Cảnh báo tồn kho tối thiểu là con số đặt cho từng nguyên liệu trên phần mềm: khi tồn lý thuyết rơi xuống dưới mức này, phần mềm báo để quán đặt hàng. Cách tính phổ biến là lượng dùng trung bình mỗi ngày nhân với số ngày từ lúc đặt đến lúc hàng về, cộng thêm một phần dự phòng cho ngày bán đột biến hoặc mối giao trễ. Đặt kèm một mức tồn tối đa để biết mỗi lần đặt nên mua bao nhiêu mà không nhập dư.
Hết nguyên liệu giữa ca là thứ khách nhớ lâu: gọi món đang có trên thực đơn mà quán báo hết. Còn nhập dư thì quán tự chịu: tiền nằm trong kho, hàng hết hạn, tủ đông chật. Cảnh báo tồn tối thiểu đặt đúng giúp tránh cả hai, nhưng chỉ khi tồn lý thuyết trên phần mềm đã đáng tin, tức định lượng, phiếu nhập và phiếu huỷ đã được làm cẩn thận. Bài này đi qua cách tính, cách chọn nguyên liệu nào cần cảnh báo, cách điều chỉnh theo mùa và những lỗi làm cảnh báo thành tiếng ồn mà không ai để ý.
Cảnh báo chỉ tốt bằng tồn lý thuyết
Trước khi đặt mức tối thiểu, cần chấp nhận một điều: cảnh báo dựa trên tồn lý thuyết, không phải tồn thật. Nếu định lượng thấp hơn thực tế hai mươi phần trăm, phần mềm sẽ báo muộn, quán hết hàng trước khi có cảnh báo. Nếu phiếu nhập hay bị sót, tồn lý thuyết âm, cảnh báo réo liên tục và mọi người tập thói quen bỏ qua.
Vì vậy thứ tự hợp lý là: lập định lượng, nhập phiếu đều, ghi huỷ đều, kiểm kê vài lần cho chênh lệch nhỏ lại, rồi mới bật cảnh báo. Quán mới dùng phần mềm tuần đầu đã bật cảnh báo cho cả trăm nguyên liệu thường thấy cảnh báo vô nghĩa. Bắt đầu với mười nguyên liệu quan trọng nhất, làm cho chúng đúng, rồi mới mở rộng.
Thêm một điểm ít được nói tới: cảnh báo trên phần mềm thường chỉ nhìn tồn kho, không nhìn lịch. Nếu ngày mai mối nghỉ, hoặc quán nhận một đơn tiệc lớn vào cuối tuần, phần mềm không biết. Người đặt hàng vẫn phải đọc cảnh báo cùng với lịch của quán; phần mềm lo phần đếm, người lo phần biết trước.
Một cách kiểm nhanh độ tin cậy: trong hai tuần, mỗi khi phần mềm cảnh báo một nguyên liệu, ra kệ nhìn thật. Nếu phần lớn lần nhìn thấy đúng là sắp hết, cảnh báo đã dùng được. Nếu thấy còn nhiều, hoặc đã hết từ trước, quay lại dò định lượng và phiếu nhập của nguyên liệu đó trước khi chỉnh mức.
Công thức tính mức đặt hàng lại
Mức tối thiểu (trong nhiều tài liệu quản lý kho gọi là điểm đặt hàng lại) có hai phần. Phần thứ nhất là lượng dùng trong thời gian chờ hàng: lượng dùng trung bình mỗi ngày nhân với số ngày từ lúc đặt đến lúc hàng về và sẵn sàng dùng. Phần thứ hai là tồn an toàn: một lượng dự phòng để không hết hàng khi bán nhiều hơn trung bình hoặc mối giao trễ.
Ví dụ giả định với cà phê hạt ở một quán: báo cáo xuất kho bốn tuần gần nhất cho thấy trung bình dùng khoảng 1,5 kg mỗi ngày, ngày nhiều nhất khoảng 2,2 kg. Mối rang giao sau hai ngày kể từ lúc đặt. Lượng dùng trong thời gian chờ là 1,5 × 2 = 3 kg. Tồn an toàn có thể lấy theo cách đơn giản: phần chênh giữa ngày cao điểm và ngày trung bình nhân với số ngày chờ, tức (2,2 − 1,5) × 2 = 1,4 kg. Mức tối thiểu khoảng 4,4 kg; làm tròn lên 4,5 kg cho dễ nhớ.
Cách tính tồn an toàn ở trên là cách thực dụng cho quán nhỏ. Sách quản trị vận hành có những công thức dùng độ lệch chuẩn của nhu cầu và của thời gian giao, phù hợp khi có nhiều dữ liệu và nhiều mặt hàng; với quán vài chục nguyên liệu, cách "cao điểm trừ trung bình" thường đủ, miễn là được xem lại định kỳ. Nếu mối hay giao trễ một ngày, cộng thêm một ngày dùng trung bình vào tồn an toàn.
Tồn tối thiểu, tồn tối đa và lượng mỗi lần đặt
Ba con số đi cùng nhau. Bảng dưới tiếp tục ví dụ giả định cà phê hạt, đặt hàng hai lần mỗi tuần:
| Con số | Cách tính | Ví dụ giả định | Dùng để |
|---|---|---|---|
| Lượng dùng trung bình/ngày | Tổng xuất kho 4 tuần ÷ số ngày bán | 1,5 kg | Gốc của mọi phép tính |
| Tồn tối thiểu (điểm đặt lại) | Dùng/ngày × ngày chờ + tồn an toàn | 4,5 kg | Phần mềm cảnh báo khi tồn dưới mức này |
| Chu kỳ đặt hàng | Số ngày giữa hai lần đặt | 3–4 ngày | Theo lịch giao của mối |
| Tồn tối đa | Tồn tối thiểu + dùng/ngày × chu kỳ đặt | 4,5 + 1,5 × 4 = 10,5 kg | Không để tồn vượt mức này |
| Lượng nên đặt | Tồn tối đa − tồn hiện tại | Còn 4 kg ⇒ đặt khoảng 6,5 kg | Một số phần mềm tự gợi ý |
Tồn tối đa còn bị giới hạn bởi hai thứ ngoài công thức: hạn dùng (cà phê rang nên dùng trong thời gian nhà rang khuyến nghị để giữ hương, sữa tươi theo hạn trên bao bì) và chỗ chứa (tủ đông chỉ chứa được ngần ấy). Nếu công thức ra tồn tối đa vượt hạn dùng hay chỗ chứa, phải đặt thường xuyên hơn với lượng nhỏ hơn.
Nguyên liệu nào cần cảnh báo, nguyên liệu nào không
Không phải nguyên liệu nào cũng đáng cài cảnh báo. Gợi ý cách chia:
- Nên cài: nguyên liệu chính của món bán chạy (thịt, cà phê, trà, sữa, bánh phở), nguyên liệu mối giao chậm hoặc phải đặt trước vài ngày, nguyên liệu không có chỗ mua thay gần quán.
- Nên cài nhưng mức thấp: bao bì mang đi (ly, nắp, túi, hộp), vì hết bao bì là ngừng bán mang về và giao hàng.
- Không cần cài: hàng mua mỗi sáng ở chợ và dùng hết trong ngày (rau thơm, chanh), vì quán đặt theo thói quen hằng ngày chứ không theo tồn.
- Không cần cài: hàng rất ít dùng, mua một lần dùng nhiều tháng; kiểm khi kiểm kê là đủ.
- Cân nhắc: topping theo mùa, nguyên liệu món mới. Chưa có đủ dữ liệu dùng trung bình thì đặt mức thủ công, xem lại sau một hai tuần.
Ít cảnh báo mà cảnh báo nào cũng đáng làm thì người ta làm theo. Nhiều cảnh báo mà một nửa vô nghĩa thì người ta tắt thông báo. Quy tắc thực tế: danh sách cảnh báo mỗi ngày nên đọc được trong vài giây.
Điều chỉnh theo mùa, theo ngày và theo sự kiện
Mức tối thiểu không phải con số đặt một lần. Lượng dùng thay đổi theo mùa: quán nước bán đá nhiều hơn mùa nóng, quán lẩu bán nhiều hơn mùa mưa lạnh. Xem lại mức của các nguyên liệu chính mỗi tháng, dùng dữ liệu bốn tuần gần nhất.
Ngày trong tuần khác nhau. Quán văn phòng đông ngày thường, vắng cuối tuần; quán khu dân cư thì ngược lại. Nếu phần mềm không cho đặt mức theo ngày, chọn mức theo ngày đông và chấp nhận tồn hơi cao vào ngày vắng, hoặc đặt ít hơn trước những ngày vắng.
Dịp lễ, Tết và sự kiện. Trước Tết, nhiều mối nghỉ sớm và giao chậm; số ngày chờ tăng lên, mức tối thiểu phải tăng theo. Có trận bóng, có lễ hội gần quán, có đơn đặt tiệc lớn, nâng mức tạm thời rồi hạ lại sau.
Khuyến mãi và món mới. Chương trình giảm giá một món làm lượng dùng nguyên liệu của món đó tăng vọt. Tính trước và nâng mức ngay khi bật khuyến mãi, đừng chờ cảnh báo.
Những lỗi biến cảnh báo thành tiếng ồn
Đặt cùng một mức cho mọi nguyên liệu. Có phần mềm cho đặt nhanh "cảnh báo khi còn dưới 10" cho cả danh mục. Mười gam cà phê và mười cái ly không cùng nghĩa. Mỗi nguyên liệu phải có mức riêng theo đơn vị cơ bản của nó.
Quên đổi mức khi đổi đơn vị hoặc quy cách. Nguyên liệu chuyển từ đếm hộp sang đếm mililít mà mức tối thiểu vẫn là 5, phần mềm sẽ chỉ báo khi còn năm mililít, tức là đã hết từ lâu.
Để tồn âm kéo dài. Nguyên liệu tồn âm luôn nằm trong danh sách cảnh báo, ngày nào cũng hiện, lâu dần mắt người đọc lướt qua cả những dòng thật sự cần. Tồn âm phải được dò và sửa trong vài ngày, không để thành nền.
Cảnh báo cho nguyên liệu đã ngừng dùng. Món cũ đã bỏ, nguyên liệu riêng của nó vẫn còn mức tối thiểu và vẫn báo sắp hết. Khi ngừng món, rà và tắt cảnh báo của các nguyên liệu chỉ dùng cho món đó.
Gửi cảnh báo cho quá nhiều người. Ai cũng nhận nên ai cũng nghĩ người khác sẽ đặt. Một nguyên liệu, một người chịu trách nhiệm đặt; người khác chỉ xem khi cần.
Từ cảnh báo đến đơn đặt hàng
Cảnh báo chỉ có giá trị khi có người hành động. Thống nhất ai đọc cảnh báo, vào lúc nào: ví dụ người đóng ca tối mở danh sách cảnh báo trước khi về, đặt hàng cho mối giao sáng mai. Nếu phần mềm gửi thông báo qua ứng dụng nhắn tin hoặc thông báo trên điện thoại, chỉ gửi cho người có trách nhiệm đặt hàng, không gửi cả quán.
Một số phần mềm có tính năng gợi ý đơn đặt hàng: liệt kê các nguyên liệu dưới mức tối thiểu, tự điền lượng nên đặt theo tồn tối đa, nhóm theo mối. Người đặt chỉ cần xem lại và gửi. Tính năng này hữu ích nhưng không thay được con mắt người đặt: hôm qua bán đột biến vì có đoàn khách, gợi ý của máy sẽ đặt nhiều; người đặt biết đoàn khách không quay lại thì giảm xuống.
Với quán có nhiều mối, nên gom các nguyên liệu cảnh báo theo từng mối và theo lịch giao của mối đó. Mối thịt giao mỗi sáng thì đọc cảnh báo thịt mỗi tối; mối đồ khô giao hai lần một tuần thì chỉ cần đọc cảnh báo đồ khô trước ngày đặt. Cách gom này giúp mỗi lần đọc chỉ vài dòng.
Cuối cùng, ghi nhận những lần hết hàng dù đã có cảnh báo hoặc không có cảnh báo. Mỗi lần như vậy là một dữ liệu để chỉnh: mức thấp quá, mối giao trễ, hay định lượng sai. Sau vài tháng, danh sách cảnh báo của quán sẽ khớp với nhịp bán thật, và việc đặt hàng chuyển từ trí nhớ của một người sang một quy trình ai làm cũng được.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm của quán không có tính năng cảnh báo tồn thì làm thế nào?
Xuất báo cáo tồn kho ra bảng tính mỗi ngày, thêm một cột mức tối thiểu tự đặt và tô màu những dòng dưới mức. Thủ công hơn nhưng vẫn theo cùng nguyên lý. Nếu việc này tốn quá nhiều thời gian, đó là lý do chính đáng để cân nhắc phần mềm khác.
Có nên đặt mức tối thiểu thật cao cho chắc không bao giờ hết hàng không?
Không nên. Mức quá cao làm tồn kho luôn lớn, tiền nằm im, hàng tươi dễ hết hạn và cảnh báo réo liên tục khiến người ta bỏ qua. Mục tiêu là hiếm khi hết hàng với tồn kho vừa phải, không phải không bao giờ hết bằng mọi giá.
Mối giao hàng không đều, có hôm một ngày, có hôm ba ngày thì tính thế nào?
Lấy số ngày chờ thường gặp làm phần chính, phần chênh giữa lần giao chậm nhất và thường gặp đưa vào tồn an toàn. Nếu mối giao trễ thường xuyên, đó là vấn đề của mối, nên cân nhắc có mối dự phòng cho nguyên liệu quan trọng.
Nguyên liệu dùng chung cho nhiều món thì lượng dùng trung bình lấy ở đâu?
Lấy từ báo cáo xuất kho hoặc báo cáo sử dụng nguyên liệu của phần mềm, vốn đã cộng lượng dùng của mọi món qua định lượng. Đây chính là lợi ích của việc lập định lượng: không cần tự cộng tay từ từng món.
Mới mở quán chưa có dữ liệu bán thì đặt mức tối thiểu thế nào?
Ước theo số khách dự kiến nhân định lượng, đặt mức thủ công cho vài nguyên liệu chính, rồi sau hai đến bốn tuần thay bằng con số tính từ dữ liệu thật. Giai đoạn đầu nên kiểm kê thường xuyên hơn để bù cho dữ liệu còn mỏng.
Bao bì mang đi có cần tính như nguyên liệu không?
Nên tính. Ly, nắp, ống hút, hộp, túi có thể gắn vào định lượng của món mang về hoặc món bán qua ứng dụng giao hàng, để phần mềm trừ kho và cảnh báo khi sắp hết. Hết bao bì giữa giờ cao điểm làm gián đoạn cả kênh mang đi.