So sánh doanh thu cùng kỳ là đặt doanh thu của một khoảng thời gian cạnh khoảng tương ứng trước đó có cùng điều kiện: thứ Sáu này với thứ Sáu tuần trước, tuần này với cùng tuần tháng trước, tháng này với cùng tháng năm ngoái. Cách so này loại bớt những dao động do thứ trong tuần và mùa vụ, để thấy phần thay đổi thật của quán. So doanh thu hôm nay với hôm qua, hay tháng này với tháng trước mà không điều chỉnh, thường dẫn đến kết luận sai.
Ở quán ăn Việt Nam, so cùng kỳ có thêm vài cái bẫy riêng: Tết Nguyên đán rơi vào những ngày dương lịch khác nhau mỗi năm, số ngày cuối tuần trong tháng không đều, các kỳ nghỉ lễ dài ngắn khác nhau. Bài này đi qua các kiểu so, cách điều chỉnh từng bẫy, và cách đọc phần trăm tăng giảm để ra quyết định mà không phản ứng thái quá.
Vì sao so với hôm qua hay tháng trước dễ sai
Doanh thu quán ăn dao động mạnh theo thứ trong tuần. Quán cơm văn phòng bán gấp mấy lần vào ngày thường so với Chủ nhật; quán cà phê khu dân cư lại đông nhất cuối tuần. So thứ Hai với Chủ nhật hôm qua, quán cơm thấy "tăng vọt", quán cà phê thấy "tụt thảm", nhưng cả hai đều đang bán bình thường.
So tháng với tháng liền trước cũng có vấn đề tương tự ở quy mô lớn hơn. Tháng có ba mươi mốt ngày dài hơn tháng hai mươi tám ngày gần mười phần trăm số ngày. Tháng có năm thứ Bảy và năm Chủ nhật khác tháng chỉ có bốn. Tháng có nghỉ lễ dài khác tháng không có. Những chênh lệch này có thể lớn hơn mọi thay đổi do quán tạo ra, làm cho chủ quán vui hoặc lo vô cớ.
Ngoài ra còn mùa vụ: tháng hè ở quán gần trường, mùa du lịch ở quán khu phố cổ, mùa mưa ở quán vỉa hè. So tháng Bảy với tháng Sáu ở quán gần trường sẽ luôn thấy giảm, không phải vì quán làm kém. Muốn tách được mùa vụ, phải so với cùng tháng năm trước.
Các kiểu so và khi nào dùng
Bảng tóm tắt các kiểu so cùng kỳ phổ biến, kèm ưu điểm và cái bẫy chính của mỗi kiểu.
| Kiểu so | Dùng khi | Bẫy cần tránh |
|---|---|---|
| Cùng thứ tuần trước | Xem nhanh một ngày có bình thường không | Tuần trước có ngày lễ, mưa bão, sự kiện gần quán |
| Trung bình bốn tuần cùng thứ | Đặt mức chuẩn cho từng thứ, ổn định hơn so một tuần | Trong bốn tuần có ngày bất thường kéo lệch trung bình |
| Tuần này với tuần trước | Theo dõi tác dụng của một thay đổi vận hành | Tuần có ngày lễ hoặc đầu tháng khi khách vừa nhận lương |
| Tháng này với cùng tháng năm trước | Tách yếu tố mùa vụ, xem quán có thực sự lớn lên | Số ngày cuối tuần khác nhau, Tết lệch tháng, quán đã đổi mô hình |
| Lũy kế từ đầu năm với cùng kỳ năm trước | Đánh giá cả một giai đoạn dài | Che mất những tháng xấu nếu có tháng rất tốt |
| Theo ngày tương đối quanh Tết | So mùa Tết các năm với nhau | Lấy nhầm theo ngày dương lịch |
Quán chưa có dữ liệu năm trước thì chưa so cùng tháng được. Trong năm đầu, dùng trung bình bốn tuần cùng thứ và so tuần với tuần, chấp nhận rằng mùa vụ chưa tách được. Từ năm thứ hai, giá trị của dữ liệu tăng lên rõ rệt, đây là lý do nên lưu dữ liệu đều đặn ngay từ đầu.
Điều chỉnh số ngày và cơ cấu ngày trong tuần
Cách đơn giản nhất để tránh bẫy độ dài tháng là so doanh thu trung bình mỗi ngày mở cửa thay vì tổng tháng. Tháng có ba mươi mốt ngày mở cửa và tháng có hai mươi tám ngày được đưa về cùng một thước đo.
Nhưng trung bình mỗi ngày vẫn chưa xử lý được chênh lệch số ngày cuối tuần. Ví dụ giả định một quán cà phê có doanh thu trung bình ngày thường 5 triệu và cuối tuần 9 triệu. Tháng có tám ngày cuối tuần cho trung bình chung khoảng 6 triệu mỗi ngày; tháng có mười ngày cuối tuần cho trung bình cao hơn dù từng ngày không đổi. Cách xử lý là so riêng hai nhóm: trung bình ngày thường với trung bình ngày thường, trung bình cuối tuần với trung bình cuối tuần.
Cách chặt chẽ hơn là so theo tuần đã căn thứ: tuần thứ mười hai năm nay với tuần thứ mười hai năm trước, cả hai đều từ thứ Hai đến Chủ nhật. Cách này tự động cân bằng số ngày trong tuần. Nhiều quán làm báo cáo theo tuần đã căn thứ và chỉ dùng tháng cho tổng kết với người làm kế toán.
Ngày đóng cửa cũng phải tính. Nếu năm trước quán nghỉ sửa chữa ba ngày trong tháng, so tổng tháng sẽ thấy năm nay tăng giả. Đánh dấu những ngày đóng cửa, mất điện, hay mở cửa nửa ngày trong bảng theo dõi, và loại chúng khi tính trung bình.
Tết Nguyên đán và các kỳ nghỉ lễ: so theo ngày tương đối
Tết Nguyên đán tính theo âm lịch nên rơi vào cuối tháng Một hoặc trong tháng Hai dương lịch, mỗi năm một khác. Năm Tết rơi vào tháng Một, tháng Hai trông như tăng mạnh so với năm trước khi Tết rơi vào tháng Hai, và ngược lại. So tháng Một với tháng Một, tháng Hai với tháng Hai trong giai đoạn này gần như vô nghĩa.
Cách làm đúng là so theo ngày tương đối so với Tết: ngày hai mươi ba tháng Chạp năm nay với ngày hai mươi ba tháng Chạp năm trước, mùng bốn Tết với mùng bốn Tết. Trên bảng tính, chỉ cần một cột ghi số ngày trước hoặc sau mùng một Tết cho mỗi ngày bán hàng, rồi so các dòng có cùng giá trị. Gộp lại, quán có thể so cả mùa Tết, ví dụ từ hai tuần trước Tết đến hai tuần sau Tết, giữa các năm.
Các ngày lễ theo dương lịch như dịp ba mươi tháng Tư và mùng một tháng Năm, dịp Quốc khánh mùng hai tháng Chín có ngày cố định, nhưng số ngày nghỉ thực tế mỗi năm có thể khác do hoán đổi ngày làm việc. Rằm tháng Giêng, Trung thu theo âm lịch thì lệch như Tết. Cách xử lý giống nhau: đánh dấu những ngày đặc biệt và so chúng với nhau, không so chúng với ngày thường.
Những thay đổi của chính quán làm méo phép so
Đổi giá. Nếu quán tăng giá giữa năm, doanh thu cùng kỳ tăng có thể chỉ do giá. Nhìn thêm số đơn và số phần món chính để biết lượng bán thật có tăng không.
Thêm hoặc bỏ kênh bán. Năm nay có kênh ứng dụng giao đồ ăn mà năm trước chưa có, tổng doanh thu tăng nhưng kênh tại quán có thể đang giảm. So từng kênh riêng.
Đổi giờ mở cửa hoặc mở rộng chỗ ngồi. Thêm một khung giờ hay thêm vài bàn làm doanh thu tăng mà không nói gì về sức bán của thực đơn. Ghi chú mốc thay đổi để đọc số đúng.
Đổi phần mềm bán hàng. Cách tính doanh thu, cách xử lý huỷ món, giờ chốt ngày có thể khác giữa phần mềm cũ và mới. So dữ liệu hai phần mềm với nhau phải kiểm định nghĩa từng con số trước.
Đối thủ mở hoặc đóng gần quán, công trình làm đường. Không phải thay đổi của quán nhưng ảnh hưởng mạnh. Ghi lại như một sự kiện để khi đọc số không đổ lỗi nhầm cho vận hành.
Đọc phần trăm tăng giảm mà không phản ứng thái quá
Một quán nhỏ có doanh thu dao động tự nhiên khá lớn giữa các tuần. Nếu doanh thu tuần này giảm năm phần trăm so với tuần trước, đó có thể chỉ là dao động bình thường. Muốn biết thế nào là bình thường, xem lại tám đến mười hai tuần gần nhất: tuần tốt nhất và tuần kém nhất chênh nhau bao nhiêu phần trăm so với trung bình. Một thay đổi nằm trong khoảng đó chưa cần hành động.
Điều đáng quan tâm là xu hướng kéo dài. Ba bốn tuần liên tiếp cùng thấp hơn cùng kỳ là tín hiệu thật, kể cả khi mỗi tuần chỉ giảm ít. Ngược lại, một tuần giảm mạnh rồi trở lại bình thường thường do một sự kiện cụ thể. Vẽ doanh thu từng tuần thành một đường, kèm đường trung bình động bốn tuần, sẽ thấy rõ xu hướng hơn nhìn từng con số.
Khi đã thấy xu hướng, hãy tách ra: giảm ở kênh nào, khung giờ nào, nhóm món nào, do số đơn hay do giá trị đơn. Phần lớn trường hợp, nguyên nhân khu trú ở một chỗ, ví dụ khung trưa ngày thường giảm vì một công ty gần đó chuyển đi, còn mọi khung khác vẫn ổn. Biết chính xác chỗ giảm giúp quán phản ứng đúng, thay vì giảm giá đại trà cho mọi khung giờ.
Dựng bảng so cùng kỳ trên bảng tính trong một buổi
Phần lớn phần mềm bán hàng chỉ so theo ngày dương lịch. Một bảng tính nhỏ dưới đây làm được các phép so đã điều chỉnh ở trên, và chỉ cần dựng một lần.
- Xuất doanh thu theo ngày của ít nhất hai năm, hoặc từ ngày quán mở, gồm ngày, doanh thu thuần, số đơn, và nếu được thì doanh thu từng kênh. Kiểm tổng vài ngày bất kỳ khớp với báo cáo trên máy.
- Thêm các cột tính sẵn bằng công thức: thứ trong tuần, tuần số mấy trong năm theo cách đánh số bắt đầu từ thứ Hai, năm, và cột nhóm ngày gồm ngày thường hoặc cuối tuần.
- Thêm cột ngày đặc biệt gõ tay: ngày lễ, ngày đóng cửa, ngày mất điện, mưa lớn, ngày chạy khuyến mãi. Riêng mùa Tết, thêm cột số ngày so với mùng một Tết của năm đó, tra lịch âm một lần cho mỗi năm.
- Dựng bảng tổng hợp theo tuần: hàng là tuần số, cột là năm, giá trị là doanh thu thuần, chỉ lấy ngày bình thường. Một cột chênh lệch phần trăm giữa hai năm cho thấy ngay tuần nào tăng, tuần nào giảm.
- Dựng bảng mùa Tết riêng: hàng là số ngày so với mùng một Tết, cột là năm. So hai cột này thay cho so tháng Một, tháng Hai.
- Ghi kết luận cạnh bảng: tuần nào lệch nhiều, giải thích được bằng sự kiện nào, phần còn lại chưa giải thích được là phần cần tìm hiểu tiếp.
Cách xuất dữ liệu, làm sạch tên món và dựng bảng tổng hợp được trình bày kỹ ở bài xuất báo cáo POS ra bảng tính. Khi bảng đã chạy, mỗi tuần chỉ cần dán thêm dữ liệu mới và bấm làm mới; phần việc còn lại là đọc và ghi chú, không phải tính toán.
Câu hỏi thường gặp
Quán mới mở dưới một năm thì so cùng kỳ thế nào?
Chưa so với năm trước được, nên dùng trung bình bốn tuần cùng thứ làm mức chuẩn và so tuần với tuần. Ghi chú đầy đủ sự kiện, thời tiết, thay đổi của quán ngay từ đầu, để khi bước sang năm thứ hai có đủ bối cảnh mà so cùng tháng năm trước.
Nên so doanh thu thuần hay số đơn khi so cùng kỳ?
Nên so cả hai. Doanh thu thuần cho biết tiền quán làm ra, số đơn cho biết lượng khách. Nếu quán đã tăng giá trong năm, số đơn và số phần món chính là thước đo trung thực hơn về sức bán thật so với cùng kỳ.
Phần mềm có báo cáo so sánh cùng kỳ sẵn, có tin được không?
Tin được về mặt cộng trừ, nhưng phải xem phần mềm so theo ngày dương lịch hay theo tuần đã căn thứ, có tính ngày đóng cửa không. Phần lớn báo cáo có sẵn so theo ngày dương lịch, nên với giai đoạn Tết và các tháng có số ngày cuối tuần khác nhau, cần tự điều chỉnh thêm.
Có cách nào loại bỏ ảnh hưởng của thời tiết khi so sánh?
Không loại bỏ hoàn toàn được, nhưng có thể đánh dấu ngày mưa lớn, nắng nóng gay gắt trong bảng theo dõi và so riêng nhóm ngày cùng loại thời tiết. Sau một vài mùa, quán sẽ có cảm nhận khá chắc về mức chênh giữa ngày mưa và ngày khô của chính mình.
So cùng kỳ năm trước mà quán đã chuyển địa điểm thì sao?
Khi đổi địa điểm, tập khách và điều kiện bán hàng gần như thay đổi hoàn toàn, nên phép so với năm trước chỉ còn ý nghĩa tham khảo. Nên coi thời điểm chuyển như mốc bắt đầu mới, theo dõi theo tuần và chờ đủ một năm ở địa điểm mới để so cùng kỳ.