POS đám mây lưu thực đơn, đơn hàng và báo cáo trên máy chủ của nhà cung cấp, quán truy cập qua internet; POS cài trên máy lưu mọi thứ trên chính máy tính đặt ở quán. Đám mây cho xem số từ xa, tự sao lưu, dùng nhiều máy và nhiều chi nhánh dễ; đổi lại phụ thuộc vào mạng và vào nhà cung cấp. POS cài máy chạy độc lập với internet, dữ liệu nằm trong tay quán, nhưng sao lưu, cập nhật và xem từ xa là việc quán phải tự lo.
Phần lớn POS mới hiện nay là đám mây, nhiều loại có thêm chế độ ngoại tuyến để bán tiếp khi rớt mạng, nên ranh giới hai loại đã mờ đi. Bài này giải thích khác biệt thật nằm ở đâu, những câu cần hỏi để biết một phần mềm thuộc kiểu nào, và cách giữ dữ liệu của quán dù chọn loại nào.
Dữ liệu nằm ở đâu và vì sao điều đó quan trọng
Với POS đám mây, mỗi lần thu ngân bấm món, đơn được gửi lên máy chủ của nhà cung cấp (thường thuê của các trung tâm dữ liệu lớn). Máy ở quầy chỉ là cửa sổ nhìn vào dữ liệu đó. Đăng nhập từ máy khác, điện thoại khác vẫn thấy đúng thực đơn, đúng đơn đang mở. Hỏng máy quầy thì mua máy mới, đăng nhập lại là tiếp tục.
Với POS cài máy, cơ sở dữ liệu nằm trên ổ cứng chiếc máy tính ở quầy, có khi là một máy chủ nhỏ trong quán nối với các máy phục vụ qua mạng nội bộ. Internet chỉ cần cho những việc phụ như gửi hoá đơn điện tử hay xem từ xa. Hỏng ổ cứng mà không có bản sao lưu là mất lịch sử bán hàng.
Vị trí dữ liệu quyết định ba chuyện mà chủ quán quan tâm: ai giữ (quán hay nhà cung cấp), mất thì sao (ai sao lưu, khôi phục bằng cách nào) và rời đi thì sao (mang được gì sang phần mềm khác). Ba câu này nên hỏi bằng văn bản trước khi ký, không chỉ nghe tư vấn miệng.
Ngoài ra còn câu chuyện tốc độ. POS đám mây phải gửi và nhận dữ liệu qua internet cho nhiều thao tác, nên ở quán mạng yếu, mỗi lần mở bàn hay tìm món có thể chậm đi một nhịp; giờ đông, những nhịp chậm đó cộng lại thành hàng khách chờ. POS cài máy hoặc POS đám mây có lưu tạm trên máy thì thao tác chạy ngay trên máy quầy, không phụ thuộc đường truyền.
So sánh hai loại theo những việc quán gặp hằng ngày
Bảng so theo tình huống thực tế hơn là theo thuật ngữ kỹ thuật:
| Tình huống | POS đám mây | POS cài trên máy |
|---|---|---|
| Rớt mạng giữa giờ đông | Bán tiếp nếu có chế độ ngoại tuyến; loại chỉ chạy trên trình duyệt sẽ dừng | Bán bình thường, chỉ các việc cần internet tạm dừng |
| Chủ quán đi vắng muốn xem doanh thu | Xem ngay trên điện thoại | Cần cài thêm công cụ truy cập từ xa hoặc chờ về quán |
| Hỏng máy quầy | Thay máy, đăng nhập lại | Khôi phục từ bản sao lưu, nếu có |
| Thêm máy phục vụ, thêm chi nhánh | Thêm tài khoản, thêm thiết bị | Cần mạng nội bộ, cấu hình máy chủ, chi nhánh thứ hai thường khó |
| Cập nhật tính năng, sửa lỗi | Nhà cung cấp tự cập nhật | Quán hoặc kỹ thuật viên cài bản mới |
| Chi phí theo thời gian | Thường trả theo kỳ, ngừng trả là ngừng dùng | Thường mua một lần, có thể kèm phí bảo trì |
| Nhà cung cấp ngừng hoạt động | Rủi ro mất quyền truy cập nếu không xuất dữ liệu kịp | Phần mềm vẫn chạy nhưng không còn hỗ trợ, cập nhật |
Không loại nào thắng tuyệt đối. Quán ở nơi mạng chập chờn, chủ luôn có mặt, không định mở thêm điểm có thể thấy POS cài máy hợp; quán muốn xem từ xa và lớn dần thường chọn đám mây có chế độ ngoại tuyến.
Cách nhận biết một POS thực chất thuộc kiểu nào
Tên gọi trên tờ quảng cáo không nói hết. Mấy câu hỏi và phép thử sau cho biết phần mềm làm việc ra sao:
- Rút dây mạng hoặc tắt Wi-Fi khi đang dùng thử. Màn hình còn bấm món, còn in bếp không? Bật lại mạng, đơn vừa bấm có lên báo cáo không, có bị nhân đôi không?
- Hỏi dữ liệu được lưu ở đâu, sao lưu mấy lần một ngày, giữ bao lâu. Câu trả lời mơ hồ là tín hiệu nên dè chừng.
- Hỏi có xuất được thực đơn, lịch sử đơn, danh sách khách ra bảng tính không. Xin xem thử một tệp xuất mẫu.
- Hỏi khi ngừng gia hạn thì dữ liệu còn xem được bao lâu. Có loại khoá ngay, có loại cho chỉ xem trong một thời gian.
- Với loại cài máy, hỏi ai làm sao lưu và khôi phục. Thử nhờ họ khôi phục một bản sao lưu lên máy khác ngay trong buổi tư vấn.
Chế độ ngoại tuyến: phần lai giữa hai loại
Nhiều POS đám mây hiện nay lưu tạm dữ liệu ngay trên máy quầy: thực đơn được tải về sẵn, đơn bấm khi mất mạng được giữ trong máy và gửi lên khi có mạng lại. Một số loại còn cho máy quầy làm "trạm" để các điện thoại phục vụ và máy in bếp nói chuyện với nhau qua mạng nội bộ, không cần internet. Như vậy về mặt bán hàng, quán gần như không cảm thấy rớt mạng.
Giới hạn của chế độ này cần biết rõ. Trong lúc ngoại tuyến, chủ quán ở xa không thấy số mới; mã khuyến mãi kiểm tra trực tuyến, điểm tích luỹ của khách, hoá đơn điện tử gửi cơ quan thuế thường phải chờ; nếu hai máy cùng sửa một bàn khi mất mạng, lúc đồng bộ có thể sinh xung đột. Mỗi phần mềm xử lý khác nhau, nên đọc kỹ tài liệu hoặc thử hẳn một buổi rút mạng.
Một chi tiết hay bị bỏ qua: chế độ ngoại tuyến chỉ có tác dụng nếu máy quầy đã từng đồng bộ thực đơn mới nhất. Sửa giá trên điện thoại ở nhà rồi đến quán gặp mất mạng thì máy quầy vẫn bán giá cũ cho tới khi có mạng.
Thêm một điểm về máy in: với nhiều POS đám mây, lệnh in bếp đi từ máy quầy tới máy in qua mạng nội bộ, nên mất internet vẫn in được; nhưng có loại gửi lệnh in vòng qua máy chủ, mất internet là bếp không nhận phiếu. Hai kiểu này nhìn bề ngoài giống hệt nhau, chỉ phép thử rút mạng mới phân biệt được. Quán có bếp đông nên coi đây là điều kiện bắt buộc.
Giữ dữ liệu của quán dù chọn loại nào
Dữ liệu bán hàng là tài sản: lịch sử từng món, từng giờ là thứ giúp quán quyết định nhập hàng, xếp ca, bỏ món. Mất nó là mất nhiều năm kinh nghiệm được ghi lại. Vì vậy dù dùng loại nào, nên có thói quen xuất định kỳ: cuối mỗi tháng tải báo cáo doanh thu theo ngày, theo món và danh sách khách ra bảng tính, lưu ở một nơi tách khỏi phần mềm (ổ lưu trữ trực tuyến của quán, một ổ cứng gắn ngoài).
Với POS cài máy, việc sao lưu phải thành lịch cố định: hằng ngày sao ra một ổ khác, mỗi tuần mang một bản ra khỏi quán. Bản sao lưu nằm ngay cạnh máy chính thì cháy, mất trộm, ngập nước đều mất cả hai. Thỉnh thoảng nên thử khôi phục để chắc bản sao lưu dùng được.
Với POS đám mây, rủi ro không nằm ở ổ cứng mà ở quyền truy cập: quên gia hạn, tài khoản chủ bị đổi mật khẩu, nhân viên cũ giữ quyền quản trị, nhà cung cấp đổi điều khoản. Tài khoản chủ nên đăng ký bằng email và số điện thoại của chính chủ quán, bật xác thực hai lớp, không đưa mật khẩu này cho ai.
Một thói quen nhỏ đáng giữ: mỗi lần có nhân viên quản lý nghỉ việc, mở mục tài khoản ra rà lại ai đang có quyền gì, khoá tài khoản cũ ngay trong ngày. Nhiều quán chỉ phát hiện người cũ vẫn đăng nhập xem doanh thu, thậm chí sửa thực đơn, sau nhiều tháng.
Khi muốn đổi từ loại này sang loại kia
Đổi phần mềm giữa chừng là việc nhiều quán phải làm ít nhất một lần, thường vì quán lớn lên hoặc vì phần mềm cũ không theo kịp. Thứ mang theo được thường là thực đơn (nếu xuất ra bảng tính) và danh sách khách; lịch sử đơn chi tiết hiếm khi nhập được vào phần mềm mới, chỉ nên lưu lại dưới dạng bảng tính để tra cứu.
Chọn thời điểm đổi vào tuần vắng, tránh cuối tháng (đang chốt sổ) và mùa cao điểm. Chạy song song hai hệ thống một hai ngày nếu được, đối chiếu doanh thu cuối ngày, rồi mới tắt hệ cũ. Giữ quyền đọc hệ cũ thêm một thời gian để tra các đơn cũ khi có khách hỏi hay khi kiểm tra sổ sách. Những bước chuyển cụ thể từ sổ tay hay từ phần mềm cũ sang phần mềm mới là một quy trình riêng, nên lập kế hoạch thành văn bản ngắn, giao rõ người làm từng việc.
Nhìn chi phí theo vòng đời vài năm, không theo tháng đầu
Đám mây trả theo kỳ. Chi phí đều đặn theo tháng hoặc năm, thường tính theo số máy, số chi nhánh hoặc gói tính năng. Cộng dồn qua ba năm năm mới thấy tổng thật; ngừng trả là ngừng dùng, nên khoản này giống tiền thuê hơn là tiền mua.
Cài máy trả một lần. Khoản đầu lớn hơn, sau đó có thể có phí bảo trì, phí nâng cấp phiên bản, phí kỹ thuật viên khi hỏng. Phải tính cả máy chủ hoặc máy tính đủ khoẻ và ổ sao lưu.
Chi phí ẩn của cả hai. Thời gian khai thực đơn, đào tạo nhân viên, những ngày bán chậm lúc mới chuyển, máy in hoặc két tiền không tương thích phải mua lại. Đây là phần thường bị quên khi so sánh, và nó lặp lại mỗi lần đổi phần mềm.
Giá trị ở phía bên kia. Ít huỷ món không lý do hơn, ít tính nhầm hơn, ít giờ công đi lại hơn, chủ quán bớt phải đứng quầy. Những khoản này khó quy ra tiền chính xác nhưng là lý do thật để dùng POS; nên ước lượng thô bằng số liệu của chính quán sau một hai tháng dùng.
Đừng để giá quyết định một mình. Một phần mềm rẻ mà nhân viên ngại dùng, hay rớt mạng là dừng bán, sẽ đắt hơn nhiều so với khoản tiết kiệm. Nên so sánh hai ba lựa chọn đã qua được phép thử rút mạng và phép thử bấm một đơn điển hình, rồi mới đưa giá vào bàn.
Câu hỏi thường gặp
POS đám mây có an toàn hơn POS cài trên máy không?
Không có câu trả lời chung. Đám mây thường được nhà cung cấp sao lưu và bảo vệ tốt hơn một chiếc máy tính để ở quầy, nhưng lại mở ra rủi ro về tài khoản bị chiếm và phụ thuộc nhà cung cấp. Máy cài tại quán an toàn trước tấn công từ ngoài hơn nhưng dễ mất vì hỏng máy, cháy, trộm nếu không sao lưu.
Mạng ở quán hay chập chờn có nên tránh POS đám mây?
Không nhất thiết. Nên chọn POS đám mây có chế độ ngoại tuyến thật sự, thử rút mạng trước khi mua, và bố trí đường mạng dự phòng như phát mạng từ điện thoại. Nếu quán ở nơi gần như không có internet ổn định, POS cài máy hoặc POS chạy được hoàn toàn trong mạng nội bộ là lựa chọn an toàn hơn.
Phần mềm đám mây miễn phí có đáng dùng không?
Bản miễn phí hợp để làm quen hoặc cho quán rất nhỏ. Cần đọc giới hạn: số món, số đơn, số máy, thời gian giữ dữ liệu, có xuất dữ liệu được không. Một số bản miễn phí khoá báo cáo hoặc khoá xuất dữ liệu, khi muốn chuyển đi mới thấy vướng. Hỏi rõ trước khi đưa toàn bộ việc bán hàng vào.
Có cần thuê kỹ thuật viên riêng nếu dùng POS cài trên máy không?
Quán nhỏ thường không cần thuê thường trực, nhưng nên có một người hoặc một đơn vị gọi được khi máy hỏng, biết sao lưu và khôi phục. Ít nhất chủ quán phải tự biết bản sao lưu nằm ở đâu và đã thử khôi phục một lần. Không có ai làm việc này thì POS đám mây đỡ việc hơn.
Dữ liệu trên POS đám mây có bị nhà cung cấp dùng vào việc khác không?
Điều này do hợp đồng và chính sách quyền riêng tư của nhà cung cấp quy định, và phải tuân theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành với phần dữ liệu khách hàng. Nên đọc mục dữ liệu trong điều khoản, hỏi rõ dữ liệu có được chia sẻ cho bên thứ ba không và quán có quyền yêu cầu xoá khi ngừng dùng không.