Báo cáo món trên POS cho biết mỗi món bán được bao nhiêu phần và mang về bao nhiêu doanh thu trong một khoảng thời gian; ghép thêm giá vốn từng món, quán có thể chia thực đơn thành bốn nhóm: bán nhiều và lời nhiều, bán nhiều nhưng lời ít, bán ít nhưng lời nhiều, và bán ít lại lời ít. Mỗi nhóm có cách xử lý riêng, từ giữ nguyên, chỉnh công thức, đẩy lên vị trí dễ thấy, đến bỏ hẳn.
Cách chia bốn nhóm này bắt nguồn từ phương pháp phân tích thực đơn thường được gọi là menu engineering, do Michael Kasavana và Donald Smith giới thiệu đầu những năm 1980 và đến nay vẫn được dạy trong ngành nhà hàng. Bài này áp phương pháp đó vào dữ liệu có sẵn trên POS của một quán nhỏ, với ví dụ giả định, để làm được bằng một bảng tính trong một buổi.
Báo cáo món trên POS gồm những gì
Báo cáo món, có nơi gọi là báo cáo hàng hoá hoặc báo cáo mặt hàng, liệt kê từng món với số lượng bán, doanh thu, và tuỳ phần mềm có thêm giảm giá phân bổ, số lượng huỷ, tỷ trọng trong tổng. Phần mềm có quản lý kho với định lượng món sẽ có thêm giá vốn và lợi nhuận gộp theo món, rất có ích cho phân tích.
Trước khi đọc, cần biết món được đếm thế nào. Món có nhiều kích cỡ có thể hiện thành nhiều dòng hoặc gộp một dòng. Topping và tuỳ chọn có thể là dòng riêng hoặc ẩn trong giá món chính. Combo có thể hiện là một dòng combo hoặc tách ra thành từng món thành phần. Mỗi cách cho một bức tranh khác. Ví dụ một quán trà sữa nếu không tách combo, món trà sữa trân châu có thể bị đếm thiếu vì một nửa lượng bán nằm trong các combo.
Cũng nên lọc theo nhóm món trước khi so. So một ly trà đá với một nồi lẩu là vô nghĩa; so trong nhóm món chính, nhóm đồ uống, nhóm món thêm thì mới thấy món nào mạnh, món nào yếu trong vai trò của nó.
Một chi tiết nhỏ nhưng hay làm sai báo cáo món là nút "món khác" hay "món tự do" mà thu ngân dùng khi không tìm thấy món trên màn hình. Mỗi lần bấm nút này, một phần doanh thu rơi vào dòng không tên. Nếu dòng này chiếm nhiều hơn một vài phần trăm doanh thu, hãy xem nhật ký để biết đó là món gì rồi bổ sung vào thực đơn trên máy, trước khi làm bất kỳ phân tích nào.
Vì sao chỉ nhìn số lượng bán là chưa đủ
Hầu hết chủ quán chỉ xem báo cáo món theo số lượng, sắp xếp từ cao xuống thấp. Cách này cho biết món nào khách thích, nhưng không cho biết món nào nuôi quán. Một món bán rất chạy mà giá vốn chiếm phần lớn giá bán có thể mang về ít tiền hơn một món bán vừa phải nhưng biên lời tốt.
Khái niệm cần dùng là lợi nhuận góp của món: giá bán thực, đã trừ giảm giá nếu có, trừ giá vốn nguyên liệu của món. Đây là phần tiền mỗi phần món đóng góp vào việc trả tiền thuê mặt bằng, lương, điện nước và lời. Nhân lợi nhuận góp mỗi phần với số phần bán ra, ta có tổng lợi nhuận góp của món trong kỳ, con số nói lên món đó thực sự quan trọng thế nào với quán.
Giá vốn lấy từ đâu? Nếu phần mềm có định lượng món và giá nhập nguyên liệu, giá vốn được tính sẵn; bài về giá vốn món trong danh mục quản lý kho nói cách phần mềm tự cập nhật khi giá nguyên liệu đổi. Nếu chưa có, quán có thể tự ước tính giá vốn cho mười lăm hai mươi món chính bằng bảng tính, chấp nhận sai số. Một ước tính có sai số vẫn tốt hơn không có gì.
Chia thực đơn thành bốn nhóm: ví dụ giả định
Ví dụ giả định nhóm món chính của một quán cơm trong một tháng. Số phần bán trung bình mỗi món là 300; lợi nhuận góp trung bình có trọng số là khoảng 27 nghìn mỗi phần. Món cao hơn cả hai mức trung bình thuộc nhóm "ngôi sao", và cứ thế.
| Món | Phần bán | Lợi nhuận góp mỗi phần | Nhóm | Hướng xử lý |
|---|---|---|---|---|
| Cơm sườn nướng | 620 | 30 nghìn | Bán nhiều, lời cao | Giữ chất lượng ổn định, luôn đủ nguyên liệu, không đổi giá vội |
| Cơm gà xối mỡ | 450 | 18 nghìn | Bán nhiều, lời thấp | Xem lại định lượng, nguồn nguyên liệu, cân nhắc chỉnh giá nhẹ hoặc kèm món thêm |
| Cơm cá kho tộ | 140 | 34 nghìn | Bán ít, lời cao | Đẩy lên vị trí dễ thấy, nhân viên gợi ý, ảnh món đẹp hơn trên thực đơn |
| Cơm bò lúc lắc | 90 | 15 nghìn | Bán ít, lời thấp | Cân nhắc bỏ hoặc làm lại hẳn, giải phóng chỗ trên thực đơn và nguyên liệu tồn |
| Cơm chiên dương châu | 200 | 25 nghìn | Gần mức trung bình | Theo dõi thêm một hai tháng trước khi quyết |
Ngưỡng số lượng trong phương pháp gốc không lấy đúng mức trung bình mà thường lấy khoảng bảy mươi phần trăm của mức chia đều, để không dồn quá nhiều món vào nhóm bán ít. Với quán nhỏ có mười mấy món chính, dùng trung bình đơn giản cũng đủ để ra quyết định; quan trọng là làm đều đặn và so tháng này với tháng trước.
Xử lý từng nhóm món trong thực tế quán nhỏ
Bán nhiều, lời cao. Đây là những món giữ quán. Việc quan trọng nhất là không làm hỏng chúng: định lượng ổn định, nguyên liệu không thiếu trong giờ đông, không vì muốn tăng lời mà cắt bớt phần ăn. Đặt chúng ở chỗ dễ thấy nhất trên thực đơn giấy, thực đơn số và trên ứng dụng giao đồ ăn.
Bán nhiều, lời thấp. Khách thích nhưng quán lời ít. Đừng bỏ vội, vì chúng thường kéo khách đến. Có thể xem lại định lượng cho khớp công thức chuẩn, tìm nguồn nguyên liệu khác cùng chất lượng, chỉnh giá nhẹ theo từng bước nhỏ, hoặc tạo combo ghép với một món lời cao để nâng lợi nhuận cả đơn.
Bán ít, lời cao. Món có biên tốt nhưng khách chưa biết hoặc chưa chọn. Thử đổi vị trí trên thực đơn, chụp lại ảnh món, đặt tên mô tả rõ hơn, dặn phục vụ gợi ý. Hẹn hai đến bốn tuần sau xem báo cáo món: nếu số phần tăng, giữ; nếu không, có thể món có vấn đề ở hương vị hoặc giá cần tìm hiểu từ phản hồi khách.
Bán ít, lời thấp. Món chiếm chỗ trên thực đơn, chiếm nguyên liệu tồn kho, chiếm thời gian bếp mà mang về ít. Thường nên bỏ, trừ khi nó là món một nhóm khách quan trọng luôn gọi, hoặc là món chay duy nhất mà quán cần giữ cho khách ăn chay. Bỏ món nào thì kiểm nguyên liệu riêng của món đó để không đặt hàng tiếp.
Món thêm, đồ uống và món kèm: đừng đánh giá như món chính
Đồ uống và món thêm thường có số lượng lớn và lợi nhuận góp mỗi phần cao so với giá vốn, nhưng giá trị tuyệt đối nhỏ. Đưa chúng vào chung bảng với món chính sẽ làm méo mức trung bình. Hãy phân tích riêng từng nhóm.
Với món thêm, chỉ số đáng xem là tỷ lệ gắn kèm: trong bao nhiêu đơn có món chính thì có món thêm. Ví dụ giả định quán phở có 1.000 tô bán ra trong tuần và 220 phần quẩy, tỷ lệ gắn kèm khoảng hai mươi hai phần trăm. Nếu sau khi dặn phục vụ hỏi "anh chị dùng thêm quẩy không" tỷ lệ lên ba mươi phần trăm, quán vừa tăng doanh thu mà không cần thêm khách nào. Tỷ lệ này tính được bằng báo cáo món chia cho số đơn hoặc số phần món chính.
Với đồ uống ở quán ăn, xem tỷ lệ đơn có đồ uống. Một quán cơm thấy chỉ một nửa số đơn có nước uống thì biết có thể cải thiện bằng cách đặt tủ nước dễ thấy, gợi ý tại bàn, hoặc combo cơm kèm nước. Lại một lần nữa, đo trước, làm, rồi đo sau.
Làm phân tích bốn nhóm trên bảng tính trong một buổi
Nếu phần mềm không có sẵn báo cáo phân tích thực đơn, có thể tự làm trên bảng tính theo các bước sau. Lần đầu mất khoảng một buổi, các tháng sau chỉ còn vài chục phút.
- Xuất báo cáo món của một tháng, giữ các cột: tên món, nhóm món, số phần bán, doanh thu thuần của món.
- Lọc riêng một nhóm, ví dụ món chính. Thêm cột giá bán thực mỗi phần bằng doanh thu thuần chia số phần, để tính cả giảm giá đã phân bổ.
- Thêm cột giá vốn mỗi phần, lấy từ phần mềm kho hoặc từ bảng ước tính. Tính lợi nhuận góp mỗi phần bằng giá bán thực trừ giá vốn, rồi nhân số phần để ra tổng lợi nhuận góp của món.
- Tính hai mức chuẩn: số phần trung bình mỗi món trong nhóm, và lợi nhuận góp trung bình có trọng số bằng tổng lợi nhuận góp của nhóm chia tổng số phần.
- Thêm cột phân nhóm bằng công thức điều kiện: số phần trên hay dưới mức chuẩn, lợi nhuận góp mỗi phần trên hay dưới mức chuẩn. Tô bốn màu cho bốn nhóm.
- Chọn tối đa ba món để hành động trong tháng tới, ghi việc cần làm và ngày xem lại ngay trên bảng tính, rồi lưu tệp theo tên tháng.
Nhịp làm phân tích thực đơn và những điều cần tránh
Phân tích thực đơn kiểu bốn nhóm nên làm mỗi tháng hoặc mỗi quý, không làm mỗi tuần. Một tuần quá ngắn: một món có thể tụt vì hết nguyên liệu vài ngày, vì thời tiết, vì bếp chính nghỉ phép. Báo cáo món hằng tuần chỉ để chuẩn bị nguyên liệu và phát hiện bất thường; quyết định giữ hay bỏ món để cho dữ liệu tháng.
Tránh đổi nhiều thứ một lúc. Nếu cùng tháng vừa đổi giá, vừa đổi vị trí, vừa đổi ảnh món, sẽ không biết thay đổi nào có tác dụng. Mỗi lần chọn một hai món, thay một yếu tố, ghi lại ngày thay đổi, rồi so báo cáo món trước và sau.
Tránh quên ghi món theo mùa. Món chỉ bán vài tháng một năm sẽ luôn có số lượng thấp khi tính cả năm. Đánh dấu chúng và chỉ so trong mùa của chúng. Và cuối cùng, giá vốn cần cập nhật: một món đang là ngôi sao có thể tụt xuống nhóm lời thấp chỉ vì giá thịt tăng mà giá bán đứng yên. Đó là lý do nên ghép báo cáo món với giá vốn tự cập nhật trên phần mềm kho thay vì một bảng ước tính làm từ năm ngoái.
Câu hỏi thường gặp
Quán chưa có giá vốn từng món thì phân tích thực đơn được không?
Được ở mức sơ bộ. Có thể chia món theo số lượng bán và theo cảm nhận về biên lời của bếp, hoặc ước giá vốn nhanh cho các món chính bằng cân nguyên liệu một phần và giá nhập gần nhất. Kết quả kém chính xác hơn nhưng vẫn đủ để tìm ra vài món nên bỏ và vài món nên đẩy.
Bỏ món bán chậm có làm mất khách không?
Có thể mất một vài khách quen của món đó, nên trước khi bỏ hãy xem báo cáo khách hàng nếu có, xem món thường được ai gọi. Nếu là món của một nhóm khách quan trọng, có thể giữ ở dạng đặt trước hoặc chỉ bán vài ngày một tuần thay vì bỏ hẳn.
Thực đơn có bao nhiêu món là vừa cho quán nhỏ?
Không có con số chuẩn, nhưng phân tích thực đơn thường cho thấy một phần nhỏ số món tạo ra phần lớn lợi nhuận góp. Thực đơn gọn giúp bếp chuẩn bị nhanh, tồn kho ít, khách chọn nhanh. Dùng báo cáo bốn nhóm để biết món nào có thể rút mà không ảnh hưởng nhiều.
Món trong combo được tính vào nhóm nào khi phân tích?
Nên tách combo thành món thành phần với giá phân bổ, để mỗi món được đánh giá đủ. Nhiều phần mềm có tuỳ chọn hiển thị báo cáo món theo thành phần combo; nếu không có, có thể xuất ra bảng tính và tự phân bổ giá combo theo tỷ lệ giá lẻ của từng món.
Có nên công bố món bán chạy nhất trên thực đơn không?
Ghi chú món được gọi nhiều là cách gợi ý phổ biến và thường giúp khách mới chọn nhanh. Nên chọn món thuộc nhóm bán nhiều và lời cao để đánh dấu, không chọn món lời thấp. Ghi đúng sự thật, không ghi món bán chạy cho món thực tế không bán chạy.
Báo cáo món có giúp giảm hao hụt nguyên liệu không?
Có. Biết mỗi món bán bao nhiêu theo thứ và theo giờ giúp sơ chế sát nhu cầu hơn, nhất là nguyên liệu tươi. Kết hợp với định lượng món trên phần mềm kho, quán có thể so lượng nguyên liệu lẽ ra phải dùng với lượng thực dùng để phát hiện hao hụt bất thường.