Xe bán mang đi thường chỉ cần một điện thoại hoặc máy tính bảng, một máy in nhỏ và mã QR thanh toán; quán khoảng mười bàn cần thêm máy in bếp, ngăn kéo đựng tiền và một thiết bị nhận đơn cho phục vụ; nhà hàng hai tầng cần nhiều điểm in, máy gọi món cầm tay, màn hình bếp và thiết bị dự phòng. Nguyên tắc chung: thiết bị đặt ở nơi việc xảy ra, mỗi điểm chế biến có một đầu ra phiếu hoặc màn hình riêng, và món nào hỏng làm dừng quán thì phải có bản dự phòng.
Bài này không đi vào cấu hình máy hay hãng sản xuất. Thay vào đó là danh sách theo ba quy mô quán điển hình, lý do cần từng món, chỗ đặt, và thứ tự nên sắm khi ngân sách có hạn. Ba quán ví dụ đều là quán giả định, dùng để minh hoạ cách nghĩ.
Cách nghĩ: lần theo đường đi của một đơn
Trước khi liệt kê thiết bị, hãy vẽ đường đi của một đơn trong quán: khách gọi ở đâu, ai ghi, đơn đi tới những chỗ chế biến nào, món ra ở đâu, khách trả tiền ở đâu. Mỗi điểm trên đường đi ấy cần một thiết bị để nhập hoặc nhận thông tin. Thiết bị thừa là thiết bị không nằm trên đường đi; thiết bị thiếu là chỗ người phải chạy đi chạy lại để truyền lời.
Ví dụ ở một quán cơm văn phòng: khách gọi ở quầy, thu ngân ghi, đơn đi tới bếp nóng và quầy nước, món ra ở quầy, trả tiền ngay khi gọi. Đường đi có ba điểm: quầy, bếp, quầy nước. Nếu chỉ có một máy in ở quầy, thu ngân phải xé phiếu mang vào bếp, nước thì gọi miệng. Thêm một máy in ở bếp là cắt được một chặng chạy bộ mỗi đơn.
Cách nghĩ này cũng giúp tránh sắm theo danh sách của người bán. Một quán chè mang về không cần máy gọi món cầm tay; một quán lẩu đông bàn lại rất cần, vì phục vụ đứng ở bàn lâu và đi lại nhiều.
Danh sách thiết bị theo ba quy mô
Bảng dưới là điểm xuất phát, cần chỉnh theo mô hình thật. "Nên có" nghĩa là thiếu nó vẫn chạy được nhưng chậm hoặc dễ sai.
| Thiết bị | Xe bán mang đi | Quán khoảng 10 bàn | Nhà hàng hai tầng |
|---|---|---|---|
| Thiết bị bán hàng chính | Điện thoại hoặc máy tính bảng | Máy tính bảng hoặc máy bán hàng ở quầy | Máy bán hàng ở quầy, có máy thứ hai |
| Máy in phiếu ở quầy | Máy in nhỏ, có thể không dây | Có | Có, mỗi quầy thu một máy |
| Máy in hoặc màn hình bếp | Không cần | Một máy in bếp, thêm một ở quầy pha nếu tách | Mỗi khu chế biến một điểm, cân nhắc màn hình bếp |
| Ngăn kéo đựng tiền | Hộp tiền thường | Nên có, nối với máy in | Có |
| Thiết bị gọi món tại bàn | Không cần | Một điện thoại cho phục vụ, hoặc mã QR | Máy cầm tay cho mỗi khu, hoặc mã QR |
| Màn hình phía khách | Không cần | Tuỳ chọn | Nên có ở quầy thu |
| Bộ phát Wi-Fi riêng cho quầy | Dùng mạng điện thoại | Nên có | Có, phủ cả hai tầng |
| Bộ lưu điện | Pin dự phòng | Nên có cho modem và máy in quầy | Có |
| Thiết bị dự phòng | Điện thoại thứ hai đăng nhập sẵn | Một điện thoại hoặc máy tính bảng phụ | Máy phụ, máy in phụ |
Dòng hay bị bỏ quên nhất là thiết bị dự phòng. Một máy tính bảng hỏng màn hình giữa giờ trưa ở quán mười bàn có thể làm mất cả buổi bán nếu không có máy thứ hai đã đăng nhập sẵn.
Xe bán mang đi và ki-ốt: gọn, chịu nắng, chịu mất mạng
Ở quy mô này, mọi thứ phải gom được trong một khay và chạy bằng pin vài giờ. Điện thoại hoặc máy tính bảng nhỏ cài phần mềm bán hàng là đủ; máy in phiếu không dây cỡ nhỏ dùng để in phiếu dán ly hoặc phiếu cho khách khi cần. Nhiều xe bán chọn không in, chỉ đọc số thứ tự, cũng là cách làm hợp lý nếu ít món.
Ba điều hay bị xem nhẹ: nắng làm màn hình khó đọc và máy nóng, nên cần chỗ có mái che hoặc bao chống chói; nước và bụi làm hỏng cổng sạc, nên dùng bao chống nước loại vẫn bấm được; và mạng điện thoại ở chỗ đông người có thể chập chờn vào giờ cao điểm, nên phần mềm cần bán được khi mất mạng và quán cần biết cách đồng bộ lại.
Với xe bán đổi chỗ theo buổi, nên kiểm trước sóng điện thoại ở từng điểm bán: có điểm đứng sát toà nhà kính hay dưới hầm đỗ xe sóng rất yếu, khi đó cần một gói dữ liệu của nhà mạng khác làm đường dự phòng, hoặc chấp nhận bán ở chế độ ngoại tuyến rồi đồng bộ khi về chỗ có sóng. Thói quen nhỏ này tránh được cảnh khách đứng chờ trong khi máy quay vòng mãi không xác nhận được tiền.
Mã QR thanh toán in to, dán ở chỗ khách đứng chờ, và người bán chỉ coi là đã nhận tiền khi chính điện thoại của quán báo có. Một pin dự phòng dung lượng lớn sạc đầy mỗi tối là thiết bị rẻ nhất mà cứu được nhiều buổi bán nhất.
Quán khoảng mười bàn: tách điểm in, có ngăn kéo tiền
Khi có bàn ngồi, đơn bắt đầu chia thành nhiều phần đi tới nhiều chỗ: món nóng vào bếp, đồ uống ra quầy pha. Máy in thứ hai đặt ở bếp là khoản đáng sắm đầu tiên, vì nó thay cho việc cầm phiếu chạy vào bếp và giảm gọi nhầm. Nếu quầy pha tách xa quầy thu, thêm một máy in nữa ở đó, hoặc cho quầy thu in hai liên.
Ngăn kéo đựng tiền loại nối với máy in phiếu sẽ chỉ mở khi có lệnh từ phần mềm (thường khi thu ngân bấm thanh toán tiền mặt). Cái lợi không chỉ là tiện: mỗi lần mở ngăn kéo đều gắn với một giao dịch trên máy, nên cuối ca chênh lệch dễ truy hơn. Cần hỏi nhà cung cấp phần mềm xem có hỗ trợ lệnh mở ngăn kéo qua máy in đang dùng không.
Phục vụ cần một thiết bị để ghi đơn tại bàn hoặc quán dùng mã QR cho khách tự gọi. Với quán mười bàn, một điện thoại cài ứng dụng gọi món của chính phần mềm bán hàng thường là đủ; không cần máy cầm tay chuyên dụng. Bộ phát Wi-Fi riêng cho quầy và bếp, tách khỏi Wi-Fi khách, cùng bộ lưu điện nhỏ cho modem và máy in quầy là hai món nên có trước khi nghĩ tới màn hình phía khách.
Nhà hàng hai tầng: nhiều điểm, phải có dự phòng
Ở quy mô này, quãng đường từ bàn tới bếp đủ dài để mỗi lần đi truyền lời là mất vài phút. Máy gọi món cầm tay hoặc điện thoại cho từng khu giúp phục vụ gửi đơn ngay tại bàn; đơn tự tách và in ra ở đúng khu chế biến: bếp nóng, bếp lạnh, quầy nướng, quầy nước. Một số nhà hàng thay máy in bếp bằng màn hình bếp để theo dõi thời gian chờ từng món.
Mạng phải phủ đều hai tầng, nhất là ở góc phục vụ hay đứng gửi đơn và ở bếp, nơi tường dày, nhiều kim loại làm sóng yếu. Máy in bếp nên cắm dây mạng thay vì dùng Wi-Fi để tránh mất kết nối giữa giờ đông. Màn hình phía khách ở quầy thu giúp khách tự xem lại món và số tiền trước khi trả, giảm tranh cãi.
Phần dự phòng không còn là tuỳ chọn: một máy bán hàng phụ đã cài và đăng nhập, một máy in phụ cùng loại để thay ngay khi máy chính kẹt, một xấp phiếu tay đánh số sẵn cho trường hợp xấu nhất. Nhà hàng càng đông, mỗi phút dừng càng đắt.
Điện, dây và chỗ đặt: chi tiết quyết định thiết bị sống bao lâu
Phần lớn thiết bị ở quán không chết vì lỗi phần mềm mà vì môi trường. Ổ cắm đặt dưới mặt quầy, nơi nước rửa ly hay đá tan chảy xuống, là nguyên nhân quen thuộc của chập điện và hỏng nguồn máy in. Ổ cắm nên đặt cao, có công tắc riêng và có nắp, mỗi thiết bị một chỗ cắm cố định để nhân viên không rút nhầm máy in khi cần cắm máy xay.
Dây cáp đi lộ trên mặt quầy dễ bị kéo khi lau dọn hay khi khách tựa vào. Buộc dây gọn theo cạnh quầy, đi ống luồn khi phải băng qua lối đi, và đánh dấu đầu dây nào của thiết bị nào. Khi có sự cố giữa ca, người xử lý nhìn là biết dây nào cần cắm lại, không phải rút thử từng sợi.
Thiết bị cầm tay như máy tính bảng hay điện thoại gọi món cần một chỗ sạc chung, cố định, có hộc riêng cho từng máy, để cuối ca máy được cắm sạc đầy chứ không nằm lăn lóc với pin cạn. Ở quầy pha có nhiều nước, giá đỡ máy tính bảng nên đặt nghiêng và cao hơn mặt bàn pha để nước không đọng vào cổng. Máy in quầy nên có khoảng trống phía trên để thay giấy nhanh mà không phải nhấc máy.
Cuối cùng là nhãn và sổ. Mỗi thiết bị nên có nhãn nhỏ ghi tên gọi trong quán (máy quầy 1, máy in bếp, máy phục vụ tầng 2) và một sổ kỹ thuật ghi ngày mua, nơi bảo hành, tài khoản đăng nhập liên quan. Khi gọi hỗ trợ hay khi bàn giao cho quản lý mới, sổ này tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Thứ tự nên sắm khi ngân sách có hạn
Không phải quán nào cũng sắm đủ một lần. Thứ tự dưới đây ưu tiên những món làm tắc đường đi của đơn nếu thiếu.
- Thiết bị bán hàng chính có phần mềm chạy được khi mất mạng.
- Máy in ở quầy, rồi máy in ở điểm chế biến bận nhất (thường là bếp).
- Mạng riêng cho quầy và bếp, tách khỏi Wi-Fi khách.
- Bộ lưu điện cho modem, bộ phát Wi-Fi và máy in quầy.
- Thiết bị dự phòng: ít nhất một điện thoại hoặc máy tính bảng đăng nhập sẵn.
- Ngăn kéo đựng tiền nối với máy in, nếu quán còn nhận nhiều tiền mặt.
- Thiết bị gọi món tại bàn hoặc mã QR, khi quán có nhiều bàn và ít người phục vụ.
- Màn hình bếp, màn hình phía khách: sau cùng, khi các món trên đã ổn.
Đi kèm danh sách là vài món phụ ít ai tính nhưng hay thiếu: ổ cắm có công tắc riêng đặt cao khỏi chỗ nước đổ, giá đỡ máy tính bảng chắc chắn, dây buộc gọn cáp, cuộn giấy in dự trữ để ở chỗ khô.
Câu hỏi thường gặp
Dùng điện thoại cá nhân của nhân viên để gọi món có được không?
Được trong thời gian thử, nhưng không nên lâu dài. Điện thoại cá nhân có thể hết pin, bị mang về khi nghỉ việc và lẫn dữ liệu riêng với dữ liệu quán. Thiết bị của quán, đăng nhập bằng tài khoản từng người, dễ quản lý và dễ thu hồi quyền hơn.
Có cần máy bán hàng chuyên dụng hay máy tính bảng là đủ?
Với quán nhỏ, máy tính bảng thường đủ nếu có giá đỡ chắc và phần mềm hỗ trợ. Máy chuyên dụng bền hơn với dầu mỡ, va đập, thường có sẵn cổng cho máy in, ngăn kéo tiền. Quyết định nên dựa vào cường độ dùng và môi trường đặt máy, không dựa vào cảm giác chuyên nghiệp.
Màn hình phía khách có tác dụng gì với quán nhỏ?
Màn hình quay về phía khách cho khách thấy món và số tiền đang được bấm, giảm nhầm lẫn và tranh cãi, đồng thời có thể hiện mã QR thanh toán theo đúng hoá đơn. Với quán nhỏ ít món, lợi ích này có thể đạt bằng cách đọc lại đơn và in phiếu tạm tính.
Thiết bị nào hay hỏng nhất ở quán ăn?
Máy in và cổng sạc thường hỏng sớm nhất vì gặp nhiệt, hơi dầu, nước đổ và bị rút cắm nhiều lần. Đặt máy in xa bếp nóng, dùng bao chống nước cho thiết bị cầm tay và hạn chế rút cắm sạc liên tục giúp kéo dài tuổi thọ.
Có nên mua trọn bộ thiết bị từ nhà cung cấp phần mềm không?
Mua trọn bộ tiện vì được cài sẵn và hỗ trợ một mối, nhưng cần hỏi rõ thiết bị có dùng được với phần mềm khác không nếu sau này đổi, bảo hành ai chịu, và có được tự mua thêm máy in cùng loại ở nơi khác không.