Topping và tuỳ chọn trên POS nên khai thành các nhóm tuỳ chọn gắn vào món, không khai thành món riêng: nhóm bắt buộc (mức đường, mức đá, cỡ) buộc thu ngân chọn một trước khi gửi, nhóm không bắt buộc (topping, thêm trứng) cho chọn nhiều có giới hạn và có giá cộng thêm. Combo thì có hai dạng: combo cố định (một giá cho một bộ món) và combo tự chọn (một giá cho bộ khung, khách chọn món trong từng ô). Khai đúng thì phiếu bếp rõ, giá tự cộng, báo cáo đếm được topping nào bán chạy.
Đây là phần khó nhất của việc cài thực đơn và cũng là chỗ quán trà sữa, quán cơm phần hay sai nhất. Bài này đi qua từng loại tuỳ chọn, cách đặt giới hạn, cách khai combo và những lỗi làm lệch tiền hoặc rối bếp, với ví dụ giả định của một quán trà sữa và một quán cơm văn phòng.
Vì sao không nên khai topping thành món riêng
Cách làm nhanh nhất khi mới dùng POS là tạo "Trân châu đen", "Thạch dừa", "Kem cheese" thành các món bình thường, khách gọi thì bấm thêm vào đơn. Cách này chạy được nhưng sinh ra ba vấn đề. Trên phiếu quầy pha, topping nằm thành dòng riêng, không gắn với ly nào; đơn có năm ly là nhân viên phải đoán topping nào cho ly nào.
Thứ hai, thu ngân có thể quên bấm, hoặc bấm topping mà không có ly đi kèm, và phần mềm không ngăn được. Thứ ba, báo cáo coi topping như món độc lập, khó biết món chính nào hay đi kèm topping nào, cũng khó tính giá trị trung bình của một ly.
Còn một hệ quả nữa ở giờ đông: khi một đơn có bốn ly khác nhau, mỗi ly hai topping, thu ngân phải bấm tám dòng topping theo đúng thứ tự rồi dặn miệng quầy pha ly nào đi với topping nào. Chỉ cần một lần bấm lệch thứ tự là cả đơn sai, khách trả lại ly, quầy pha làm lại, hàng chờ dài thêm.
Khai topping thành tuỳ chọn gắn vào món thì khi bấm "Trà sữa truyền thống", màn hình bật ra các nhóm tuỳ chọn; chọn xong, phiếu in "Trà sữa truyền thống – L – 50% đường – ít đá – trân châu đen, kem cheese" trên cùng một dòng. Giá tự cộng, quầy pha đọc một lần là làm đúng.
Quán đang chạy với topping là món riêng vẫn chuyển sang cách mới được mà không mất dữ liệu cũ: ẩn các món topping cũ khỏi màn hình bấm (đừng xoá), tạo nhóm tuỳ chọn mới, chọn một ngày vắng để chuyển. Báo cáo các tháng trước vẫn giữ topping dưới dạng món, từ ngày chuyển trở đi thành tuỳ chọn; khi so sánh hai giai đoạn chỉ cần nhớ mốc này.
Ba loại nhóm tuỳ chọn và khi nào dùng loại nào
Bắt buộc chọn một. Ví dụ mức đường (0%, 30%, 50%, 70%, 100%), mức đá, nóng hay đá. Phần mềm không cho gửi món khi chưa chọn, tránh cảnh quầy pha phải chạy ra hỏi. Nên đặt sẵn lựa chọn mặc định là mức phổ biến nhất để thu ngân chỉ đổi khi khách yêu cầu.
Không bắt buộc, chọn nhiều có giới hạn. Ví dụ topping trà sữa: chọn từ không đến ba loại, mỗi loại có giá cộng thêm. Giới hạn số lượng tránh đơn vô lý và giúp quầy pha không bị quá tải ở một ly; mức giới hạn do quán quyết theo cỡ ly.
Ghi chú không tính tiền. Ví dụ "không hành", "ít cay", "để riêng nước dùng", "không đường". Nên khai thành các nút có sẵn thay vì để thu ngân gõ tay mỗi lần: nhanh hơn, chữ thống nhất, bếp đọc quen mắt. Vẫn giữ một ô gõ tự do cho trường hợp đặc biệt.
Khai nhóm tuỳ chọn từng bước với ví dụ quán trà sữa
Ví dụ giả định: quán có mười hai món trà sữa, trà trái cây, tất cả đều có mức đường, mức đá, cỡ M và L, và tám loại topping. Trình tự khai hợp lý:
- Tạo nhóm tuỳ chọn "Mức đường" (bắt buộc, chọn một, mặc định 100%) và "Mức đá" (bắt buộc, chọn một, mặc định bình thường).
- Tạo nhóm "Topping" (không bắt buộc, chọn tối đa ba), khai tám loại, mỗi loại một giá cộng thêm.
- Khai cỡ M và L là biến thể giá của món, không phải tuỳ chọn, để báo cáo tách được theo cỡ.
- Gán cả ba nhóm tuỳ chọn cho toàn bộ nhóm món trà sữa một lần, thay vì gán từng món.
- Với trà trái cây không dùng kem cheese, bỏ loại đó khỏi danh sách topping của nhóm trà trái cây hoặc tạo nhóm topping thứ hai.
- Bấm thử năm đơn khác nhau, in phiếu quầy pha, kiểm thứ tự hiển thị: cỡ, đường, đá, topping, ghi chú.
Nếu quán cho khách chọn "thêm một phần topping" (hai phần trân châu), kiểm phần mềm có cho chọn số lượng cho từng topping không. Không có thì đành khai thêm "Trân châu đen x2" thành một lựa chọn riêng.
Combo cố định và combo tự chọn
Combo là chỗ dễ lệch tiền và lệch báo cáo nhất. Hai dạng combo khác nhau về cách khai:
| Dạng | Ví dụ giả định | Cách khai | Điểm cần kiểm |
|---|---|---|---|
| Combo cố định | Bánh mì ốp la + cà phê sữa đá, một giá | Một món combo chứa sẵn hai món thành phần | Phiếu bếp in bánh mì, phiếu quầy pha in cà phê, không in chữ "combo" chung chung |
| Combo tự chọn | Cơm trưa: chọn một món mặn trong sáu, một món rau trong ba, một nước | Khung combo có các ô, mỗi ô là một nhóm lựa chọn | Món đắt hơn trong ô có cộng thêm tiền không; báo cáo có đếm từng món thành phần không |
| Combo theo khung giờ | Cà phê kèm bánh giá ưu đãi trước 9 giờ | Combo chỉ hiện trong khung giờ, hoặc dùng chương trình khuyến mãi tự áp | Hết giờ máy có tự ẩn không; thu ngân có bấm nhầm sau giờ không |
Điểm hay bị bỏ qua là cách chia giá combo cho các món thành phần. Một số phần mềm chia giá theo tỷ lệ, một số ghi toàn bộ giá vào món đầu tiên. Cách chia ảnh hưởng tới báo cáo doanh thu theo món và có thể ảnh hưởng tới cách hiển thị trên hoá đơn; nên hỏi rõ và thống nhất với người làm sổ sách.
Những lỗi làm lệch tiền hoặc rối bếp
Topping có giá nhưng để ở nhóm ghi chú. Thu ngân chọn "thêm trứng" nhưng giá không cộng vì nút đó nằm trong nhóm ghi chú không tính tiền. Mỗi ngày vài chục quả trứng đi ra mà không thu. Kiểm bằng cách bấm thử từng tuỳ chọn có tính tiền và xem tổng có đổi không.
Mặc định sai. Đặt mặc định mức đường 50% trong khi phần lớn khách uống 100%; thu ngân quên đổi, cả buổi quầy pha làm sai vị. Mặc định phải là mức phổ biến nhất, xem trong báo cáo tuỳ chọn sau vài tuần rồi chỉnh.
Quá nhiều tầng tuỳ chọn. Một ly cà phê phải qua năm màn hình chọn mới gửi được. Quán mang đi giờ cao điểm không chịu nổi. Gộp hoặc bỏ tuỳ chọn ít người dùng, để các tuỳ chọn hiếm vào ô ghi chú.
Combo không in tách. Phiếu bếp in "Combo sáng số 2" mà không liệt kê món, nhân viên mới không biết làm gì. Luôn kiểm phiếu bếp của mọi combo trước khi bán.
Đổi món trong combo không có quy tắc. Khách xin đổi cà phê trong combo thành nước cam đắt hơn; thu ngân tự trừ tự cộng mỗi người một kiểu. Quy định sẵn món nào được đổi, đổi thì cộng bao nhiêu, và khai thành lựa chọn trong combo.
Tuỳ chọn ở quán ăn mặn: thêm, bớt và đổi
Quán trà sữa không phải nơi duy nhất cần tuỳ chọn. Ở quán phở, bún, cơm, khách gọi "tô tái chín thêm gân", "cơm sườn thêm trứng, bớt cơm", "bún bò không huyết". Nguyên tắc vẫn vậy: phần thêm có tính tiền (thêm trứng, thêm chả, thêm thịt) khai thành nhóm tuỳ chọn có giá; phần bớt và đổi không tính tiền (không hành, không huyết, ít cơm) khai thành ghi chú có sẵn.
Riêng phở và bún, kiểu thịt (tái, chín, nạm, gân, gầu) là một nhóm tuỳ chọn khá đặc biệt: khách thường chọn một đến ba loại trong cùng một tô, có loại cộng thêm tiền, có loại không. Có quán khai mỗi tổ hợp là một món ("Phở tái nạm", "Phở tái gân"), thực đơn dài nhưng bếp quen; có quán khai một món "Phở bò" với nhóm tuỳ chọn kiểu thịt, chọn tối đa ba. Cách thứ hai gọn hơn trên máy nhưng phiếu bếp phải in rõ, chữ to, vì bếp phở làm rất nhanh và không có thời gian đọc dòng dài.
Với quán cơm phần có thêm bớt món ăn kèm, cần nghĩ tới chuyện trừ kho sau này: một phần "thêm trứng" là một quả trứng ra khỏi kho. Khai thêm bớt thành tuỳ chọn có định danh rõ ràng thì sau này bật mô-đun kho mới trừ được; để thu ngân gõ tự do "thêm 1 trứng" thì phần mềm không hiểu được. Đây là lý do nên khai kỹ ngay từ đầu dù chưa dùng tới kho.
Đọc báo cáo tuỳ chọn để chỉnh thực đơn
Một lợi ích ít người tận dụng là báo cáo theo tuỳ chọn. Nếu khai topping đúng cách, sau một tháng có thể biết loại nào bán chạy, loại nào gần như không ai gọi, mức đường nào phổ biến, tỉ lệ ly có topping là bao nhiêu. Những con số này giúp quyết định bỏ loại topping tồn kho lâu, đổi mặc định, hoặc thiết kế combo dựa trên cặp món hay đi cùng nhau.
Ví dụ giả định: báo cáo cho thấy phần lớn ly trà sữa được chọn mức đường thấp hơn mặc định. Đổi mặc định xuống mức đó sẽ giảm số lần thu ngân phải chạm, tức giảm sai sót. Hay một loại topping bán rất ít nhưng phải nấu mỗi sáng: bỏ đi hoặc chỉ bán cuối tuần sẽ giảm hao hụt. Những quyết định nhỏ này chỉ làm được khi tuỳ chọn được ghi thành dữ liệu, không phải dòng chữ gõ tự do.
Báo cáo tuỳ chọn cũng phát hiện bất thường: một ca có tỉ lệ topping thấp bất thường so với các ca khác có thể là thu ngân quên bấm, hoặc khách được thêm topping mà không tính tiền. Không cần kết luận vội, nhưng đó là câu hỏi đáng đặt ra trong buổi họp ca.
Để báo cáo tuỳ chọn có nghĩa, tên tuỳ chọn phải ổn định. Đổi tên "Trân châu đen" thành "Trân châu" giữa tháng làm báo cáo tách thành hai dòng; nếu cần đổi, sửa tên trên tuỳ chọn đang có thay vì tạo tuỳ chọn mới.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm không có nhóm tuỳ chọn thì làm sao khai topping?
Có thể khai topping thành món riêng giá thấp và quy định thu ngân bấm ngay sau ly tương ứng, kèm ghi chú số ly. Cách này dễ sai nên chỉ nên tạm thời. Với quán trà sữa hay quán có nhiều món thêm, nhóm tuỳ chọn gần như là tính năng bắt buộc khi chọn phần mềm.
Có nên giới hạn số topping trong một ly không?
Nên, vì một ly quá nhiều topping vừa khó pha vừa dễ tràn, và giới hạn giúp tránh bấm nhầm. Mức giới hạn tuỳ cỡ ly và cách quán làm. Nếu khách muốn nhiều hơn, có thể quy định thu ngân tách thành phần thêm tính riêng, hoặc gọi quản lý ca duyệt.
Combo nên khai thành món hay dùng chương trình khuyến mãi?
Combo cố định bán thường xuyên nên khai thành món để thu ngân bấm một lần. Ưu đãi có điều kiện như mua hai tặng một, giảm giá theo khung giờ, theo hạng thành viên thì hợp với chương trình khuyến mãi tự áp. Dùng chương trình khuyến mãi cho combo cố định thường làm việc bấm phức tạp hơn.
Khách đổi món trong combo sang món đắt hơn thì tính thế nào?
Nên quy định sẵn và khai trong phần mềm: món nào được đổi, đổi thì cộng thêm bao nhiêu. Khi đó thu ngân chỉ chọn lựa chọn thay thế, giá tự cộng. Nếu để thu ngân tự sửa giá, mỗi người tính một kiểu, báo cáo combo không còn đúng và khó kiểm tra về sau.
Ghi chú như không hành, ít cay có cần khai sẵn không?
Nên khai sẵn các ghi chú phổ biến thành nút bấm. Chữ trên phiếu bếp sẽ thống nhất, bếp quen mắt, thu ngân không phải gõ khi quầy đông. Báo cáo cũng đếm được ghi chú nào hay gặp, hữu ích khi muốn chỉnh công thức gốc. Vẫn nên giữ một ô gõ tự do cho yêu cầu hiếm.