Định lượng món (còn gọi là công thức món hay định mức nguyên liệu) là bảng ghi mỗi món bán ra dùng bao nhiêu gam, mililít hay cái của từng nguyên liệu; khi gắn bảng này vào món trên phần mềm bán hàng, mỗi lần thu ngân bấm bán, phần mềm tự trừ đúng lượng đó khỏi tồn kho. Muốn lập đúng, quán cần cân thật vài lần cho mỗi món, ghi theo đơn vị dùng trong bếp, cộng phần hao khi sơ chế, rồi tách riêng phần topping, size và tuỳ chọn để chúng trừ kho riêng.
Định lượng là nền của mọi thứ khác trong quản lý kho: tồn kho lý thuyết, cảnh báo sắp hết, giá vốn từng món, báo cáo chênh lệch sau kiểm kê. Định lượng sai thì mọi con số phía sau đều sai theo, và người ta hay đổ lỗi cho phần mềm. Bài này đi theo đúng thứ tự một quán nên làm: chọn món nào lập trước, cân thế nào, ghi thế nào, xử lý những chỗ hay vướng như món nhiều size, món có tuỳ chọn, món dùng nước dùng nấu theo nồi, và cách kiểm lại sau hai tuần chạy thật.
Định lượng làm gì trong phần mềm, và vì sao quán nào cũng cần
Phần mềm bán hàng không biết một tô bún bò dùng bao nhiêu thịt. Nó chỉ biết quán vừa bán một tô bún bò. Định lượng là cây cầu giữa hai thông tin ấy: món nào bán ra thì nguyên liệu nào giảm đi bao nhiêu. Không có cầu này, kho trên phần mềm chỉ là một cuốn sổ nhập hàng, con số tồn không bao giờ khớp với tủ đông, và quán phải tự đếm tay mới biết còn bao nhiêu.
Khi định lượng đã gắn vào món, phần mềm làm được ba việc mà sổ tay không làm nổi. Thứ nhất, nó tính tồn kho lý thuyết theo thời gian thực: đầu ngày có 10 kg thịt, bán 80 tô, mỗi tô 80 g, cuối ngày phần mềm báo còn khoảng 3,6 kg. Thứ hai, nó tính giá vốn từng món theo giá nhập nguyên liệu, nên chủ quán biết món nào lời mỏng. Thứ ba, khi kiểm kê thật, phần mềm so tồn thật với tồn lý thuyết và chỉ ra nguyên liệu nào chênh, đó là chỗ để tìm thất thoát hoặc tìm định lượng sai.
Điểm cần nhớ: định lượng trên phần mềm là định lượng chuẩn, tức lượng mà món nên dùng nếu bếp làm đúng. Thực tế bếp có lúc múc tay nặng, có lúc làm rơi, có lúc khách xin thêm. Phần chênh giữa chuẩn và thực tế không phải lỗi của định lượng; nó chính là thông tin quý mà quán cần nhìn thấy. Vì thế định lượng phải được lập cẩn thận ngay từ đầu, nếu không thì khi số chênh, quán không biết nên tin bếp hay tin máy.
Lập định lượng từng bước cho một món
Thứ tự dưới đây áp dụng cho hầu hết phần mềm bán hàng có mô-đun kho, dù giao diện mỗi loại khác nhau. Làm trên giấy hoặc bảng tính trước, nhập máy sau.
- Khai danh mục nguyên liệu trước. Mỗi nguyên liệu một dòng, có đơn vị kho (đơn vị dùng để đếm tồn và trừ kho, thường là gam, mililít, cái). Chưa có nguyên liệu trong danh mục thì không gắn được vào món.
- Chọn món bán chạy nhất để lập trước. Theo kinh nghiệm phổ biến ở quán nhỏ, khoảng một phần năm số món trên thực đơn chiếm phần lớn doanh thu. Lập đúng nhóm này trước thì kho đã sát thực tế phần lớn, các món ít bán bổ sung dần.
- Cân thật, ít nhất ba lần, ở ba ca khác nhau. Nhờ người làm món quen tay nhất làm như ngày thường, bạn đặt cân điện tử bên cạnh, cân từng thành phần trước khi cho vào tô hay ly. Lấy trung bình, ghi lại cả lần lệch nhiều nhất để biết tay bếp dao động bao nhiêu.
- Ghi theo trọng lượng nguyên liệu đúng như lúc nhập kho. Nếu kho nhập thịt nguyên miếng mà bạn cân thịt đã lọc mỡ, phải quy ngược ra lượng thịt nguyên miếng (xem mục tỷ lệ thành phẩm bên dưới).
- Nhập vào phần mềm, gắn với đúng món và đúng biến thể. Món có size nhỏ, size lớn thì mỗi size một định lượng riêng, không dùng chung.
- Bán thử hai tuần rồi kiểm kê những nguyên liệu chính. Chênh dưới vài phần trăm là chấp nhận được; chênh lớn và đều theo một chiều thì xem lại định lượng trước khi nghi người.
Một chi tiết nhỏ giúp tiết kiệm rất nhiều công: những thứ dùng rất ít và rẻ như muối, tiêu, tăm, giấy ăn thì không nên gắn vào từng món. Gộp chúng vào nhóm "vật tư tiêu hao", theo dõi bằng cách nhập và kiểm kê định kỳ là đủ. Gắn quá chi tiết làm danh sách định lượng phình ra, ai cũng ngại sửa, rồi cuối cùng không ai sửa.
Tỷ lệ thành phẩm: chỗ làm sai định lượng nhiều nhất
Phần lớn nguyên liệu tươi không vào món nguyên vẹn như lúc mua. Thịt bò phải lọc gân, tôm phải bóc vỏ bỏ đầu, rau phải nhặt lá úa, xương hầm xong thì bỏ. Tỷ lệ giữa phần dùng được và phần mua vào gọi là tỷ lệ thành phẩm (hay tỷ lệ sử dụng). Nếu định lượng ghi 80 g thịt bò đã lọc mà kho lại trừ trên số thịt nguyên miếng, tồn kho lý thuyết sẽ luôn cao hơn thực tế, và mỗi lần kiểm kê quán lại thấy "mất thịt".
Cách xử lý đúng là quy định lượng về trọng lượng gộp: lấy trọng lượng tinh chia cho tỷ lệ thành phẩm. Ví dụ giả định: quán đo ba lần thấy 1 kg thịt bò mua về lọc xong còn khoảng 0,8 kg, tức tỷ lệ 80%. Món cần 80 g thịt đã lọc thì định lượng trên phần mềm phải là 80 / 0,8 = 100 g thịt nguyên miếng. Một số phần mềm có sẵn ô "tỷ lệ hao hụt sơ chế" để tự tính; loại không có thì bạn tự nhân trước rồi nhập con số gộp.
Tỷ lệ thành phẩm thay đổi theo mối hàng, theo mùa, theo người sơ chế. Tôm mùa này to thì bóc ra được nhiều thịt hơn, rau mùa mưa úa nhiều hơn. Vì vậy nên đo lại mỗi khi đổi mối, và đo định kỳ vài tháng một lần với những nguyên liệu đắt. Kỹ thuật sơ chế để tăng tỷ lệ này là chuyện của bếp; việc của phần mềm là ghi đúng con số đang thật sự xảy ra.
Topping, size và tuỳ chọn: tách ra để trừ kho riêng
Quán trà sữa, cà phê, bún phở đều có những thứ khách chọn thêm. Nếu nhét hết vào định lượng của món chính, kho sẽ trừ cả trân châu cho ly khách không gọi trân châu. Cách tổ chức phổ biến như sau (số liệu là ví dụ giả định):
| Tình huống | Cách cài trên phần mềm | Lưu ý |
|---|---|---|
| Cùng món, nhiều size (ly M, ly L) | Mỗi size là một biến thể có định lượng riêng: trà 150 ml và 200 ml, đá, đường theo size | Đừng nhân tỷ lệ cứng; ly lớn thường nhiều đá hơn chứ không chỉ nhiều trà hơn |
| Topping trả tiền (trân châu, thạch, trứng thêm) | Topping là một món phụ có giá và định lượng riêng, gắn vào món chính khi bán | Bán topping là trừ kho topping, bất kể món chính nào |
| Tuỳ chọn không trả tiền (ít đường, không hành) | Tuỳ chọn có thể gắn định lượng âm hoặc bằng 0 | Nhiều quán bỏ qua vì chênh nhỏ; chỉ cài khi nguyên liệu đắt |
| Combo (phần ăn kèm nước) | Combo trừ kho theo các món thành phần đã có định lượng | Không lập định lượng lặp lại cho combo, tránh sửa hai nơi |
| Khách xin thêm nước dùng, thêm rau miễn phí | Không gắn vào món; để vào phần chênh khi kiểm kê | Nếu thêm thường xuyên, tăng định lượng chuẩn cho sát |
Cách tách này còn có lợi khi đọc báo cáo: quán biết topping nào bán nhiều nhất, size nào khách chuộng, combo nào kéo được món phụ. Những câu hỏi đó thuộc phần đọc báo cáo doanh thu, nhưng chỉ trả lời được khi kho được cài đúng từ đầu.
Món nấu theo nồi: nước dùng, nước cốt, cơm
Có những thứ không thể cân theo từng tô: nồi nước lèo hầm từ xương, nồi cơm, nồi chè. Cách làm thực tế là tách làm hai tầng. Tầng thứ nhất: nấu một nồi hết bao nhiêu xương, bao nhiêu gia vị, ra được bao nhiêu lít. Tầng thứ hai: mỗi tô dùng bao nhiêu mililít nước dùng. Phần mềm có tính năng bán thành phẩm (một số nơi gọi là chế biến, sản xuất nội bộ) sẽ trừ nguyên liệu thô khi bạn ghi "đã nấu một nồi", và trừ nước dùng khi bán tô.
Phần mềm không có tính năng ấy thì có cách gần đúng: tính sẵn mỗi lít nước dùng tương ứng bao nhiêu xương, bao nhiêu hành, bao nhiêu gia vị, rồi nhân theo lượng nước dùng mỗi tô và ghi thẳng vào định lượng món. Cách này kém chính xác hơn vì không theo dõi được phần nước dùng bỏ đi cuối ngày, nhưng vẫn tốt hơn nhiều so với không định lượng gì.
Với cơm, xôi, bún tươi, cách dễ nhất là ghi theo lượng sống quy đổi: một kg gạo nấu ra khoảng bao nhiêu chén theo cách đong của quán. Đo vài lần là có con số ổn định. Chuyện bán thành phẩm có cả một bài riêng trong danh mục này vì nó có nhiều chi tiết, ở đây chỉ cần biết món nấu theo nồi vẫn định lượng được, chỉ là theo hai bước.
Những lỗi thường gặp khi lập định lượng
Ước lượng bằng mắt thay vì cân. Chủ quán nghĩ "một vá thịt chắc khoảng 100 g", cân thật ra 70 g hoặc 130 g. Sai ba bốn chục phần trăm ở nguyên liệu đắt nhất là đủ làm hỏng cả báo cáo giá vốn.
Lấy công thức trên mạng hoặc công thức ở quán cũ. Mỗi quán múc một kiểu, dùng tô một cỡ. Định lượng phải đo ở chính quán, bằng chính người làm.
Đơn vị kho và đơn vị định lượng lệch nhau. Kho đếm sữa đặc theo hộp mà định lượng ghi theo mililít, không khai hệ số quy đổi, phần mềm sẽ trừ 40 hộp cho một ly cà phê. Lỗi này nghe buồn cười nhưng rất phổ biến; bài về quy đổi đơn vị trong danh mục này đi sâu hơn.
Sửa món trên thực đơn mà quên sửa định lượng. Quán đổi từ 3 con tôm lên 4 con để giữ khách, thực đơn đổi, định lượng không đổi. Ba tháng sau kho báo hụt tôm đều đặn mà không ai hiểu vì sao.
Một người lập, không ai kiểm. Nên để người lập và người làm bếp cùng đọc lại bảng định lượng một lần. Bếp thường phát hiện ngay chỗ thiếu: "món này còn rưới thêm mỡ hành nữa mà".
Gắn định lượng vào món đã ngừng bán. Món cũ còn nằm trong danh sách, nguyên liệu riêng của nó vẫn có tồn, làm danh sách cảnh báo rối. Món ngừng hẳn thì ẩn món và rà lại nguyên liệu đi kèm.
Kiểm lại định lượng sau khi chạy thật
Định lượng chỉ đúng khi được đối chiếu với thực tế. Sau hai tuần đầu, chọn năm đến mười nguyên liệu đắt nhất hoặc dùng nhiều nhất, kiểm kê thật vào cùng một giờ, rồi xem báo cáo chênh lệch giữa tồn thật và tồn lý thuyết. Nếu một nguyên liệu luôn hụt khoảng cùng một tỷ lệ qua nhiều lần kiểm, gần như chắc chắn định lượng đang thấp hơn thực tế, hoặc tỷ lệ thành phẩm đặt sai. Nếu chênh lúc nhiều lúc ít, lúc thừa lúc thiếu, vấn đề nằm ở thao tác bếp hoặc ghi nhận nhập – huỷ, không nằm ở định lượng.
Khi đã điều chỉnh, ghi lại ngày sửa và lý do. Nhiều phần mềm lưu lịch sử thay đổi công thức; loại không lưu thì một trang ghi chú đơn giản cũng đủ. Ghi chú này giúp người quản lý sau hiểu vì sao món bún bò đang ghi 100 g thịt chứ không phải 80 g. Một quy tắc đáng giữ là định lượng chỉ được sửa bởi một hoặc hai người có quyền, không để mọi tài khoản thu ngân đều sửa được; phân quyền cụ thể thuộc phần hạ tầng và bảo mật.
Về lâu dài, định lượng còn là công cụ đào tạo. Người mới vào bếp nhìn bảng định lượng là biết mỗi tô bao nhiêu thịt, bao nhiêu rau, khỏi phải hỏi. Kỹ thuật làm món cho đều tay là việc của nghề bếp; còn việc ghi chuẩn ra con số và để phần mềm theo dõi xem có giữ được chuẩn hay không thì chính là phần việc của quản lý kho trên phần mềm.
Câu hỏi thường gặp
Quán có 60 món thì có phải lập định lượng cho cả 60 món ngay không?
Không cần. Lập trước cho nhóm món bán chạy chiếm phần lớn doanh thu, thường chỉ mười đến mười lăm món. Những món còn lại để trống định lượng thì phần mềm vẫn bán được, chỉ là không trừ kho. Bổ sung dần mỗi tuần vài món, ưu tiên món dùng nguyên liệu đắt.
Có nên ghi định lượng theo vá, muỗng, chén thay vì gam không?
Được, nếu dụng cụ đong của quán cố định và đã cân xem một vá bằng bao nhiêu gam. Khi đó khai trong phần mềm một đơn vị "vá" có hệ số quy đổi ra gam. Bếp làm theo vá dễ hơn, còn phần mềm vẫn tính theo gam để trừ kho và tính giá vốn.
Định lượng món có cần trùng với lượng in trên thực đơn không?
Không bắt buộc trùng con số, nhưng không được mâu thuẫn. Thực đơn ghi phần thịt 150 g thì người ta hiểu là thịt chín hoặc thịt đã sơ chế, còn định lượng trên phần mềm có thể là trọng lượng sống, gộp cả phần hao. Quan trọng là trong quán thống nhất một cách hiểu.
Phần mềm báo hụt kho đều mỗi tuần thì nên sửa định lượng hay nhắc nhân viên?
Xem chiều và độ ổn định của số hụt. Hụt đều một tỷ lệ gần như nhau qua nhiều lần kiểm thường là định lượng thấp hoặc tỷ lệ thành phẩm sai, nên cân lại. Hụt thất thường, có ngày rất lớn, thì kiểm phiếu nhập, phiếu huỷ và thao tác bếp trước khi sửa con số.
Món theo mùa, mỗi đợt nguyên liệu khác nhau thì định lượng thế nào?
Tạo món mới cho từng đợt hoặc sửa định lượng khi đổi đợt và ghi ngày sửa. Đừng để một món dùng chung định lượng cho hai công thức khác nhau, vì giá vốn và tồn kho của hai đợt sẽ trộn vào nhau, không đọc được.
Có cần định lượng cho đồ uống pha chế đơn giản như nước suối, nước ngọt chai không?
Có, và rất dễ: mỗi chai bán ra trừ đúng một chai. Đây là nhóm nên làm đầu tiên vì không cần cân, lại là thứ dễ thất thoát vì nhân viên lấy uống hoặc bán không vào máy. Kiểm kê nhóm này thường cho thấy ngay chỗ hở.