Khi thiết bị bán hàng hỏng hoặc mất giữa ca, quán cần làm theo thứ tự: chuyển ngay sang thiết bị dự phòng đã đăng nhập sẵn (hoặc ghi đơn bằng phiếu tay đánh số nếu không có), giữ bếp chạy bằng phiếu tay, sau ca thì nhập bù đơn và đối soát tiền; nếu là mất cắp thì khoá máy từ xa, đăng xuất tài khoản trên máy đó và đổi mật khẩu liên quan. Tất cả các bước này chỉ chạy trơn tru khi đã được chuẩn bị và tập trước; trong lúc khách đứng đầy quầy, không ai kịp đọc hướng dẫn.
Bài này dựng một kế hoạch dự phòng cho quán nhỏ theo từng tình huống thường gặp: máy bán hàng chính hỏng, máy in chết, điện thoại gọi món mất, thiết bị bị trộm, mất điện kéo dài. Mỗi tình huống có việc làm ngay, việc làm sau ca và việc phòng trước. Ví dụ quán trong bài là quán giả định.
Vì sao cần kế hoạch viết sẵn
Một trưa thứ Sáu, ở một quán cơm giả định khoảng mười lăm bàn, chiếc máy tính bảng bán hàng duy nhất rơi khỏi giá đỡ và vỡ màn hình. Thu ngân không biết mật khẩu quản trị để đăng nhập máy khác, chủ quán đang đi chợ, máy in bếp chỉ nhận lệnh từ máy vừa vỡ. Trong bốn mươi phút tiếp theo, phục vụ ghi đơn lên giấy rời, bếp làm nhầm hai bàn, ba khách bỏ về, và cuối ngày không ai biết chắc đã thu bao nhiêu tiền chuyển khoản cho đơn nào.
Không có gì trong chuỗi sự việc đó là hiếm. Điều làm nó thành thảm hoạ là không có máy dự phòng, không có người thứ hai biết đăng nhập, không có phiếu tay chuẩn bị sẵn và không có quy trình nhập bù. Mỗi thứ chỉ tốn vài phút chuẩn bị, nhưng phải chuẩn bị từ trước.
Kế hoạch dự phòng của quán nhỏ không cần dày. Một trang giấy cho mỗi tình huống, dán ở mặt trong tủ quầy, kèm danh sách người cần gọi theo thứ tự (chủ quán, quản lý, người phụ trách kỹ thuật, hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm, lưu số ở danh bạ điện thoại của quán). Quan trọng hơn trang giấy là việc mọi người đã tập qua ít nhất một lần.
Bộ dự phòng tối thiểu nên có sẵn ở quầy
Những thứ dưới đây nên luôn ở một chỗ cố định, ai trong ca cũng biết, kiểm định kỳ:
- Một thiết bị bán hàng phụ (máy tính bảng hoặc điện thoại) đã cài phần mềm, đã đăng nhập, đã kết nối với máy in, sạc đầy.
- Một máy in dự phòng cùng loại với máy đang dùng, đã cài địa chỉ, cất trong hộp ở chỗ khô (với quán đã có nhiều điểm in).
- Một xấp phiếu tay đánh số sẵn, có ô ghi số bàn, món, số lượng, ghi chú, giờ, người ghi; loại có liên để một liên vào bếp, một liên giữ ở quầy.
- Bảng giá giấy của thực đơn hiện hành, cập nhật mỗi lần đổi giá, để thu ngân tính tiền khi máy không chạy.
- Mã QR chuyển khoản tĩnh của tài khoản quán, in sẵn, dùng khi không in được QR theo hoá đơn.
- Pin dự phòng, dây sạc thừa, cuộn giấy in thừa.
- Trang hướng dẫn sự cố và danh sách người cần gọi.
Thiết bị phụ hay bị mượn làm việc khác rồi để hết pin hoặc đăng xuất. Mỗi sáng mở ca, người mở ca kiểm máy phụ: còn pin, còn đăng nhập, in thử được một phiếu.
Từng tình huống: làm gì ngay và làm gì sau ca
Bảng tóm tắt dưới đây là khung để quán tự điền chi tiết theo phần mềm và thiết bị của mình.
| Tình huống | Làm ngay trong ca | Làm sau ca |
|---|---|---|
| Máy bán hàng chính hỏng | Chuyển sang máy phụ, kiểm máy in nhận lệnh; nếu không có máy phụ, dùng phiếu tay | Nhập bù đơn từ phiếu tay, đối soát tiền, gửi máy đi sửa |
| Máy in bếp chết | Đổi sang máy in dự phòng; không có thì cho máy quầy in hai liên, phục vụ mang vào bếp | Kiểm nguyên nhân, đặt lại địa chỉ máy in mới, ghi sổ |
| Điện thoại gọi món của phục vụ hỏng hoặc mất | Phục vụ ghi phiếu tay, đưa về quầy nhập | Nếu mất: đăng xuất thiết bị trên phần mềm, khoá từ xa, đổi mã PIN |
| Thiết bị bị trộm | Báo chủ quán; khoá thiết bị từ xa nếu được; chuyển sang máy phụ | Đăng xuất mọi tài khoản trên thiết bị, đổi mật khẩu, trình báo nếu cần |
| Mất điện kéo dài | Máy có pin tiếp tục bán ngoại tuyến; bếp gas tiếp tục nếu an toàn; dùng phiếu tay khi máy hết pin | Đồng bộ đơn, nhập bù, kiểm thiết bị khi có điện lại |
| Phần mềm bị lỗi hoặc nhà cung cấp gặp sự cố | Chuyển sang chế độ ngoại tuyến nếu có; không có thì phiếu tay | Theo dõi thông báo của nhà cung cấp, nhập bù, kiểm đơn trùng |
Điểm chung của mọi dòng: luôn có một đường lùi về giấy. Phần mềm tốt đến đâu vẫn có lúc không chạy, và một xấp phiếu tay đánh số sẵn là thứ rẻ nhất mà giữ cho bếp không dừng.
Ghi đơn tay và nhập bù sao cho không mất dấu
Phiếu tay chỉ hữu ích nếu sau ca nhập lại được đầy đủ và khớp tiền. Quy trình gợi ý:
- Mỗi phiếu tay có số in sẵn, dùng theo thứ tự, không xé bỏ phiếu ghi hỏng mà gạch chéo và giữ lại.
- Ghi đủ: số bàn hoặc tên khách mang về, món, số lượng, giờ, người ghi, cách trả tiền và số tiền khi thu.
- Liên một vào bếp, liên hai kẹp ở quầy theo thứ tự số.
- Khi thu tiền chuyển khoản, ghi số phiếu vào nội dung hoặc đánh dấu giờ nhận để đối chiếu sao kê.
- Sau ca hoặc khi máy chạy lại, một người nhập bù từng phiếu vào phần mềm, đánh dấu đã nhập trên phiếu. Nếu phần mềm cho chọn giờ bán thực tế hoặc ghi chú, ghi đúng giờ và số phiếu tay.
- Đối chiếu tổng tiền theo phiếu tay với tiền mặt trong két và tiền chuyển khoản trên ứng dụng ngân hàng.
- Giữ xấp phiếu tay đã nhập theo thời hạn quán tự quy định, cùng với báo cáo chốt ca của ngày đó.
Với quán đang dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, những đơn bán trong lúc máy hỏng cần được lập hoá đơn theo cách phù hợp quy định. Quán nên hỏi trước nhà cung cấp hoá đơn và cơ quan thuế quản lý về cách xử lý khi gặp sự cố, rồi ghi vào trang hướng dẫn, thay vì đợi đến lúc xảy ra mới tìm hiểu.
Thiết bị bị trộm hoặc thất lạc: chặn rủi ro dữ liệu
Máy tính bảng ở quầy hay điện thoại gọi món là thứ dễ bị lấy khi quán đông, khi đóng cửa muộn, hoặc khi nhân viên để quên. Thiệt hại không chỉ là giá máy: trên máy có phần mềm bán hàng đang đăng nhập, có thể có ứng dụng nhắn tin với khách, gian hàng giao đồ ăn, danh sách khách thành viên.
Phòng trước bằng ba việc: bật tính năng tìm thiết bị của hệ điều hành (gắn với tài khoản của quán, không phải tài khoản cá nhân của nhân viên), đặt khoá màn hình và tự khoá sau thời gian ngắn, và biết cách đăng xuất một thiết bị khỏi phần mềm bán hàng từ trang quản trị. Nhiều phần mềm có danh sách thiết bị đang đăng nhập; quán nên tìm thử chỗ này khi rảnh, không đợi lúc mất máy.
Khi mất, làm theo thứ tự: khoá hoặc xoá thiết bị từ xa qua tài khoản hệ điều hành; đăng xuất thiết bị khỏi phần mềm bán hàng, gian hàng ứng dụng, ứng dụng nhắn tin; đổi mật khẩu những tài khoản từng đăng nhập trên máy; đổi mã PIN của nhân viên dùng máy đó. Nếu trên máy có dữ liệu cá nhân của khách, việc thông báo và xử lý theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân cần được xem xét; quán nên tìm hiểu văn bản hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn.
Mất điện kéo dài: bán tiếp được đến đâu
Chập điện vài giây đã có bộ lưu điện lo; mất điện vài tiếng là bài toán khác. Trước hết là an toàn: bếp điện, bếp từ ngừng, tủ mát tủ đông mất lạnh, quạt hút khói ngừng chạy. Với bếp gas, chỉ tiếp tục nấu khi bếp vẫn thông thoáng; thiếu hút khói trong bếp kín là rủi ro mà không đơn hàng nào đáng đánh đổi. Quyết định đóng bớt món hay tạm dừng nhận khách thuộc về chủ quán hoặc quản lý ca, và nên được nói rõ trong trang hướng dẫn.
Về phía công nghệ, máy tính bảng và điện thoại còn pin vẫn bán được nếu phần mềm có chế độ ngoại tuyến, nhưng máy in cắm điện, modem, bộ phát đều tắt khi bộ lưu điện cạn. Lúc đó bếp chạy bằng phiếu tay, thu ngân dùng máy còn pin để ghi đơn hoặc ghi giấy, thu tiền mặt và chuyển khoản qua mã QR tĩnh in sẵn, kiểm tiền về trên điện thoại của quán bằng mạng di động.
Đừng quên tủ đông, tủ mát: ghi giờ mất điện và giờ có điện lại, hạn chế mở cửa tủ, kiểm nhiệt độ khi có điện. Nguyên liệu nghi ngờ đã ấm quá lâu thì ghi huỷ trên phần mềm kho với lý do mất điện, để số hao hụt tháng đó có giải thích. Sau khi có điện, khởi động lại thiết bị theo thứ tự: modem, router, máy in, rồi mới đến máy bán hàng, và in thử từng điểm trước khi nhận đơn mới.
Tập dượt: một buổi diễn tập mười lăm phút
Chọn một buổi vắng khách, chủ quán hoặc quản lý tuyên bố "máy chính hỏng". Ca đang làm phải tự xử lý theo trang hướng dẫn mà không được hỏi: lấy máy phụ, kiểm in bếp, ghi vài đơn giả định bằng phiếu tay, rồi nhập bù và đối chiếu. Lần thứ hai, đổi tình huống: "máy in bếp chết" hoặc "mất mạng".
Buổi tập thường lộ ra những điều không ai ngờ: máy phụ đã bị đăng xuất từ tuần trước, phiếu tay để trong kho khoá, không ai nhớ mật khẩu quản trị, máy in dự phòng khác khổ giấy. Mỗi điều phát hiện được sửa ngay và ghi vào trang hướng dẫn.
Tần suất hợp lý là mỗi quý một lần, và mỗi khi có nhân viên mới hoặc đổi thiết bị, phần mềm. Mười lăm phút diễn tập đổi lấy một buổi trưa không đổ vỡ là phép tính rất có lời.
Câu hỏi thường gặp
Quán nhỏ có cần máy bán hàng dự phòng không, hay dùng điện thoại chủ quán là đủ?
Điện thoại chủ quán dùng tạm được nếu đã cài phần mềm và biết cách kết nối máy in, nhưng chủ quán không phải lúc nào cũng có mặt. Một máy phụ của quán, đăng nhập sẵn bằng tài khoản quán, đặt ở quầy, là phương án chắc hơn.
Ghi đơn tay rồi nhập bù có làm sai báo cáo không?
Có thể làm lệch báo cáo theo giờ nếu phần mềm ghi giờ nhập thay vì giờ bán thực tế. Ghi chú số phiếu tay và giờ bán khi nhập bù giúp đọc báo cáo đúng hơn. Tổng doanh thu ngày vẫn khớp nếu nhập đủ.
Máy bị trộm có nên báo công an không?
Nên trình báo theo quy định, nhất là khi máy có dữ liệu của quán và khách. Biên bản trình báo cũng hữu ích nếu cần làm việc với nhà cung cấp, bảo hiểm hoặc giải trình sau này. Song song, khoá máy và đổi mật khẩu ngay, không chờ kết quả.
Phần mềm báo lỗi toàn hệ thống thì làm gì?
Kiểm thông báo trên trang hoặc kênh hỗ trợ của nhà cung cấp, chuyển sang chế độ ngoại tuyến nếu phần mềm có, không thì dùng phiếu tay. Khi hệ thống chạy lại, kiểm kỹ đơn trùng vì có thể có đơn được gửi lại nhiều lần.
Có nên mua bảo hành mở rộng cho thiết bị quán?
Tuỳ cường độ dùng và chi phí thay thế. Điều quan trọng hơn là biết rõ quy trình bảo hành mất bao lâu; trong thời gian máy đi bảo hành, quán vẫn cần máy dự phòng. Bảo hành không thay được bộ dự phòng tại quầy.