Xuất báo cáo POS ra bảng tính là tải dữ liệu bán hàng chi tiết (thường là danh sách hoá đơn và danh sách dòng món) về dạng tệp bảng tính, rồi tự tổng hợp theo câu hỏi riêng của quán. Việc này đáng làm khi báo cáo có sẵn trên phần mềm không trả lời được điều chủ quán muốn biết, khi cần ghép số bán với số liệu khác như chi phí, thời tiết, lịch khuyến mãi, hoặc khi muốn giữ một bản lịch sử độc lập phòng lúc đổi phần mềm. Với quán nhỏ, một sổ theo dõi tuần gồm vài trang tính là đủ dùng nhiều năm.
Bài này đi theo thứ tự thực tế: chọn loại dữ liệu nào để xuất, những lỗi thường gặp khi mở tệp, làm sạch dữ liệu, dựng bảng tổng hợp, và cuối cùng là khung một sổ theo dõi tuần. Không cần biết lập trình; chỉ cần dùng được bảng tính ở mức lọc, sắp xếp và tạo bảng tổng hợp. Các tên cột nêu dưới đây là ví dụ, mỗi phần mềm đặt tên một kiểu.
Khi nào cần xuất, khi nào xem trên máy là đủ
Phần lớn câu hỏi hằng ngày như hôm nay bán bao nhiêu, món nào chạy, tiền mặt bao nhiêu, chuyển khoản bao nhiêu đều có sẵn trên báo cáo của phần mềm. Xuất ra bảng tính cho những việc này chỉ tốn thêm thời gian. Bảng tính phát huy tác dụng ở ba loại việc.
Thứ nhất là câu hỏi chéo mà phần mềm không có báo cáo tương ứng: món nào bán chạy ở kênh mang về nhưng ế ở tại quán, khung giờ nào giảm giá nhiều nhất, khách gọi trà sữa thường gọi kèm món gì. Phần mềm thường có báo cáo theo một chiều, ít khi cho cắt hai ba chiều cùng lúc.
Thứ hai là ghép dữ liệu. Doanh thu nằm trong POS, nhưng tiền thuê mặt bằng, tiền điện, lương, tiền nhập hàng ghi ở chỗ khác; lịch mưa nắng, lịch khuyến mãi, ngày quán gần đó có sự kiện thì không phần mềm bán hàng nào biết. Muốn đặt chúng cạnh nhau, phải đưa về một chỗ.
Thứ ba là lưu lịch sử. Khi quán đổi phần mềm, dữ liệu cũ có thể không chuyển được sang phần mềm mới, hoặc chuyển được nhưng định nghĩa các con số đã khác. Một bản tổng hợp theo ngày, theo món, theo kênh do quán tự giữ là thứ duy nhất chắc chắn còn nguyên sau mọi lần thay đổi.
Các loại dữ liệu thường xuất được và dùng vào việc gì
Mỗi phần mềm bán hàng gọi tên khác nhau, nhưng dữ liệu xuất ra thường thuộc một trong bốn loại dưới đây. Nên ưu tiên dữ liệu chi tiết nhất mà phần mềm cho phép, vì từ chi tiết luôn cộng lên tổng được, còn từ tổng thì không tách ngược ra chi tiết.
| Loại dữ liệu | Mỗi dòng là | Cột thường có | Dùng để |
|---|---|---|---|
| Danh sách hoá đơn | Một hoá đơn | Mã hoá đơn, giờ mở, giờ thanh toán, bàn, kênh, tổng tiền, giảm giá, phương thức thanh toán, người thu | Đếm đơn, giá trị đơn, doanh thu theo giờ, theo kênh, theo phương thức |
| Chi tiết dòng món | Một món trong một hoá đơn | Mã hoá đơn, tên món, nhóm món, số lượng, đơn giá, giảm giá dòng, topping | Món bán chạy, món đi kèm, doanh thu theo nhóm món |
| Nhật ký huỷ và giảm giá | Một thao tác | Giờ, người, món, lý do, trước hay sau khi gửi bếp | Kiểm soát thất thoát, đọc lý do huỷ theo tháng |
| Báo cáo tổng hợp ngày | Một ngày | Doanh thu, số đơn, tiền mặt, chuyển khoản, thẻ | Lưu lịch sử gọn, đối chiếu với sổ quỹ |
Chi tiết dòng món là loại có giá trị nhất nhưng cũng nặng nhất: một quán cà phê bán vài trăm ly mỗi ngày sẽ có hàng nghìn dòng mỗi tuần. Bảng tính thông dụng xử lý được vài trăm nghìn dòng mà không quá chậm, đủ cho quán nhỏ lưu vài năm, nhưng nên tách mỗi năm một tệp cho nhẹ.
Xuất tệp và mở cho đúng: những lỗi gặp ngay lần đầu
Lần đầu xuất dữ liệu, gần như quán nào cũng vấp vài lỗi giống nhau. Kiểm từng điểm dưới đây trước khi tin vào bất kỳ con số nào trong tệp.
- Chọn đúng khoảng ngày và giờ chốt ngày. Quán mở tới quá nửa đêm cần biết phần mềm tính đơn lúc một giờ sáng vào ngày hôm trước hay hôm sau. Nếu phần mềm có cài đặt giờ chốt ngày kinh doanh, dữ liệu xuất ra nên theo đúng giờ đó.
- Lỗi phông chữ tiếng Việt. Tệp dạng văn bản phân tách bằng dấu phẩy, khi mở trực tiếp, đôi khi hiện tên món thành ký tự lạ. Cách xử lý là dùng chức năng nhập dữ liệu của bảng tính và chọn bảng mã UTF-8, thay vì nhấp đúp mở tệp. Nếu phần mềm cho chọn xuất ra định dạng bảng tính thay vì tệp văn bản, chọn định dạng đó.
- Số bị hiểu thành chữ, hoặc ngày bị đảo. Số tiền có dấu chấm phân cách hàng nghìn kiểu Việt Nam có thể bị bảng tính cài đặt kiểu nước ngoài hiểu là số thập phân hoặc là chữ. Ngày ghi theo kiểu ngày trước tháng sau có thể bị hiểu ngược. Kiểm bằng cách cộng thử một cột tiền và so với tổng trên báo cáo của phần mềm; kiểm vài ngày đầu tháng xem có bị đảo thành tháng khác không.
- Dòng tổng ẩn trong dữ liệu. Một số phần mềm chèn dòng cộng tổng ở cuối hoặc giữa các nhóm. Nếu không xoá, mọi phép cộng sau đó sẽ bị gấp đôi.
- Đơn huỷ còn nằm trong danh sách. Xem tệp có cột trạng thái không. Đơn đã huỷ, đơn nháp, đơn chưa thanh toán phải được lọc ra trước khi tính doanh thu.
- Đối chiếu tổng. Sau khi làm sạch, tổng doanh thu trong bảng tính của một ngày bất kỳ phải khớp với báo cáo ngày trên phần mềm. Chưa khớp thì chưa dùng.
Làm sạch dữ liệu: những việc cần làm một lần cho mãi mãi
Dữ liệu bán hàng hiếm khi sạch. Tên món thay đổi theo thời gian: "Cà phê sữa đá" năm ngoái, "Cafe sữa đá (L)" năm nay, cộng thêm vài lần đổi tên vì khuyến mãi. Nếu không gộp, báo cáo món trong bảng tính sẽ chia một món thành ba bốn dòng. Cách bền nhất là lập một trang tính bảng tra tên món: cột trái là mọi tên từng xuất hiện trong dữ liệu, cột phải là tên chuẩn và nhóm món chuẩn. Mỗi lần nhập dữ liệu mới, dùng hàm tra cứu để thêm cột tên chuẩn. Khi xuất hiện tên mới chưa có trong bảng tra, hàm sẽ báo trống, và chỉ cần thêm một dòng.
Làm tương tự với kênh bán và phương thức thanh toán. Mỗi phần mềm, mỗi lần nâng cấp, có thể đổi cách ghi: "Mang đi", "Take away", "Mang về". Một bảng tra nhỏ đưa tất cả về một vài giá trị chuẩn mà quán dùng xuyên suốt.
Thêm vài cột tính sẵn giúp mọi bảng tổng hợp về sau dễ hơn nhiều: cột thứ trong tuần, cột tuần số mấy trong năm, cột khung giờ (ví dụ sáng, trưa, chiều, tối theo cách chia của quán), cột đánh dấu ngày lễ hoặc ngày đặc biệt. Những cột này tính bằng công thức từ cột ngày giờ, không cần gõ tay.
Cuối cùng, đừng bao giờ sửa trực tiếp trên dữ liệu gốc. Giữ một trang tính chứa dữ liệu đúng như phần mềm xuất ra, mọi cột thêm và mọi chỉnh sửa làm ở trang khác hoặc cột khác. Khi có gì sai, luôn còn bản gốc để làm lại.
Dựng bảng tổng hợp: năm bảng quán nhỏ hay dùng nhất
Bảng tổng hợp (pivot table) là chức năng có trong mọi phần mềm bảng tính phổ biến, cho phép kéo thả cột để cộng dữ liệu theo nhiều chiều mà không cần viết công thức. Năm bảng dưới đây trả lời phần lớn câu hỏi mà báo cáo có sẵn của phần mềm không cắt được.
- Doanh thu theo tuần và kênh: hàng là tuần, cột là kênh, giá trị là doanh thu thuần. Nhìn một lượt thấy kênh nào đang lớn lên, kênh nào co lại.
- Món theo kênh: hàng là món chuẩn, cột là kênh, giá trị là số lượng. Thấy món nào hợp mang về mà ít người gọi tại chỗ, để quyết định cách trình bày thực đơn từng kênh.
- Khung giờ theo thứ: hàng là khung giờ, cột là thứ trong tuần, giá trị là trung bình doanh thu. Bảng này giống báo cáo theo giờ trên máy nhưng tính trung bình nhiều tuần, đỡ bị một ngày bất thường đánh lừa.
- Giảm giá theo lý do và người: từ nhật ký giảm giá, hàng là lý do, cột là người thực hiện, giá trị là tổng tiền giảm. Dùng cùng cách đọc ở bài phát hiện thất thoát.
- Món đi kèm: lọc các hoá đơn có một món nhất định, rồi đếm các món khác xuất hiện trong cùng hoá đơn. Kết quả gợi ý combo hoặc gợi ý bán thêm có căn cứ, thay vì đoán.
Bảng tổng hợp chỉ cần dựng một lần. Mỗi tuần dán thêm dữ liệu mới vào trang dữ liệu, bấm làm mới, mọi bảng tự cập nhật. Nếu dữ liệu được đặt dưới dạng bảng có tên (chức năng định dạng thành bảng), vùng dữ liệu tự giãn ra khi thêm dòng, không phải chỉnh lại phạm vi.
Khung một sổ theo dõi tuần
Sổ theo dõi tuần là một trang tính mỗi dòng một tuần, ghi những con số quán thật sự nhìn mỗi tuần. Dưới đây là một khung gợi ý; quán có thể bớt cột không dùng tới. Số trong cột ví dụ là ví dụ giả định để thấy cách ghi.
| Cột | Lấy từ đâu | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Tuần số, từ ngày – đến ngày | Tự ghi | Tuần 18, 27/4 – 3/5 |
| Số ngày mở cửa | Tự ghi | 7 |
| Doanh thu thuần | Bảng tổng hợp theo tuần | 42 triệu |
| Số đơn và giá trị đơn trung bình | Danh sách hoá đơn | 1.050 đơn, 40 nghìn |
| Tỷ trọng từng kênh | Bảng tuần theo kênh | Tại quán 55%, mang về 25%, ứng dụng 20% |
| Tổng giảm giá ngoài chương trình | Nhật ký giảm giá | 0,6 triệu |
| Số món huỷ sau gửi bếp | Nhật ký huỷ | 12 |
| Tiền nhập hàng trong tuần | Sổ nhập hàng hoặc phần mềm kho | 15 triệu |
| Ghi chú sự kiện | Tự ghi | Nghỉ lễ, mưa hai tối, chạy món mới |
Cột ghi chú tưởng phụ nhưng thường là cột quý nhất sau một năm: khi nhìn lại một tuần doanh thu tụt, dòng "mưa ba tối liền, đường trước quán đào" giải thích được điều mà không bảng tổng hợp nào giải thích được. Cột tiền nhập hàng đặt cạnh doanh thu chỉ cho thấy xu hướng thô; tính giá vốn chính xác thuộc phần quản lý kho nguyên liệu.
Giữ sổ sống được lâu: nhịp, quyền và sao lưu
Sổ theo dõi chỉ có ích khi được cập nhật đều. Chọn một thời điểm cố định, ví dụ sáng thứ Hai trước giờ mở cửa, xuất dữ liệu tuần trước, dán vào, làm mới, điền một dòng sổ tuần. Khi đã quen, việc này mất khoảng mười lăm đến hai mươi phút. Nếu bỏ ba bốn tuần, việc bù lại nặng đến mức nhiều người bỏ hẳn.
Tệp chứa dữ liệu bán hàng là thông tin kinh doanh nhạy cảm, và nếu có cột tên hoặc số điện thoại khách thì còn là dữ liệu cá nhân. Khi xuất, chỉ lấy cột cần cho phân tích; bỏ cột thông tin khách nếu không dùng. Lưu tệp ở nơi có mật khẩu, không gửi qua nhóm chat chung của quán, và chỉ chia sẻ cho người cần xem.
Sao lưu theo nguyên tắc có ít nhất hai bản ở hai nơi khác nhau, ví dụ một bản trên máy tính của quán và một bản trên dịch vụ lưu trữ đám mây có bật xác thực hai bước. Cách bảo mật tài khoản, phân quyền và sao lưu dữ liệu nói chung được viết kỹ hơn ở danh mục thiết bị, mạng và lộ trình chuyển đổi số.
Đến lúc quán có hai ba điểm bán, hoặc muốn xem số mỗi ngày thay vì mỗi tuần, có thể cân nhắc nối dữ liệu tự động từ phần mềm sang bảng tính hoặc công cụ báo cáo, nếu phần mềm có cổng kết nối dữ liệu. Việc này nên làm sau khi quán đã dùng sổ tay một thời gian và biết chính xác mình cần con số nào; tự động hoá một báo cáo chưa ai đọc chỉ tạo thêm một thứ phải bảo trì.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm bán hàng không cho xuất dữ liệu chi tiết thì làm sao?
Một số gói dịch vụ chỉ cho xem trên màn hình hoặc chỉ cho xuất báo cáo tổng. Khi đó có thể lưu báo cáo tổng mỗi ngày vào sổ, và hỏi nhà cung cấp về khả năng xuất dữ liệu chi tiết. Khi chọn phần mềm mới, khả năng xuất toàn bộ dữ liệu bán hàng ra tệp là một tiêu chí đáng hỏi trước khi ký.
Dùng bảng tính trên điện thoại có đủ không?
Điện thoại đủ để xem sổ tuần và nhập vài con số, nhưng làm sạch dữ liệu, dựng bảng tổng hợp thì nên dùng máy tính vì màn hình rộng và thao tác chính xác hơn. Nhiều chủ quán dựng trên máy tính một lần, rồi chỉ mở bản đám mây trên điện thoại để xem.
Tổng trong bảng tính không khớp với báo cáo phần mềm, sai ở đâu?
Thường do bốn nguyên nhân: đơn huỷ hoặc đơn nháp chưa lọc, dòng tổng bị lẫn vào dữ liệu, số tiền bị hiểu thành chữ nên không được cộng, hoặc giờ chốt ngày khác nhau. Kiểm lần lượt từng nguyên nhân trên một ngày cụ thể, tìm hoá đơn chênh, rồi sửa cách lọc cho mọi ngày.
Có nên thuê người làm báo cáo tự động ngay từ đầu không?
Với quán một điểm bán, thường chưa cần. Tự làm sổ tay vài tháng giúp chủ quán biết con số nào thật sự dùng tới, khi đó việc đặt làm báo cáo tự động mới đúng nhu cầu và ít tốn công sửa đi sửa lại.
Lưu dữ liệu bán hàng bao lâu là đủ?
Với mục đích phân tích, giữ ít nhất hai năm để so cùng kỳ. Với mục đích kế toán, thuế, thời hạn lưu trữ chứng từ do quy định pháp luật về kế toán và thuế đặt ra; quán nên hỏi người làm kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý về thời hạn áp dụng cho mình.
Dữ liệu có thông tin khách hàng thì xuất ra có sao không?
Nếu không cần cho phân tích, nên bỏ các cột tên, số điện thoại khi xuất. Nếu cần, chỉ dùng đúng mục đích khách đã đồng ý, lưu ở nơi có bảo vệ, giới hạn người xem, và xoá khi hết nhu cầu, theo nguyên lý của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định hiện hành.