Khi mất internet, POS có chế độ ngoại tuyến vẫn cho bấm món, in phiếu bếp qua mạng nội bộ và thu tiền mặt; đơn được lưu trên máy quầy và tự gửi lên máy chủ khi có mạng lại. Những việc thường phải chờ là xem báo cáo từ xa, kiểm điểm tích luỹ, mã giảm giá trực tuyến, gửi hoá đơn điện tử và xác nhận chuyển khoản tự động. POS chỉ chạy trên trình duyệt, không có chế độ ngoại tuyến, thì dừng hẳn, và quán phải quay về ghi tay.
Phần lớn sự cố mất mạng ở quán kéo dài vài phút đến vài giờ, nhưng rơi vào giờ đông thì thành hàng khách chờ và đơn lộn xộn. Bài này giúp biết trước POS của mình làm được gì khi mất mạng, chuẩn bị một kịch bản dự phòng in sẵn ở quầy, và xử lý đúng lúc có mạng lại để không mất đơn hay nhân đôi doanh thu. Phần thiết bị mạng dự phòng là chủ đề hạ tầng riêng; ở đây chỉ nói về phần mềm và quy trình.
Biết trước POS của mình thuộc loại nào
Câu hỏi đầu tiên không phải "mất mạng thì làm gì" mà là "mất mạng thì phần mềm của mình làm gì". Có ba nhóm. Nhóm thứ nhất chạy hoàn toàn trong mạng nội bộ (POS cài máy hoặc POS đám mây có máy quầy làm trạm): mất internet gần như không ảnh hưởng tới bán hàng. Nhóm thứ hai có chế độ ngoại tuyến một phần: máy quầy bán được, nhưng điện thoại phục vụ hoặc máy in bếp có thể mất kết nối. Nhóm thứ ba chỉ chạy trực tuyến: mất mạng là màn hình báo lỗi.
Cách biết chắc nhất là tự thử vào giờ vắng: tắt bộ phát sóng hoặc rút dây mạng từ nhà mạng vào, giữ nguyên mạng nội bộ trong quán, rồi bấm một đơn có món bếp và món quầy pha. Xem máy quầy có bấm được không, phiếu có ra ở bếp không, điện thoại phục vụ có gửi đơn được không, thanh toán tiền mặt có đóng đơn được không. Sau đó cắm lại mạng và xem đơn vừa bấm có lên báo cáo, có bị nhân đôi không.
Ghi kết quả phép thử ra một tờ giấy dán ở quầy: "Mất mạng: máy quầy bán được, bếp in được, điện thoại phục vụ KHÔNG dùng được, chuyển khoản phải xác nhận tay". Khi sự cố xảy ra thật, không ai có thời gian đi tìm hiểu; tờ giấy đó là thứ thu ngân cần nhìn.
Nên làm lại phép thử sau mỗi lần nhà cung cấp cập nhật lớn, sau khi đổi bộ phát sóng hay thêm máy in. Một thay đổi nhỏ ở cấu hình mạng, như bộ phát sóng mới cấp địa chỉ khác cho máy in, có thể làm máy in bếp mất kết nối mà không ai biết cho tới lần mất mạng kế tiếp. Ghi ngày thử lên chính tờ giấy dán ở quầy để biết lần gần nhất là khi nào.
Việc gì còn chạy, việc gì phải chờ khi mất internet
Bảng tổng hợp cho POS có chế độ ngoại tuyến, loại phổ biến hiện nay. Từng phần mềm có thể khác, nên đối chiếu với phép thử của quán:
| Việc | Thường còn chạy | Thường phải chờ hoặc làm tay |
|---|---|---|
| Bấm món trên máy quầy | Có | |
| In phiếu bếp, quầy pha | Có, nếu máy in nối qua mạng nội bộ và lệnh in đi thẳng từ máy quầy | Nếu lệnh in đi vòng qua máy chủ |
| Điện thoại phục vụ ghi món | Có, nếu phần mềm cho máy quầy làm trạm | Nếu mỗi điện thoại nói chuyện thẳng với máy chủ |
| Thu tiền mặt, in hoá đơn tạm | Có | |
| Chuyển khoản | Khách vẫn chuyển được bằng mạng di động của họ | Xác nhận tự động; thu ngân phải kiểm thông báo trên điện thoại riêng |
| Quẹt thẻ | Tuỳ máy quẹt có kết nối riêng hay không | Máy quẹt dùng chung mạng quán |
| Điểm tích luỹ, mã giảm giá | Thường phải chờ có mạng | |
| Hoá đơn điện tử | Thường xếp hàng gửi sau; xử lý theo hướng dẫn của nhà cung cấp và quy định hiện hành | |
| Báo cáo từ xa | Chủ quán chỉ thấy số mới khi máy quầy đồng bộ xong |
Cột giữa trống không có nghĩa việc đó dừng hẳn ở mọi phần mềm; nó có nghĩa phần lớn trường hợp phải chờ. Thứ duy nhất quan trọng là kết quả phép thử trên chính hệ thống của quán.
Kịch bản ba phút đầu khi rớt mạng giữa giờ đông
Một kịch bản ngắn, in ra dán ở quầy, giúp cả quán phản ứng giống nhau. Ví dụ cho quán dùng POS có chế độ ngoại tuyến:
- Thu ngân xác nhận là mất internet chứ không phải máy treo: thử mở một trang bất kỳ trên điện thoại dùng mạng quán.
- Báo cả quán bằng một câu thống nhất ("mất mạng, chuyển khoản báo quầy"), để phục vụ biết.
- Nếu điện thoại phục vụ không gửi được đơn, phục vụ chuyển sang ghi giấy và mang về quầy bấm trên máy quầy.
- Với khách chuyển khoản, thu ngân chỉ đóng đơn khi đã thấy tiền vào trên ứng dụng ngân hàng của quán qua mạng di động, không dựa vào màn hình điện thoại của khách.
- Bật phát mạng từ điện thoại dự phòng cho máy quầy nếu phần mềm cần internet cho việc quan trọng; không cho các máy khác dùng chung để giữ tốc độ.
- Người phụ trách gọi nhà mạng hoặc kiểm bộ phát sóng (khởi động lại theo đúng thứ tự đã hướng dẫn), không để thu ngân bỏ quầy đi làm việc này.
Kịch bản không cần dài; cần đúng với hệ thống của quán và ai cũng đã đọc qua. Diễn tập một lần vào giờ vắng giúp mọi người khỏi lúng túng khi sự cố thật xảy ra.
Khi POS dừng hẳn: quay về giấy có trật tự
Với POS chỉ chạy trực tuyến, hoặc khi mất điện kéo dài làm tắt cả máy quầy, quán phải quay về ghi tay. Cái khác giữa quán lúng túng và quán bình tĩnh là có sẵn bộ dự phòng ở quầy: một tập phiếu order in sẵn có ô số bàn, giờ, món, số lượng; một bảng giá rút gọn của các món bán chạy; một máy tính bỏ túi; một bút cho mỗi phục vụ. Phiếu có hai liên (một cho bếp, một giữ ở quầy) thì càng tốt.
Khi ghi tay, mỗi phiếu nên ghi rõ giờ và người ghi, để sau này nhập lại lên máy theo đúng thứ tự. Thu ngân giữ các phiếu đã thanh toán riêng một xấp, phiếu chưa thanh toán một xấp, ghi hình thức thanh toán lên từng phiếu (tiền mặt hay chuyển khoản). Chuyển khoản vẫn kiểm thông báo tiền vào như thường.
Các bàn đã mở trên máy trước lúc sự cố cũng cần được chép ra: bàn nào, đã gọi những gì. Nếu máy quầy còn sáng màn hình, chụp ảnh nhanh sơ đồ bàn và từng đơn đang mở; nếu không, hỏi lại phục vụ từng bàn. Đây là phần hay bị bỏ sót nhất, dẫn tới việc khách được tính thiếu món đã gọi trước khi mất điện.
Có mạng hoặc có điện lại, đừng vội nhập lại toàn bộ giữa giờ đông. Quay về bán trên máy cho khách mới trước, còn xấp phiếu tay thì nhập lại vào lúc vắng, theo quy trình ở mục dưới.
Bộ dự phòng nên được kiểm mỗi tháng: phiếu còn đủ, bảng giá rút gọn khớp với giá đang bán, máy tính bỏ túi còn pin. Bảng giá cũ từ ba tháng trước là nguồn sai tiền chắc chắn đúng vào ngày đã rối nhất.
Lúc có mạng lại: đồng bộ không mất, không trùng
Để máy quầy đồng bộ xong trước khi làm việc khác. Phần lớn POS hiện biểu tượng hoặc thông báo đang đồng bộ. Tắt máy, đăng xuất, hay xoá dữ liệu ứng dụng lúc này có thể làm mất các đơn đang chờ gửi. Dặn thu ngân không khởi động lại máy quầy trong lúc đồng bộ.
Kiểm đơn trùng. Phục vụ bấm gửi nhiều lần khi mạng chập chờn có thể sinh hai đơn giống nhau. Sau sự cố, xem lại các đơn trong khoảng thời gian mất mạng, tìm đơn cùng bàn, cùng món, cách nhau vài giây, huỷ bản trùng với lý do "trùng do mất mạng" và quản lý duyệt.
Nhập lại phiếu tay với ghi chú. Nếu phải nhập lại các đơn ghi tay, nhập từng phiếu, ghi chú "nhập lại sau mất mạng" và giờ thật trên phiếu nếu phần mềm cho sửa giờ. Không gộp nhiều phiếu thành một đơn lớn, vì báo cáo theo món và theo giờ sẽ sai.
Đối chiếu tiền ngay ca đó. Ca có sự cố nên được chốt kỹ hơn bình thường: so tổng tiền mặt và chuyển khoản trên máy (sau khi đã đồng bộ và nhập lại) với tiền thực có và thông báo nhận tiền. Lệch trong ca có sự cố thường do đơn chưa nhập lại hoặc đơn trùng.
Xử lý hoá đơn điện tử theo hướng dẫn. Nếu quán xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền, kiểm các hoá đơn phát sinh lúc mất mạng đã được gửi đi chưa và xử lý theo hướng dẫn của nhà cung cấp hoá đơn, đối chiếu với quy định hiện hành; không tự ý xuất lại hàng loạt.
Giảm số lần và thời gian mất mạng ảnh hưởng tới bán hàng
Phần mềm chỉ là một nửa câu chuyện; nửa còn lại là quán có bị mất mạng thường xuyên không. Một vài thói quen ở phía vận hành giúp giảm đáng kể: không cho khách dùng chung mạng với máy quầy (tách mạng khách riêng nếu bộ phát sóng hỗ trợ), không để nhân viên xem video trên mạng của máy quầy, đặt bộ phát sóng ở chỗ thoáng, có nguồn điện ổn định, tránh xa bếp nóng.
Với máy in bếp, ưu tiên nối dây mạng thay vì không dây nếu khoảng cách cho phép; máy in không dây hay mất kết nối khi bếp nhiều thiết bị điện. Ghi lại các lần mất mạng trong một tháng (giờ, kéo dài bao lâu, ảnh hưởng gì) để biết vấn đề nằm ở nhà mạng, ở thiết bị trong quán hay ở giờ cao điểm quá tải. Những thông tin này cũng có ích khi làm việc với nhà mạng.
Cuối cùng, cập nhật phần mềm POS và ứng dụng trên máy quầy vào giờ vắng, không để máy tự cập nhật giữa ca. Một số "sự cố mất mạng" thật ra là máy đang tải bản cập nhật lớn, chiếm hết đường truyền.
Sau mỗi sự cố, dành năm phút cuối ngày nhìn lại: kịch bản có được làm theo không, chỗ nào lúng túng, đơn nào phải nhập lại, có lệch tiền không. Sửa tờ kịch bản dán ở quầy ngay tối đó nếu cần. Quán nào làm việc này đều đặn sẽ thấy mỗi lần mất mạng sau ít ảnh hưởng hơn lần trước, vì cả quán đã quen tay.
Câu hỏi thường gặp
Mất mạng thì có nên tạm ngừng nhận chuyển khoản không?
Không cần ngừng, vì khách chuyển bằng mạng di động của họ và tiền vẫn vào tài khoản quán. Chỉ cần thu ngân kiểm thông báo tiền vào trên ứng dụng ngân hàng của quán qua mạng di động trước khi đóng đơn. Không chấp nhận chỉ nhìn ảnh chụp hay màn hình điện thoại của khách, vì lúc rối là lúc dễ bị lừa.
POS ngoại tuyến lưu đơn được bao lâu trên máy?
Tuỳ phần mềm, có loại lưu được nhiều ngày, có loại giới hạn số đơn hoặc yêu cầu đồng bộ trong một khoảng thời gian. Nên đọc tài liệu hoặc hỏi nhà cung cấp, và đừng để máy quầy ngoại tuyến quá lâu. Trong lúc chưa đồng bộ, tránh xoá ứng dụng, đổi tài khoản hay khôi phục cài đặt gốc trên máy.
Hai máy cùng sửa một bàn khi mất mạng thì chuyện gì xảy ra?
Khi có mạng lại, phần mềm phải gộp hai thay đổi, và mỗi loại xử lý một cách: giữ cả hai, giữ bản sau cùng hoặc báo xung đột. Cách an toàn là khi mất mạng chỉ dùng một máy quầy để sửa đơn, phục vụ ghi giấy rồi đưa về quầy. Sau đó kiểm lại các bàn có thay đổi trong khoảng mất mạng.
Có nên dùng phát mạng từ điện thoại làm đường dự phòng thường trực không?
Phát mạng từ điện thoại hợp làm cứu cánh vài chục phút cho riêng máy quầy. Dùng thường trực thì điện thoại nóng, hao pin, tốc độ không ổn định khi nhiều máy dùng chung. Quán phụ thuộc nhiều vào mạng nên tính tới đường mạng dự phòng riêng, phần này thuộc về hạ tầng thiết bị của quán.
Mất điện mà máy tính bảng còn pin thì POS có chạy không?
Máy tính bảng còn pin thì phần mềm vẫn mở được, nhưng bộ phát sóng, máy in hoá đơn và máy in bếp thường cần điện lưới. Không có mạng nội bộ thì bếp không nhận phiếu. Nếu quán hay mất điện, cân nhắc bộ lưu điện nhỏ cho bộ phát sóng và máy in quan trọng nhất, hoặc chuẩn bị sẵn quy trình ghi tay.