Quán ăn cần sao lưu năm nhóm dữ liệu: thực đơn và định lượng, lịch sử bán hàng và báo cáo, danh sách khách và nhà cung cấp, hoá đơn chứng từ, và tài sản số như ảnh món, thiết kế, hợp đồng. Quy tắc dễ nhớ là 3-2-1: ít nhất ba bản, trên hai loại nơi lưu khác nhau, một bản để ở ngoài quán. Dùng phần mềm bán hàng đám mây không có nghĩa là không cần sao lưu: nhà cung cấp giữ dữ liệu khi quán còn dùng, nhưng khi quán đổi phần mềm, hết hợp đồng hay tài khoản bị khoá, bản xuất định kỳ là thứ duy nhất trong tay quán.
Bài này đi qua từng nhóm dữ liệu, cách xuất từ phần mềm, nơi lưu, lịch sao lưu theo tuần và tháng, cách thử khôi phục để chắc bản sao lưu dùng được, và những điểm cần chú ý khi sao lưu dữ liệu cá nhân của khách. Thời hạn lưu trữ chứng từ theo pháp luật kế toán, thuế không nêu ở đây vì phụ thuộc loại chứng từ và quy định hiện hành; nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế.
Năm nhóm dữ liệu và mức độ khó làm lại
Không phải dữ liệu nào cũng quý như nhau. Thứ tự ưu tiên sao lưu nên dựa vào câu hỏi: mất nó thì phải mất bao lâu mới dựng lại được.
| Nhóm dữ liệu | Gồm những gì | Mất thì sao |
|---|---|---|
| Thực đơn và định lượng | Danh sách món, giá, topping, combo, công thức trừ kho, nơi in | Phải khai lại hàng trăm dòng; công thức định lượng nhiều khi chỉ có trên máy |
| Lịch sử bán và báo cáo | Đơn hàng, ca, doanh thu theo ngày, huỷ món, giảm giá | Mất căn cứ so cùng kỳ, mất dấu vết khi cần đối chiếu |
| Khách và nhà cung cấp | Khách thành viên, điểm tích luỹ, đặt bàn; mối hàng, công nợ | Mất điểm của khách, mất công nợ phải trả, phải trả |
| Hoá đơn, chứng từ | Hoá đơn điện tử, phiếu nhập, hợp đồng, sao kê | Khó giải trình với cơ quan thuế, khó đối chiếu với mối |
| Tài sản số | Ảnh món, ảnh quán, file thiết kế thực đơn, logo, video | Phải chụp, thiết kế lại; ảnh cũ trên app không còn bản gốc |
Định lượng là nhóm hay bị coi nhẹ nhất. Công thức một ly trà sữa hay một tô phở được đo đếm, thử đi thử lại, nhập vào phần mềm, và rất nhiều quán không còn bản nào khác ngoài trên máy.
Phần mềm đám mây có cần tự sao lưu không
Với phần mềm bán hàng đám mây, dữ liệu nằm trên máy chủ của nhà cung cấp, thường đã được họ sao lưu ở phía họ. Máy tính bảng ở quán hỏng thì đăng nhập máy khác là có lại đủ. Rủi ro không nằm ở chỗ máy chủ hỏng, mà ở những tình huống quán mất quyền truy cập: quên gia hạn và tài khoản bị khoá, nhà cung cấp ngừng dịch vụ, quán muốn đổi sang phần mềm khác, hoặc có tranh chấp về hợp đồng.
Vì vậy câu hỏi đầu tiên với phần mềm đám mây là: phần mềm cho xuất những gì, dưới dạng nào. Phần lớn cho xuất danh sách món, báo cáo doanh thu, danh sách khách ra bảng tính; ít phần mềm cho xuất định lượng hay lịch sử đơn chi tiết. Nên hỏi nhà cung cấp trước khi ký: khi kết thúc hợp đồng, dữ liệu được giữ bao lâu, quán được tải về ở dạng nào.
Một điểm nữa ít được để ý: phần mềm đám mây thường giữ dữ liệu theo tài khoản của người đăng ký. Nếu tài khoản quản trị do một nhân viên cũ tạo bằng email cá nhân, quyền xuất dữ liệu cũng nằm trong tay người đó. Kiểm ngay ai là chủ tài khoản quản trị, và chuyển về email của quán nếu cần, trước khi nghĩ tới chuyện sao lưu.
Với phần mềm cài trên máy, toàn bộ dữ liệu nằm trong máy tính ở quầy. Máy hỏng ổ cứng, bị mất cắp hay nhiễm mã độc là mất sạch nếu không có bản sao. Loại phần mềm này thường có chức năng sao lưu ra một tệp; việc của quán là đặt lịch tự động và đưa tệp đó ra khỏi máy.
Quy tắc 3-2-1 áp vào quán nhỏ
Ba bản. Bản đang dùng (trên phần mềm hay máy quầy), cộng hai bản sao. Một bản sao duy nhất cũng có thể hỏng đúng lúc cần.
Hai loại nơi lưu. Ví dụ một bản trong tài khoản lưu trữ đám mây của quán, một bản trên ổ cứng rời hoặc USB. Hai bản trên cùng một máy tính không tính là hai nơi.
Một bản ngoài quán. Cháy, ngập, mất trộm tại quán thì mọi thứ trong quán cùng mất. Bản trên đám mây đã là bản ngoài quán; nếu chỉ dùng ổ rời, mang một ổ về nhà và đổi luân phiên.
Tài khoản lưu trữ phải là của quán. Không lưu sao lưu vào tài khoản đám mây cá nhân của nhân viên. Dùng tài khoản đăng ký bằng email của quán, bật xác thực hai lớp.
Ghi ngày vào tên tệp. Đặt tên theo mẫu thống nhất, ví dụ năm-tháng-ngày đứng đầu, để biết bản nào mới nhất và giữ được nhiều bản theo thời gian. Ghi đè lên một tệp duy nhất thì khi bản mới bị lỗi, bản cũ cũng mất.
Lịch sao lưu gợi ý cho quán nhỏ
Lịch dưới đây là mức vừa đủ cho quán dùng phần mềm đám mây. Quán dùng phần mềm cài trên máy nên sao lưu tệp dữ liệu hằng ngày, tự động.
| Tần suất | Việc cần làm | Ai làm |
|---|---|---|
| Hằng ngày | Phần mềm cài máy: sao lưu tự động ra ổ khác hoặc đám mây. Phần mềm đám mây: không cần thao tác | Tự động, quản lý kiểm có chạy |
| Hằng tuần | Xuất báo cáo doanh thu tuần, chốt ca ra bảng tính, lưu vào thư mục của quán | Quản lý |
| Hằng tháng | Xuất danh sách món và giá, danh sách khách, công nợ nhà cung cấp; tải hoá đơn điện tử trong tháng | Chủ quán hoặc kế toán |
| Mỗi khi đổi thực đơn | Xuất thực đơn và định lượng trước khi sửa, để quay lại được | Người sửa thực đơn |
| Mỗi quý | Thử khôi phục một bản sao lưu; xoá bản quá cũ theo quy định của quán | Chủ quán |
Lịch chỉ có giá trị khi có người chịu trách nhiệm và có nhắc nhở. Một lời nhắc lặp lại trên điện thoại của quản lý, mỗi sáng thứ Hai, là đủ cho phần lớn quán nhỏ.
Thư mục dữ liệu của quán: sắp xếp để người khác cũng tìm được
Sao lưu mà không sắp xếp thì đến lúc cần sẽ phải lục hàng chục tệp tên lung tung như "baocao moi", "baocao moi 2", "file cuoi cung". Một cấu trúc thư mục đơn giản, thống nhất, giúp bất kỳ ai trong quán có quyền đều tìm được thứ cần mà không phải hỏi chủ quán. Ví dụ một cách xếp: thư mục gốc mang tên quán, bên trong chia theo nhóm dữ liệu (thực đơn và định lượng, báo cáo bán hàng, khách hàng, nhà cung cấp, hoá đơn chứng từ, hình ảnh, hợp đồng và giấy tờ), trong mỗi nhóm chia theo năm, rồi theo tháng.
Tên tệp nên theo một mẫu: ngày ở đầu viết theo thứ tự năm, tháng, ngày để máy tự xếp đúng thứ tự thời gian, rồi đến nội dung, rồi đến chi nhánh nếu có nhiều điểm bán. Không dùng ký tự đặc biệt, hạn chế dấu tiếng Việt trong tên tệp vì một số thiết bị, ổ rời hiển thị sai. Nội dung bên trong tệp thì vẫn giữ tiếng Việt đầy đủ.
Thư mục hình ảnh hay bị phình nhanh nhất. Giữ bản gốc độ phân giải cao của ảnh món trong một thư mục riêng, không xoá sau khi đã đăng lên ứng dụng hay mạng xã hội, vì các nền tảng thường nén ảnh và quán sẽ cần bản gốc khi in thực đơn hay đổi nơi bán. Ảnh chụp hằng ngày như ảnh kiểm kê, ảnh phiếu nhập thì có thể đặt thời hạn giữ ngắn hơn.
Cuối cùng, ghi một tệp hướng dẫn ngắn ở thư mục gốc: nhóm nào chứa gì, ai được sửa, lịch sao lưu ra sao, bản ngoài quán để ở đâu. Khi quản lý mới vào làm hay chủ quán vắng mặt, tệp này thay cho cả một buổi bàn giao.
Thử khôi phục: bước mà hầu như ai cũng bỏ qua
Bản sao lưu chưa từng được mở thử là bản sao lưu chưa chắc dùng được. Tệp có thể hỏng, xuất thiếu cột, mã hoá bằng mật khẩu không ai nhớ. Mỗi quý, làm thử:
- Chọn ngẫu nhiên một bản sao lưu của tháng trước.
- Mở trên một máy khác máy quầy: bảng tính có mở được, tiếng Việt có hiển thị đúng, có đủ các cột cần thiết.
- Với phần mềm cài máy, khôi phục thử vào một máy phụ hoặc chế độ thử nếu phần mềm cho phép, không khôi phục đè lên máy đang bán.
- Đối chiếu vài con số: doanh thu một ngày bất kỳ trong bản sao lưu có khớp với báo cáo trên phần mềm.
- Ghi kết quả và điều cần sửa vào sổ kỹ thuật.
Nếu lần thử đầu tiên phát hiện bản sao lưu thiếu thứ quan trọng, đó là một tin tốt: phát hiện vào ngày thường tốt hơn nhiều so với vào ngày máy hỏng.
Dữ liệu khách trong bản sao lưu: giữ ít, giữ kín
Danh sách khách thành viên có tên, số điện thoại, có khi cả ngày sinh: đó là dữ liệu cá nhân. Theo tinh thần Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, quán chỉ nên thu và giữ những gì cần cho mục đích đã nói với khách, bảo vệ nó, và xoá khi khách yêu cầu hoặc khi không còn cần. Bản sao lưu cũng là nơi giữ dữ liệu, nên cũng phải theo những nguyên tắc đó.
Trong thực tế quán nhỏ, điều đó có nghĩa: tệp danh sách khách xuất ra không gửi qua nhóm nhắn tin chung, không để trên máy quầy ai cũng mở được, nên đặt mật khẩu cho tệp hoặc thư mục và chỉ chủ quán, quản lý mở được. Ổ cứng rời chứa danh sách khách mà mất thì rủi ro không chỉ là mất dữ liệu mà còn là lộ dữ liệu của khách.
Khi khách yêu cầu xoá thông tin, ngoài xoá trên phần mềm, cần nhớ các bản xuất cũ vẫn còn tên khách. Cách thực tế là không giữ quá nhiều bản xuất danh sách khách cũ, và ghi lại yêu cầu xoá để khi khôi phục từ bản cũ thì xoá lại. Với những câu hỏi pháp lý cụ thể về nghĩa vụ của quán, nên tham khảo văn bản hiện hành hoặc người có chuyên môn.
Câu hỏi thường gặp
Sao lưu vào điện thoại của chủ quán có được không?
Được như một trong các bản, nhưng không nên là bản duy nhất. Điện thoại dễ mất, dễ hỏng, và lẫn với dữ liệu cá nhân. Tốt hơn là thư mục trong tài khoản lưu trữ đám mây đăng ký bằng email của quán, cộng một ổ rời cất ở nơi khác.
Hoá đơn điện tử đã nằm ở nhà cung cấp và cơ quan thuế, quán có cần tự lưu không?
Nên tự tải về định kỳ. Khi đổi nhà cung cấp hoá đơn hoặc hết hợp đồng, việc tra cứu lại hoá đơn cũ có thể bất tiện. Thời hạn và cách lưu trữ chứng từ theo quy định kế toán, thuế cần hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý.
Phần mềm không cho xuất định lượng thì làm sao giữ bản sao?
Có thể chụp màn hình từng công thức hoặc tự lập một bảng tính công thức song song, cập nhật mỗi khi đổi. Việc này tốn công nhưng cần thiết, vì định lượng là tài sản riêng của quán. Khi chọn phần mềm, nên hỏi rõ khả năng xuất dữ liệu trước khi ký.
Bao lâu thì xoá bản sao lưu cũ?
Tuỳ loại dữ liệu. Báo cáo doanh thu, chứng từ nên giữ theo thời hạn kế toán, thuế yêu cầu; danh sách khách thì không nên giữ quá nhiều bản cũ vì là dữ liệu cá nhân. Quán nên tự đặt quy định và ghi lại để mọi người làm giống nhau.
Ổ cứng rời có bền không, bao lâu nên thay?
Ổ cứng rời có thể hỏng bất ngờ do rơi, ẩm hoặc tuổi thọ. Không có mốc chung chắc chắn, vì vậy quy tắc 3-2-1 không dựa vào một ổ duy nhất. Thử khôi phục định kỳ là cách phát hiện ổ có vấn đề trước khi cần đến nó.
Đổi phần mềm bán hàng thì mang được dữ liệu cũ sang không?
Thường mang được danh sách món, khách, nhà cung cấp qua bảng tính nếu cả hai phần mềm hỗ trợ nhập xuất. Lịch sử đơn và định lượng khó chuyển hơn. Trước khi dừng phần mềm cũ, xuất đầy đủ mọi thứ có thể và giữ lại làm hồ sơ.