho trên máy lệch nhiều so với thực tế có phải bỏ làm lại không?
Không. Lệch nhiều ở tuần đầu là bình thường, thường do định lượng chưa sát, phiếu nhập sót, hệ số quy đổi sai. Dò từng dòng lệch lớn, sửa nguyên nhân, kiểm kê lại. Mỗi vòng sẽ nhỏ hơn; đây chính là cách kho trở nên đáng tin.
Quán có hai điểm bán thì nên dựng kho chung hay riêng?
Nên mỗi điểm một kho riêng nếu hàng để riêng và bán riêng, dùng chung một danh mục nguyên liệu. Hàng chuyển giữa hai điểm ghi bằng phiếu chuyển kho. Kho chung chỉ hợp khi hai điểm thật sự dùng chung một chỗ chứa hàng.