Khi mở chi nhánh thứ hai, quán nên giữ chung một tài khoản phần mềm bán hàng với thực đơn gốc dùng chung, nhưng tách riêng kho, máy in, ca, quyền quản lý và cách nhận tiền cho từng điểm bán, để báo cáo đọc được theo từng nơi. Mọi thứ của điểm thứ nhất phải được chuẩn hoá và ghi lại trước khi sao sang: tên món, mã món, công thức định lượng, quy trình chốt ca. Nếu không, quán sẽ có hai cách làm khác nhau và hai bộ số không so được với nhau.
Bài này dành cho quán nhỏ lần đầu mở thêm điểm bán, không phải chuỗi lớn. Nội dung gồm: phần chung và phần riêng, cách dựng chi nhánh trên phần mềm, chuyển kho nội bộ, tài khoản nhận tiền, quyền của quản lý chi nhánh, chuyện hoá đơn, và một danh sách kiểm trước ngày khai trương. So sánh hiệu quả chi nhánh ở quy mô chuỗi lớn thuộc về chủ đề quản lý chuỗi, không bàn ở đây.
Điểm bán thứ hai làm lộ mọi thứ chưa chuẩn
Ở một điểm bán, chủ quán có mặt hằng ngày, nhiều quy tắc nằm trong đầu: món này thêm bao nhiêu thịt, khi nào được giảm giá, ai được huỷ món. Khi mở điểm thứ hai, chủ quán không thể đứng ở hai nơi. Những gì không được ghi thành cài đặt trên phần mềm và thành quy trình viết ra sẽ được mỗi nơi làm một kiểu.
Hệ quả hiện ra trên số liệu trước tiên. Món cùng tên nhưng định lượng khác nhau thì giá vốn mỗi nơi một khác. Một nơi ghi huỷ món cẩn thận, một nơi không ghi, thì báo cáo thất thoát của nơi cẩn thận lại trông tệ hơn. Một nơi tách tiền khách chuyển khoản theo chi nhánh, một nơi dùng chung tài khoản, thì đối soát cuối ngày rối tung.
Vì vậy việc đầu tiên trước khi mở điểm thứ hai không phải là mua thiết bị cho nó, mà là rà lại điểm thứ nhất: thực đơn trên máy có sạch không, định lượng có đúng thực tế không, quy trình chốt ca có viết ra không. Đây là lúc tốt nhất để dọn dẹp, vì mọi thứ sắp được nhân đôi.
Phần dùng chung và phần tách riêng
Phần lớn phần mềm bán hàng hỗ trợ nhiều chi nhánh trong một tài khoản. Cách chia dưới đây là điểm xuất phát hợp lý cho quán nhỏ; tuỳ mô hình mà điều chỉnh.
| Hạng mục | Dùng chung | Tách riêng theo chi nhánh |
|---|---|---|
| Thực đơn gốc: tên món, mã món, nhóm món | Có | Chỉ bật tắt món theo nơi |
| Giá bán | Thường chung | Có thể riêng nếu mặt bằng, khách khác nhau |
| Công thức định lượng | Có | Không, trừ khi thiết bị nấu khác nhau |
| Tồn kho, phiếu nhập, kiểm kê | Không | Có |
| Máy in, nơi in, sơ đồ bàn | Không | Có |
| Ca, chốt ca, két tiền | Không | Có |
| Danh sách khách thành viên, điểm tích luỹ | Thường chung | Tuỳ chính sách |
| Tài khoản nhận tiền, mã QR | Có thể chung tài khoản | Nên tách để đối soát, ít nhất bằng nội dung hoặc tài khoản phụ |
| Gian hàng ứng dụng giao đồ ăn | Không | Mỗi điểm bán một gian hàng |
Nguyên tắc chung: thứ gì định nghĩa sản phẩm (món, công thức) thì dùng chung để giữ đồng nhất; thứ gì gắn với địa điểm vật lý (kho, máy, tiền, ca) thì tách riêng để biết trách nhiệm và đọc số theo nơi.
Dựng chi nhánh mới trên phần mềm từng bước
Trình tự dưới đây giúp tránh sai sót phổ biến là chi nhánh mới bán bằng thực đơn cũ chưa sửa, hoặc in phiếu sang máy in của điểm kia.
- Dọn thực đơn gốc ở điểm thứ nhất: xoá món đã ngừng bán, thống nhất tên, gán mã món, kiểm định lượng.
- Tạo chi nhánh mới trong phần mềm, đặt tên rõ ràng (theo tên đường hoặc khu vực, không dùng chi nhánh 1, chi nhánh 2 dễ nhầm khi mở thêm).
- Bật cho chi nhánh mới những món sẽ bán ở đó, đặt giá riêng nếu có.
- Khai máy in, nơi in theo từng món, sơ đồ bàn riêng cho chi nhánh mới; in thử từng món tới đúng máy.
- Khai kho riêng: danh mục nguyên liệu dùng chung, nhập tồn đầu kỳ của chi nhánh mới.
- Tạo tài khoản cho quản lý và nhân viên chi nhánh mới, giới hạn quyền chỉ trong chi nhánh đó.
- Cài phương thức thanh toán, mã QR theo hoá đơn của chi nhánh mới; kiểm tiền về ghép đúng đơn.
- Chạy thử vài ngày bán nội bộ hoặc mời người quen, chốt ca thử, đọc báo cáo của riêng chi nhánh mới.
Bước một hay bị bỏ qua vì nghĩ "để mở xong rồi dọn". Thực tế sau khi mở, mọi người bận gấp đôi và thực đơn bẩn sẽ bị nhân đôi theo.
Chuyển kho nội bộ và bếp trung tâm
Nhiều quán nhỏ khi có hai điểm bán sẽ để một nơi nấu nước dùng, làm sốt, ướp thịt rồi chuyển sang nơi kia. Nếu không ghi trên phần mềm, kho của nơi nấu sẽ âm vì nguyên liệu dùng nhiều mà món bán ít, còn kho nơi nhận thì dương vì bán nhiều món mà không thấy nhập nguyên liệu.
Cách làm đúng là dùng phiếu chuyển kho: nơi nấu xuất bán thành phẩm (ví dụ nồi nước dùng tính theo lít) bằng phiếu chuyển, nơi nhận xác nhận nhập theo đúng số lượng thực nhận. Phần chênh giữa số xuất và số nhận, nếu có, là hao hụt trên đường hoặc sai sót, và cần được ghi lý do. Bán thành phẩm phải được khai trên phần mềm như một nguyên liệu có công thức riêng, để giá vốn tính đúng ở cả hai nơi.
Ở quy mô hai điểm bán, không cần hệ thống bếp trung tâm phức tạp. Chỉ cần thống nhất: ai lập phiếu chuyển, khi nào, nơi nhận kiểm thế nào, và cuối tuần đối chiếu tổng xuất với tổng nhận. Thói quen này giữ cho báo cáo kho của từng nơi còn có ý nghĩa.
Tiền, hoá đơn và gian hàng ứng dụng theo chi nhánh
Tiền chuyển khoản là chỗ dễ rối nhất. Nếu hai điểm bán dùng chung một mã QR tĩnh, cuối ngày không biết khoản nào của nơi nào. Tối thiểu nên dùng QR theo hoá đơn có mã đơn và mã chi nhánh trong nội dung; tốt hơn là mỗi chi nhánh một tài khoản phụ hoặc một định danh nhận tiền riêng nếu ngân hàng hỗ trợ, để đối soát và giao trách nhiệm cho từng quản lý.
Về hoá đơn điện tử, khi mở thêm địa điểm kinh doanh, cách đăng ký địa điểm, việc dùng chung hay riêng ký hiệu hoá đơn, và việc kê khai thuế của địa điểm mới phụ thuộc hình thức quán (hộ kinh doanh hay doanh nghiệp), địa bàn và quy định hiện hành. Đây là việc phải hỏi kế toán và cơ quan thuế quản lý trước khi khai trương, rồi mới cài trên phần mềm theo đúng phương án đã chốt.
Mỗi điểm bán trên ứng dụng giao đồ ăn thường là một gian hàng riêng với địa chỉ riêng. Thực đơn trên app có thể sao từ điểm thứ nhất nhưng giờ mở cửa, món tạm hết, thời gian chuẩn bị phải cài riêng theo năng lực bếp của từng nơi. Tài khoản quản lý gian hàng vẫn nên quy về email của quán, quản lý chi nhánh được cấp quyền thao tác chứ không làm chủ.
Thiết bị, mạng và dự phòng ở điểm bán mới
Điểm bán mới thường được dựng gấp, và phần hạ tầng hay bị làm tạm: Wi-Fi mượn của chủ nhà, máy in đặt tạm trên nóc tủ lạnh, không có bộ lưu điện. Những thứ tạm ấy thường ở lại luôn. Nên dùng chính danh sách thiết bị và cách bố trí đã chạy ổn ở điểm thứ nhất làm khuôn: cùng loại máy in, cùng cách tách mạng khách với mạng quầy, cùng chỗ đặt bộ dự phòng.
Lắp mạng ở điểm mới cần thời gian, có khi vài ngày tới vài tuần tuỳ nơi, nên đăng ký sớm. Trong lúc chờ, một bộ phát dùng SIM có thể dùng tạm, nhưng nên có đường cáp chính trước ngày khai trương. Gán cố định địa chỉ cho máy in, ghi vào sổ kỹ thuật riêng của chi nhánh, dán nhãn thiết bị theo tên chi nhánh để khi điều chuyển máy giữa hai nơi không bị lẫn.
Bộ dự phòng ở mỗi nơi phải đủ tự lập: máy phụ, phiếu tay đánh số, bảng giá giấy, mã QR tĩnh của chi nhánh. Không thể trông vào việc chạy máy từ điểm kia sang giữa giờ đông. Hai điểm bán gần nhau có thể chia sẻ máy in dự phòng, nhưng chỉ khi cùng loại và đã cài sẵn.
Danh sách kiểm trước ngày khai trương
Một tuần trước khai trương, người phụ trách chung đi qua từng mục và đánh dấu. Mục nào chưa xong thì hoãn mục đó hoặc có phương án tạm được ghi rõ.
- Thực đơn trên máy của chi nhánh mới đúng món, đúng giá; in thử mọi món tới đúng nơi in.
- Tồn kho đầu kỳ đã nhập; phiếu chuyển kho thử từ điểm cũ sang đã ghi nhận đúng.
- Tài khoản và mã PIN của từng nhân viên đã tạo, quyền đúng chi nhánh; quản lý chi nhánh đã chốt ca thử.
- Thanh toán chuyển khoản thử ghép đúng đơn, đúng chi nhánh; máy quẹt thẻ nếu có đã giao dịch thử.
- Phương án hoá đơn điện tử đã được kế toán và cơ quan thuế xác nhận, cài đúng trên phần mềm.
- Gian hàng trên ứng dụng giao đồ ăn đã duyệt, giờ mở cửa và thời gian chuẩn bị đã cài.
- Mạng chính và dự phòng hoạt động; bộ lưu điện đã thử; bộ dự phòng tại quầy đã đủ.
- Báo cáo của chi nhánh mới hiện riêng và gộp được với chi nhánh cũ.
Danh sách này sau đó trở thành tài liệu của quán: lần mở điểm thứ ba sẽ nhanh hơn nhiều, vì mọi bước đã được ghi lại và thử qua một lần.
Quyền của quản lý chi nhánh và nhịp báo cáo
Quyền đủ để vận hành, không đủ để sửa gốc. Quản lý chi nhánh được mở ca, chốt ca, duyệt huỷ món trong hạn mức, nhập kho, kiểm kê của chi nhánh mình. Sửa thực đơn gốc, sửa giá, sửa công thức là quyền của chủ quán hoặc một người phụ trách chung.
Mọi chi nhánh đọc cùng một bộ báo cáo. Thống nhất ba đến năm báo cáo mỗi tuần cho cả hai nơi, ví dụ doanh thu theo giờ, món bán chạy, huỷ món và giảm giá, chênh lệch kho. Cùng mẫu thì mới so sánh được.
Một buổi đọc số chung mỗi tuần. Chủ quán và hai quản lý cùng xem số của cả hai nơi, mười lăm phút. Mục đích là học từ nơi làm tốt, không phải để so ai giỏi hơn.
Thay đổi gốc phải thông báo. Mỗi khi đổi món, đổi giá, đổi công thức, người phụ trách chung ghi lại và báo cho cả hai nơi trước ngày áp dụng, để không có nơi bán giá cũ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng hai tài khoản phần mềm riêng cho hai điểm bán cho đơn giản?
Hai tài khoản riêng đơn giản lúc đầu nhưng về sau phải sửa thực đơn hai lần, không xem gộp báo cáo được và không chuyển kho trên phần mềm được. Nếu phần mềm hỗ trợ nhiều chi nhánh, một tài khoản chung với chi nhánh tách riêng thường dễ quản lý hơn.
Giá ở hai chi nhánh có nên giống nhau?
Giống nhau giúp khách không thắc mắc và dễ quản lý. Nhưng nếu chi phí mặt bằng hay đối tượng khách khác hẳn, giá riêng là hợp lý; khi đó cài giá theo chi nhánh trên phần mềm, không tạo món trùng tên với giá khác.
Khách tích điểm ở chi nhánh này dùng được ở chi nhánh kia không?
Tuỳ chính sách của quán và khả năng của phần mềm. Dùng chung danh sách khách thường tạo trải nghiệm tốt hơn. Dù chọn cách nào, cần thông báo rõ cho khách và xin đồng ý về việc dữ liệu được dùng ở cả hai nơi.
Chi nhánh mới có cần thiết bị giống hệt chi nhánh cũ?
Không bắt buộc, nhưng cùng loại máy in và cùng cách bố trí giúp nhân viên đi lại giữa hai nơi không phải học lại, và máy dự phòng dùng chung được. Khác biệt chỉ nên có khi mặt bằng hay mô hình phục vụ khác.
Mở chi nhánh thứ hai có phải làm thủ tục thuế riêng không?
Tuỳ hình thức kinh doanh, địa bàn và quy định hiện hành, địa điểm mới có thể phải đăng ký và kê khai theo cách riêng. Cần hỏi kế toán và cơ quan thuế quản lý trước khi mở, rồi mới cài hoá đơn trên phần mềm.