Cài thực đơn trên POS gồm năm việc theo thứ tự: chia nhóm món theo cách thu ngân tìm, đặt tên ngắn và thống nhất, khai giá cho từng kích cỡ hoặc phần, gán mỗi món về đúng nơi chế biến để phiếu in đúng chỗ, và quy ước cách báo món hết. Làm đúng năm việc này thì một đơn điển hình chỉ mất vài lần chạm; làm cẩu thả thì POS chậm hơn cả ghi tay và bếp nhận phiếu sai.
Bài này đi từng bước với ví dụ một quán cà phê kiêm đồ ăn sáng giả định có khoảng bốn mươi món. Tuỳ chọn như đường đá, topping và combo là phần riêng, phức tạp hơn, nên được tách sang một bài khác; ở đây chỉ nói phần khung của thực đơn.
Chuẩn bị trên giấy trước khi chạm vào phần mềm
Sai lầm phổ biến nhất là mở phần mềm ra và gõ thẳng từ tờ thực đơn in cho khách. Thực đơn cho khách được viết để hấp dẫn: tên dài, có mô tả, sắp theo cảm xúc. Thực đơn trên POS được viết để bấm nhanh và in đúng: tên ngắn, nhóm theo vị trí tay, không cần mô tả. Hai thứ khác mục đích nên cần một bản nháp riêng.
Cách làm gọn nhất là lập một bảng tính với các cột: nhóm, tên trên máy, tên in cho khách (nếu phần mềm cho tách), kích cỡ, giá, nơi chế biến, ghi chú. Mỗi dòng là một món. Bảng này vừa là bản nháp, vừa là tài liệu để sau này nhập lại khi đổi phần mềm, vừa là căn cứ để cả quán thống nhất tên gọi.
Trong lúc lập bảng, gọi thu ngân và người đứng bếp cùng xem. Thu ngân biết khách hay gọi gì đi kèm gì; bếp biết món nào thật ra là một món với tuỳ chọn khác nhau. Mười lăm phút bàn bạc ở bước này tiết kiệm nhiều giờ sửa trên máy về sau.
Chia nhóm món theo cách thu ngân tìm
Nhóm món là các ô lớn trên màn hình bấm; chia đúng thì thu ngân bấm theo phản xạ. Một trình tự hợp lý:
- Đếm số món định đưa lên máy. Nếu trên năm mươi món, nên xem lại có món nào gần như không ai gọi để tạm ẩn.
- Chia theo loại khách hay gọi cùng lúc, không theo cách đặt trên thực đơn in: ví dụ "Cà phê", "Trà – nước ép", "Đồ ăn sáng", "Bánh", "Nước đóng chai".
- Giữ mỗi nhóm trong khoảng tám đến mười lăm món để vừa một màn hình, không phải cuộn.
- Đặt nhóm bán nhiều nhất ở vị trí đầu tiên, món bán nhiều nhất trong nhóm ở góc dễ chạm nhất.
- Tạo thêm một nhóm "Bán chạy" hoặc "Hay gọi" chứa mười món phổ biến nhất nếu phần mềm cho một món nằm ở nhiều nhóm.
- Đặt màu riêng cho từng nhóm nếu phần mềm hỗ trợ; mắt nhận màu nhanh hơn đọc chữ khi quầy đông.
Chia nhóm không cần hoàn hảo ngay. Sau hai tuần dùng, hỏi thu ngân nhóm nào hay phải tìm lâu, món nào hay bấm nhầm, rồi sắp lại. POS cho phép sắp lại mà không ảnh hưởng dữ liệu bán hàng đã có.
Đặt tên món: ngắn, thống nhất, không trùng
Tên trên máy nên dưới khoảng hai mươi ký tự. Nút bấm và phiếu bếp đều có chỗ giới hạn; tên dài bị cắt thành "Cà phê sữa đá Sài G…", bếp phải đoán. "CF sữa đá" hay "Cà phê sữa đá" đủ rõ.
Cùng một kiểu viết cho cả quán. Nếu đã viết "CF" thì mọi món cà phê đều "CF", không nửa viết tắt nửa viết đủ. Viết hoa chữ đầu, bỏ ký tự lạ, thống nhất "trà" hay "chè" theo cách quán gọi.
Không có hai món tên gần giống nhau. "Bánh mì ốp la" và "Bánh mì ốp" dễ bấm nhầm. Nếu thật sự khác nhau thì đặt tên phân biệt rõ phần khác.
Tách tên in cho khách nếu phần mềm cho phép. Phiếu bếp cần tên ngắn; hoá đơn đưa khách cần tên dễ hiểu. Một số POS có hai trường tên; dùng được thì đỡ phải chọn giữa gọn và rõ.
Mã món là tuỳ chọn, không bắt buộc. Mã số giúp gõ nhanh với thu ngân quen bàn phím hoặc khi xuất dữ liệu sang bảng tính; quán nhỏ bấm bằng màn hình cảm ứng có thể bỏ qua, nhưng nếu dùng thì đặt có quy tắc (ví dụ nhóm cà phê bắt đầu bằng 1).
Khai giá theo kích cỡ, theo phần và món giá đổi
Nhiều quán khai mỗi cỡ là một món riêng, làm thực đơn phình gấp ba. Bảng dưới gợi ý cách khai cho các trường hợp hay gặp:
| Trường hợp | Cách khai thường hợp lý | Lưu ý |
|---|---|---|
| Đồ uống có cỡ nhỏ, vừa, lớn | Một món, ba biến thể (size), mỗi biến thể một giá | Báo cáo vẫn gộp được theo món, tách được theo cỡ |
| Phở, bún tô thường – tô đặc biệt | Một món với biến thể, hoặc hai món nếu nguyên liệu khác hẳn | Nếu sau này trừ kho theo định lượng, biến thể phải có định lượng riêng |
| Món tính theo phần (nửa con, cả con) | Biến thể theo phần | Ghi rõ trên phiếu bếp để bếp chặt đúng |
| Món tính theo cân | Món có giá theo đơn vị cân, nhập khối lượng khi bán | Chỉ khai được nếu phần mềm hỗ trợ nhập khối lượng |
| Món giá theo thời điểm (hải sản theo mùa) | Món cho phép sửa giá, có người duyệt | Giới hạn quyền sửa giá, xem lại thường xuyên trong báo cáo |
Khai giá xong, nên in thử một hoá đơn cho mỗi kiểu (một ly cỡ lớn, một tô đặc biệt, một món theo cân) để xem tên và giá hiện ra trên giấy có rõ ràng không, trước khi cho nhân viên dùng thật.
Gán nơi chế biến để phiếu in đúng chỗ
Đây là phần quyết định bếp có được lợi từ POS hay không. Mỗi món phải được gán về một nơi in: bếp nóng, bếp lạnh, quầy pha, quầy bánh, hoặc không in (nước đóng chai thu ngân tự lấy). Khi một đơn có cả cà phê và bánh mì, máy tự tách: phiếu cà phê ra quầy pha, phiếu bánh mì ra bếp, mỗi nơi chỉ thấy phần việc của mình.
Cách khai thường là tạo trước các "nơi in" (hoặc "khu chế biến") trong phần cài đặt, gán từng máy in hoặc màn hình bếp vào đó, rồi gán nhóm món hoặc từng món vào nơi in tương ứng. Gán theo nhóm cho nhanh, sau đó sửa riêng những món ngoại lệ, ví dụ "Sữa chua" nằm nhóm tráng miệng nhưng lại do quầy pha lấy.
Sau khi gán, chạy một đơn thử có món của mọi nơi chế biến và đứng ở từng máy in kiểm tra: phiếu có ra đúng chỗ không, có món nào in thừa ở hai nơi hay không in ở đâu cả. Món "không in ở đâu" là nguồn gốc của những lời phàn nàn "khách chờ nửa tiếng chưa thấy món" ở tuần đầu dùng POS. Cũng nên kiểm cỡ chữ trên phiếu bếp: bếp đứng xa, tay ướt, cần chữ to và số bàn nổi bật.
Món hết hàng, món theo giờ và thực đơn theo mùa
Giờ trưa hết sườn, thu ngân phải biết ngay để không nhận đơn rồi bếp chạy ra xin lỗi khách. Phần lớn POS cho đánh dấu món "tạm hết" bằng một thao tác: nút món chuyển màu xám hoặc không bấm được cho tới khi bỏ đánh dấu. Quy ước trong quán ai được bấm "tạm hết" (thường là bếp báo, thu ngân hoặc quản lý ca bấm) và nhớ bỏ đánh dấu đầu ca hôm sau.
Với món chỉ bán buổi sáng hay chỉ bán cuối tuần, nhiều phần mềm cho đặt khung giờ hiển thị. Nếu không có, có thể tạo nhóm "Sáng" riêng và dặn thu ngân. Tránh xoá món đi rồi tạo lại mỗi ngày, vì làm vậy báo cáo bị đứt: món "Bánh cuốn" hôm nay và "Bánh cuốn" hôm qua thành hai món khác nhau trong dữ liệu.
Nguyên tắc chung khi thực đơn thay đổi: ẩn chứ đừng xoá. Món ngừng bán thì ẩn khỏi màn hình bấm, giữ lại trong dữ liệu để báo cáo các tháng trước vẫn đúng. Đổi giá thì sửa giá trên món đang có, không tạo món mới trùng tên. Đổi công thức lớn đến mức thành món khác thì mới tạo món mới, kèm tên phân biệt.
Một thực đơn, nhiều kênh bán: giá tại quán, mang về và đơn qua ứng dụng
Nhiều quán bán cùng một món với giá khác nhau theo kênh: tại quán một giá, mang về có thêm tiền ly và túi, đơn qua ứng dụng giao đồ ăn giá cao hơn để bù phần chiết khấu. Cách làm sai là tạo ba bản của mỗi món ("Phở bò", "Phở bò MV", "Phở bò app"), thực đơn phình gấp ba, báo cáo theo món bị chia thành ba dòng rời.
Phần lớn POS hiện nay có khái niệm bảng giá hoặc giá theo loại đơn: một món, nhiều mức giá, máy tự chọn mức giá theo loại đơn đang tạo. Thu ngân chọn "Mang về" là giá mang về tự áp. Báo cáo vẫn gộp được tổng số tô phở bò bán ra, đồng thời tách được theo kênh. Nếu phần mềm không có bảng giá, có thể dùng món phụ "phí mang về" cộng thêm, vẫn gọn hơn nhân ba thực đơn.
Cũng nên quyết định trước món nào không bán ở kênh nào: món nước dễ đổ không nhận giao, món làm lâu không nhận mang về giờ đông. Ẩn món theo kênh ngay trên máy tránh việc thu ngân nhận đơn rồi bếp từ chối. Việc vận hành đơn từ ứng dụng giao đồ ăn (nhận đơn, đối soát tiền) là chủ đề riêng; phần thực đơn chỉ cần bảo đảm tên món và giá mỗi kênh nhất quán.
Kiểm tra lại trước ngày dùng thật
Trước khi đưa thực đơn vào dùng với khách, nên chạy một danh sách kiểm tra ngắn, tốt nhất do một người không trực tiếp khai làm:
- Mọi món trên thực đơn in cho khách đều có trên máy, đúng giá, đúng cỡ.
- Không có món trùng tên, không có món tên bị cắt trên phiếu bếp.
- Mỗi món in đúng một nơi chế biến; nước đóng chai và món không cần chế biến không in thừa.
- Mười món bán chạy nhất nằm ở chỗ bấm nhanh nhất.
- Đã thử đánh dấu và bỏ đánh dấu "tạm hết" cho một món.
- Đã xuất thực đơn ra bảng tính (nếu phần mềm có) và lưu lại bản này làm bản gốc.
Ngày đầu dùng thật, để sẵn tờ giấy cạnh quầy ghi mọi chỗ thu ngân thấy vướng. Cuối ngày ngồi sửa một lượt khi quán vắng, đừng sửa thực đơn giữa giờ đông vì dễ làm sai thêm.
Câu hỏi thường gặp
Nên khai đồ uống mỗi size một món hay một món nhiều size?
Nếu phần mềm hỗ trợ biến thể, nên dùng một món nhiều size. Thực đơn gọn hơn, báo cáo xem được cả tổng của món lẫn từng cỡ. Khai mỗi size một món chỉ hợp khi phần mềm không có biến thể, hoặc khi các cỡ thật sự khác nhau về công thức và nơi chế biến.
Thực đơn có hơn trăm món thì sắp xếp trên POS thế nào cho nhanh?
Tách thành nhiều nhóm nhỏ dưới mười lăm món, thêm nhóm "Hay gọi" cho các món chiếm phần lớn đơn, và dùng ô tìm kiếm theo tên hoặc mã cho món hiếm. Trước đó nên xem lại báo cáo hoặc sổ cũ: món nào gần như không ai gọi trong ba tháng có thể tạm ẩn khỏi màn hình bấm.
Đổi giá món trên POS có làm sai báo cáo cũ không?
Với phần lớn phần mềm, không. Đơn cũ đã lưu giá tại thời điểm bán, nên doanh thu các ngày trước giữ nguyên. Điều làm sai báo cáo là xoá món rồi tạo món mới trùng tên. Khi đổi giá, nên ghi lại ngày đổi để sau này đọc báo cáo hiểu vì sao doanh thu một món thay đổi.
Có nên để nhân viên tự thêm món mới vào POS không?
Không nên để mọi người có quyền này. Quyền thêm, sửa món và giá nên giới hạn cho chủ quán hoặc một quản lý. Nhân viên có thể ghi đề xuất ra giấy hoặc nhắn cho người phụ trách. Để ai cũng sửa được thì sớm muộn thực đơn sẽ có món trùng, giá sai và rất khó truy ra ai đổi.
Quán có nhiều máy in thì cần mỗi món gán một máy in cụ thể không?
Không cần gán từng món nếu phần mềm cho gán theo nhóm. Thường tạo các nơi chế biến như bếp, quầy pha, rồi gán nhóm món vào nơi đó và gán máy in vào nơi đó. Khi thay máy in, chỉ cần gán máy mới vào nơi chế biến, không phải sửa lại từng món.
Món tặng kèm, món nội bộ cho nhân viên ăn nên khai thế nào?
Nên có cách ghi nhận riêng thay vì không bấm. Một số quán tạo món giá bằng không hoặc dùng chức năng giảm giá toàn phần có lý do "tặng" hoặc "nhân viên". Như vậy bếp vẫn nhận phiếu, báo cáo vẫn thấy lượng hàng ra, và chủ quán biết mỗi tháng tặng đi bao nhiêu.