Trên báo cáo của phần mềm bán hàng, "doanh thu" (hay tổng tiền hàng) thường là tổng giá bán các món trước khi trừ gì cả; "doanh thu thuần" là con số đó sau khi trừ giảm giá, huỷ và hoàn tiền; còn "thực thu" là số tiền thật sự nhận được theo từng phương thức thanh toán. Ba con số này lệch nhau là bình thường. Điều quan trọng là biết phần mềm của mình tính mỗi con số ra sao, để không đối chiếu nhầm với tiền két hay tài khoản.
Rắc rối nằm ở chỗ mỗi phần mềm đặt tên một kiểu và xử lý thuế, phí phục vụ, tiền tip khác nhau. Có nơi gọi là tổng tiền hàng, nơi gọi là doanh số, nơi gọi là doanh thu trước chiết khấu. Bài này mô tả cách tính phổ biến, kèm một ví dụ giả định đi từ đầu đến cuối để bạn tự đối chiếu với báo cáo trên máy của quán.
Vì sao một ngày bán lại có nhiều con số doanh thu
Mỗi hoá đơn đi qua nhiều bước: món được gọi, có thể bị huỷ bớt, có thể được giảm giá theo món hoặc theo cả hoá đơn, có thể cộng phí phục vụ hay phụ thu, rồi được thanh toán bằng một hoặc nhiều phương thức. Phần mềm ghi lại trạng thái ở từng bước, và báo cáo cho bạn xem tổng ở bước nào thì ra con số tương ứng.
Cách tách bạch này có ích. Nếu chỉ có một con số cuối cùng, chủ quán không biết quán đang "đánh rơi" tiền ở đâu: do giảm giá quá tay, do huỷ món nhiều, hay do khách chuyển khoản thiếu. Có từng tầng thì thấy rõ mỗi tầng mất bao nhiêu. Doanh thu trước giảm giá cho biết sức bán thật của thực đơn; khoảng cách giữa nó và doanh thu thuần cho biết chính sách giảm giá đang tốn bao nhiêu.
Mặt trái là dễ đọc nhầm. Người mới dùng phần mềm thường lấy con số to nhất ở đầu báo cáo đem so với tiền đếm trong két, thấy thiếu rồi hoảng. Thật ra con số cần so với két là thực thu bằng tiền mặt, và con số cần so với sao kê ngân hàng là thực thu bằng chuyển khoản hoặc thẻ. Hai con số này luôn nằm ở mục phương thức thanh toán, không nằm ở dòng tổng.
Các tầng doanh thu phổ biến trên báo cáo POS
Bảng dưới là cách chia thường gặp. Phần mềm của bạn có thể gộp hai tầng làm một hoặc đặt tên khác, hãy mở phần giải thích chỉ số trong mục trợ giúp của phần mềm để đối chiếu.
| Tên thường gặp | Cách tính | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Tổng tiền hàng, doanh số, doanh thu trước giảm giá | Số lượng món nhân giá bán, chưa trừ gì | Đo sức bán của thực đơn, so sánh món với món |
| Giảm giá, chiết khấu | Tổng tiền giảm theo món, theo hoá đơn, theo mã khuyến mãi | Đo chi phí của chính sách giảm giá và phát hiện giảm giá bất thường |
| Huỷ món, trả hàng, hoàn tiền | Giá trị món bị huỷ sau khi đã ghi hoặc tiền hoàn lại cho khách | Phát hiện thất thoát, lỗi bếp, lỗi phục vụ |
| Doanh thu thuần | Tổng tiền hàng trừ giảm giá, trừ hoàn tiền | Con số đại diện cho doanh thu thật của quán để theo dõi xu hướng |
| Phí phục vụ, phụ thu | Khoản cộng thêm theo cài đặt của quán | Tách riêng để biết bao nhiêu đến từ món, bao nhiêu từ phí |
| Thuế giá trị gia tăng | Tuỳ cài đặt giá đã gồm thuế hay cộng thêm thuế | Phục vụ hoá đơn và kê khai, cần kiểm cách cài với người làm kế toán |
| Thực thu theo phương thức | Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví ghi nhận khi thanh toán | Đối chiếu với két, sao kê ngân hàng, báo cáo của cổng thanh toán |
Tiền tip là trường hợp đặc biệt. Nhiều quán cho khách cộng tip khi quẹt thẻ hoặc chuyển khoản dư; nếu phần mềm không có mục tip riêng, số tiền này sẽ làm thực thu lớn hơn doanh thu thuần. Nên thống nhất ghi tip vào một mục riêng ngay từ đầu, vừa minh bạch với nhân viên vừa không làm méo báo cáo.
Một ngày bán giả định, đi từ tổng tiền hàng đến thực thu
Lấy ví dụ giả định một quán cơm trưa văn phòng. Cuối ngày, tổng tiền hàng các món đã gọi là 9,6 triệu đồng. Trong ngày có hai món bị huỷ sau khi đã gửi bếp, tổng 120 nghìn, vì khách đổi ý và vì bếp làm nhầm. Có một chương trình giảm 10% cho khách đặt qua nhóm công ty, tổng giảm 340 nghìn. Có một khách phàn nàn món nguội, quán hoàn lại 45 nghìn.
Phần mềm của quán này tính tổng tiền hàng sau khi đã loại món huỷ, nên con số 9,6 triệu là món thật sự đã bán. Doanh thu thuần bằng 9,6 triệu trừ 340 nghìn giảm giá, trừ 45 nghìn hoàn tiền, còn 9,215 triệu. Quán không thu phí phục vụ, giá đã gồm thuế theo cách cài đặt của quán.
Ở mục phương thức thanh toán, báo cáo ghi tiền mặt 2,9 triệu, chuyển khoản 6,1 triệu, thẻ 260 nghìn, tổng 9,26 triệu. Lệch 45 nghìn so với doanh thu thuần. Lần theo thì thấy khoản hoàn tiền được trả bằng tiền mặt rút từ két nhưng thu ngân không ghi vào phần mềm, nên phần mềm vẫn tính tiền mặt là 2,9 triệu trong khi két thật chỉ còn 2,855 triệu. Không có ai lấy tiền, chỉ là một thao tác bị bỏ qua.
Ví dụ này cho thấy giá trị của việc tách tầng: nhờ nhìn từng tầng, quán tìm ra chỗ lệch trong vài phút thay vì nghi ngờ nhau. Nó cũng cho thấy quy tắc vận hành cần có: mọi khoản hoàn tiền phải ghi trên phần mềm, dù chỉ vài chục nghìn.
Món huỷ: phần mềm của bạn trừ trước hay trừ sau
Đây là điểm khác nhau lớn nhất giữa các phần mềm và cũng là nguồn hiểu lầm nhiều nhất. Có phần mềm coi món đã huỷ là chưa từng bán, không đưa vào tổng tiền hàng, chỉ ghi vào nhật ký huỷ. Có phần mềm đưa món vào tổng tiền hàng lúc gọi, rồi trừ ra ở một dòng "huỷ" riêng. Cả hai cách đều đúng, miễn là bạn biết mình đang dùng cách nào.
Cách kiểm đơn giản: tạo một hoá đơn thử với một món, gửi bếp, huỷ món đó, rồi xem báo cáo tổng hợp của ngày. Nếu tổng tiền hàng không đổi và dòng huỷ tăng lên, phần mềm trừ trước. Nếu tổng tiền hàng tăng rồi có dòng huỷ trừ đi, phần mềm trừ sau. Nhớ làm thử trong giờ vắng và ghi chú lý do huỷ là "thử phần mềm" để không lẫn với số thật.
Phân biệt thêm giữa huỷ trước khi gửi bếp và huỷ sau khi gửi bếp. Huỷ trước khi gửi bếp thường là bấm nhầm, không tốn nguyên liệu, nhiều phần mềm không ghi nhận. Huỷ sau khi gửi bếp mới là chuyện đáng xem, vì có thể bếp đã làm. Báo cáo huỷ món tốt sẽ tách hai loại này; bài riêng trong danh mục này nói cách đọc nhật ký huỷ để phát hiện thất thoát.
Giảm giá theo món, theo hoá đơn và giá sửa tay
Giảm giá có ba cách ghi, ảnh hưởng khác nhau tới báo cáo. Giảm theo món, ví dụ ly thứ hai giảm nửa giá, được phân bổ đúng vào món đó, nên báo cáo món phản ánh đúng giá thực bán. Giảm theo hoá đơn, ví dụ giảm 10% cả bill, được ghi ở cấp hoá đơn; khi xem báo cáo theo món, nhiều phần mềm vẫn hiện giá gốc và để khoản giảm ở dòng chung. Hai cách này đều để lại dấu vết rõ ràng trong nhật ký.
Cách thứ ba là sửa giá tay: thu ngân sửa giá món từ 45 nghìn xuống 35 nghìn. Về số tiền, kết quả giống giảm giá. Nhưng về báo cáo, khoản 10 nghìn đó biến mất khỏi mục giảm giá; tổng tiền hàng thấp đi như thể món đó vốn rẻ hơn. Chủ quán nhìn báo cáo thấy giảm giá rất ít, yên tâm, trong khi tiền vẫn rơi rớt.
Vì vậy nên tắt quyền sửa giá tay với thu ngân và phục vụ, chỉ để quản lý ca. Mọi khoản giảm phải đi qua chức năng giảm giá có chọn lý do: khách quen, đền bù món lỗi, chương trình khuyến mãi, nhân viên ăn. Có lý do thì cuối tháng mới biết tiền giảm giá đi về đâu, chương trình nào đáng giữ.
Thuế, phí phục vụ và chuyện giá đã gồm thuế hay chưa
Giá niêm yết đã gồm thuế. Phần lớn quán ăn, quán cà phê nhỏ niêm yết giá trọn gói. Khi đó phần mềm tách ngược phần thuế từ giá bán nếu được cài thuế suất. Doanh thu trên báo cáo có thể hiện cả hai dạng trước thuế và sau thuế, cần đọc kỹ tiêu đề cột.
Giá cộng thêm thuế khi thanh toán. Một số nhà hàng ghi giá chưa gồm thuế và cộng thêm ở cuối hoá đơn. Lúc đó tổng khách trả lớn hơn tổng tiền hàng, và báo cáo sẽ có dòng thuế riêng.
Phí phục vụ. Nếu quán thu phí phục vụ, nên tách riêng khỏi doanh thu món để biết đúng sức bán của món. Cách phí phục vụ được tính vào hoá đơn và nghĩa vụ thuế liên quan cần kiểm theo quy định hiện hành.
Đừng tự cài thuế theo phỏng đoán. Thuế suất và cách xử lý các khoản phụ thu thay đổi theo thời kỳ và theo chính sách. Cài đặt thuế trên POS nên làm cùng người làm kế toán hoặc theo hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý, và kiểm lại mỗi khi có văn bản mới.
Đối chiếu thực thu với két, sao kê và cổng thanh toán
Mỗi tầng doanh thu chỉ có ý nghĩa khi đối chiếu được với tiền thật. Quy trình dưới làm ở cuối ngày hoặc đầu ngày hôm sau, mất chừng mười phút khi đã quen.
- Mở mục phương thức thanh toán trên báo cáo tổng hợp, ghi ra thực thu từng loại: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử.
- So tiền mặt trên báo cáo với tiền trong két sau khi trừ tiền đầu ca. Lệch thì xem trước các khoản chi từ két chưa ghi, như trả tiền đá, tiền rau, hoàn tiền cho khách.
- So chuyển khoản với lịch sử giao dịch trong ứng dụng ngân hàng của tài khoản nhận tiền quán, lọc đúng khoảng giờ mở cửa. Chú ý giao dịch sau nửa đêm có thể nằm sang ngày khác.
- So thẻ và ví với báo cáo của máy quẹt thẻ hoặc trang quản lý của cổng thanh toán. Tiền về tài khoản có thể chậm một vài ngày và đã trừ phí, nên so theo số giao dịch, không so theo tiền về.
- Ghi mọi khoản lệch vào sổ đối chiếu kèm lý do đã tìm ra. Khoản chưa rõ lý do để lại, hôm sau hỏi người trực ca. Phần đối soát tiền chi tiết theo bàn có bài riêng ở danh mục thanh toán không tiền mặt.
Câu hỏi thường gặp
Con số nào nên dùng để theo dõi tăng trưởng của quán?
Doanh thu thuần là con số phù hợp nhất vì đã loại giảm giá và hoàn tiền, phản ánh tiền quán thật sự làm ra từ bán món. Tổng tiền hàng trước giảm giá dễ bị thổi phồng khi quán chạy nhiều khuyến mãi, còn thực thu lại lẫn cả tiền tip và tiền cọc.
Thực thu lớn hơn doanh thu thuần là do đâu?
Thường do ba nguyên nhân: tiền tip ghi chung vào thanh toán, tiền cọc đặt bàn được ghi như một khoản thanh toán, hoặc khách chuyển khoản dư mà thu ngân ghi nhận nguyên số. Mở chi tiết từng hoá đơn có thực thu lớn hơn tổng hoá đơn là thấy ngay.
Báo cáo doanh thu có tính đơn khách nợ chưa trả không?
Tuỳ phần mềm. Có nơi tính doanh thu khi tạo hoá đơn, có nơi chỉ tính khi hoá đơn được thanh toán. Nếu quán hay cho khách quen ghi nợ, nên tìm báo cáo công nợ khách hàng riêng và kiểm xem doanh thu ngày có bao gồm các hoá đơn chưa thu tiền hay không.
Có nên xuất báo cáo doanh thu thuần làm số liệu kê khai thuế không?
Không nên tự lấy thẳng. Số liệu kê khai phụ thuộc phương pháp tính thuế của quán, hoá đơn đã xuất và các khoản được ghi nhận theo quy định. Báo cáo POS là nguồn tham chiếu, còn con số kê khai cần người làm kế toán đối chiếu và kiểm theo quy định hiện hành.
Hoá đơn tách làm hai lần thanh toán thì báo cáo ghi thế nào?
Hoá đơn vẫn là một, doanh thu tính một lần, còn phần thanh toán ghi thành hai dòng theo hai phương thức, ví dụ một nửa tiền mặt, một nửa chuyển khoản. Vì thế số hoá đơn trên báo cáo tổng hợp có thể ít hơn số giao dịch trên báo cáo phương thức thanh toán, đó là bình thường.