Sơ đồ bàn trên POS là bản vẽ thu nhỏ các bàn của quán trên màn hình, mỗi bàn gắn với đơn đang mở và hiện màu theo trạng thái (trống, có khách, đã gửi bếp, chờ thanh toán). Dựng đúng sơ đồ, đặt tên bàn thống nhất với cách nhân viên gọi, và quy định rõ cách gộp, chuyển, tách bàn thì phục vụ nhìn màn hình là biết bàn nào cần làm gì, thu ngân không tính nhầm bàn.
Bài này dành cho quán có chỗ ngồi và phục vụ tại bàn: quán bún phở đông, nhà hàng gọi món, quán nhậu, quán lẩu nướng. Quán cà phê mang đi chỉ cần số thứ tự có thể bỏ qua phần lớn nội dung; phần khách tự gọi món bằng mã QR tại bàn là một chủ đề khác.
Đặt tên bàn: theo cách nhân viên thật sự gọi
Tên bàn trên máy phải trùng với tên nhân viên gọi nhau trong ca. Nếu cả quán quen gọi "bàn góc", "bàn cửa sổ 2" thì đặt đúng như vậy hoặc dán số lên bàn và cả quán chuyển sang gọi số. Tệ nhất là máy đặt tên một kiểu, nhân viên gọi một kiểu: bếp in "B12", phục vụ nghĩ "bàn gần quạt", bưng nhầm bàn.
Với quán có nhiều khu, nên ghép chữ chỉ khu với số: "T1-05" cho tầng một bàn 5, "SV-03" cho sân vườn bàn 3, "VIP-1" cho phòng riêng. Chữ ngắn, đọc nhanh trên phiếu bếp. Số bàn nên đánh theo đường đi của phục vụ (từ cửa vào trong, từ trái sang phải) để người mới dễ nhớ.
Một mẹo nhỏ nhưng có ích: dán số bàn ở chỗ phục vụ nhìn thấy khi đứng (cạnh bàn, chân bàn hoặc mép bàn), không chỉ ở giữa mặt bàn nơi bị khay, đĩa che. Phiếu bếp in số bàn to; nếu bàn không có số nhìn thấy được, phiếu in rõ cũng vô ích.
Khi quán sắp xếp lại bàn ghế, đổi số bàn cả trên máy lẫn trên bàn thật trong cùng một buổi, trước giờ mở cửa. Đổi lệch một ngày là một ngày bếp và phục vụ hiểu mỗi người một kiểu. Bàn bỏ đi thì ẩn trên sơ đồ, không xoá, để lịch sử đơn theo bàn cũ vẫn tra được.
Dựng sơ đồ bàn trên phần mềm từng bước
Phần lớn POS có màn hình kéo thả để vẽ sơ đồ. Trình tự gọn:
- Vẽ tay sơ đồ quán trên giấy, đánh dấu cửa, quầy, bếp, lối đi chính, các khu.
- Tạo các khu vực trên phần mềm (tầng một, tầng hai, sân, phòng riêng); mỗi khu là một trang hoặc một thẻ trên màn hình.
- Thêm bàn vào từng khu, đặt vị trí gần giống thực tế. Không cần chính xác từng mét, chỉ cần tương đối để nhìn là định hướng được.
- Khai số chỗ ngồi cho từng bàn nếu phần mềm có; dùng để xếp khách nhóm và để xem công suất sau này.
- Tạo thêm một vài "bàn ảo" như "Mang về", "Giao đi", "Khách đứng" cho những đơn không gắn với bàn thật.
- Đi một vòng quán, cầm máy, đối chiếu từng bàn trên màn hình với bàn thật, sửa chỗ đặt sai.
Quán hay kê thêm bàn nhựa ra vỉa hè lúc đông nên tạo sẵn vài bàn phụ (ví dụ "Phụ 1" đến "Phụ 5") ở một khu riêng, thay vì tạo bàn mới mỗi lần. Bàn tạo mới mỗi ngày làm báo cáo theo bàn rối và dễ còn sót đơn chưa đóng.
Màu trạng thái bàn và việc phục vụ cần làm
Phần mềm khác nhau dùng màu khác nhau; quan trọng là cả quán hiểu cùng một nghĩa. Bảng gợi ý cách đọc phổ biến:
| Trạng thái | Ý nghĩa | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Trống | Không có đơn mở | Xếp khách mới |
| Đã mở, chưa gửi món | Khách đã ngồi, đang xem thực đơn hoặc đơn đang ghi dở | Phục vụ quay lại lấy món; đơn để lâu ở trạng thái này là dấu hiệu bị bỏ quên |
| Đã gửi bếp | Món đang được làm | Theo dõi thời gian; nhiều phần mềm hiện số phút từ lúc gửi |
| Đã ra đủ món | Bếp đã báo hoàn tất (nếu dùng màn hình bếp) | Hỏi khách gọi thêm, dọn đĩa trống |
| Chờ thanh toán | Đã in phiếu tạm tính | Thu ngân xác nhận tiền, đóng bàn |
| Đặt trước | Bàn được giữ cho khách đặt | Không xếp khách khác trước giờ hẹn |
Nên dành năm phút trong buổi họp đầu tuần để mọi người nhìn lại màn hình, nhắc nghĩa của từng màu. Nhân viên mới thường chỉ để ý màu trống và có khách, bỏ qua những trạng thái giữa vốn là chỗ khách bị bỏ quên.
Gộp bàn, chuyển bàn, tách bàn: quy định trước để khỏi lệch tiền
Gộp bàn. Khách đi nhóm mười người, quán ghép bàn 4 và bàn 5. Trên máy nên dùng chức năng gộp để hai bàn chung một đơn, thay vì gọi món lung tung ở cả hai bàn rồi cuối bữa mới cộng. Nếu nhóm đã gọi món ở cả hai bàn trước khi gộp, gộp đơn sẽ gom món về một hoá đơn.
Chuyển bàn. Khách ngồi ngoài nắng xin vào trong. Dùng chức năng chuyển bàn để cả đơn đi theo khách; đừng mở đơn mới ở bàn mới rồi bỏ đơn cũ, vì đơn cũ còn mở sẽ treo trên máy và cuối ca phải xử lý.
Tách bàn, tách đơn. Nhóm bạn ăn chung một bàn nhưng muốn trả riêng. Phần lớn POS cho tách theo món (món nào của ai) hoặc chia đều theo số người. Tách trước khi in phiếu tạm tính để mỗi người có phiếu riêng, tránh thu ngân tính nhẩm.
Ai được làm. Gộp, chuyển là thao tác thường, phục vụ làm được. Tách đơn sau khi đã in phiếu, huỷ bàn có món, mở lại bàn đã thanh toán là thao tác nhạy cảm, nên để quyền quản lý ca và có dấu vết trong nhật ký.
Những tình huống hay rối trên sơ đồ bàn
Bàn treo cuối ca. Khách đã về, tiền đã thu, nhưng thu ngân quên đóng bàn trên máy. Hôm sau bàn vẫn hiện có khách, báo cáo thiếu doanh thu của hôm trước. Quy định chốt ca chỉ được làm khi không còn bàn mở, hoặc thu ngân phải xử lý từng bàn còn treo kèm lý do.
Khách bỏ đi không trả. Hiếm nhưng có. Không xoá đơn; dùng chức năng huỷ hoặc ghi nhận với lý do rõ ràng, quản lý duyệt, để báo cáo phản ánh đúng và quán biết tần suất xảy ra.
Gọi thêm sau khi đã in phiếu tạm tính. Khách xem phiếu xong lại gọi thêm hai chai nước. Phục vụ phải thêm vào đơn cũ, in lại phiếu, không mở đơn mới; nếu không, thu ngân thu thiếu hoặc khách phải trả hai lần.
Đặt bàn trước. Nếu nhận đặt bàn qua điện thoại hoặc tin nhắn, nên ghi lên máy (trạng thái đặt trước, giờ, số người) thay vì sổ riêng. Một số phần mềm còn cho đặt món trước để bếp chuẩn bị. Cọc đặt bàn là chuyện thanh toán, cần quy trình riêng.
Mạng yếu ở khu xa. Điện thoại phục vụ ở sân sau gửi đơn chậm hoặc lỗi, phục vụ bấm lại, đơn bị nhân đôi. Kiểm sóng ở mọi khu trước khi dùng điện thoại ghi món; thêm bộ phát sóng nếu cần.
Phục vụ ghi món bằng điện thoại trên sơ đồ bàn
Khi quán có từ khoảng mười lăm bàn trở lên hoặc chia nhiều khu, phục vụ ghi món thẳng vào điện thoại tại bàn thường nhanh hơn ghi giấy rồi về quầy bấm. Phục vụ mở sơ đồ, chạm vào bàn, chọn món, gửi; bếp nhận phiếu ngay khi phục vụ còn đứng ở bàn. Thu ngân không phải bấm lại, bớt một lần chép và một lần sai.
Để cách này chạy êm, nên chia khu phụ trách cho từng phục vụ và cho họ thấy trước khu của mình (nhiều phần mềm cho lọc sơ đồ theo người hoặc theo khu). Phục vụ chỉ nên có quyền thêm món, gửi bếp, chuyển bàn; không có quyền huỷ món đã gửi, sửa giá hay đóng bàn. Mọi thao tác trên điện thoại đều gắn tên người làm, tiện khi cần hỏi lại đơn.
Lỗi hay gặp là phục vụ chọn nhầm bàn trên màn hình nhỏ, nhất là khi các bàn xếp sát nhau trên sơ đồ. Cách giảm: phóng to khu vực, để khoảng cách giữa các bàn trên màn hình rộng hơn thực tế, và tập thói quen đọc lại số bàn trước khi bấm gửi. Một số phần mềm hiện xác nhận "Gửi bàn T1-05?" trước khi gửi; bật lên nếu có, dù mất thêm một chạm.
Điện thoại phục vụ cũng cần được quản lý như một thiết bị của quán: sạc đầy trước ca, đánh số máy, ghi ai cầm máy nào trong ca, không cài ứng dụng khác. Hết ca thu lại, kiểm đủ máy. Mất một chiếc điện thoại đang đăng nhập tài khoản phục vụ không nguy hiểm bằng mất tài khoản quản lý, nhưng vẫn nên đăng xuất từ xa và đổi mật khẩu ngay.
Giao ca khi còn bàn đang có khách
Quán mở cả ngày thường có lúc ca sáng giao cho ca chiều trong khi vẫn còn vài bàn ăn dở. Câu hỏi là đơn của các bàn đó tính vào ca nào. Nếu không quy định, thu ngân ca sáng có thể đóng bàn vội để chốt ca, hoặc ca chiều nhận tiền của đơn ca sáng rồi chênh lệch tiền két không ai giải thích được.
Cách làm phổ biến: đơn tính cho ca nhận tiền, không phải ca mở bàn. Khi giao ca, thu ngân ca trước in danh sách bàn đang mở (hoặc cùng người ca sau nhìn màn hình sơ đồ), hai người xác nhận, rồi ca trước chốt ca phần đã thu. Phần mềm cho phép chuyển đơn đang mở sang ca mới thì càng gọn. Quan trọng là cả quán làm cùng một cách và quy định này được viết ra, dán ở quầy, để người mới cũng làm đúng.
Dùng sơ đồ bàn để đọc công suất quán
Khi bàn được dùng đúng, dữ liệu theo bàn cho thấy những điều sổ tay không thấy. Thời gian trung bình một bàn có khách từ lúc mở tới lúc thanh toán cho biết vòng quay bàn; so theo khung giờ cho biết giờ nào bàn bị chiếm lâu mà doanh thu thấp. Ví dụ giả định: một quán lẩu thấy bàn bốn người hay chỉ có hai khách ngồi, có thể đổi vài bàn lớn thành bàn đôi để xếp được nhiều nhóm hơn giờ đông.
Doanh thu theo khu cũng có ích: khu sân vườn đông vào buổi tối nhưng gần như trống ban ngày, khu máy lạnh ngược lại. Những thông tin này giúp quyết định xếp người phục vụ theo khu và theo giờ. Các báo cáo chi tiết hơn về doanh thu là chủ đề riêng; ở đây chỉ cần nhớ rằng sơ đồ bàn dùng cẩu thả (gộp sai, bàn treo, bàn tạo mới mỗi ngày) sẽ làm hỏng toàn bộ số liệu này.
Câu hỏi thường gặp
Quán bán cả tại chỗ và mang về thì sơ đồ bàn xử lý đơn mang về thế nào?
Tạo một hoặc vài bàn ảo tên "Mang về" hoặc dùng loại đơn mang về nếu phần mềm có, đánh số thứ tự cho từng đơn. Không nên ghi đơn mang về vào bàn thật đang trống, vì dễ nhầm với khách ngồi và làm sai báo cáo theo bàn, theo kênh bán.
Có nên vẽ sơ đồ bàn đúng tỉ lệ thực tế không?
Không cần chính xác tỉ lệ. Chỉ cần vị trí tương đối đúng để phục vụ nhìn là định hướng được, bàn gần cửa nằm gần cửa trên màn hình. Quan trọng hơn là tên bàn trùng với cách gọi trong quán và số bàn dán ở chỗ dễ thấy. Sơ đồ quá chi tiết với nhiều trang trí làm màn hình rối.
Khách chuyển bàn giữa bữa thì món đang làm có bị in lại không?
Với phần lớn phần mềm, chuyển bàn chỉ đổi số bàn của đơn, món đã gửi không in lại. Một số loại in phiếu báo chuyển bàn cho bếp để bếp biết bưng ra đâu. Nên thử trước một lần để biết phần mềm mình làm thế nào và dặn bếp đọc phiếu báo chuyển.
Làm sao tránh tình trạng bàn còn mở trên máy dù khách đã về?
Quy định thu ngân đóng bàn ngay khi nhận tiền, không để dồn. Trước khi chốt ca, xem màn hình sơ đồ, xử lý mọi bàn còn mở kèm lý do. Một số phần mềm cảnh báo bàn mở quá lâu; bật tính năng này nếu có. Quản lý ca nên rà sơ đồ bàn vài lần trong ca đông.
Nhóm khách muốn chia đều hoá đơn thì POS làm thế nào?
Phần lớn POS có chức năng chia đều theo số người hoặc tách theo món. Chia đều thì máy tính số tiền mỗi người, có thể in phiếu riêng hoặc nhận nhiều lần thanh toán cho cùng một đơn. Nếu quán có xuất hoá đơn điện tử theo từng lần thanh toán, nên hỏi nhà cung cấp phần mềm cách xử lý tách đơn cho đúng.