Vòng quay bàn là số lượt khách được phục vụ trên mỗi bàn trong một khoảng thời gian, tính bằng số lượt bàn có khách chia cho số bàn của quán; còn doanh thu mỗi chỗ ngồi mỗi giờ là doanh thu tại chỗ chia cho số chỗ ngồi nhân số giờ mở cửa. Hai chỉ số này, cùng thời gian ngồi trung bình, cho biết quán đang tận dụng mặt bằng tốt đến đâu. Với quán ăn tại chỗ, chúng chỉ đo được chính xác khi phần mềm bán hàng dùng sơ đồ bàn và ghi giờ mở bàn, giờ thanh toán.
Món ăn ngon và giá hợp lý vẫn có thể không đủ nuôi quán nếu mỗi bàn chỉ quay được một lượt trong giờ trưa, trong khi người xếp hàng ngoài cửa bỏ đi. Ngược lại, quán cà phê nơi khách ngồi làm việc nhiều giờ có thể có vòng quay thấp mà vẫn ổn nếu mô hình được tính cho việc đó. Bài này giải thích cách lấy dữ liệu, cách tính, cách đọc theo từng mô hình quán, và những thay đổi vận hành mà các con số gợi ý.
Điều kiện để có dữ liệu bàn đáng tin
Dữ liệu bàn sinh ra từ ba thao tác trên máy: mở bàn khi khách ngồi, gọi món vào bàn, và thanh toán đóng bàn. Nếu một trong ba thao tác này không làm đúng lúc, mọi con số về thời gian đều sai. Lỗi phổ biến nhất là mở bàn muộn: khách ngồi mười phút mới được ghi order, hoặc nhân viên ghi order trên giấy rồi cuối giờ mới nhập vào máy. Lỗi thứ hai là đóng bàn muộn: khách đã đi nhưng thu ngân để đến cuối ca mới bấm thanh toán cho cả loạt bàn.
Vì vậy trước khi đọc báo cáo bàn, hãy xem quy trình thực tế: ai mở bàn, mở lúc nào; khách trả tiền xong có được đóng bàn ngay không. Quán dùng gọi món bằng mã QR tại bàn thường có giờ mở bàn sát thực tế hơn, vì đơn đầu tiên do khách tự gửi. Quán bán mang đi là chủ yếu thì báo cáo bàn ít ý nghĩa, nên tập trung vào số đơn theo giờ và thời gian chuẩn bị.
Điều kiện thứ hai là sơ đồ bàn trên máy khớp thực tế, gồm cả số chỗ ngồi của mỗi bàn. Nhiều quán cài sơ đồ một lần lúc mới mở, sau đó kê thêm bàn ngoài vỉa hè, ghép bàn, bỏ bớt bàn mà không cập nhật. Số chỗ ngồi sai thì mọi chỉ số tính trên chỗ ngồi đều sai theo. Điều kiện thứ ba, nếu muốn tính theo đầu người, là thu ngân hoặc phục vụ nhập số khách khi mở bàn; nhiều phần mềm có ô này nhưng để trống không bắt buộc.
Bốn chỉ số của báo cáo bàn và cách tính
Các phần mềm đặt tên khác nhau và không phải phần mềm nào cũng tính sẵn đủ bốn chỉ số. Nếu thiếu, có thể tự tính từ danh sách hoá đơn có cột bàn, giờ mở và giờ thanh toán, theo cách ở bài xuất báo cáo ra bảng tính.
| Chỉ số | Cách tính | Trả lời câu hỏi |
|---|---|---|
| Vòng quay bàn | Số lượt bàn có khách trong khung giờ ÷ số bàn | Mỗi bàn được dùng mấy lượt trong giờ trưa, giờ tối |
| Thời gian ngồi trung bình | Trung bình (giờ thanh toán − giờ mở bàn) | Một lượt khách chiếm bàn bao lâu |
| Tỷ lệ lấp chỗ | Số khách ngồi ÷ số chỗ của các bàn đang dùng | Bàn bốn chỗ có thường chỉ một hai người ngồi không |
| Doanh thu mỗi chỗ ngồi mỗi giờ | Doanh thu tại chỗ trong khung giờ ÷ (số chỗ ngồi × số giờ) | Một chỗ ngồi làm ra bao nhiêu tiền mỗi giờ, so được giữa các khung giờ |
Chỉ số cuối được giới quản trị nhà hàng quốc tế dùng phổ biến dưới tên viết tắt RevPASH. Ưu điểm của nó là gộp cả hai yếu tố: khách ngồi lâu hay nhanh, và mỗi lượt chi bao nhiêu. Một khung giờ có vòng quay cao nhưng mỗi đơn rất nhỏ, và một khung giờ vòng quay thấp nhưng đơn lớn, có thể có cùng doanh thu mỗi chỗ ngồi; con số này cho biết khung nào thật sự làm ra nhiều tiền hơn trên cùng một mặt bằng.
Một ví dụ tính tay cho dễ hình dung
Ví dụ giả định: một quán cơm văn phòng có 12 bàn, tổng 40 chỗ ngồi, khung trưa từ 11 giờ đến 13 giờ. Báo cáo một ngày thứ Tư cho thấy 30 lượt bàn có khách, tổng 85 khách, doanh thu tại chỗ khung trưa 4,2 triệu, thời gian ngồi trung bình 32 phút.
Vòng quay bàn khung trưa là 30 chia 12, bằng 2,5 lượt. Doanh thu mỗi chỗ ngồi mỗi giờ là 4,2 triệu chia cho 40 chỗ nhân 2 giờ, tức khoảng 52 nghìn. Trung bình mỗi lượt bàn có gần 2,8 khách, trong khi bàn của quán phần lớn là bàn bốn chỗ, nghĩa là cứ bốn chỗ có hơn một chỗ trống ngay cả lúc bàn đang có khách.
Đọc thêm báo cáo theo giờ, chủ quán thấy từ 11 giờ 45 đến 12 giờ 30 mọi bàn đều kín và có khách đứng chờ, còn trước 11 giờ 30 và sau 12 giờ 45 quán khá vắng. Như vậy giới hạn thật nằm ở khoảng bốn mươi lăm phút cao điểm, và hai việc đáng thử là giảm thời gian ngồi trong khung đó, hoặc tăng số chỗ dùng được bằng cách sắp xếp lại bàn. Con số ở đây hoàn toàn là giả định; mỗi quán cần tính trên dữ liệu của chính mình.
Đọc chỉ số theo từng mô hình quán
Quán cơm, phở, bún bán trưa. Thời gian ngồi ngắn và vòng quay giờ cao điểm là chỉ số sống còn. Thời gian ngồi kéo dài bất thường thường do khâu chờ món hoặc chờ thanh toán, không phải do khách muốn ngồi lâu.
Quán nhậu, quán lẩu, nướng. Khách ngồi lâu là bình thường và mỗi lượt có giá trị lớn. Vòng quay thấp không phải vấn đề; nên xem doanh thu mỗi chỗ ngồi mỗi giờ và tỷ lệ lấp chỗ, nhất là ở bàn lớn.
Quán cà phê có khách ngồi làm việc. Thời gian ngồi dài, giá trị đơn nhỏ, nên doanh thu mỗi chỗ ngồi mỗi giờ thường thấp ở khung chiều. Quyết định là của mô hình kinh doanh: chấp nhận vì đó là giá trị quán bán, hoặc tách khu, hoặc khuyến khích gọi thêm theo thời gian. Số liệu giúp thấy cái giá của mỗi lựa chọn.
Nhà hàng nhỏ phục vụ tiệc, đặt bàn trước. Nên đọc theo từng ca đặt bàn và tỷ lệ khách đặt mà không đến. Bàn giữ chỗ trống là chỗ ngồi không làm ra tiền dù không có trong nhật ký huỷ.
Quán chủ yếu mang đi, chỉ vài ghế. Báo cáo bàn không phải trọng tâm. Dùng báo cáo đơn theo giờ và thời gian từ lúc nhận đơn đến lúc giao món.
Từ con số đến thay đổi vận hành: năm hướng thử
Mỗi hướng dưới đây nên thử trong vài tuần, đo lại cùng chỉ số trên cùng khung giờ, rồi mới quyết định giữ hay bỏ. Đừng đổi nhiều thứ cùng lúc, vì sẽ không biết thay đổi nào có tác dụng.
- Rút ngắn khâu chờ, không đuổi khách. Chia thời gian ngồi thành các đoạn: từ lúc ngồi đến lúc gọi món, từ lúc gọi đến món đầu tiên ra, từ lúc ăn xong đến lúc trả tiền xong. Nếu phần mềm có màn hình bếp hoặc ghi giờ in phiếu bếp, đoạn giữa đo được khá chính xác. Đoạn cuối thường bị bỏ quên; thanh toán tại bàn bằng mã QR hoặc mang máy quẹt thẻ ra bàn rút được đoạn này mà khách không thấy bị hối.
- Sắp xếp lại bàn theo cỡ nhóm khách. Nếu tỷ lệ lấp chỗ thấp vì phần lớn khách đi một hai người, tách bàn bốn thành bàn hai, hoặc kê thêm quầy ngồi dọc tường, giúp tăng số lượt phục vụ cùng lúc. Nhớ cập nhật sơ đồ bàn trên máy sau khi đổi.
- Chuẩn bị trước cho khung cao điểm. Dựa vào báo cáo món theo giờ, sơ chế sẵn món bán chạy nhất khung trưa, để món ra nhanh hơn trong bốn mươi lăm phút căng nhất.
- Giãn khách sang khung vắng. Ưu đãi nhẹ cho khung đầu giờ hoặc cuối giờ, hoặc nhận đặt bàn ưu tiên khung đó, kéo bớt khách khỏi đỉnh. Đo bằng việc doanh thu mỗi chỗ ngồi khung vắng có tăng mà khung cao điểm không giảm.
- Đẩy kênh mang về trong giờ cao điểm. Khi bàn đã kín, khách mang đi và đơn ứng dụng không chiếm chỗ ngồi. Nhưng bếp vẫn chỉ có một, nên phải theo dõi để đơn mang về không kéo dài thời gian ra món cho khách tại chỗ.
Sau mỗi thay đổi, quay lại so cùng kỳ theo tuần đã căn thứ như bài so sánh cùng kỳ hướng dẫn, để tách ảnh hưởng của thay đổi khỏi dao động bình thường giữa các tuần.
Giới hạn của báo cáo bàn và những điều số không nói
Thời gian ngồi ngắn chưa chắc là tốt. Nếu khách ăn vội vì quán nóng, chật, ồn, họ có thể không quay lại. Thời gian ngồi giảm đi kèm số đơn của khách quen giảm là tín hiệu cần xem lại trải nghiệm, không phải thành tích. Dữ liệu khách quay lại nằm ở danh mục chăm sóc khách hàng bằng dữ liệu, nên đọc hai phía cùng nhau.
Báo cáo bàn cũng không đếm được khách bỏ đi khi thấy quán kín, vì họ chưa từng được mở bàn. Để ước lượng phần này, có thể nhờ nhân viên đánh dấu nhanh trên giấy hoặc trên máy số nhóm khách phải từ chối trong giờ cao điểm trong vài tuần. Đây là con số giúp quyết định có nên mở rộng chỗ ngồi hay không, mà phần mềm bán hàng không tự có.
Cuối cùng, tất cả chỉ số trên dùng doanh thu, chưa trừ chi phí. Một khung giờ có doanh thu mỗi chỗ ngồi cao nhưng phải thêm hai người làm có thể không có lợi hơn một khung yên ả. Phép tính lãi lỗ theo ca, chi phí nhân sự theo giờ thuộc phần quản trị tài chính của quán; báo cáo bàn chỉ là đầu vào đáng tin cho phép tính đó khi dữ liệu được ghi đúng.
Một lưu ý nữa về mùa vụ: vòng quay bàn và thời gian ngồi thay đổi rõ theo mùa, theo thời tiết, theo dịp lễ. Quán có bàn ngoài trời sẽ thấy số chỗ dùng được giảm hẳn vào những tối mưa, và nếu sơ đồ bàn trên máy vẫn tính đủ bàn ngoài trời thì doanh thu mỗi chỗ ngồi tối hôm đó trông thấp oan. Cách đơn giản là đánh dấu những ngày như vậy trong sổ theo dõi và so chúng với nhau, giống cách xử lý ngày đặc biệt ở bài so sánh cùng kỳ. Sau một năm ghi đều, quán sẽ biết khá rõ mỗi mùa mặt bằng của mình phục vụ được tối đa bao nhiêu lượt khách.
Câu hỏi thường gặp
Vòng quay bàn bao nhiêu là tốt?
Không có con số chung đáng tin, vì mỗi mô hình quán có nhịp riêng: quán cơm trưa và quán lẩu tối không thể so với nhau. Cách thực tế là lấy dữ liệu vài tuần của chính quán, tính theo từng khung giờ, rồi theo dõi chỉ số đó tăng hay giảm sau mỗi thay đổi vận hành.
Phần mềm không có báo cáo bàn thì tự tính thế nào?
Xuất danh sách hoá đơn có cột bàn, giờ mở và giờ thanh toán ra bảng tính. Lấy hiệu hai cột giờ để có thời gian ngồi, đếm số hoá đơn tại chỗ theo khung giờ để có số lượt bàn, rồi chia theo các công thức trong bài. Nếu phần mềm không ghi giờ mở bàn thì chưa tính được thời gian ngồi.
Khách ghép bàn, chuyển bàn thì số liệu có bị sai không?
Có thể. Khi gộp hai bàn vào một hoá đơn, số lượt bàn bị đếm thiếu; khi chuyển bàn, giờ mở có thể bị ghi lại từ đầu tuỳ phần mềm. Nên thử trên máy một lần để biết phần mềm xử lý thế nào, và quy định nhân viên dùng đúng chức năng gộp bàn, chuyển bàn thay vì đóng rồi mở lại.
Có nên giới hạn thời gian ngồi của khách không?
Đó là quyết định kinh doanh, nhiều quán đông khách giờ cao điểm có quy định này và thông báo trước. Trước khi làm, hãy xem số liệu: nếu thời gian ngồi dài chủ yếu do chờ món và chờ thanh toán, rút ngắn hai khâu đó hiệu quả hơn và không làm khách phật ý.
Tỷ lệ lấp chỗ thấp thì có nên bỏ bớt bàn lớn?
Nên xem theo khung giờ và ngày trong tuần. Bàn lớn có thể ít dùng ngày thường nhưng cần cho nhóm gia đình cuối tuần. Bàn ghép được, tách được thường là giải pháp linh hoạt hơn bỏ hẳn.
Quán cà phê khách ngồi lâu có cần quan tâm vòng quay bàn không?
Vẫn nên đo, không phải để ép khách đi mà để biết khung giờ nào chỗ ngồi đang làm ra ít tiền nhất so với chi phí mở cửa. Từ đó quán quyết định giữ nguyên, thêm sản phẩm phù hợp với khách ngồi lâu, hay điều chỉnh giờ mở cửa.