Máy in ở quán ăn nối với thiết bị bán hàng bằng một trong bốn cách: cáp USB, dây mạng (LAN), Wi-Fi hoặc Bluetooth. Máy in quầy đặt sát máy bán hàng có thể dùng USB hoặc Bluetooth; máy in bếp ở xa nên dùng dây mạng và được giữ cố định một địa chỉ IP. Phần lớn lỗi "máy in mất kết nối" giữa ca là do máy in bị đổi địa chỉ mạng, Wi-Fi yếu ở bếp hoặc Bluetooth bị thiết bị khác chiếm, chứ không phải máy hỏng.
Bài này đi qua bốn kiểu kết nối và khi nào dùng kiểu nào, khác nhau giữa máy in nhiệt và máy in kim cho bếp, cách chọn và giữ giấy in nhiệt, rồi một bảng tra lỗi theo triệu chứng mà thu ngân có thể tự xử lý trước khi gọi hỗ trợ. Không có tên hãng hay giá; mọi thao tác cụ thể trên phần mềm cần đối chiếu hướng dẫn của nhà cung cấp mà quán đang dùng.
Bốn kiểu kết nối và chỗ hợp với từng kiểu
Mỗi kiểu nối có điểm mạnh riêng. Chọn theo khoảng cách giữa máy in với thiết bị bán hàng và theo số thiết bị cần in vào cùng một máy.
| Kiểu nối | Ưu điểm | Nhược điểm | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Cáp USB | Ổn định, gần như không cần cài mạng | Chỉ một máy bán hàng in được, dây ngắn | Máy in quầy đặt sát máy bán hàng cố định |
| Dây mạng (LAN) | Ổn định, nhiều thiết bị cùng in vào được, đi xa được | Phải kéo dây, phải giữ địa chỉ IP cố định | Máy in bếp, quầy pha, nhà hàng nhiều điểm |
| Wi-Fi | Không kéo dây, nhiều thiết bị cùng in | Rớt khi sóng yếu, nhiễu ở bếp | Chỗ không kéo được dây, sóng mạnh |
| Bluetooth | Ghép nhanh với điện thoại, máy tính bảng | Tầm ngắn, thường chỉ ghép một thiết bị | Xe bán mang đi, máy in cầm tay |
Nguyên tắc dễ nhớ: thứ gì ở xa và quan trọng thì đi dây. Máy in bếp mà dùng Wi-Fi giống như đặt cược buổi trưa vào cột sóng của bộ phát, trong khi bếp là chỗ có nhiều tường, kim loại và thiết bị gây nhiễu nhất quán.
Máy in nhiệt hay máy in kim cho bếp
Máy in nhiệt dùng đầu in làm nóng lên giấy có phủ lớp hoá chất đổi màu khi gặp nhiệt. Ưu điểm: in nhanh, êm, không cần mực hay băng mực, nên gần như mọi máy in hoá đơn ở quầy hiện nay là loại này. Nhược điểm cũng đến từ chính nguyên lý ấy: giấy in nhiệt đen dần khi để gần nguồn nóng, phai khi gặp dầu mỡ, nước hoặc ánh nắng lâu.
Máy in kim dùng kim đập qua băng mực lên giấy thường, có thể in hai liên bằng giấy than hoặc giấy tự nhân bản. Máy ồn hơn, chậm hơn, phải thay băng mực, nhưng phiếu không đen đi khi treo cạnh bếp than, bếp chiên. Nhiều bếp nóng vẫn dùng máy in kim vì lý do này, và vì tiếng máy kêu là một cách báo có phiếu mới giữa tiếng ồn.
Lựa chọn hợp lý cho đa số quán nhỏ: máy in nhiệt ở quầy và ở quầy pha; ở bếp nóng thì cân nhắc theo khoảng cách đặt phiếu so với nguồn nhiệt. Nếu treo phiếu ngay trên bếp chiên, phiếu nhiệt có thể ngả xám trong vài phút và bếp không đọc được; khi đó hoặc dời chỗ treo phiếu, hoặc dùng máy in kim, hoặc chuyển sang màn hình bếp.
Giấy in nhiệt: khổ giấy, bảo quản và dấu hiệu giấy kém
Hai khổ giấy phổ biến ở quán ăn là khổ 80 mm (phiếu rộng, đọc dễ, hợp máy in quầy và bếp) và khổ 58 mm (nhỏ gọn, hợp máy in cầm tay, máy in không dây). Máy in chỉ nhận đúng khổ đã thiết kế; trên phần mềm cũng phải chọn khổ tương ứng, nếu không phiếu sẽ bị cắt mất cột giá hoặc chữ dồn sang một bên. Đây là lỗi hay gặp khi quán đổi máy in mà quên đổi cài đặt.
Cuộn giấy dự trữ nên để nơi khô, mát, tránh nắng và tránh xa bếp. Giấy để gần nguồn nhiệt lâu ngày có thể ngả màu ngay trong cuộn chưa dùng. Khi lắp, chú ý mặt giấy: mặt phủ hoá chất phải quay về phía đầu in, lắp ngược thì máy vẫn chạy nhưng phiếu ra trắng trơn.
Dấu hiệu giấy kém: chữ nhạt dù đầu in sạch, bụi giấy bám nhiều trong máy, phiếu phai sau vài ngày. Giấy kém làm đầu in mau mòn vì bụi bám, và với phiếu cần giữ lại để đối chiếu (phiếu chốt ca, phiếu giao hàng), chữ phai là mất bằng chứng. Phiếu nào cần lưu lâu thì nên chụp lại hoặc dựa vào bản trên phần mềm, không dựa vào giấy nhiệt.
Giữ địa chỉ IP cố định cho máy in mạng
Phần mềm bán hàng gửi lệnh in tới máy in mạng theo địa chỉ IP. Nếu bộ phát Wi-Fi cấp địa chỉ tự động và một hôm máy in nhận địa chỉ khác (sau khi mất điện chẳng hạn), phần mềm vẫn gửi tới địa chỉ cũ và báo mất kết nối. Cách xử lý dứt điểm:
- In trang tự kiểm tra của máy in (thường giữ nút nạp giấy khi bật nguồn, xem hướng dẫn của máy) để biết địa chỉ IP hiện tại.
- Vào trang quản trị của bộ phát Wi-Fi hoặc modem, tìm mục giữ địa chỉ cho thiết bị (thường gọi là đặt trước địa chỉ theo địa chỉ vật lý của thiết bị) và gán cố định một địa chỉ cho máy in.
- Hoặc đặt địa chỉ tĩnh ngay trên máy in bằng công cụ của hãng, chọn một địa chỉ nằm ngoài dải tự động cấp để không đụng thiết bị khác.
- Trên phần mềm bán hàng, nhập đúng địa chỉ đó cho máy in bếp hoặc quầy pha, in thử một phiếu.
- Ghi địa chỉ của từng máy in vào sổ kỹ thuật của quán và dán nhãn lên thân máy để người sau biết.
Nếu quán không tự làm được bước hai, đây là việc nên nhờ nhà cung cấp phần mềm hoặc người lắp mạng làm một lần cho xong. Chỉ cần làm đúng một lần, lỗi mất kết nối máy in bếp sau mỗi lần cúp điện thường biến mất.
Bảng tra lỗi in theo triệu chứng
Những lỗi dưới đây thu ngân có thể tự kiểm theo thứ tự trước khi gọi hỗ trợ. Luôn tắt nguồn máy in trước khi mở nắp hoặc lau đầu in.
| Triệu chứng | Nguyên nhân hay gặp | Cách kiểm và xử lý |
|---|---|---|
| Phần mềm báo mất kết nối máy in bếp | Máy in đổi địa chỉ IP, dây mạng lỏng, máy in tắt | Kiểm đèn mạng ở máy in, in trang tự kiểm tra xem IP, đối chiếu với cài đặt |
| Phiếu ra trắng trơn | Lắp giấy ngược mặt, giấy không phải giấy nhiệt | Lật cuộn giấy, thử cuộn khác |
| Chữ mờ hoặc mất một vệt dọc | Đầu in bẩn, giấy kém, đầu in mòn | Lau đầu in bằng cồn theo hướng dẫn hãng, thử giấy khác |
| In trùng một phiếu hai lần | Bấm gửi hai lần, mạng chập chờn khiến phần mềm gửi lại | Xem lịch sử đơn trên máy, hướng dẫn chỉ bấm một lần, kiểm mạng |
| Phiếu đồ uống in ra ở bếp | Món bị gán sai nơi chế biến trên thực đơn | Sửa nơi in của món đó trong phần thực đơn |
| Phiếu bị cắt mất cột bên phải | Cài khổ giấy trên phần mềm khác khổ thật | Chọn lại khổ 80 mm hoặc 58 mm cho đúng |
| Chữ tiếng Việt thành ký tự lạ | Máy in không hỗ trợ bảng mã, phần mềm gửi sai kiểu | Bật chế độ in dạng ảnh trên phần mềm nếu có, hỏi nhà cung cấp |
| Ngăn kéo tiền không bật | Dây nối ngăn kéo lỏng, chưa bật lệnh mở trên phần mềm | Cắm lại dây vào cổng ngăn kéo trên máy in, kiểm cài đặt |
Lỗi in trùng đáng để ý hơn vẻ ngoài của nó: bếp làm hai phần, quán mất nguyên liệu, và nếu không ai đối chiếu thì cuối tháng chỉ thấy kho chênh mà không biết vì sao. Khi thấy in trùng, hãy kiểm lịch sử đơn để biết là bấm hai lần hay phần mềm gửi lại.
Mẫu phiếu bếp dễ đọc: chỉnh trên phần mềm thế nào
Máy in chạy đúng chưa đủ; phiếu ra phải đọc được trong một liếc giữa tiếng dầu sôi. Phần lớn phần mềm bán hàng cho chỉnh mẫu phiếu bếp riêng với phiếu thanh toán. Những điểm nên chỉnh:
- Số bàn hoặc số thứ tự in to nhất, ở đầu phiếu, để người bếp biết ngay món của ai.
- Tên món in đậm, cỡ chữ lớn; ghi chú như "ít cay", "không hành", "thêm trứng" in ngay dưới món, thụt vào, không dồn xuống cuối phiếu.
- Bỏ giá tiền khỏi phiếu bếp: bếp không cần, bỏ đi phiếu ngắn hơn và đỡ tốn giấy.
- Ghi giờ gửi đơn và tên người gửi để khi khách hỏi món chậm, biết đơn vào lúc nào và ai nhận.
- Phiếu gọi thêm và phiếu huỷ món phải khác biệt rõ, ví dụ có chữ "GỌI THÊM" hoặc "HUỶ" in to đầu phiếu, để bếp không làm nhầm thêm một phần.
- Mỗi món một phiếu hay cả đơn một phiếu: quán có nhiều người bếp đứng nhiều trạm có thể chọn tách mỗi món một phiếu; quán một người bếp thì gộp cả đơn cho gọn.
Sau khi chỉnh, in thử vài đơn giả định có ghi chú dài, có gọi thêm, có huỷ món, đưa cho người bếp đọc thử ở đúng chỗ treo phiếu. Người bếp là người duy nhất biết phiếu có dễ đọc hay không.
Đặt máy in đúng chỗ và chăm sóc hằng tuần
Máy in bếp nên đặt ở chỗ đầu bếp liếc thấy mà không phải rời vị trí, nhưng tránh hướng hơi nóng, hơi dầu và nước bắn trực tiếp. Một kệ nhỏ có mái che, cao hơn mặt bàn sơ chế, cách bếp nóng vài bước là vị trí thường thấy ở các bếp chạy ổn. Dây nguồn và dây mạng nên đi trên cao, cố định, không vắt ngang lối đi.
Chăm sóc mỗi tuần mất vài phút: tắt máy, mở nắp, phủi bụi giấy, lau đầu in theo hướng dẫn của hãng, kiểm dao cắt giấy còn sắc. Mỗi tháng thử in từ từng thiết bị (máy quầy, máy phục vụ, máy phụ) tới từng máy in để chắc mọi đường in vẫn thông, nhất là sau khi đổi bộ phát Wi-Fi hay cập nhật phần mềm.
Giữ một máy in dự phòng cùng loại với máy đang dùng, đã cài sẵn địa chỉ, cất trong hộp. Khi máy chính hỏng giữa ca, chỉ việc thay vào và in thử. Nếu máy dự phòng khác loại, phải cài lại khổ giấy, bảng mã, nơi in, và đó không phải việc nên làm khi bếp đang chờ phiếu.
Câu hỏi thường gặp
Một máy in có in được cho nhiều máy bán hàng cùng lúc không?
Được nếu máy in nối qua dây mạng hoặc Wi-Fi, vì mọi thiết bị trong cùng mạng đều gửi lệnh tới địa chỉ của nó. Máy in nối USB chỉ nhận lệnh từ máy cắm trực tiếp; Bluetooth thường chỉ ghép được một thiết bị một lúc.
Vì sao sau mỗi lần cúp điện máy in bếp lại mất kết nối?
Thường vì bộ phát Wi-Fi cấp lại địa chỉ IP mới cho máy in khi khởi động lại, trong khi phần mềm vẫn gửi tới địa chỉ cũ. Gán cố định địa chỉ cho máy in trên bộ phát hoặc đặt địa chỉ tĩnh trên máy in sẽ xử lý dứt điểm.
Có cần in hoá đơn giấy cho khách khi đã có hoá đơn điện tử không?
Hoá đơn điện tử tồn tại dưới dạng dữ liệu; phiếu giấy ở quầy thường là bản thể hiện để khách xem hoặc tra cứu. Việc có phải in, in nội dung gì, phụ thuộc quy định hiện hành và cách quán áp dụng, nên cần hỏi nhà cung cấp hoá đơn và cơ quan thuế quản lý.
Giấy in nhiệt có an toàn khi cầm thường xuyên không?
Một số loại giấy in nhiệt dùng hoá chất hiện màu bị khuyến cáo hạn chế tiếp xúc lâu, nên nhiều nơi chuyển sang giấy ghi rõ không chứa các chất này. Thu ngân nên rửa tay trước khi ăn, và quán có thể hỏi nhà cung cấp giấy về thành phần.
Máy in kêu nhưng không ra phiếu thì làm gì?
Kiểm theo thứ tự: còn giấy không, giấy có lắp đúng mặt không, nắp đã đóng chặt chưa, dao cắt có kẹt giấy không. Nếu máy báo đèn lỗi, tắt nguồn chờ vài giây rồi bật lại, in trang tự kiểm tra. Vẫn không được thì chuyển sang máy dự phòng rồi mới gọi hỗ trợ.
Có nên dùng màn hình bếp thay hẳn máy in bếp?
Màn hình bếp giúp theo dõi thời gian chờ và trạng thái món, hợp với bếp nhiều món làm song song. Nhưng nó cần chỗ đặt chịu nhiệt, nguồn điện ổn định và người bếp quen thao tác chạm. Nhiều quán giữ một máy in bếp làm dự phòng khi màn hình gặp sự cố.