Phần mềm tính giá vốn một món bằng cách lấy định lượng từng nguyên liệu nhân với giá mỗi đơn vị của nguyên liệu đó, rồi cộng lại; khi giá nhập thay đổi, giá mỗi đơn vị được tính lại theo một trong ba cách phổ biến là bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, hoặc lấy giá nhập gần nhất. Mỗi cách cho ra con số khác nhau trong những tuần giá biến động, nên chủ quán cần biết phần mềm mình đang dùng cách nào để đọc đúng báo cáo và quyết định đúng lúc xem lại giá bán.
Food cost tính tay trên giấy là chuyện quen thuộc với người học quản lý nhà hàng, và cách tính ấy đã có nhiều tài liệu hướng dẫn. Bài này không dạy lại phép tính tay, mà nói về phần phần mềm: con số giá vốn trên màn hình từ đâu ra, vì sao hôm nay khác hôm qua dù định lượng không đổi, ba phương pháp tính giá khác nhau thế nào qua một ví dụ, những lỗi dữ liệu làm giá vốn sai, và cách dùng báo cáo giá vốn để ra quyết định mà không phản ứng thái quá với từng đợt giá lên xuống.
Giá vốn món trên phần mềm được ghép từ đâu
Một con số giá vốn món trên phần mềm cần hai nguồn dữ liệu. Nguồn thứ nhất là định lượng: món dùng bao nhiêu gam thịt, bao nhiêu mililít sữa, bao nhiêu cái ly. Nguồn thứ hai là giá mỗi đơn vị cơ bản của từng nguyên liệu: một gam thịt giá bao nhiêu, một mililít sữa giá bao nhiêu. Giá này phần mềm suy ra từ các phiếu nhập, chia tổng tiền cho tổng số lượng quy về đơn vị cơ bản.
Vì thế giá vốn món sai khi một trong hai nguồn sai. Định lượng thiếu nguyên liệu (quên ly, quên nắp, quên nước dùng) thì giá vốn thấp hơn thật. Phiếu nhập bỏ trống giá, nhập nhầm đơn vị, hoặc không nhập hàng tặng thì giá mỗi đơn vị lệch. Trước khi đọc báo cáo giá vốn, hãy chắc rằng hai nguồn này đã được làm cẩn thận theo các bài về định lượng, quy đổi đơn vị và phiếu nhập trong danh mục này.
Cũng cần phân biệt giá vốn định mức và giá vốn thực tế. Giá vốn định mức của món là con số tính từ định lượng chuẩn, cho biết món "nên" tốn bao nhiêu. Giá vốn thực tế của cả kỳ là tồn đầu cộng nhập trừ tồn cuối sau kiểm kê, phản ánh cả hao hụt và thất thoát. Khoảng cách giữa hai con số này là thứ đáng theo dõi nhất, vì nó cho biết bếp đang giữ chuẩn đến đâu.
Ba cách tính giá nguyên liệu qua một ví dụ
Ví dụ giả định, số tròn để dễ theo dõi, không phải giá thị trường: quán có thịt bò nhập hai lần. Lần 1 nhập 10 kg, tổng 2.000 đơn vị tiền (200 mỗi kg). Đã dùng 6 kg, còn 4 kg. Lần 2 nhập 10 kg, giá tăng, tổng 2.400 (240 mỗi kg). Món dùng 100 g thịt mỗi phần.
| Phương pháp | Giá mỗi kg dùng cho phần tiếp theo | Giá vốn phần thịt của một món | Đặc điểm |
|---|---|---|---|
| Bình quân gia quyền (tính lại sau mỗi lần nhập) | (4 × 200 + 10 × 240) ÷ 14 ≈ 228,6 | ≈ 22,9 | Giá vốn thay đổi từ từ, mượt; phổ biến ở phần mềm quán ăn |
| Nhập trước xuất trước | 200 cho 4 kg đầu, sau đó 240 | 20 trong vài ngày đầu, sau đó 24 | Giá vốn bám theo lô thật, đổi theo bậc |
| Giá nhập gần nhất | 240 ngay sau lần nhập 2 | 24 | Phản ánh giá thay thế hiện tại; không phải phương pháp kế toán |
Cả ba con số đều "đúng" theo cách của nó. Bình quân cho bức tranh ổn định để đọc xu hướng. Nhập trước xuất trước bám sát dòng hàng thật. Giá gần nhất trả lời câu hỏi "nếu hôm nay phải mua lại thì món này tốn bao nhiêu", rất hữu ích khi quyết định giá bán, nhưng không dùng để lập báo cáo tài chính.
Về mặt kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho nêu các phương pháp tính giá trị hàng xuất kho như giá đích danh, bình quân gia quyền và nhập trước xuất trước. Quán là doanh nghiệp hay hộ kinh doanh áp dụng chế độ kế toán nào, chọn phương pháp nào, cần trao đổi với kế toán và kiểm quy định hiện hành; phương pháp trên phần mềm kho nên thống nhất với cách kế toán đang làm để số liệu không phải đối chiếu hai lần.
Vì sao giá vốn hôm nay khác hôm qua
Chủ quán mở báo cáo thấy giá vốn ly cà phê sữa hôm nay cao hơn tuần trước dù không ai đổi công thức. Những nguyên nhân hay gặp, theo thứ tự nên kiểm: có phiếu nhập mới giá cao hơn (bình thường, đúng là giá vốn tăng); có phiếu nhập nhập nhầm giá hoặc nhầm đơn vị (giá vọt lên bất thường, thường gấp mười, gấp nghìn); có ai sửa định lượng (xem lịch sử thay đổi nếu phần mềm lưu); có phiếu điều chỉnh tồn kho làm thay đổi giá bình quân.
Với phương pháp bình quân gia quyền, một phiếu nhập nhầm giá sẽ "nhiễm" vào giá bình quân và kéo theo mọi phần bán sau đó cho đến khi lượng hàng nhầm được dùng hết. Sửa phiếu nhập gốc thường giúp phần mềm tính lại, nhưng tuỳ loại phần mềm, các phần đã bán trước khi sửa có được tính lại hay không là khác nhau. Đây là lý do nên kiểm tổng tiền phiếu nhập ngay lúc nhập, không đợi cuối tháng.
Một trường hợp ít ai để ý: hàng tặng không nhập. Mối tặng thêm hai hộp sữa mà quán không nhập vào phần mềm, hàng vẫn được dùng, tồn kho âm, phần mềm có thể lấy giá bất thường cho phần âm ấy (tuỳ cách phần mềm xử lý tồn âm). Nhập hàng tặng với giá 0 vừa giữ tồn đúng vừa làm giá bình quân phản ánh đúng việc quán được lợi.
Dùng báo cáo giá vốn để ra quyết định
Theo dõi tỷ lệ giá vốn trên giá bán từng món. Phần mềm thường có cột này. Không có tỷ lệ chuẩn nào đúng cho mọi quán và mọi món; điều cần nhìn là tỷ lệ của từng món thay đổi thế nào theo thời gian, và món nào đang lệch xa so với các món khác trên cùng thực đơn.
Đặt ngưỡng xem lại, không phản ứng từng ngày. Giá nguyên liệu tươi lên xuống theo mùa, theo thời tiết. Đổi giá bán theo từng đợt làm khách khó chịu. Cách thực dụng là đặt một ngưỡng, ví dụ tỷ lệ giá vốn của món vượt mức quen thuộc của chính nó một khoảng nhất định trong vài tuần liền thì mới xem lại giá, định lượng hoặc mối.
Dùng giá nhập gần nhất để thử kịch bản. Khi cân nhắc tăng giá bán, xem giá vốn tính theo giá nhập gần nhất để biết món sẽ tốn bao nhiêu nếu giá giữ ở mức hiện tại. Một số phần mềm cho xem song song; nếu không, xuất định lượng và giá mới nhất ra bảng tính.
Đọc kèm khoảng cách định mức và thực tế. Giá vốn định mức tăng vì giá nhập là chuyện thị trường. Giá vốn thực tế tăng nhanh hơn định mức là chuyện trong quán: hao hụt, làm lại món, thất thoát. Hai loại cần hai cách xử lý khác nhau.
Nhìn theo nhóm nguyên liệu. Khi nhiều món cùng tăng giá vốn một lúc, thường do một nguyên liệu chung (sữa, thịt heo, bao bì). Báo cáo theo nguyên liệu giúp thấy ngay nguồn, thay vì xem từng món.
Kiểm lại giá vốn một món bằng tay trong mười phút
Thỉnh thoảng, nhất là khi vừa cài phần mềm hoặc khi con số trông lạ, nên tự kiểm giá vốn của một món chính. Cách làm:
- Mở định lượng của món trên phần mềm, chép ra danh sách nguyên liệu và lượng dùng theo đơn vị cơ bản.
- Với từng nguyên liệu, mở phiếu nhập gần nhất, lấy tổng tiền chia cho tổng số lượng đã quy về đơn vị cơ bản để ra giá mỗi gam, mỗi mililít.
- Nhân và cộng: lượng dùng nhân giá mỗi đơn vị, cộng tất cả nguyên liệu. Đây là giá vốn theo giá nhập gần nhất.
- So với con số phần mềm hiện. Nếu phần mềm dùng bình quân, hai con số sẽ hơi khác nhau khi giá vừa thay đổi; chênh nhỏ là bình thường.
- Nếu chênh rất lớn, dò từng nguyên liệu xem dòng nào làm lệch. Gần như luôn là một hệ số quy đổi hoặc một phiếu nhập nhầm giá.
Làm phép kiểm này cho ba đến năm món bán chạy nhất mỗi khi có thay đổi lớn: đổi mối, đổi quy cách hàng, đổi công thức. Nó rẻ hơn rất nhiều so với việc quyết định giá bán dựa trên một con số sai suốt nhiều tháng.
Những chi phí không nằm trong giá vốn món trên phần mềm
Giá vốn món trên phần mềm kho thường chỉ gồm nguyên liệu và vật tư đã gắn vào định lượng. Nó không gồm tiền gas, điện, nước, công nhân viên, tiền thuê mặt bằng, chiết khấu của ứng dụng giao đồ ăn, phí thanh toán. Nhìn tỷ lệ giá vốn thấp mà tưởng món lời nhiều là một nhầm lẫn phổ biến.
Một số phần mềm cho cộng thêm chi phí khác vào món, ví dụ bao bì riêng cho đơn mang đi, hoặc cho đặt giá vốn khác nhau theo kênh bán. Nếu quán bán nhiều qua ứng dụng giao đồ ăn, nên gắn bao bì vào định lượng của món mang đi để giá vốn kênh này phản ánh đúng. Còn chuyện tính toàn bộ chi phí cố định, điểm hoà vốn, lãi lỗ cả quán là phần việc của báo cáo tài chính, không phải của kho.
Ngược lại, có những thứ nên nằm trong giá vốn mà quán hay để ngoài: gia vị nêm, dầu chiên, nước dùng, rau ăn kèm miễn phí, đá. Từng thứ thì nhỏ, cộng lại có khi đáng kể với món giá thấp. Không cần gắn hết, nhưng nên ước một khoản cố định mỗi phần cho nhóm này nếu muốn tỷ lệ giá vốn sát hơn.
Điểm cuối cùng: giá vốn trên phần mềm chỉ chính xác bằng dữ liệu đưa vào. Một quán nhập phiếu đủ giá, định lượng sát, kiểm kê đều thì có thể tin con số giá vốn ở mức đủ để quyết định giá bán. Một quán nhập phiếu thiếu giá, định lượng ước chừng thì con số giá vốn đẹp đến đâu cũng chỉ là con số. Phần mềm không làm thay việc ghi chép; nó chỉ làm phép tính nhanh và không quên.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm của quán dùng phương pháp nào thì xem ở đâu?
Thường nằm trong phần cài đặt kho hoặc tài liệu hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm. Nếu không thấy, hỏi bộ phận hỗ trợ và yêu cầu ví dụ cụ thể. Biết phương pháp giúp hiểu vì sao giá vốn thay đổi sau mỗi phiếu nhập.
Có nên đổi phương pháp tính giá giữa chừng không?
Không nên, trừ khi có lý do rõ ràng và đã trao đổi với kế toán. Đổi phương pháp làm số liệu các kỳ không so sánh được với nhau. Nếu cần, đổi vào đầu một kỳ, ghi chú rõ ngày đổi, và lưu báo cáo của kỳ trước để đối chiếu.
Giá vốn món trên phần mềm thấp hơn hẳn so với tính tay thì nên tin cái nào?
Dò xem định lượng trên phần mềm có thiếu nguyên liệu nào so với cách tính tay không, thường là bao bì, gia vị, nước dùng hoặc phần hao sơ chế. Nếu định lượng đủ, kiểm giá trên các phiếu nhập gần nhất. Khi hai bên khớp nguồn thì con số sẽ gần nhau.
Giá nguyên liệu lên xuống liên tục thì bao lâu nên xem lại giá bán?
Không có chu kỳ chung. Nhiều quán xem báo cáo giá vốn mỗi tuần nhưng chỉ đổi giá bán vài lần một năm, khi tỷ lệ giá vốn của món chính vượt ngưỡng quen thuộc trong nhiều tuần. Đổi định lượng hoặc mối hàng đôi khi hợp lý hơn đổi giá bán.
Giá vốn có tính tiền bao bì mang đi không?
Chỉ khi bao bì được khai là nguyên liệu và gắn vào định lượng của món mang đi. Nếu quán không gắn, giá vốn món mang đi trên phần mềm sẽ thấp hơn thực tế. Với quán bán nhiều qua ứng dụng giao hàng, nên gắn để đọc đúng biên lợi nhuận từng kênh.
Hộ kinh doanh có cần tính giá vốn theo chuẩn mực kế toán không?
Yêu cầu về sổ sách và chứng từ của hộ kinh doanh phụ thuộc phương pháp tính thuế đang áp dụng và quy định hiện hành, có thay đổi theo thời gian. Quán nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý. Dù yêu cầu sổ sách thế nào, giá vốn trên phần mềm vẫn có ích cho việc quản lý.