Có ba cách đưa đơn từ ứng dụng giao đồ ăn vào phần mềm bán hàng POS của quán: nhập tay từng đơn, dùng kết nối trực tiếp mà POS và ứng dụng cùng hỗ trợ, hoặc dùng một phần mềm trung gian gom đơn từ nhiều ứng dụng rồi đẩy vào POS. Cách nào cũng phải giải quyết cùng một việc: món trên app phải được ghép đúng với món trên POS, để đơn vào đúng kênh bán, in đúng nơi chế biến, trừ đúng kho và ghi đúng doanh thu.
Quán ít đơn app thì nhập tay vẫn hợp lý. Quán nhiều đơn hoặc bán trên nhiều ứng dụng thì kết nối tự động bớt việc và bớt sai, nhưng đổi lại phải giữ thực đơn hai bên luôn khớp. Bài này so sánh ba cách, đi qua việc ghép mã món, và chỉ ra những chỗ số liệu hay lệch dù đã nối.
Vì sao đơn app phải vào POS
Đơn app không vào POS thì quán có hai sổ sách song song: một trên các trang quản lý gian hàng, một trên phần mềm bán hàng. Báo cáo doanh thu trên POS thiếu cả một kênh, món bán chạy bị lệch vì không tính đơn giao, giá trị đơn trung bình sai. Chủ quán muốn biết hôm nay bán bao nhiêu phải cộng tay từ nhiều nơi.
Kho còn lệch nặng hơn. Nếu quán đã khai định lượng để phần mềm tự trừ nguyên liệu theo món bán, thì mọi tô bún giao qua app mà không vào POS là nguyên liệu bị dùng mà máy không biết. Cuối tuần kiểm kê, tồn thực tế thấp hơn tồn trên máy, và người ta dễ nghĩ là hao hụt hay thất thoát trong khi thật ra chỉ là đơn chưa ghi.
Bếp cũng chịu ảnh hưởng. Khi đơn app được nhập vào POS, phiếu bếp in ra cùng một định dạng với đơn tại quán, đi đúng máy in theo nơi chế biến. Khi không nhập, người trực đơn phải đọc món từ máy tính bảng rồi gọi to hoặc chép tay, chậm và dễ nhầm. Đơn giao vốn đã bị ép thời gian vì tài xế chờ, nên mọi chậm trễ ở bước báo bếp đều thấy ngay.
Cuối cùng là hoá đơn và đối soát. Nếu quán xuất hoá đơn điện tử từ POS, đơn app cũng cần được ghi nhận để xử lý theo quy định hiện hành; và khi ứng dụng chuyển tiền về, quán cần một danh sách đơn của chính mình để so. Cả hai việc đều bắt đầu từ chỗ đơn app đã nằm trong POS.
Ba cách đưa đơn app vào POS
Không có cách nào tốt nhất cho mọi quán. Bảng dưới so sánh theo những tiêu chí quán nhỏ hay quan tâm:
| Tiêu chí | Nhập tay | Kết nối trực tiếp | Phần mềm trung gian |
|---|---|---|---|
| Cách hoạt động | Người trực đơn đọc đơn trên ứng dụng, bấm lại trên POS | POS nhận đơn thẳng từ ứng dụng qua kết nối hai bên ký với nhau | Một phần mềm khác nhận đơn từ nhiều ứng dụng, chuyển vào POS |
| Điều kiện | Không cần gì thêm | POS và ứng dụng phải cùng hỗ trợ kết nối với nhau | Phần mềm trung gian phải hỗ trợ cả POS lẫn các ứng dụng quán dùng |
| Công sức hằng ngày | Cao, tăng theo số đơn | Thấp | Thấp |
| Nguy cơ sai | Nhập nhầm món, bỏ sót đơn khi đông | Lệch khi thực đơn hai bên không khớp | Như kết nối trực tiếp, thêm một điểm có thể hỏng |
| Khi mạng hoặc kết nối lỗi | Không ảnh hưởng | Phải chuyển sang nhập tay tạm thời | Phải chuyển sang nhập tay tạm thời |
| Phù hợp | Quán ít đơn app, một hai ứng dụng | Quán dùng POS có sẵn kết nối với ứng dụng chính | Quán bán trên nhiều ứng dụng, nhiều đơn |
Danh sách ứng dụng mà mỗi POS kết nối được thay đổi theo thời gian; hỏi nhà cung cấp phần mềm bán hàng bằng câu hỏi cụ thể: kết nối với ứng dụng nào, đơn vào POS có tự in phiếu bếp không, huỷ đơn trên app có tự huỷ trên POS không, đổi giá trên POS có tự cập nhật lên app không.
Chi phí kết nối (nếu có) và điều khoản là thông tin thương mại riêng của từng bên; đưa vào phép tính trước khi quyết, đừng mặc định là miễn phí.
Nhập tay cho đúng: quy trình khi chưa nối tự động
Phần lớn quán nhỏ bắt đầu bằng nhập tay. Làm đúng thì số liệu vẫn đủ tin cậy:
- Tạo trên POS một kênh bán (hoặc hình thức đơn) riêng cho mỗi ứng dụng, ví dụ "App A", "App B", không gộp chung vào "mang về".
- Nếu giá trên app khác giá tại quán, tạo bảng giá riêng cho kênh đó, để khi chọn kênh, giá tự đổi; đừng sửa giá tay từng món.
- Khi nhập đơn, ghi mã đơn của ứng dụng vào ô ghi chú hoặc ô tham chiếu trên POS. Mã này là cầu nối khi đối soát và khi có khiếu nại.
- Nhập ngay khi nhận đơn, trước khi báo bếp, để phiếu bếp in từ POS. Nhập sau khi giao thì sớm muộn cũng có ngày quên.
- Đóng đơn trên POS với hình thức thanh toán là "ứng dụng trả sau" hoặc tương đương, không phải tiền mặt hay chuyển khoản, vì quán chưa nhận tiền ngay.
- Đơn bị huỷ trên app thì huỷ trên POS với lý do rõ ràng, để báo cáo và kho không tính.
Cuối ngày, so số đơn và tổng tiền theo từng kênh trên POS với số trên trang quản lý của từng ứng dụng. Lệch một hai đơn thì tìm ngay khi còn nhớ; để cuối tháng mới so thì gần như không lần ra được.
Ghép mã món: phần việc quyết định kết nối có chạy đúng
Khi nối tự động, đơn từ app không mang theo "món trên POS" mà mang theo món trên app, với tên, mã và tuỳ chọn của app. Phần mềm phải biết món "Cơm sườn trứng" trên app tương ứng món nào trên POS, tuỳ chọn "thêm trứng" ứng với món phụ hay tuỳ chọn nào. Việc ghép này thường làm một lần khi bắt đầu, qua một màn hình ghép mã của POS hoặc phần mềm trung gian.
Ghép sai hoặc thiếu sinh ra ba kiểu lỗi. Món không ghép được thì đơn vào POS dưới dạng món "lạ" hoặc bị từ chối, không in phiếu bếp đúng chỗ. Món ghép nhầm thì bếp làm sai, kho trừ sai. Tuỳ chọn không ghép thì phiếu bếp thiếu thông tin như ít đường, không hành.
Cách tránh phần lớn lỗi là dựng thực đơn app theo cấu trúc của POS: cùng tên món, cùng nhóm tuỳ chọn, cùng cách tách combo. Nếu thực đơn app được cài tuỳ hứng rồi mới tính nối, việc ghép sẽ rất mệt. Ở những quán đã chạy lâu, nhiều khi nhanh hơn là dọn lại thực đơn app cho khớp trước khi bật kết nối.
Sau khi ghép, chạy thử bằng vài đơn thật có đủ loại: món đơn, món có tuỳ chọn bắt buộc, món có topping tính tiền, combo, đơn có ghi chú. Xem từng đơn hiện trên POS thế nào, phiếu bếp in ra sao, kho trừ những gì. Đây là bước không nên bỏ, kể cả khi nhà cung cấp nói đã cài sẵn.
Những chỗ hay lệch dù đã nối tự động
Món mới thêm trên app mà chưa ghép. Ai đó thêm món trên trang quản lý gian hàng, quên ghép với POS. Đơn có món đó vào POS lỗi hoặc thiếu. Quy tắc nên đặt: món mới phải tạo trên POS trước, ghép xong mới mở bán trên app.
Giá đổi một bên. Đổi giá trên POS mà app không tự cập nhật (hoặc ngược lại) thì doanh thu POS ghi khác số tiền khách trả trên app. Hỏi rõ kết nối có đồng bộ giá không; không có thì đổi giá phải làm ở cả hai nơi cùng lúc.
Khuyến mãi của ứng dụng. Khoản giảm giá do ứng dụng chạy có thể không truyền sang POS, hoặc truyền dưới dạng khác. POS ghi giá gốc, tiền về lại thấp hơn. Phần này cần xử lý khi đối soát, xem bài về đối soát tiền app.
Đơn huỷ sau khi đã vào POS. Không phải kết nối nào cũng tự huỷ đơn trên POS khi đơn bị huỷ trên app. Kiểm bằng một đơn thử; nếu không tự huỷ thì thêm việc huỷ tay vào quy trình.
Kết nối rớt mà không ai biết. Đơn vẫn vào máy tính bảng của ứng dụng nhưng không sang POS. Nếu không ai để ý, cả buổi đơn chỉ nằm một bên. Mỗi đầu ca nên nhìn trạng thái kết nối, và so số đơn giữa hai bên vào giữa ca đông.
Đơn app và kho, hoá đơn: những việc kéo theo
Khi đơn app đã vào POS đúng món, phần trừ kho theo định lượng chạy như với đơn tại quán. Chỉ có một khác biệt: đơn giao dùng thêm bao bì như hộp, ly, nắp, túi, muỗng. Nếu muốn kho tính cả bao bì, khai bao bì vào định lượng của món khi bán qua kênh giao hàng, hoặc tạo món phụ "đóng gói" tự thêm vào đơn kênh app. Phần định lượng và kho có danh mục riêng trên trang.
Về hoá đơn điện tử, cách xử lý đơn bán qua ứng dụng giao đồ ăn (ai là người bán với khách, xuất hoá đơn cho ai, khi nào) phụ thuộc mô hình hợp tác và quy định hiện hành về hoá đơn, chứng từ. Không nên tự suy từ cách làm của quán khác. Ghi nhận đơn app đầy đủ trên POS là điều kiện cần; cách xuất cụ thể nên hỏi nhà cung cấp hoá đơn điện tử, kế toán và cơ quan thuế quản lý. Danh mục hoá đơn điện tử của trang có bài về nguyên lý.
Một việc nhỏ nhưng có ích: đặt quy ước đặt tên kênh bán trên POS giống hệt nhau ở mọi chi nhánh, nếu quán có nhiều điểm. Khi gộp báo cáo, kênh "App A" ở chi nhánh này và "App A giao" ở chi nhánh kia sẽ bị tính thành hai kênh khác nhau.
Chuyển từ nhập tay sang kết nối: làm theo thứ tự
Quán đã nhập tay một thời gian rồi mới bật kết nối thường gặp một khoảng chuyển tiếp lộn xộn: vài ngày đầu đơn vào hai lần (một lần tự động, một lần nhân viên quen tay nhập lại), hoặc ngược lại, nhân viên tưởng đã tự động nên không nhập, trong khi kết nối chưa chạy cho một ứng dụng nào đó. Cách tránh là chọn một ngày chuyển rõ ràng, thường là đầu tuần, giờ vắng, và báo cho mọi người trong ca.
Trước ngày chuyển: dọn thực đơn app cho khớp POS, ghép mã toàn bộ món và tuỳ chọn, chạy thử vài đơn. Ngày chuyển: người phụ trách đứng cạnh khu nhận đơn suốt giờ đầu, xem từng đơn đi vào POS, phiếu bếp in ra đúng không. Tuần đầu: cuối mỗi ngày so số đơn hai bên như khi còn nhập tay, cho tới khi chắc kết nối ổn.
Giữ lại quy trình nhập tay trên giấy, vì nó là phương án dự phòng khi kết nối lỗi. Nhân viên mới sau này có thể chưa bao giờ nhập tay, nên hướng dẫn dự phòng phải đủ cụ thể để làm được ngay khi cần: kênh bán nào, bảng giá nào, ghi mã đơn ở đâu.
Câu hỏi thường gặp
POS của quán không kết nối được với ứng dụng giao đồ ăn thì có nên đổi POS không?
Không nhất thiết. Nếu số đơn app mỗi ngày còn ít và nhập tay vẫn kịp, cứ nhập tay theo quy trình chuẩn. Đổi POS là việc lớn, kéo theo khai lại thực đơn, kho, đào tạo. Chỉ nên tính khi nhập tay thật sự gây sai sót thường xuyên, và nên xem phần mềm trung gian trước.
Phần mềm trung gian gom đơn có rủi ro gì?
Thêm một mắt xích nghĩa là thêm một chỗ có thể lỗi, và thêm một bên giữ dữ liệu đơn của quán. Nên hỏi rõ khi phần mềm trung gian ngừng hoạt động thì đơn có còn hiện trên ứng dụng gốc không, dữ liệu lưu ở đâu, ai được truy cập, và có xuất lịch sử đơn ra được không.
Đơn app vào POS có cần ghi khách hàng không?
Ứng dụng giao đồ ăn thường không chuyển đầy đủ thông tin khách cho quán, hoặc chỉ cho dùng trong phạm vi giao đơn đó. Không nên tự lưu số điện thoại khách từ đơn app để nhắn tin quảng cáo; việc này phải theo điều khoản của ứng dụng và nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Làm sao biết kết nối đang chạy bình thường?
Mỗi đầu ca xem biểu tượng hoặc trạng thái kết nối trên POS, và đặt thói quen so số đơn giữa ứng dụng với POS vào giữa ca đông. Một số hệ thống có báo động khi kết nối mất; nếu có, bật lên. Khi nghi rớt kết nối, chuyển sang nhập tay ngay rồi mới tìm nguyên nhân.
Đơn app có nên in ra máy in riêng không?
Không bắt buộc. Nhiều quán in phiếu bếp đơn app trên cùng máy in bếp nhưng có dòng chữ đánh dấu kênh giao để bếp biết đóng hộp. Có máy in riêng ở khu nhận đơn để in tem dán túi thì tiện cho khâu đóng gói, nhất là khi lượng đơn lớn.