Chuyển từ sổ tay sang POS ở quán nhỏ nên đi trong khoảng bốn tuần: tuần một chuẩn bị thực đơn và quy trình trên giấy, tuần hai cài đặt và tập bấm khi quán vắng, tuần ba chạy song song máy với sổ để đối chiếu, tuần bốn chọn một ngày cắt sổ và chỉ dùng máy. Bỏ qua bước chạy song song là nguyên nhân phổ biến nhất khiến quán bỏ dở giữa chừng, vì sai sót đầu tiên không có gì để đối chiếu và mọi người mất niềm tin vào máy.
Lộ trình này viết cho quán một điểm bán, vài nhân viên, chủ quán tự làm phần công nghệ. Quán lớn hơn có thể kéo dài từng giai đoạn; quán rất nhỏ có thể gộp tuần một và hai. Phần chọn phần mềm và thiết bị được giả định là đã xong; ở đây là phần đưa nó vào cuộc sống hằng ngày của quán.
Điều cần làm rõ trước khi bắt đầu
Trước tuần một, chủ quán nên trả lời được vì sao chuyển. "Cho hiện đại" không đủ để cả quán chịu thêm việc trong một tháng. Lý do cụ thể giúp mọi người theo: "bếp hay làm nhầm món vì đọc phiếu tay", "tiền cuối ngày không khớp mà không biết vì sao", "chủ quán phải đứng quầy cả ngày mới nắm được số". Mỗi lý do sẽ là thước đo để biết sau một tháng việc chuyển có đáng không.
Cũng nên chọn trước một người phụ trách việc chuyển đổi: có thể là chủ quán, con của chủ quán, hay một thu ngân nhanh nhạy. Người này học phần mềm kỹ nhất, là người nhân viên hỏi khi vướng, là người ghi lại các lỗi để sửa. Không có người phụ trách, mọi thắc mắc đều dồn về chủ quán đúng lúc chủ quán bận nhất.
Cuối cùng, chọn thời điểm. Tránh mùa cao điểm, dịp lễ Tết, tháng đổi thực đơn lớn, tháng có nhiều nhân viên mới. Bắt đầu vào giai đoạn quán bán đều, khách quen chiếm phần lớn, để những ngày lúng túng đầu tiên không rơi vào lúc khách lạ đông nhất.
Cũng nên nói trước với nhân viên rằng tháng đầu sẽ chậm hơn và sẽ có sai sót, đó là chuyện bình thường chứ không phải lỗi của ai. Quán nào coi mỗi lần bấm nhầm là một lần bị trách thì nhân viên sẽ né máy, quay về ghi tay lén; quán nào coi đó là thông tin để sửa thực đơn, sửa quy trình thì chuyển nhanh hơn nhiều. Với khách quen, một câu giải thích ngắn rằng quán đang chuyển sang máy tính tiền thường đủ để họ thông cảm vài phút chờ thêm.
Tuần một: chuẩn bị trên giấy
Tuần đầu gần như không động vào phần mềm. Mục tiêu là có đủ những thứ cần nhập và những quy định cần thống nhất:
- Bảng thực đơn trên máy: nhóm món, tên ngắn, cỡ, giá, nơi chế biến, tuỳ chọn và ghi chú hay gặp. Rà lại cùng bếp và thu ngân.
- Danh sách bàn: đặt số hoặc tên bàn thống nhất, dán số lên bàn thật.
- Danh sách nhân viên và vai trò: ai là phục vụ, thu ngân, ai được duyệt huỷ món và giảm giá.
- Quy định ca: mấy ca một ngày, tiền đầu ca bao nhiêu, ai chốt ca, giao ca thế nào.
- Danh sách lý do: lý do huỷ món, lý do giảm giá, lý do chi tiền từ két, viết ngắn.
- Khách quen cần lưu (nếu có): chỉ những người đã đồng ý cho quán giữ thông tin, chỉ thông tin cần thiết.
Những tờ giấy này không phí công: sau khi chuyển xong, chúng là tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới và là bản sao lưu khi cần nhập lại vào một phần mềm khác.
Tuần hai: cài đặt và tập bấm khi quán vắng
Người phụ trách nhập thực đơn, bàn, tài khoản, phân quyền, nơi in theo các tờ giấy tuần một. Sau đó in thử phiếu bếp cho từng nhóm món, kiểm chữ có rõ không, phiếu có ra đúng chỗ không. Mỗi lỗi phát hiện ở bước này là một lỗi khỏi xảy ra trước mặt khách.
Tập bấm nên chia nhỏ: mỗi nhân viên mười lăm đến hai mươi phút vào lúc quán vắng, bấm những đơn thật mà họ hay gặp trong ca của mình. Phục vụ tập mở bàn, thêm món, gọi thêm, gửi bếp; thu ngân tập thêm thanh toán, tách bill, mở ca, chốt ca. Dùng chế độ đào tạo hoặc đơn thử nếu phần mềm có, hoặc huỷ đơn thử ngay với lý do "tập", để không lẫn vào số liệu thật.
Với nhân viên lớn tuổi hoặc chưa quen màn hình cảm ứng, đừng dạy tất cả cùng lúc. Bắt đầu bằng ba thao tác cốt lõi của vị trí đó, để họ làm đi làm lại tới khi thấy dễ, rồi mới thêm thao tác. In một tờ hướng dẫn chữ to, mỗi thao tác vài bước, dán cạnh máy. Đứng cạnh hỗ trợ trong vài ca đầu, không đứng sau lưng soi lỗi.
Cuối tuần hai, nên làm một buổi diễn tập ngắn như một giờ đông thật: người phụ trách đóng vai khách, gọi liên tục ở nhiều bàn, gọi thêm, đổi món, xin tách bill, trả bằng nhiều cách. Buổi diễn tập lộ ra những chỗ chậm mà tập từng thao tác riêng lẻ không thấy, ví dụ máy in bếp xếp hàng phiếu quá lâu hay thu ngân phải chuyển qua lại nhiều màn hình cho một lần tách bill.
Tuần ba: chạy song song máy và sổ
Đây là tuần quan trọng nhất. Mọi đơn được bấm trên máy, gửi bếp bằng máy, thu tiền theo máy, nhưng thu ngân vẫn ghi sổ như cũ (hoặc ít nhất ghi tổng tiền từng đơn). Cuối mỗi ngày, so tổng trên máy với tổng trên sổ và với tiền thực đếm. Ba con số khớp nhau là dấu hiệu tốt; lệch thì tìm ra vì sao trước khi sang ngày hôm sau.
Lệch trong tuần chạy song song thường đến từ vài nguồn quen thuộc: món bán mà quên bấm (thường là nước đóng chai, món thêm), món bấm nhầm cỡ, đơn chuyển khoản chọn nhầm tiền mặt, giảm giá cho khách quen làm trên sổ mà không làm trên máy. Mỗi nguồn lệch là một bài học cụ thể cho cả quán, và là chỗ sửa thực đơn hoặc quy trình.
Chạy song song tốn thêm công thật, vì vậy chỉ nên kéo dài khoảng một tuần. Khi ba con số khớp liên tục vài ngày và nhân viên không còn phải hỏi người phụ trách cho các thao tác thường ngày, đó là lúc sẵn sàng cắt sổ.
Trong tuần này cũng nên tập mở ca và chốt ca đầy đủ mỗi ngày, kể cả khi vẫn đếm tiền theo cách cũ. Thu ngân quen với phiếu chốt ca, biết đọc dòng chênh lệch, thì đến ngày cắt sổ chỉ còn một việc mới là bỏ sổ, không phải học cùng lúc nhiều thứ.
Tuần bốn: ngày cắt sổ và những ngày đầu chỉ dùng máy
Ngày cắt sổ nên được báo trước cho cả quán và thực hiện gọn:
- Chọn một ngày bán đều, không phải cuối tuần đông nhất. Báo trước cho mọi người từ vài hôm trước.
- Cất sổ ghi order và bảng giá tay khỏi quầy, chỉ giữ lại bộ dự phòng khi mất mạng ở chỗ riêng.
- Người phụ trách có mặt cả ngày đầu, đứng gần quầy, ghi lại mọi chỗ vướng.
- Cuối ngày, chốt ca trên máy, so với tiền thực đếm, họp nhanh mười phút với nhân viên về những chỗ vướng.
- Sửa thực đơn, nơi in, phân quyền ngay tối hôm đó khi quán vắng; không sửa giữa giờ đông.
- Trong hai tuần tiếp theo, chủ quán xem phiếu chốt ca và báo cáo huỷ món mỗi ngày để phát hiện sớm thói quen sai.
Đừng để quán quay lại ghi sổ "vì hôm nay đông quá". Một lần quay lại là thói quen cũ trở về; nếu máy thật sự không theo kịp giờ đông, đó là vấn đề cần sửa (thực đơn, số máy, máy in), không phải lý do bỏ máy.
Những trục trặc hay gặp trong tháng đầu và cách xử lý
Gần như quán nào cũng gặp vài chuyện dưới đây. Biết trước giúp không hoảng:
| Trục trặc | Nguyên nhân thường gặp | Xử lý |
|---|---|---|
| Thu ngân bấm chậm, khách phàn nàn | Thực đơn khó tìm, quá nhiều tuỳ chọn | Sắp lại nhóm, thêm nhóm "Hay gọi", bớt tuỳ chọn ít dùng |
| Bếp không nhận được món | Món chưa gán nơi in, máy in mất kết nối | Kiểm từng món không in; kiểm dây và nguồn máy in |
| Nhân viên lén ghi tay song song | Chưa tin máy, sợ sai | Hỏi lý do, sửa điều làm họ không tin; nhắc lại ngày cắt sổ |
| Báo cáo doanh thu thấp hơn tiền thực | Có món bán mà không bấm | Quy định bấm trước, làm sau; kiểm vào giờ đông |
| Nhiều món bị huỷ | Bấm nhầm do tên món gần giống nhau | Đổi tên, đổi vị trí nút; xem báo cáo huỷ theo món |
| Chủ quán vẫn phải đứng quầy | Chưa có người được giao quyền quản lý ca | Giao quyền cho người tin cậy, tập cho họ chốt ca |
Sau tháng đầu, quay lại danh sách lý do chuyển đổi đã viết ở bước chuẩn bị và xem từng lý do đã được giải quyết tới đâu. Nếu một lý do chưa có tiến triển, đó là chỗ cần tập trung tháng thứ hai, chứ chưa phải lúc bật thêm mô-đun mới như kho hay khách hàng.
Sau khi đã ổn: thêm từng phần một
Khi phần bán hàng, gửi bếp, thanh toán, chốt ca đã chạy êm vài tuần, quán mới nên nghĩ tới bước tiếp: quản lý kho nguyên liệu trên phần mềm, nối hoá đơn điện tử nếu thuộc diện phải xuất, thanh toán bằng mã QR theo từng hoá đơn, lưu khách quen. Mỗi phần là một dự án nhỏ có chuẩn bị, tập và chạy thử riêng, giống như lộ trình bốn tuần ở trên nhưng gọn hơn.
Thứ tự hợp lý tuỳ theo vấn đề lớn nhất của quán. Quán hay hụt nguyên liệu nên làm kho trước; quán nhiều khách chuyển khoản nên làm thanh toán theo hoá đơn trước; quán có khách quen đông nên làm phần khách hàng trước. Điều không nên là bật tất cả cùng lúc vì phần mềm "có sẵn"; nhân viên chỉ tiếp thu được từng thứ, và một mô-đun bật lên mà không ai dùng đúng còn tệ hơn không bật, vì nó sinh ra số liệu sai mà người xem tưởng là đúng.
Một dấu hiệu cho thấy quán đã sẵn sàng cho bước tiếp: chủ quán vắng mặt cả ngày mà cuối ngày phiếu chốt ca vẫn khớp, báo cáo huỷ món không có gì bất thường, nhân viên mới được hướng dẫn trong một buổi là đứng quầy được. Khi đó phần bán hàng đã thành nền, và mọi mô-đun thêm vào sau đều dựa trên nền đó.
Câu hỏi thường gặp
Quán bận quá không có thời gian chạy song song thì có bỏ qua được không?
Có thể rút ngắn còn vài ngày nhưng không nên bỏ hẳn. Chạy song song là cách duy nhất để biết máy đã khai đúng và nhân viên bấm đúng trước khi bỏ sổ. Nếu thật sự không có thời gian, ít nhất ghi tổng tiền từng đơn ra giấy để cuối ngày so với tổng trên máy.
Nhân viên lớn tuổi không muốn dùng máy thì làm sao?
Hỏi cụ thể họ ngại điều gì: chữ nhỏ, sợ bấm sai, sợ bị đánh giá. Phóng to chữ, giới hạn họ chỉ thấy vài thao tác cần thiết, cho tập riêng lúc vắng, đứng cạnh hỗ trợ những ca đầu. Có thể để họ ở vị trí ít thao tác máy hơn trong thời gian đầu, nhưng tránh để một người ngoài hệ thống lâu dài.
Có cần nhập lại dữ liệu bán hàng cũ trong sổ lên phần mềm không?
Thường không cần. Doanh thu cũ có thể ghi lại ở mức tổng theo tháng trong một bảng tính để sau này so sánh. Nhập lại từng đơn cũ tốn công mà ít giá trị. Thứ đáng chuyển sang là thực đơn, giá và danh sách khách quen đã đồng ý cho quán lưu thông tin.
Bao lâu thì quán quen hẳn với POS?
Với quán nhỏ có người phụ trách sát sao, phần lớn nhân viên quen thao tác hằng ngày sau một đến hai tuần dùng thật. Để cả quán làm đúng các quy trình như lý do huỷ món, chốt ca mù, xác nhận chuyển khoản thì thường cần thêm vài tuần. Tốc độ phụ thuộc nhiều vào thực đơn khai gọn và việc chủ quán có theo dõi đều hay không.
Nếu sau một tháng thấy phần mềm không hợp thì sao?
Xác định rõ không hợp ở điểm nào: do cách khai thực đơn và quy trình, hay do phần mềm thật sự thiếu tính năng quán cần. Phần lớn vướng mắc tháng đầu thuộc loại thứ nhất và sửa được. Nếu là loại thứ hai, xuất thực đơn và dữ liệu ra bảng tính, chọn lại phần mềm, lần này thử kỹ đúng điểm đã vướng.